淺析高?？蒲袡n案數(shù)字化建設(shè)中的問題及對(duì)策

陳莉

［摘要］ 數(shù)字化時(shí)代的到來，數(shù)字技術(shù)迅速滲入各個(gè)領(lǐng)域，對(duì)高?？蒲袡n案數(shù)字化建設(shè)和管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，高?？蒲袡n案管理數(shù)字化建設(shè)是科研檔案管理工作發(fā)展的客觀要求和必然趨勢。本文闡述了高?？蒲袡n案數(shù)字化建設(shè)的意義，分析了科研檔案實(shí)行數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)以及目前尚存在的問題，并針對(duì)性地提出了相應(yīng)的解決對(duì)策和發(fā)展建議。

［關(guān)鍵詞］ 高等學(xué)校； 科研檔案； 數(shù)字化建設(shè)

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 061

［中圖分類號(hào)］G271［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2012）10- 0107- 02

科研工作是高校的強(qiáng)校之本，是學(xué)校的中心工作?？蒲袡n案是科研工作成果的主要載體，科研檔案的收集、整理、保存和利用也是科研管理工作的重要組成部分。長期以來，高校傳統(tǒng)的科研檔案工作以紙質(zhì)文件材料為主要工作對(duì)象，紙質(zhì)檔案的管理工作已有較為完善的工作流程、管理方法和規(guī)章制度。隨著高等教育的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息化的快速推進(jìn)，傳統(tǒng)檔案管理工作方式已不能滿足信息化時(shí)代的要求，特別是網(wǎng)上辦公、無紙辦公的推及，越來越多的科研檔案將以電子文本出現(xiàn)，科研檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)問題迫在眉睫。

１科研檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、ＯＣＲ技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。它把各種載體的科研檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)機(jī)檢索和閱讀，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

２科研檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)

２．１實(shí)現(xiàn)多種媒體信息存儲(chǔ)和傳遞

電子檔案可同時(shí)將文字、影像等內(nèi)容集成保存，并借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)組合編輯，極大地增加了檔案的編輯性、可讀性、可視性，豐富了檔案的內(nèi)容。

２．２信息存儲(chǔ)方便且容量較大

電子檔案體積小、攜帶方便、存儲(chǔ)容量大、利于存放和管理。目前，存儲(chǔ)電子檔案的工具有ＣＤ光盤、小型的移動(dòng)優(yōu)盤（容量達(dá)數(shù)十ＧＢ）、移動(dòng)硬盤（容量可達(dá)數(shù)百ＧＢ）等。一張可容量為６５０ＭＢ的ＣＤ光盤，其儲(chǔ)存量相當(dāng)于３５萬張Ａ４打印紙上的文字信息或１０萬張圖像信息。

２．３檢索瀏覽便捷

電子文檔由于具有全文數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)和相應(yīng)的按自身邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，借助關(guān)鍵詞通過數(shù)據(jù)庫、檢索軟件等技術(shù)，能夠便捷地查找所需要的資料，大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，免除了翻閱、查找實(shí)體檔案的繁瑣。在科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，檔案管理人員還可通過網(wǎng)絡(luò)完成檔案的收集、整理、歸檔；應(yīng)用者可以足不出戶遠(yuǎn)程訪問檔案材料，網(wǎng)上下載所需的檔案信息，或遠(yuǎn)距離、高速度地傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

３科研檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的主要問題

３．１檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案管理工作的重視不夠

隨著高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展，高?？蒲袡n案管理工作已經(jīng)步入規(guī)范化軌道，科研檔案管理人員的檔案意識(shí)進(jìn)一步加強(qiáng)，科研檔案管理在高等學(xué)校的發(fā)展中的重要作用逐步顯現(xiàn)，數(shù)字化建設(shè)有了一定的基礎(chǔ)。但在現(xiàn)實(shí)工作中，人們對(duì)于高等學(xué)校科研檔案管理數(shù)字化建設(shè)還缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理性的思考，對(duì)科研檔案管理工作依然停留在傳統(tǒng)工作理念之上，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)新實(shí)踐能力薄弱，忽視了對(duì)檔案信息資源的開發(fā)和利用。

３．２缺乏數(shù)字化環(huán)境下科研檔案工作的復(fù)合型人才

基于數(shù)字化環(huán)境的科研檔案數(shù)字化資源建設(shè)，需要既懂檔案業(yè)務(wù)管理，又掌握自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。受高等學(xué)?，F(xiàn)行人事制度的影響，目前檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，年齡偏大，計(jì)算機(jī)操作能力一般，習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案編研模式。而在信息社會(huì)，檔案的載體形態(tài)和記錄方式已呈多元化發(fā)展，一些必備的技能如數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和壓縮技術(shù)、檔案信息組織技術(shù)、檢索技術(shù)等還不為多數(shù)人熟練應(yīng)用，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)急需提升層次。

３．３缺少檔案數(shù)字化建設(shè)的工作標(biāo)準(zhǔn)、工作制度和工作規(guī)范

檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化是科研檔案數(shù)字化建設(shè)的前提和必要條件。數(shù)字化背景下計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的“機(jī)械性”對(duì)科研檔案電子化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范提出了更高要求。但目前高校的科研工作更多受制于購買的科研管理軟件，加上很多高校有自己的特殊的實(shí)際管理情況，因此個(gè)性化修改之后軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在一定的不足，再加上計(jì)算機(jī)軟件及其有關(guān)設(shè)備硬件匹配差異，都會(huì)對(duì)電子數(shù)據(jù)的規(guī)范性和共享性造成不同程度的影響，制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。

４加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策

４．１加強(qiáng)高素質(zhì)、專業(yè)化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息社會(huì)的快速發(fā)展，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、多媒體技術(shù)等為主要標(biāo)志的信息時(shí)代正向我們撲面而來。提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，才能更好地適應(yīng)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)水平明顯滯后于信息時(shí)代的發(fā)展要求，具體表現(xiàn)在檔案工作人員的信息意識(shí)淡漠，觀念陳舊，缺乏開拓與創(chuàng)新精神，以至于出現(xiàn)硬件設(shè)備的現(xiàn)代化與人員觀念落后相互并存的局面。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)化、信息化將在當(dāng)今的信息化社會(huì)中占據(jù)主導(dǎo)地位。高等學(xué)校要充分利用多種教育培訓(xùn)途徑，加大對(duì)在職檔案人員的培訓(xùn)力度。要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案人員的理論和業(yè)務(wù)素質(zhì)。要加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息化水平，培養(yǎng)既精通信息技術(shù)又熟悉檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。

４．２開發(fā)科研檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)，實(shí)施科研檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工程

隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的逐漸形成，檔案管理正快速向數(shù)字化方向發(fā)展。高校必須要及時(shí)適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展趨勢，不斷加強(qiáng)檔案管理硬件建設(shè)，添置必要的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備。近年來，各高校都建立了完善的校園網(wǎng)絡(luò)，并實(shí)現(xiàn)了科研管理軟件輔助管理，這為高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供了一個(gè)強(qiáng)有力的支撐平臺(tái)，為科研檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)打下良好的數(shù)字基礎(chǔ)，便于實(shí)現(xiàn)密集存儲(chǔ)和快速檢索；以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主體的信息技術(shù)的應(yīng)用，又為科研檔案的廣泛范圍內(nèi)的資源共享、傳遞打下了良好的交流基礎(chǔ)，這些都為科研檔案的數(shù)字化建設(shè)和良性發(fā)展提供了極好的便利條件。

４．３盡快完善規(guī)章制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案安全管理

數(shù)字化背景下，科研檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化尤為重要。高校有關(guān)部門要盡快出臺(tái)數(shù)字化背景下科研檔案管理的各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章，特別是網(wǎng)站建設(shè)和管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理軟件設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫錄入規(guī)范、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等，使檔案工作有章可循，有規(guī)可依，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)科研檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的有效管理。

數(shù)字化檔案給科研檔案的安全管理提出了更高要求，要求加大設(shè)備和技術(shù)投入，結(jié)合存貯介質(zhì)使用物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段，積極應(yīng)對(duì)“病毒”和“黑客”等行為，確保檔案安全。實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可控性，以及網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性、可靠性。

４．４加強(qiáng)數(shù)字化檔案的工作質(zhì)量檢查

《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和工作規(guī)范建立起來以后，高等學(xué)校應(yīng)積極實(shí)施管理糾偏?；诰W(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的檢查，各個(gè)部門根據(jù)管理權(quán)限，只要檢查自己管理的模塊數(shù)據(jù)庫中的檔案即可，這樣可有效減少收儲(chǔ)遺漏。

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，信息化建設(shè)是現(xiàn)代社會(huì)檔案管理發(fā)展的主題，檔案信息化建設(shè)已成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。科研檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它需要高等學(xué)校投入更大的人力、物力和技術(shù)力量，數(shù)字化科研檔案建立起來以后，可以通過對(duì)立檔單位工作流程在線監(jiān)督進(jìn)一步提高原始數(shù)據(jù)歸檔質(zhì)量，便捷實(shí)現(xiàn)檔案資源在網(wǎng)上的發(fā)布、傳遞、檢索和信息資源共享，從而更好地服務(wù)和保障科研工作。

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