校院二級(jí)管理體制下教學(xué)秘書的工作職能分析和角色定位

摘要：校院二級(jí)管理體制下，教學(xué)秘書工作出現(xiàn)了新的特點(diǎn)，面臨著新的問題。把握教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)，分析教學(xué)秘書的工作職能，進(jìn)行新的角色定位，對(duì)于推進(jìn)校院二級(jí)管理、提高教學(xué)管理水平都具有積極的意義。

關(guān)鍵詞：二級(jí)管理 教學(xué)秘書 工作職能 角色定位

引言

隨著我國高等職業(yè)教育的迅速發(fā)展，高職院校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，專業(yè)、學(xué)科不斷增多，學(xué)生人數(shù)不斷增加，校區(qū)也在增加，原有的一級(jí)管理體制已不能適應(yīng)發(fā)展的需要。高職院校要適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，形成辦學(xué)和人才培養(yǎng)模式的特色，實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵式發(fā)展，就必須轉(zhuǎn)變觀念，構(gòu)建新型的高職院校管理模式——院校二級(jí)管理體制。在這種新的體制下，二級(jí)教學(xué)管理工作面臨著一系列新的問題與挑戰(zhàn)。尤其是教學(xué)秘書工作，在二級(jí)管理體制中，教學(xué)秘書的管理范圍擴(kuò)大，教學(xué)管理工作增多，由此帶來了不少新的問題。為此，分析現(xiàn)階段教學(xué)秘書的主要工作職能，進(jìn)而提出教學(xué)秘書工作新的角色定位，對(duì)于推進(jìn)校院二級(jí)管理、提高教學(xué)管理水平都具有積極的意義。

1 教學(xué)秘書的工作職能

教學(xué)秘書是一線教學(xué)管理人員，是教學(xué)管理的具體執(zhí)行者、協(xié)調(diào)者，也是穩(wěn)定教學(xué)秩序、規(guī)范教學(xué)過程管理的重要人物，在二級(jí)管理體制中，教學(xué)秘書的作用更是舉足輕重。教學(xué)秘書是高校教學(xué)工作的重要管理者，擔(dān)負(fù)著服務(wù)保障、組織協(xié)調(diào)、咨詢反饋等多重職責(zé)，在教學(xué)管理系統(tǒng)中起著橋梁和紐帶作用，是教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。其高效細(xì)致的工作，是保證教學(xué)活動(dòng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，對(duì)維護(hù)高校教學(xué)秩序的建立與運(yùn)行起著至關(guān)重要的作用。

1.1日常教學(xué)管理

學(xué)校的一切日常教學(xué)管理工作都必須圍繞著教學(xué)活動(dòng)這一中心進(jìn)行，教學(xué)秘書首先要確保的就是教學(xué)秩序的正常運(yùn)行。應(yīng)根據(jù)教學(xué)進(jìn)度表做好安排，特別是時(shí)間和人員的安排中不能出現(xiàn)任何遺漏和差錯(cuò)，謹(jǐn)防教學(xué)事故。做好教學(xué)所需的各類后勤保障工作，如按時(shí)提供教師課表和學(xué)生名單、發(fā)放教材、處理教師在日常教學(xué)中的突發(fā)事件、協(xié)助有急事老師辦好調(diào)停課手續(xù)等。又如給輔導(dǎo)員和班主任提供學(xué)生的各類教學(xué)方面數(shù)據(jù)，如學(xué)期課程表、班級(jí)學(xué)期成績、英語四六級(jí)成績、學(xué)生畢業(yè)成績單等，使其對(duì)班級(jí)學(xué)習(xí)狀況有更加及時(shí)和直觀的了解，能夠更有針對(duì)性地開展學(xué)生工作。在其他方面，如：品牌、特色專業(yè)建設(shè)；精品課程建設(shè)；教學(xué)、實(shí)驗(yàn)改革項(xiàng)目；教學(xué)成果獎(jiǎng)申報(bào)與審批；申報(bào)新專業(yè)；教學(xué)評(píng)估；教改、教學(xué)會(huì)議記錄；期初和期中教學(xué)檢查；教學(xué)文件下達(dá)及歸檔；教學(xué)情況通報(bào)；教務(wù)系統(tǒng)管理等方面，也要按照具體要求和規(guī)定準(zhǔn)時(shí)完成。

1.2教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理

為了確保教學(xué)質(zhì)量并提高教學(xué)質(zhì)量，必須及時(shí)了解教學(xué)中出現(xiàn)的一切問題，協(xié)調(diào)好教與學(xué)的關(guān)系，保證教學(xué)活動(dòng)能夠正常運(yùn)行。必須經(jīng)常進(jìn)行本部門教學(xué)質(zhì)量的定期檢查、隨機(jī)抽查或集中檢查。如我校，有期初、期中和專項(xiàng)等各類教學(xué)檢查，教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控內(nèi)容包括教學(xué)文件的完整性，任課教師備課、上課和批改作業(yè)情況，實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)環(huán)節(jié)安排，學(xué)生獲證率等等。在各項(xiàng)教學(xué)檢查工作中，教學(xué)秘書要協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)做好質(zhì)量監(jiān)控工作方案，對(duì)本院的教學(xué)工作進(jìn)行檢查，及時(shí)提出意見和建議，并在主管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下匯總后上報(bào)教務(wù)處。

1.3教學(xué)計(jì)劃運(yùn)行管理

教學(xué)計(jì)劃是保證教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)規(guī)格的基本文件， 是安排教學(xué)任務(wù)、組織教學(xué)過程的基本依據(jù)。教學(xué)秘書要在上級(jí)主管的領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)專業(yè)要求，按照教學(xué)規(guī)律認(rèn)真組織制定教學(xué)計(jì)劃；根據(jù)專業(yè)自身發(fā)展的需要，適時(shí)調(diào)整、修訂教學(xué)計(jì)劃。教學(xué)秘書應(yīng)對(duì)本院各專業(yè)的情況了如指掌，不但要認(rèn)真完成日常教學(xué)管理工作， 還要善于發(fā)現(xiàn)專業(yè)教學(xué)中產(chǎn)生的新問題，深入研究，及時(shí)提出修訂、調(diào)整教學(xué)計(jì)劃的建議，確保教學(xué)計(jì)劃更趨于合理。在教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書協(xié)調(diào)各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)， 使教學(xué)有序運(yùn)轉(zhuǎn)，為認(rèn)真完成教學(xué)任務(wù)、確保人才培養(yǎng)質(zhì)量發(fā)揮教學(xué)組織工作的作用。

1.4教學(xué)檔案管理

教學(xué)檔案是在全部教與學(xué)的過程中形成的有用的教學(xué)資料，對(duì)今后教學(xué)工作具有指導(dǎo)和參考作用。原始信息記載的檔案資料有它的特殊性——真實(shí)性和安全性，必須按規(guī)定長期有效保存。學(xué)院教學(xué)檔案的管理和建設(shè)是教學(xué)秘書的一項(xiàng)重要管理工作內(nèi)容，要充分利用教學(xué)檔案， 為教學(xué)工作、教學(xué)研究和教學(xué)管理服務(wù)。凡在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體均屬于教學(xué)檔案，主要有：教學(xué)計(jì)劃、授課計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)工作量、教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)課表等為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供日常教學(xué)信息；學(xué)生名冊、學(xué)生檔案、學(xué)生成績表等使教師在教學(xué)中全面地掌握學(xué)生的情況，更有效地因材施教；過往的試卷、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、畢業(yè)實(shí)習(xí)材料、畢業(yè)設(shè)計(jì)成果材料等作為資料參考和本科教學(xué)評(píng)估的原始資料。教學(xué)秘書在日常教學(xué)管理工作中，必須注意有關(guān)資料的收集、整理、統(tǒng)計(jì)和歸檔，建立一套種類齊全、內(nèi)容豐富的教學(xué)檔案，以便及時(shí)準(zhǔn)確地為學(xué)校和院領(lǐng)導(dǎo)提供情況和數(shù)字，分析研究教學(xué)中的問題。要做好各類教學(xué)檔案的收集、歸檔和整理工作，確保教學(xué)資料的完整性和可查閱性，就要求教學(xué)秘書在日常教學(xué)工作中注意收集，認(rèn)真歸檔整理。

2 教學(xué)秘書工作面臨新的角色定位

二級(jí)管理體制下，學(xué)院權(quán)力逐漸下放到各分院部，作為二級(jí)管理部門在管理方面也面臨著更多的壓力，院部教學(xué)管理工作亟待加強(qiáng)。教學(xué)秘書應(yīng)在管理觀念上盡快轉(zhuǎn)變，充分理解自己的工作職責(zé)范圍，找準(zhǔn)新的角色定位，調(diào)整工作狀況，主動(dòng)配合學(xué)校教學(xué)改革，更好地為教學(xué)服務(wù)。

2.1學(xué)校教務(wù)處及各職能部門與二級(jí)學(xué)院的聯(lián)絡(luò)員——發(fā)揮協(xié)調(diào)和溝通的職能作用

教學(xué)秘書是連接學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與學(xué)院之間、教師之間、師生之間的重要橋梁和紐帶，具有上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。實(shí)施二級(jí)管理體制后，教學(xué)秘書的協(xié)調(diào)工作由單一的接受教務(wù)處的指令轉(zhuǎn)向與學(xué)校教務(wù)處以及各個(gè)教學(xué)單位之間的溝通和本院教研室之間、教師之間、學(xué)生之間的溝通和協(xié)調(diào)，比如，對(duì)教學(xué)任務(wù)執(zhí)行的協(xié)調(diào)、教學(xué)活動(dòng)、考試安排的協(xié)調(diào)等。學(xué)校教學(xué)管理的制度、計(jì)劃和任務(wù)，除了由教學(xué)校長召開教學(xué)管理會(huì)議下達(dá)到各二級(jí)學(xué)院院長之外，更多具體事務(wù)性工作一般由教務(wù)處和各職能科室直接聯(lián)系教學(xué)秘書來布置傳達(dá)，要靠其準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)和迅速貫徹執(zhí)行。教務(wù)秘書在溝通協(xié)調(diào)過程中，既要講究藝術(shù)和策略，又要講究個(gè)人的人格魅力，要把溝通協(xié)調(diào)看作是一門學(xué)科來認(rèn)真對(duì)待。只有溝通協(xié)調(diào)好了，管理工作才能得以順利展開。

2.2二級(jí)學(xué)院教學(xué)院長的助手——發(fā)揮參謀和助手的職能作用

教學(xué)秘書是二級(jí)學(xué)院教學(xué)院長直接領(lǐng)導(dǎo)下開展教學(xué)管理工作的參謀和助手，院校二級(jí)管理體制加重了學(xué)院教學(xué)秘書的工作量。教學(xué)秘書不僅要做好各項(xiàng)日常教學(xué)管理事務(wù)，對(duì)日常教學(xué)狀況做到實(shí)時(shí)了解，還要善于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，從而為二級(jí)學(xué)院教學(xué)院長決策提供可靠依據(jù)。因此，必須精心策劃工作方案，充分挖掘、合理調(diào)配學(xué)院各方面資源，調(diào)動(dòng)學(xué)院師生的積極性，充分發(fā)揮上傳下達(dá)的作用，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)院領(lǐng)導(dǎo)的要求，及時(shí)地傳達(dá)給教師和學(xué)生，做好橋梁紐帶作用。

2.3教師和學(xué)生的服務(wù)員——發(fā)揮綜合服務(wù)的職能作用

教學(xué)秘書工作的基本職責(zé)就是為教學(xué)服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)的管理決策服務(wù)，為教師的教學(xué)服務(wù)，為學(xué)生的學(xué)習(xí)服務(wù)，其工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作素質(zhì)直接影響二級(jí)學(xué)院的教學(xué)工作能否圓滿完成。因編制不足等問題，教學(xué)秘書的人員一直較少，長期缺編。除了學(xué)生管理工作由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)外，二級(jí)學(xué)院諸多的管理事務(wù)都是由教學(xué)秘書負(fù)責(zé)，如：會(huì)議通知，獎(jiǎng)金統(tǒng)計(jì)發(fā)放、辦公用品購買等等，因此，教學(xué)秘書的綜合服務(wù)職能要求越來越廣，教學(xué)秘書的工作也逐漸增多，責(zé)任也更重，工作中承受著巨大的工作壓力和精神壓力。所以，教學(xué)秘書在工作中要有奉獻(xiàn)精神，要樹立全心全意的服務(wù)意識(shí)，敬崗愛業(yè)，恪盡職守，才能真正做好服務(wù)工作。

3教學(xué)秘書提高工作水平和質(zhì)量的思考

高校實(shí)施二級(jí)教學(xué)管理， 教學(xué)秘書起著非常重要的作用， 教學(xué)秘書應(yīng)主動(dòng)積極地做好學(xué)院教學(xué)管理的策劃和管理工作， 主動(dòng)積極地提高本身專業(yè)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)新的管理需要， 主動(dòng)積極地調(diào)整自己的工作心態(tài)， 以良好的精神面貌為師生員工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在教學(xué)管理工作中充分發(fā)揮主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性， 促進(jìn)高校二級(jí)教學(xué)管理工作的落實(shí)，使得學(xué)校教學(xué)質(zhì)量不斷提高。

3.1充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性

工作觀念需創(chuàng)新，以往認(rèn)為教學(xué)秘書工作只是一種簡單重復(fù)的勞動(dòng)，只起“傳聲筒”作用的觀念已不合適，教學(xué)秘書在校院二級(jí)管理管理中起到的作用越來越大。教學(xué)秘書要充分發(fā)揮工作的主觀能動(dòng)性，運(yùn)用科學(xué)先進(jìn)的時(shí)間和效率管理方法，合理安排各項(xiàng)工作，分清主次和輕重緩急，做好科學(xué)的工作規(guī)劃和時(shí)間管理，從忙亂的疲于應(yīng)對(duì)困境中解脫出來，達(dá)到更高的工作效率。

3.2強(qiáng)調(diào)督辦工作的及時(shí)性

教學(xué)秘書辦事水平高低，很大程度上取決于督辦工作是否完成。要督促相關(guān)教職員工按時(shí)且保質(zhì)保量完成各項(xiàng)工作，除了良好的協(xié)調(diào)和溝通能力外，還要會(huì)合理使用各類網(wǎng)絡(luò)通訊工具，如飛信、定時(shí)郵件等，在教師因事務(wù)繁多而忘記任務(wù)截止日期之前做好友情提醒工作，防患于未然，預(yù)防教學(xué)事故的發(fā)生。

3.3提高自身思想和心理素質(zhì)

教務(wù)秘書要善于調(diào)節(jié)自己的心態(tài)，增強(qiáng)心理承受能力，形成良好的心理素質(zhì)。懂得工作方法和工作藝術(shù)，可在堅(jiān)持原則的前提下，講究靈活性和應(yīng)變性，做到熱情、機(jī)智、幽默地傳遞信息，達(dá)到溝通的暢通，保證教學(xué)正常運(yùn)行。只有這樣，才能及時(shí)調(diào)整或防止產(chǎn)生疲勞、失落、焦慮、迷茫等負(fù)面心理，保持良好的心態(tài)，全身心地投入正常工作。遇事能從大局出發(fā)，本著“以人為本”的服務(wù)意識(shí)，任勞任怨、無私奉獻(xiàn)，才能更好地完成學(xué)院二級(jí)管理工作。

3.4提高自身專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平

新時(shí)期高校教學(xué)秘書知識(shí)水平已經(jīng)有很大提高，新晉教學(xué)秘書大多為本科生或是研究生，已具備較高的文化素質(zhì)。教學(xué)秘書除了要主動(dòng)學(xué)習(xí)教育學(xué)和管理學(xué)方面的相關(guān)知識(shí)，提高自身專業(yè)素質(zhì)之外，在實(shí)際工作中還要制定規(guī)范合理的辦事流程，盡可能簡化辦事手續(xù)，使教學(xué)管理更加規(guī)范化、秩序化。為適應(yīng)新形勢的需要，有時(shí)還需要采取換位思考和逆向思維等方式來分析和解決問題，從實(shí)際出發(fā)，勇于突破陳規(guī)，以創(chuàng)新的方法和創(chuàng)新的思維來提高教學(xué)管理工作效率和服務(wù)水平。

4 結(jié)語

高校實(shí)施二級(jí)管理體制后，二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理的任務(wù)艱巨，責(zé)任重大，對(duì)教學(xué)秘書的專業(yè)素質(zhì)、管理能力也提出了更高的要求。教學(xué)秘書必須全面提高自身素質(zhì)，做好新的自我角色定位，并在工作中增加主觀能動(dòng)性，積極改革創(chuàng)新，對(duì)高職院校教學(xué)管理體制改革做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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作者簡介：

萬馨（1985-），女，江蘇南通人，畢業(yè)南京理工大學(xué)，現(xiàn)為南通職業(yè)大學(xué)教師。