Excel功能在人事工作中的一些應(yīng)用

陳躍龍，楊彥青，單雪君

(1.張家口職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河北張家口 075000；2.宣化區(qū)建國(guó)街小學(xué)，河北宣化 075000)

人事工作中利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各種職工福利的計(jì)算及管理已逐漸代替人工操作，人力資源自動(dòng)化也已日趨成熟。利用計(jì)算機(jī)對(duì)人事工作的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行合理化處理簡(jiǎn)化了許多程序，其中微軟辦公軟件中的Excel功不可沒。由于Excel應(yīng)用廣泛，應(yīng)熟練掌握Excel這個(gè)工作中必備的工具。

Excel是目前使用較廣泛的一款辦公數(shù)據(jù)軟件，它的功能主要有對(duì)各種數(shù)據(jù)的處理、對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)及分析等，在財(cái)經(jīng)、金融以及管理行業(yè)中被廣泛使用。Excel強(qiáng)大的表格功能，大大滿足了數(shù)據(jù)處理人員的需求，并且因其較其他軟件在應(yīng)用上更加靈活，所以，普通工作在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)經(jīng)常會(huì)使用Excel。在當(dāng)前高職學(xué)院的計(jì)算機(jī)教學(xué)中，Excel這部分內(nèi)容主要體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)這門課程中，但因教材針對(duì)性不強(qiáng)及學(xué)生認(rèn)識(shí)不足兩方面原因，導(dǎo)致學(xué)生在對(duì)其重要功能的掌握上并不理想。

高職學(xué)院學(xué)生一般在大一時(shí)開設(shè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)課程，其中就包括 Excel 軟件。為提高學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，加深學(xué)生對(duì)Excel應(yīng)用的認(rèn)識(shí)，應(yīng)結(jié)合實(shí)例為學(xué)生補(bǔ)充相應(yīng)的知識(shí)，如一系列使用較廣的函數(shù) ROUNDUP()、MAX()和 NOW()等，幫助學(xué)生學(xué)習(xí)并掌握核心函數(shù)的使用。下面以使用Excel計(jì)算職工考勤補(bǔ)貼為例加以說明。

一、準(zhǔn)備人事數(shù)據(jù)表

將考勤數(shù)據(jù)按照要求制作成“人事數(shù)據(jù)．xls”并保存，如圖一所示。

圖一

二、建立考勤補(bǔ)貼明細(xì)表

考勤補(bǔ)貼明細(xì)表列標(biāo)設(shè)置編號(hào)、月份、姓名、部門、考勤、考勤補(bǔ)貼及備注七個(gè)列標(biāo)題。具體建立步驟如下：

1.通過 Excel新建文件，打開后將sheet1更名為“考勤補(bǔ)貼明細(xì)表”，然后保存文件，文件名設(shè)置為“考勤補(bǔ)貼.xls”。為便于調(diào)用“考勤補(bǔ)貼．xls”和“人事數(shù)據(jù)．xls”，將它們放在同一個(gè)文件夾中。

2.在“考勤補(bǔ)貼明細(xì)表”的第一行輸入標(biāo)題行，依次為：編號(hào)、月份、姓名、部門、考勤、標(biāo)準(zhǔn)、考勤補(bǔ)貼和備注。

3.輸入第二行的“編號(hào)”數(shù)據(jù)(第一個(gè)職工的編號(hào))。

4.輸入第二行的“月份”數(shù)據(jù)。這里可以使用NOW()函數(shù)，用NOW()函數(shù)返回計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)前日期，日期格式根據(jù)自己所需進(jìn)行設(shè)置。

5.輸入第二行的“姓名”數(shù)據(jù)。這里可以使用VLOOKUP()函數(shù)，這個(gè)公式的作用是自動(dòng)從“人事數(shù)據(jù)”工作簿的“人事數(shù)據(jù)表”工作表中提取職工姓名。這里為“=VLOOKUP(A2,[人事數(shù)據(jù).xls]Sheet1!＄A＄1:＄F＄37,COLUMN(),FALSE)”。

6.輸入第二行“部門”、“考勤”數(shù)據(jù)。同上面的公式一樣自動(dòng)提取信息。

7.輸入第二行的“標(biāo)準(zhǔn)”數(shù)據(jù)。為每個(gè)級(jí)別的人員輸入其相應(yīng)的考勤補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)。

8.計(jì)算第二行的“考勤補(bǔ)貼”數(shù)據(jù)。利用ROUNDUP()函數(shù)，并結(jié)合計(jì)算公式進(jìn)行計(jì)算，這里為ROUNDUP(F2/22*E2,0)，其中“22”為本月實(shí)際應(yīng)考勤天數(shù)。

9.修飾數(shù)據(jù)，設(shè)置格式。如數(shù)據(jù)居中、小數(shù)位數(shù)、日期格式為“××××年×形式”等。

10.利用鼠標(biāo)拖動(dòng)完成其余數(shù)據(jù)的計(jì)算，最終得出全表。如圖二所示。

圖二

三、生成考勤補(bǔ)貼匯總表

通過考勤補(bǔ)貼明細(xì)表，可以很容易看到每個(gè)人的考勤情況及考勤補(bǔ)貼所得，發(fā)放也顯得更加明朗。為了便于查閱及領(lǐng)導(dǎo)審批，還可以通過這個(gè)表進(jìn)行操作，生成考勤補(bǔ)貼匯總表。這可以借助“數(shù)據(jù)透視表”來實(shí)現(xiàn)這一功能。以下為通過匯總來建立工資匯總表：

1.選中“考勤補(bǔ)貼明細(xì)表”中的全部數(shù)據(jù)。

2.點(diǎn)擊菜單項(xiàng)“數(shù)據(jù)”→“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視”，如圖三所示。

圖三

3.單擊“下一步”，如圖四所示。

圖四

4.單擊“下一步”，如圖五所示。

圖五

5.選擇以上對(duì)話框中數(shù)據(jù)透視表顯示位置為“新建工作表”，單擊“完成”。如圖六所示。

圖六

6.拖動(dòng)“部門”字段成為行字段，拖動(dòng)“考勤補(bǔ)貼”字段為匯總數(shù)據(jù)項(xiàng)，雙擊 A3格，將匯總方式改為求和；最后將工作表改名“考勤補(bǔ)貼匯總表”。如圖七所示。

圖七

在圖七中，縱列顯示的是不同部門的工資總額，匯總方式為按部門進(jìn)行求和。在其他數(shù)據(jù)處理工作中，也經(jīng)常會(huì)使用數(shù)據(jù)透視表來進(jìn)行相應(yīng)的操作。

綜上所述，使用 Excel 制作考勤補(bǔ)貼明細(xì)表，有三個(gè)優(yōu)點(diǎn)：

1.快速對(duì)考勤補(bǔ)貼明細(xì)表中標(biāo)題和數(shù)據(jù)行、列分隔，簡(jiǎn)單明了。

2.利用函數(shù)自動(dòng)提取原始數(shù)據(jù)，減少重新錄入的麻煩。

3.實(shí)時(shí)更新。當(dāng)對(duì)數(shù)據(jù)源文件中相應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、保存后，打開匯總表，點(diǎn)擊更新按鈕，匯總表中相應(yīng)數(shù)據(jù)自動(dòng)更新，使工作人員減少了重新核算的步驟。

Excel廣泛地應(yīng)用于數(shù)據(jù)處理行業(yè)，例如財(cái)務(wù)工作中的編制應(yīng)收賬表、固定資產(chǎn)折舊表、資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表等。平時(shí)授課中要對(duì)一些具有典型意義的實(shí)例加以分析和制作，總結(jié)應(yīng)用比較廣的技巧，教授給學(xué)生，讓學(xué)生在思考中練習(xí)，學(xué)會(huì)舉一反三，能夠?qū)⒓记珊侠怼㈧`活地應(yīng)用到其他的問題中。高職院校應(yīng)極力培養(yǎng)學(xué)生的動(dòng)手能力，教授學(xué)生實(shí)用性強(qiáng)的知識(shí)及技能，為學(xué)生將來步入社會(huì)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。