人口普查檔案現(xiàn)代化管理工作淺析

摘 要 隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理工作單純依靠手工檢索、人工調(diào)卷，滿足不了為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，適應(yīng)不了時代發(fā)展的要求。為此，必須強化信息意識和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動態(tài)檔案信息，實現(xiàn)檔案的電子文件化管理，是檔案現(xiàn)代化管理的重要環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞 人口普查 檔案現(xiàn)代化 管理工作

中圖分類號：F832 文獻標(biāo)識碼：A

在國務(wù)院、地方各級人民政府的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和各級普查辦的精心組織下，廣大普查工作者的積極努力辛勤工作，第六次全國人口普查工作已經(jīng)取得了顯著的成果。在普查工作過程中形成了大量有價值的文件、表冊、音像和實物等普查資料。這些資料蘊藏著極其豐富的信息，能夠全面、客觀、系統(tǒng)地反映人口的性別、年齡、民族、受教育程度、行業(yè)、職業(yè)、遷移流動、社會保障、婚姻、生育、死亡、住房等情況，為科學(xué)制定包頭市國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)籌安排人民的物質(zhì)和文化生活，進一步實施可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，提供了重要依據(jù)。

一、什么是人口普查檔案

人口普查檔案指在人口普查工作中直接形成的有價值的歷史記錄。主要包括兩部分：一是人口普查工作中形成的調(diào)查統(tǒng)計材料、表冊；二是領(lǐng)導(dǎo)和組織人口普查工作中形成的文件材料。

（一）人口普查工作中形成的調(diào)查統(tǒng)計材料、表冊。

如人口普查登記表、計算機編制的各種數(shù)據(jù)帶、各種手工匯總表和機器匯總表等（全國人口普查條例規(guī)定：人口普查中獲得的原始普查資料，按照國家有關(guān)部門規(guī)定保存、銷毀。）

（二）領(lǐng)導(dǎo)和組織人口普查工作中形成的文件材料。

如關(guān)于人口普查工作的指示、決定、通知、規(guī)定以及普查辦法、實施細(xì)則、會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告、來往函電等。人口普查登記表是直接向居民調(diào)查的原始記錄，是人口普查的第一手材料，是匯總、整理人口普查資料的依據(jù)。

二、人口普查檔案的特點

人口普查檔案是人口普查部門在具體組織進行人口普查工作過程中直接形成的具有保存價值的有關(guān)人口普查資料的搜集，數(shù)據(jù)匯總，資料評價，分析研究，公布出版等專門的文件材料。

（一）普查檔案數(shù)據(jù)案卷多。

按照2010年人口普查的工作進度圖，全部工作分為22個大項、121個小項，可形成的統(tǒng)計表格達35種之多，它主要包括戶口整傾、調(diào)查摸底、入戶登記、地址與行職業(yè)編碼、全部手工與機器快速匯總表等，而且表格長短不一，如此眾多的統(tǒng)計表格整理出來的數(shù)據(jù)案卷，可占人口普查全部檔案的三分之二以上。

（二）普查檔案形成周期長。

人口普查工作是一項復(fù)雜龐大的系統(tǒng)工程。由于它具有涉及面廣，工作繁雜，技術(shù)性強等特點，因此，形成的檔案周期性較長。有的文件可按階段收集歸檔，有的則要在下一階段或幾個階段結(jié)束后方能補充歸檔，全面掃尾工作需較長時間。至于建立數(shù)據(jù)庫后進行資料分析研究，需要的時間則更長，決定了人口普查檔案形成周期的長期性。

（三）普查檔案涉密性強。

人口普查檔案中很多資料涉及普查對象的個人的隱私，關(guān)系到全市公民的根本利益，如果泄露，將帶來不可估量和難以彌補的損失，所以加強對普查檔案的保密管理非常重要。

（四）普查檔案規(guī)范要求高。

一個完整的人口普查檔案，必須全面、真實、系統(tǒng)地記載人口普查工作的各項活動，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，分類科學(xué)，手續(xù)完備，材料真實，正確地反映人口普查工作的全部過程，人口普查檔案的案卷整理和排列也要符合規(guī)范要求。

三、人口普查檔案分類

按照《中華人民共和國統(tǒng)計法》、《中華人民共和國檔案法》和《全國人口普查條例》的規(guī)定，結(jié)合普查工作的特點，我市人口普查檔案可分為文件類、資料表冊類、音像實物類和普查工作的其他重要相關(guān)材料。

（一）文件類。

1、全市各級黨政機關(guān)有關(guān)普查工作的決定及批復(fù)；各級黨政領(lǐng)導(dǎo)同志的重要講話、題詞；

2、各級普查機構(gòu)的請示、報告、通知、工作計劃、簡報、會議文件、會議記錄、匯報提綱、總結(jié)；

3、普查方案、普查填寫說明、普查細(xì)則及重要的修改稿；

4、普查公報；

5、各級普查機構(gòu)設(shè)置、人事任免、工作人員名冊、先進集體和先進人員名單；

6、普查文件匯編。

（二）資料、表冊類。

1、普查登記表樣表、手工匯總表、機器匯總表、普查匯總資料（含計算機軟盤、光盤等為載體的電子文件材料）、填表說明及計算機應(yīng)用程序軟件等；

2、行政區(qū)劃代碼本、地址編碼本、行業(yè)代碼本、職業(yè)代碼本；

3、普查員、普查指導(dǎo)員、編碼員、錄入人員的培訓(xùn)教材；

4、內(nèi)部編印和公開出版的普查資料、普查分析報告及匯報材料；

5、普查宣傳材料、宣傳畫和報紙雜志發(fā)表的有關(guān)社論、評論和報道等。

（三）音像、實物類。

1、普查工作中的照片、錄音帶、錄像帶、電影片、電視片、幻燈片、光盤及整理匯編的相冊、畫冊；

2、有紀(jì)念意義的憑證性實物，包括普查標(biāo)志、調(diào)查證件、證書、獎?wù)隆⒓o(jì)念品、首日封、紀(jì)念郵票、資料袋、軟包裝、普查機構(gòu)印章等。

（四）普查工作的其它重要相關(guān)材料。

通過對普查檔案內(nèi)容進行科學(xué)的鑒定，以上各類普查檔案中，重要的作永久保存，比較重要的作長期保存，一般的作短期保存。

四、人口普查檔案的整理歸檔

收集整理人口普查檔案，是一項專業(yè)性、技術(shù)性較強的工作。為了保質(zhì)保量地完成這一任務(wù)，針對人口普查檔案的特點，對整理好人口普查檔案提出以下淺見:

（一）堅持以成文單位立卷。

收集整理好人口普查檔案，是人口普查工作最后一個環(huán)節(jié)，而成文單位是文件材料的形成者，對本地區(qū)本單位文件材料的形成規(guī)律了如指掌。以各級人口普查辦公室為單位，負(fù)責(zé)文件材料收集歸檔更為有利，可以與人口普查辦的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員崗位責(zé)任制直接掛鉤，檔案整理任務(wù)不完成，普查班子人員不能散。

（二）實行“三步走”的立卷法。

第一步，文件材料的收集與修復(fù)。凡是上級下發(fā)和本級產(chǎn)生的文件，可按收、發(fā)文薄進行收集，本級形成的各種文件按專業(yè)組、責(zé)任人逐個進行收集。對使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙或紅、純藍墨水起草書寫的文件、表格，一律用碳素墨水重新復(fù)制抄寫一次。第二步:分類組卷。按照擬定的分類方案和歸檔范圍，對收集起來的全部文件初步進行分類立卷。第三步:編目裝訂。參照文書檔案的立卷程序，完成編號、編目、裝訂、書寫封面等工作。

（三）保證文件材料的齊全完整。

對各類文件的收集整理，除了收集上級下發(fā)的文件外，收集重點應(yīng)放在本級。要注意克服過去只重視“紅頭文件”，忽視其它文件的錯誤作法，凡是本單位形成的文件材料，不管是“紅頭文件”，還是內(nèi)部文件，只要具有保存價值的，都應(yīng)當(dāng)收集歸檔。因為上下左右來文還有可能從別的地方找到，而本機關(guān)形成的文件，卻是“只此一家”，一旦散失，就再也無法彌補。

（四）文件和表格分開立卷。

整理立卷時，區(qū)分文件類和表格類，根據(jù)制成材料的多樣性，實行通用文件與表格分開立卷。同一類型的表格，在保持同一問題案卷排列在一起的前提下，也可將八開表和十六開表分開立卷，更有利于檔案的保管和利用。

五、人口普查檔案的電子文獻化管理

人口普查檔案的電子文獻化管理首先要把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文獻檔案，并能在信息網(wǎng)上流通。使用計算機進行處理后，具有容量大、速度快、應(yīng)用廣泛、傳輸簡便等特點，但必須滿足必要的先決條件和采取相應(yīng)的管理措施才能實現(xiàn)。

（一）電子文獻檔案的利用。

對檔案部門來說，電子文獻檔案可供利用的方法有三種：(1)提供拷貝，通訊傳遞，直接利用，為用戶提供打印件或縮微品；(2)可通過對點轉(zhuǎn)播數(shù)據(jù)通信或聯(lián)結(jié)網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)；(3)可以直接利用方式為使用者提供技術(shù)支援，根據(jù)檔案信息系統(tǒng)中可從直接利用的信息資源解決使用者所需的檔案信息。

（二）電子文獻檔案的管理。

從信息安全的角度出發(fā)，主要是對使用者的管理，對提供利用載體的管理及使用中保密措施等管理。一是使用權(quán)限的審核：在使用中，由系統(tǒng)自動判定使用者身份的合法性及所使用的范圍，并由系統(tǒng)自動對其操作的路徑進行跟蹤與記錄；二拷貝的提供與收回：原則上應(yīng)避免把載體上的電子文獻檔案全部拷貝給使用者，并通過技術(shù)手段防止所提供的拷貝再復(fù)制。同時應(yīng)對回收的拷貝做消除處理；三是加強使用的安全管理：不能無原則地向使用者提供全部的使用方式，對提供的拷貝的制作，必須在有效監(jiān)督下進行，對加密級的信息要進行加密處理，應(yīng)對使用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控等。

（三）電子文獻檔案的建立。

一是全面普查案卷，去冗取精。這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般檔案不可避免地存在重份或無查考價值的文件。所以首先要剔除這些價值不大的文件，才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。二是結(jié)合工作實際規(guī)范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作，也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。應(yīng)以《檔案著錄規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)，根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求，制定出適合人口普查檔案著錄工作的著錄細(xì)則。三是統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，再根據(jù)人口普查的具體情況，因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過程中，還應(yīng)加強校審力度，以便及時校正分類的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家學(xué)習(xí)交流，統(tǒng)一認(rèn)識，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。四是規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)，因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是：首先在填寫題名項過程中，要規(guī)范機構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。第二，還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。結(jié)合計算機檢索需要，在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種一一列出，必要時還要加上人名、地點和時間等要素。另外，還可利用計算機一次輸入多次輸出的功能，將關(guān)鍵詞項中的人名、時間與機構(gòu)分別著錄，為日后制作人名、時間的分類目錄等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

（作者單位：山東省招遠市羅峰街道辦事處文化區(qū)居委會）