利用ERP系統(tǒng)做好項(xiàng)目流程管理

【摘 要】2010年7月8日，國(guó)網(wǎng)信息通信有限公司隆重召開信息化深化與提升專項(xiàng)工程暨ERP項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)。兩年多的時(shí)間，ERP今年已經(jīng)成功推廣到基層縣局單位。優(yōu)質(zhì)、高效地完成ERP項(xiàng)目推廣應(yīng)用，為促進(jìn)公司管理工作再上新臺(tái)階，為全面支撐智能電網(wǎng)和“三集五大”建設(shè)貢獻(xiàn)力量，是歷史賦予我們的光榮使命。作為一名項(xiàng)目管理人員，本文主要探討如何利用ERP系統(tǒng)做好項(xiàng)目流程管理，提升項(xiàng)目管理水平。

【關(guān)鍵詞】ERP；項(xiàng)目流程管理；立項(xiàng)管理；計(jì)劃管理；啟動(dòng)管理；執(zhí)行管理

一、充分認(rèn)識(shí)ERP項(xiàng)目建設(shè)的意義

（一）ERP的概念

ERP是Enterprise Resource Planning（企業(yè)資源計(jì)劃）的簡(jiǎn)稱，是上個(gè)世紀(jì)90年代美國(guó)一家IT公司根據(jù)當(dāng)時(shí)計(jì)算機(jī)信息、IT技術(shù)發(fā)展及企業(yè)對(duì)供應(yīng)鏈管理的需求，預(yù)測(cè)在今后信息時(shí)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)和即將發(fā)生變革，而提出了這個(gè)概念。ERP是針對(duì)物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財(cái)務(wù)資源管理（財(cái)流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業(yè)管理軟件。它將包含客戶/服務(wù)架構(gòu)，使用圖形用戶接口，應(yīng)用開放系統(tǒng)制作。除了已有的標(biāo)準(zhǔn)功能，它還包括其它特性，如品質(zhì)、過程運(yùn)作管理、以及調(diào)整報(bào)告等。

（二）ERP項(xiàng)目建設(shè)的意義

現(xiàn)在信息化已不再局限于代替人工、減人增效，而是成為一項(xiàng)管理工程，凝聚了先進(jìn)的管理思想和國(guó)內(nèi)外的最佳實(shí)踐。通過把企業(yè)戰(zhàn)略和日常管理融入信息化項(xiàng)目，優(yōu)化并固化流程，使企業(yè)管理和工作水平不自覺地得到提升。我們應(yīng)抓住機(jī)遇，推進(jìn)信息化深化與提升工程，促進(jìn)管理水平提升。國(guó)家電網(wǎng)公司“SG186”工程已經(jīng)走過了四年歷程，積累了豐富經(jīng)驗(yàn)，鍛煉了精干隊(duì)伍，網(wǎng)省公司ERP項(xiàng)目的成功實(shí)施為市縣級(jí)單位提供了有益借鑒。

二、縣公司ERP上線過程

（一）統(tǒng)一培訓(xùn)

為適應(yīng)公司ERP系統(tǒng)上線運(yùn)行對(duì)項(xiàng)目工作環(huán)境變化和內(nèi)在發(fā)展需求，使各級(jí)人員熟練掌握ERP系統(tǒng)在工程項(xiàng)目管理中的應(yīng)用，按照年度培訓(xùn)計(jì)劃，公司今年年初舉辦了多期ERP系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)班，各部門專兼職應(yīng)用人員近40人參加了培訓(xùn)。

本次培訓(xùn)特邀請(qǐng)興竹公司ERP項(xiàng)目組顧問講解了ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)知識(shí)，并對(duì)財(cái)務(wù)、物資、項(xiàng)目、人資、設(shè)備等業(yè)務(wù)模塊的管理流程進(jìn)行了講解；公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部專業(yè)人員結(jié)合實(shí)務(wù)講解了相關(guān)業(yè)務(wù)的具體應(yīng)用。通過培訓(xùn)，學(xué)員初步了解了ERP系統(tǒng)的總體概況和業(yè)務(wù)流程，為進(jìn)一步推廣實(shí)施ERP系統(tǒng)夯實(shí)了基礎(chǔ)。

（二）推廣應(yīng)用

唐山縣級(jí)子公司ERP系統(tǒng)已于2012年3月5日正式上線運(yùn)行，半年多的ERP上線運(yùn)行過程中，各單位相關(guān)業(yè)務(wù)人員做了大量基礎(chǔ)工作，流程管理已經(jīng)融入到日常工作中，各模塊功能達(dá)到了原定的目標(biāo)。

（三）系統(tǒng)驗(yàn)收

6月14日至6月20日，由唐山供電公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部牽頭，會(huì)同物流服務(wù)中心、農(nóng)電工作部、ERP運(yùn)維組、埃森哲公司、興竹公司組成驗(yàn)收小組，歷時(shí)7天對(duì)除豐南電力公司（冀北公司已于5月23日進(jìn)行了驗(yàn)收并順利通過）外的其他九個(gè)縣級(jí)子公司，進(jìn)行ERP系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)用驗(yàn)收。

三、縣公司ERP系統(tǒng)在項(xiàng)目流程管理中的應(yīng)用

ERP系統(tǒng)分為五個(gè)模塊，包括（一）立項(xiàng)管理（二）規(guī)劃/計(jì)劃管理（三）啟動(dòng)管理（四）執(zhí)行管理（五）竣工管理。生產(chǎn)性技改大修項(xiàng)目、一般性大修項(xiàng)目、非生產(chǎn)性及小型基建項(xiàng)目根據(jù)需要使用相應(yīng)的模塊。

下面以生產(chǎn)性技改大修項(xiàng)目的實(shí)施過程為例介紹具體應(yīng)用。

（一）立項(xiàng)管理

1.查詢儲(chǔ)備項(xiàng)目

首先要查詢儲(chǔ)備項(xiàng)目信息，為新建儲(chǔ)備項(xiàng)目做準(zhǔn)備。由項(xiàng)目管理部門操作。

前提條件為：（1）所查詢儲(chǔ)備項(xiàng)目是項(xiàng)目庫(kù)中已有項(xiàng)目；（2）項(xiàng)目的專業(yè)和單位范圍滿足當(dāng)前用戶的專業(yè)和單位范圍；（3）當(dāng)前用戶擁有查詢儲(chǔ)備項(xiàng)目信息的權(quán)限。

其中，“儲(chǔ)備項(xiàng)目狀態(tài)”列為項(xiàng)目庫(kù)中項(xiàng)目的狀態(tài)標(biāo)識(shí)，由系統(tǒng)根據(jù)項(xiàng)目信息、可研審核情況和項(xiàng)目執(zhí)行情況自動(dòng)生成，值包括：創(chuàng)建中（項(xiàng)目正在創(chuàng)建，信息尚未完善）、初始、可研審核中、需重新審核、可研審核拒絕、可研審核通過、凍結(jié)（暫停項(xiàng)目，不可編制規(guī)劃或計(jì)劃）、已立項(xiàng)、已啟動(dòng)、已完成（項(xiàng)目已最終完成結(jié)算決算）、已取消（項(xiàng)目已取消，不再開展）。

注意事項(xiàng)：當(dāng)不輸入任何參數(shù)時(shí)，點(diǎn)擊“查找”，可查詢所有權(quán)限范圍內(nèi)的、有效的項(xiàng)目信息（不包括凍結(jié)、已取消、已完成的項(xiàng)目）；如需查詢凍結(jié)、已取消或已完成的項(xiàng)目，需在查詢條件“儲(chǔ)備項(xiàng)目狀態(tài)”中選擇“凍結(jié)”、“已取消”或“已完成”，作為查詢條件查找此類項(xiàng)目信息。

2.新建儲(chǔ)備項(xiàng)目

新建儲(chǔ)備項(xiàng)目是為添加至規(guī)劃/計(jì)劃做準(zhǔn)備，由項(xiàng)目管理部門操作。

前提條件為：當(dāng)前用戶擁有在設(shè)定的專業(yè)和單位范圍內(nèi)新建項(xiàng)目的權(quán)限（見圖1）。

進(jìn)入綜合管理界面，點(diǎn)擊“項(xiàng)目庫(kù)管理”。點(diǎn)擊工具欄“新建”按鈕或“文件”中”新建”菜單項(xiàng)，或直接在項(xiàng)目行中錄入新儲(chǔ)備項(xiàng)目的相關(guān)信息，包括各單元格中的屬性字段信息，以及“各年計(jì)劃”、“在裝地點(diǎn)”、“建設(shè)規(guī)模”彈出對(duì)話框中的相關(guān)信息。

注意：在新建項(xiàng)目之前，首先“查詢儲(chǔ)備項(xiàng)目信息”，查找此項(xiàng)目是否已在系統(tǒng)中存在，或?yàn)楸粌鼋Y(jié)項(xiàng)目，避免重復(fù)錄入項(xiàng)目信息。

新項(xiàng)目信息錄入完畢后，點(diǎn)擊工具欄中“保存”按鈕或文件中菜單項(xiàng)保存新建項(xiàng)目信息，保存時(shí)會(huì)自動(dòng)生成儲(chǔ)備項(xiàng)目狀態(tài)及儲(chǔ)備項(xiàng)目全稱。

點(diǎn)擊“項(xiàng)目建議書”按鈕錄入相關(guān)信息，紅色部分信息必須錄入。

點(diǎn)擊“各年計(jì)劃”按鈕錄入分年度的項(xiàng)目投資/分解計(jì)劃。

點(diǎn)擊“在裝地點(diǎn)”按鈕錄入項(xiàng)目的更多在裝地點(diǎn)

點(diǎn)擊“改造/維修規(guī)?！卑粹o錄入項(xiàng)目的建設(shè)規(guī)模情況等。

添加附件要在“項(xiàng)目建議書“中”方案介紹“中添加，數(shù)據(jù)類型只能選”文件“，添加的附件為WORD文檔。

優(yōu)選信息與如下幾處關(guān)聯(lián)，如有變動(dòng)優(yōu)選信息重新修改：實(shí)施類別、改造目的、改造數(shù)量、總投資、電壓等級(jí)。

對(duì)于“限上”項(xiàng)目和200萬以上的“限下”項(xiàng)目必須上掛“設(shè)計(jì)院可研報(bào)告”和“設(shè)計(jì)院概算/估算書，限上項(xiàng)目具體劃分規(guī)則：

一次設(shè)備>=300KV（大修>=50萬，技改>=500萬）

一次設(shè)備=220KV（大修>=100萬，技改>=1000萬）

一次設(shè)備>=110KV（大修>=50萬，技改>=500萬）

二次設(shè)備（大修>=50萬，技改>=500萬）

（二）規(guī)劃/計(jì)劃管理

1.所查詢項(xiàng)目已納入正在編制的規(guī)劃/計(jì)劃中

新建項(xiàng)目成功或選擇了儲(chǔ)備項(xiàng)目后，提交可研審批，等待（審批流中的領(lǐng)導(dǎo)）進(jìn)行審批，項(xiàng)目?jī)?chǔ)備狀態(tài)是“可研審批中”。審批通過后，項(xiàng)目?jī)?chǔ)備狀態(tài)是“可研審批通過“，然后選中該項(xiàng)目，將該項(xiàng)目點(diǎn)擊右下角的”添加項(xiàng)目至計(jì)劃“，添加到”*****的建議計(jì)劃”中，等待審批；審批完成后右下角“添加項(xiàng)目至計(jì)劃”變亮，點(diǎn)擊“添加項(xiàng)目至計(jì)劃”，將項(xiàng)目添加到年度綜合計(jì)劃里。

建議計(jì)劃：每年9-10月份編制明年的項(xiàng)目計(jì)劃。

綜合建議計(jì)劃：根據(jù)網(wǎng)公司會(huì)議討論的結(jié)果調(diào)整明年的項(xiàng)目計(jì)劃，用于上報(bào)國(guó)網(wǎng)**年度綜合計(jì)劃（第一批）：每年初上報(bào)國(guó)網(wǎng)，并根據(jù)國(guó)網(wǎng)批復(fù)的結(jié)果，新下達(dá)的當(dāng)年項(xiàng)目計(jì)劃年度綜合計(jì)劃調(diào)整計(jì)劃（第二批至第四批）：在當(dāng)年的年度綜合計(jì)劃下達(dá)后，分批次下達(dá)的、對(duì)已下達(dá)年度綜合計(jì)劃中的項(xiàng)目進(jìn)行追加/調(diào)整/撤銷的調(diào)整計(jì)劃，如果有臨時(shí)的項(xiàng)目計(jì)劃也可直接上報(bào)年度綜合計(jì)劃），上報(bào)到綜合計(jì)劃后，維護(hù)“各年投資/費(fèi)用計(jì)劃”和“實(shí)施節(jié)點(diǎn)計(jì)劃”。

2.添加計(jì)劃的過程

添加項(xiàng)目到計(jì)劃中：將項(xiàng)目添加到計(jì)劃中，點(diǎn)擊規(guī)劃計(jì)劃管理——”查找規(guī)劃/計(jì)劃“對(duì)話框——點(diǎn)擊唐山最終用戶建議計(jì)劃確定——點(diǎn)擊右下角的提交——添加成功。

添加到年度綜合計(jì)劃：點(diǎn)擊規(guī)劃計(jì)劃管理——”查找規(guī)劃/計(jì)劃“對(duì)話框——點(diǎn)擊唐山最終用戶年度綜合計(jì)劃確定——點(diǎn)擊左下角添加項(xiàng)目——找到自己的項(xiàng)目進(jìn)行添加（在項(xiàng)目前面打鉤）。

（三）啟動(dòng)管理

1.啟動(dòng)項(xiàng)目：項(xiàng)目已下達(dá)，具有下達(dá)文號(hào)；啟動(dòng)項(xiàng)目并進(jìn)行概算錄入與修改。

進(jìn)入“XX01_PA_XX生產(chǎn)性技改大修項(xiàng)目綜合管理”職責(zé)，點(diǎn)擊“技改大修項(xiàng)目綜合管理”；進(jìn)入綜合管理界面，查詢并勾選具體的實(shí)體項(xiàng)目信息，點(diǎn)擊“項(xiàng)目啟動(dòng)管理”；進(jìn)入項(xiàng)目啟動(dòng)管理界面，選擇“項(xiàng)目概算錄入”頁(yè)簽，選擇需要錄入概算或估算信息的項(xiàng)目編碼，系統(tǒng)將自動(dòng)帶出項(xiàng)目全稱以及投資/費(fèi)用總額等信息；選擇“預(yù)算類型”，錄入相應(yīng)的版本名信息，勾選是否含稅按鈕后保存。

2.工作計(jì)劃錄入與修改：進(jìn)入項(xiàng)目啟動(dòng)管理界面，選擇“項(xiàng)目工作計(jì)劃錄入”頁(yè)簽，在界面的上半部分可查詢到此項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目狀態(tài)、項(xiàng)目所屬年度、項(xiàng)目實(shí)施時(shí)間、投資/費(fèi)用總額信息，以及該項(xiàng)目各年度投資/費(fèi)用計(jì)劃信息；在界面下半部分可查詢到該項(xiàng)目的WBS工作計(jì)劃信息。系統(tǒng)會(huì)依據(jù)計(jì)劃階段填報(bào)的實(shí)施分解計(jì)劃時(shí)間信息自動(dòng)生成“已發(fā)布計(jì)劃開始時(shí)間”、“已發(fā)布完成時(shí)間”、“擬定中計(jì)劃開始時(shí)間”、“擬定中計(jì)劃完成時(shí)間”信息。

3.依次利用系統(tǒng)完成項(xiàng)目成員管理、項(xiàng)目啟動(dòng)申請(qǐng)、項(xiàng)目啟動(dòng)審批等。

（四）執(zhí)行管理

該操作可以查詢項(xiàng)目的附加信息，并且只有項(xiàng)目成員才能修改/維護(hù)項(xiàng)目的附加信息。進(jìn)入項(xiàng)目啟動(dòng)管理界面，選擇“項(xiàng)目基本信息查詢”頁(yè)簽，可查詢到已下達(dá)的實(shí)體項(xiàng)目信息及其對(duì)應(yīng)的儲(chǔ)備項(xiàng)目信息（若無儲(chǔ)項(xiàng)目信息，則儲(chǔ)備項(xiàng)目信息各項(xiàng)字段均為空）。制訂并發(fā)布項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃；可進(jìn)行項(xiàng)目總支出及明細(xì)支出查詢、采購(gòu)信息查詢、項(xiàng)目文檔管理等。

（五）竣工管理

使用該模塊可以修改項(xiàng)目狀態(tài)，查看項(xiàng)目信息；查詢項(xiàng)目竣工結(jié)算相關(guān)信息；維護(hù)項(xiàng)目竣工結(jié)算相關(guān)信息；進(jìn)行項(xiàng)目決算信息管理；進(jìn)行項(xiàng)目轉(zhuǎn)增設(shè)備資產(chǎn)、項(xiàng)目決算報(bào)表查看等操作。

四、結(jié)論

ERP系統(tǒng)龐大，技術(shù)繁雜，流程縝密。縣級(jí)應(yīng)用人員要樹立信心，做足準(zhǔn)備，充分評(píng)估并控制風(fēng)險(xiǎn)，處理好現(xiàn)代化管理思想與信息化的關(guān)系，處理好鞏固與提升的關(guān)系，處理好建設(shè)與運(yùn)行的關(guān)系，確保ERP項(xiàng)目成功實(shí)施并在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)尤其是項(xiàng)目流程管理中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

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作者簡(jiǎn)介：陸全忠（1971—），男，滿族，河北遵化人，河北省遵化市電力公司電力工程師，經(jīng)濟(jì)師，主要從事電力系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)維、工程項(xiàng)目管理等工作。