基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用研究

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)影響了人們工作的各個(gè)領(lǐng)域。信息化的發(fā)展對(duì)高校檔案管理工作提出了新的要求，基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理已經(jīng)普遍被人們采用，因此，重視高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，改變傳統(tǒng)的管理理念，加強(qiáng)高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)的軟硬件資源的建設(shè)和維護(hù)，已經(jīng)成為高校檔案信息資源改革和發(fā)展的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，高校檔案，信息資源

1改變高校檔案信息管理的傳統(tǒng)觀念

隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，信息化應(yīng)用進(jìn)程逐漸加快，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的分布式信息管理系統(tǒng)正在形成。為了適應(yīng)這種新型的信息環(huán)境，高校檔案的管理方式、服務(wù)形式和內(nèi)容，服務(wù)對(duì)象都在逐漸的變革。因此，如何在新形勢(shì)下為用戶(hù)提供更加快捷方便的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，已經(jīng)成為檔案管理工作人員和學(xué)者研究的重要問(wèn)題。由于我國(guó)的歷史和經(jīng)濟(jì)原因，長(zhǎng)久以來(lái)，我國(guó)高校檔案信息資源管理的思想觀念守舊，比如檔案信息管理重藏輕用，而且存放整理方式傳統(tǒng)單一，長(zhǎng)期使用手工操作方式，并沒(méi)有意識(shí)到檔案信息資源是一種非常重要的戰(zhàn)略資源，如果能夠更好地開(kāi)發(fā)和利用，會(huì)給社會(huì)帶來(lái)巨大的效益。在實(shí)現(xiàn)檔案館的信息化進(jìn)程中，檔案資源的載體、獲取方式發(fā)生了重大的變化，也對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了高的要求，客觀上要求檔案工作人員不斷的進(jìn)行創(chuàng)新思想，提出各種新問(wèn)題的解決方法，樹(shù)立高校檔案信息資源管理工作是建設(shè)和諧校園的一個(gè)重要組成部分。因此，在當(dāng)前新形勢(shì)下，高校檔案管理應(yīng)該確立科學(xué)的發(fā)展思路，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案信息資源開(kāi)發(fā)新的可利用的分布式系統(tǒng)。

基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高校檔案信息資源系統(tǒng)建設(shè)，可以采用以下思路：首先根據(jù)當(dāng)前檔案館的基礎(chǔ)實(shí)施，檔案館藏資源的數(shù)量，檔案館的服務(wù)項(xiàng)目等統(tǒng)籌兼顧，詳細(xì)分析，導(dǎo)出一個(gè)科學(xué)的、系統(tǒng)的邏輯業(yè)務(wù)功能，為檔案管理工作提出便利措施；其次，在高校檔案信息資源建設(shè)過(guò)程中，精細(xì)化加工工作，將提供檔案館藏資料原件的方式的服務(wù)轉(zhuǎn)移到提供索引目錄的摘要化服務(wù)方式上，從單純的館藏資源信息服務(wù)轉(zhuǎn)移到檔案館信息產(chǎn)品開(kāi)發(fā)上來(lái)，從未研究歷史服務(wù)轉(zhuǎn)移到為教學(xué)可以服務(wù)上來(lái)，從提供原始信息服務(wù)轉(zhuǎn)到提供經(jīng)驗(yàn)成果上來(lái)。

2開(kāi)發(fā)利用高校檔案信息資源

當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息化技術(shù)高速發(fā)展的形式之下，為高校檔案信息資源管理提出了新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，同時(shí)也提供了新的機(jī)遇。21世紀(jì)初葉，國(guó)家教育部審時(shí)度勢(shì)，已經(jīng)在各個(gè)高校大力推行政務(wù)信息化建設(shè)，尤其是高校檔案信息資源的管理，更是首當(dāng)其沖，率先提上日程?；诰W(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)發(fā)利用高校檔案信息資源，以便發(fā)揮這些資源在教育改革、教學(xué)科研中的重要作用，是目前我國(guó)高校檔案工作的中心任務(wù)和主要目的，為了更好地為高等院校提供優(yōu)質(zhì)的資源服務(wù)，高校檔案信息資源科學(xué)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化的開(kāi)發(fā)利用是非常關(guān)鍵的，這些目標(biāo)也是未來(lái)時(shí)間內(nèi)高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)實(shí)需求。但是在建設(shè)給予網(wǎng)絡(luò)的高校檔案信息資源管理系統(tǒng)時(shí)，也需要認(rèn)真的進(jìn)行調(diào)研分析，必須進(jìn)行需求分析和可行性分析，建設(shè)開(kāi)發(fā)過(guò)程中遵循信息管理科學(xué)的客觀規(guī)律，給予各個(gè)高校的實(shí)際情況，具體問(wèn)題具體分析，制定切實(shí)可行的方案，以便更好地高效的完成任務(wù)。目前，對(duì)于各個(gè)高校來(lái)講，由于很多學(xué)校都受教育經(jīng)費(fèi)的影響和限制，高校檔案館工作雖然配置了計(jì)算機(jī)等設(shè)備，但是開(kāi)發(fā)檔案管理資源軟件是一件需要很大投入的軟件，只能實(shí)現(xiàn)單機(jī)版的操作，因此，聯(lián)網(wǎng)版的檔案資源管理軟件亟需上馬。

除此之外，館藏檔案館信息資源的數(shù)字化建設(shè)也是檔案館信息化的一個(gè)重要組成部分，其有助于長(zhǎng)期的保存館藏紙質(zhì)檔案，具有非常重要的意義。館藏紙質(zhì)檔案資料的數(shù)字化程度，對(duì)于檔案信息資源的共享性、分布式利用性是非常重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。目前，很多高校的檔案館數(shù)字化工作還處于初級(jí)階段，未來(lái)的任務(wù)是非常艱巨的，其工作量非常大，對(duì)于數(shù)字化技術(shù)的要求也非常高，因此，為了做好這項(xiàng)工作，檔案館必須做好規(guī)劃，搞好檔案館藏資源的信息清查，構(gòu)建大型的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)分布式管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案館藏資源的信息共享。

在開(kāi)發(fā)利用高校檔案信息資源過(guò)程中，應(yīng)該創(chuàng)新高校檔案館信息服務(wù)機(jī)制。對(duì)于傳統(tǒng)檔案館來(lái)講，高校檔案館的信息化建設(shè)促使其快速轉(zhuǎn)變，目前很多檔案館已經(jīng)由保管型模式向服務(wù)型模式完成轉(zhuǎn)變，因此，只有不斷的創(chuàng)新檔案館創(chuàng)新工作的相關(guān)機(jī)制，才能及時(shí)的將數(shù)字檔案館的建設(shè)效益發(fā)揮出來(lái)，大幅度的調(diào)高檔案館信息服務(wù)水平和質(zhì)量。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，建立完善的檔案館創(chuàng)新計(jì)劃，可以采取以下三個(gè)方面的措施：一是建立以分布式網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為主要服務(wù)模式的應(yīng)用平臺(tái)，將館藏資源的實(shí)物檔案和虛擬檔案相互結(jié)合，促進(jìn)檔案館信息化進(jìn)程快速發(fā)展，普及檔案信息服務(wù)的利用率；二是要建立完善的網(wǎng)絡(luò)管理隊(duì)伍，能夠?qū)n案館數(shù)字化應(yīng)用過(guò)程中進(jìn)行功能開(kāi)發(fā)、運(yùn)行和維護(hù)的職責(zé)，以便有效的提高高校檔案館信息化服務(wù)質(zhì)量，保障信息化建設(shè)穩(wěn)定的先前發(fā)展。

3加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)硬件的建設(shè)和維護(hù)

在基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高校檔案信息資源建設(shè)進(jìn)程中，將館藏的文書(shū)檔案、磁帶檔案和圖片檔案等實(shí)物進(jìn)行數(shù)字化，可以實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體資源和信息資源的分離，也是檔案管理工作的信息化建設(shè)和發(fā)展起來(lái)關(guān)鍵步驟，因此，檔案管理需要大量的基礎(chǔ)硬件資源，這些硬件建設(shè)是開(kāi)發(fā)利用檔案館信息資源的必備基礎(chǔ)條件。

目前，隨著高校檔案館信息資源的數(shù)字化改造逐漸邁進(jìn)，很多高校都在加強(qiáng)檔案管理資源的無(wú)紙化建設(shè)，電子設(shè)備的保存環(huán)境建設(shè)和維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)也逐漸得到加強(qiáng)。比如，新建檔案館數(shù)字大樓時(shí)，對(duì)于庫(kù)房環(huán)境常年溫度、濕度和防塵防電磁等按照國(guó)家頒布的政策法規(guī)，制定了相關(guān)硬性指標(biāo)，對(duì)于擁有網(wǎng)絡(luò)核心機(jī)房交換設(shè)備的應(yīng)具有防靜電設(shè)施。對(duì)于建設(shè)完成的檔案館藏庫(kù)房來(lái)講，應(yīng)按照館藏資源的功能結(jié)構(gòu)將庫(kù)房劃分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩個(gè)區(qū)域，這樣就可以逐漸的增加相關(guān)設(shè)施，以便滿(mǎn)足高校檔案資源的保存和信息化建設(shè)的需求，同時(shí)，根據(jù)高校檔案館藏資源的房間辦公布局和任務(wù)分工的不同，集中安置相關(guān)數(shù)字化加工設(shè)備，比如掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)和刻錄機(jī)，以便加速高校檔案資源無(wú)紙化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)資源共享。另外，為了確保數(shù)字化檔案資源的安全，在存儲(chǔ)過(guò)程中，還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的安全性，比如終端設(shè)備安裝殺毒防毒軟件，并且實(shí)時(shí)更新，接入檔案館的校園網(wǎng)也要安裝防火墻，館藏資源的存取也要進(jìn)行身份驗(yàn)證，保證信息存儲(chǔ)安全。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)的高校檔案資源和管理工作已經(jīng)邁入了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和虛擬化的發(fā)展階段。因此，傳統(tǒng)的衡量檔案館的作用和地位已經(jīng)不能以檔案館的館藏資源數(shù)量和大小為標(biāo)準(zhǔn)，其衡量標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)轲^藏資源的信息化形式是否多樣化，信息化服務(wù)質(zhì)量是否高效化，信息服務(wù)資源是否網(wǎng)絡(luò)化和虛擬化，信息資源的服務(wù)手段是否自動(dòng)化，信息資源服務(wù)人員素質(zhì)是否高等指標(biāo)上來(lái)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為高校檔案管理工作帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也為高校檔案管理工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也為檔案管理事業(yè)的的高速發(fā)展帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，面對(duì)新的工作要求和局面，高校檔案管理工作應(yīng)該根據(jù)新的發(fā)展形勢(shì)，采取一系列的變革措施，無(wú)論是在技術(shù)層次，還是在管理層次，都要重視高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。

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作者簡(jiǎn)介：

陸靜一（1977-），女，漢族，江蘇蘇州人，江蘇理工學(xué)院（原江蘇技術(shù)師范學(xué)院）檔案館館員，主要從事全校綜合檔案管理。