論著名人物檔案的管理

李 濤

［摘要］我們祖國擁有大批優(yōu)秀的科學家、實業(yè)家、軍事家，思想家、教育家、文學家、藝術(shù)家。他們在社會活動中形成的大量珍貴的文書材料，已有相當一部分散失。這對我們進行歷史人物的研究、編修史志和編寫人物傳記的工作，造成了極大的困難。所以，盡可能完整地收集各個歷史時期（包括當代）的杰出人物的材料，建立起他們的個人檔案，集中統(tǒng)一地進行科學的管理，對維護這些珍貴歷史資料的安全，對我們今后的工作和事業(yè)，具有重大的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

［關(guān)鍵詞］著名人物；檔案；管理

［中圖分類號］C916 ［文獻標識碼］ B ［文章編號］ １００９ — ２２３４（２０１２）０2 — ０123 — ０2

著名人物的檔案，是著名人物在日常生活、社會活動、創(chuàng)作活動及著述工作中形成的、能夠反映其個人的社會生活經(jīng)歷以及他們所處時代的社會狀況的文字材料。

我們偉大的祖國，人杰地靈，在她悠久的歷史長河中，涌現(xiàn)了無數(shù)的優(yōu)秀人物。在近代，中國人民為了求得民族的獨立和解放，英勇地進行了一百多年反帝反封建的浴血奮戰(zhàn)。從虎門硝煙、太平天國、辛亥革命、到五四運動、抗日戰(zhàn)爭、解放戰(zhàn)爭，中國人民掀起了一次又一次波瀾壯闊、英勇壯烈的革命斗爭，造成了無數(shù)叱咤風云、氣吞山河的英雄豪杰，林則徐、洪秀全、孫中山、毛澤東、周恩來、朱德、劉少奇……，正如毛主席在他的詞中所說的：“數(shù)風流人物，還看今朝”。

無論是在古代，還是在現(xiàn)代，我們祖國出現(xiàn)了大量優(yōu)秀的科學家、實業(yè)家、軍事家，以及思想家、教育家、文學家、藝術(shù)家等等。他們進步的思想和卓越的創(chuàng)造，為祖國的歷史增添了奪目的光彩，為祖國和社會進步作出了不可磨滅的貢獻，已成為我國極為寶貴的思想文化遺產(chǎn)。

所有這些中華民族優(yōu)秀的人物，他們所進行的杰出的社會活動，對我們國家和社會的發(fā)展，是有卓越貢獻的。今天我們研究他們，紀念他們，不但可以從他們的社會活動中，看到我國歷史發(fā)展進程的面貌，使我們更清晰地認識祖國所走過的光輝歷程，從而受到深刻的愛國主義和革命傳統(tǒng)教育；而且，我們可以從中總結(jié)寶貴的歷史經(jīng)驗與教訓，為我們今天的社會主義建設(shè)事業(yè)服務(wù)。

但是，由于許多原因，歷史上的著名人物在其社會活動中形成的大量珍貴的文書材料，已有相當一部分散失了。僅存的一小部分，也極為分散地保存在一些部門和個人的手里。這對我們進行歷史人物的研究以及編修史志和編寫人物傳記的工作，造成了極大地困難。所以，盡可能完整地收集各個歷史時期（包括當代）的杰出人物的材料，建立起他們的個人檔案，集中統(tǒng)一地進行科學的管理，對維護這些珍貴歷史資料的安全，對我們今后的工作和事業(yè)，具有重大的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

一、明確著名人物的范圍

建立著名人物檔案，首先要解決一個問題，就是到底什么樣的人物稱得上著名人物？也就是說，必須明確著名人物與一般人物的劃分界限，必須有一個較為明確的取舍標準。我們認為，所謂著名人物，應(yīng)該是指在一定的歷史時期，對社會的某一領(lǐng)域或幾個領(lǐng)域（諸如政治、軍事、經(jīng)濟、科學、教育、文學藝術(shù)、醫(yī)學、宗教等）產(chǎn)生過較大的社會影響或有過較大貢獻的人物。比如說，杰出的政治家、軍事家；卓有成就，富有名望的各界社會名流，如著名的教授、專家、科學家、醫(yī)學家、教育家、思想家、實業(yè)家等；形成了獨自的流派和風格、享有盛名的書畫家、作家、藝術(shù)家，以及在宗教方面頗有名氣的高僧等。再就是像董存瑞、雷鋒、向秀麗這些人民英雄，以及全國勞模，應(yīng)該算是著名人物。因為這些不朽的英雄和光榮的勞動模范崇高偉大的思想品德，以及他們?yōu)楦锩?、為人民的獻身精神，為我們后人樹立了光輝的榜樣。他們是在革命的理想、情操、品質(zhì)、精神方面樹立了一代風范的人物，是值得人民永遠紀念的英雄模范。

當然，“著名”與“不著名”是相對的，必須具體分析。同時，全國性的著名人物與地方性的著名人物、省的著名人物和縣的著名人物，又有些不同。有些人在地方來講是著名人物，在全國來說就算不上了。

某些影響特別大的反面人物，其檔案對歷史研究也有重要意義，必須納入收集范圍。

二、著名人物檔案形成的特點

首先著名人物檔案大部分或相當一部分不是機關(guān)公文，是個人在社會活動和生活中形成的私人文書材料。因此沒有收發(fā)文登記制度，材料的收集保存沒有制度來保證，也沒有專人來保管。這是著名人物的檔案材料不易收齊的一個重要原因。其次，由于著名人物的檔案材料有相當一部分產(chǎn)生于他們個人的活動，這部分屬于私人所有，這一點與其他檔案有很大區(qū)別。國家檔案館要征集這些檔案，必須按照國家的有關(guān)法律的規(guī)定辦理。第三，機關(guān)的上下隸屬關(guān)系是相對穩(wěn)定的，工作活動地域也基本不變；著名人物則不一定，有些著名人物，社會活動范圍較廣泛，活動地域的變化遷移也較多，在他們活動過的地方，一般都會留下他們的材料。這就使得著名人物的檔案材料具有分散性的特點。第四，著名人物復雜豐富的社會活動內(nèi)容和個人生活經(jīng)歷，使得他們形成的文書材料帶有復雜性的特征。如從材料的類別上分，有書信、記錄、著作、證書、表格、公務(wù)文書等；從文書的制作材料分，有聲像、文字材料等；從材料的作者來分，有本人形成的材料和別人為他所寫的材料。此外，人物作為立檔單位，各類人物的差異也比較大，如藝人、醫(yī)生、學者、政治家、經(jīng)濟家、軍事家、華僑名流等，他們形成的材料也各不相同。

三、明確著名人物檔案的征集收集范圍

筆者認為著名人物的材料齊全與否，主要是看其能否全面反映出著名人物的生平、活動。因此，收集材料應(yīng)從三個方面去考慮：一是能綜合反映其各方面情況的最基本材料；二是能夠反映出對其社會活動、生活經(jīng)歷有影響的條件、環(huán)境的補充性材料；三是各級組織部門為其做出的堅定性材料。大體可以分為以下幾大方面：反映其生平的各類書表。如入黨、入團或參加其他黨派、團體的申請書、志愿書，職稱評定的呈報表，個人履歷表，工資表等；各種證件。諸如出生證、畢業(yè)證、結(jié)業(yè)證、黨費證、會員證等等；自傳性材料。如自傳、日記、個人回憶錄等；工作和學習筆記；與友人、親屬、戰(zhàn)友及其他人的來往書信、便簽、電報等通訊材料；本人各種著述（包括各種理論著作、學術(shù)著作、美術(shù)等）的原稿，修改稿和定稿，工程圖紙等；有關(guān)人物、報刊、雜志為其編寫的傳記、報告文學、事跡介紹，以及對其作品論著的評介性材料；政府或組織對其發(fā)出的任免書、獎勵材料、所受勛章及領(lǐng)導人為其所題的題詞；本人的照片及其活動的錄像、錄像帶等；本人或其家庭的房產(chǎn)、地契文書、賬簿、家譜等等；政府部門或社會團體為其舉辦的報告會、展覽會、廣播電視報導形成的才來哦；本人起草的公務(wù)文書（含會議講話稿）的副本或復印件；遺囑、委托書、絕命書等遺言性材料。

以上所列，只是大體的收集范圍。由于有些材料并不是所有人物都具有的，如論著、設(shè)計圖、任免書燈，因而在進行收集時，應(yīng)從事跡出發(fā)，盡可能把能反映其本人歷史情況的材料收集齊全。

四、著名人物檔案資料征集收集的注意事項

根據(jù)著名人物檔案的形成特點，在收集工作中必須注意如下幾點：

首先，必須依靠地方黨組織的領(lǐng)導和各級地方部門的支持。因為收集某個人的檔案材料，涉及到的單位部門、群眾組織和有關(guān)人員比較多，如果沒有黨組織和政府的支持，沒有有關(guān)單位、人員的重視，并得帶他們的積極配合，要做好這項工作，是很困難的。

其次，應(yīng)該由檔案部門統(tǒng)一進行收集。檔案部門應(yīng)取得組織、宣傳、文教、統(tǒng)戰(zhàn)等部門的協(xié)助，克服各自為政、互不聯(lián)系的現(xiàn)象，把各方面的力量組織起來，統(tǒng)一進行收集。過去，一些部門如博物館、文史館、圖書館等，在收集圖書與文物的同時，對一些著名人物的歷史材料也做了不少的收集工作，這在一定的程度上避免了這些珍貴材料的散失，但把這些材料長期保存在各個部門和將原件長期陳列，是不利于保護檔案的。因此，這些材料的原件，應(yīng)保存在檔案館，其他部門要利用這些檔案材料進行研究或用于陳列，應(yīng)該用復制品。

第三，把重點征集和普遍收集結(jié)合起來。檔案部門對著名人物的檔案材料要進行廣泛細致的調(diào)查，對一些已確定為著名人物的材料要分配專人與有關(guān)單位、人員加強聯(lián)系，擴大線索，在一段時間內(nèi)集中力量進行一次突擊性的收集，以避免材料繼續(xù)流散。此外，在一些敵偽檔案中，在舊書店和廢紙收購站中，以及在著名人物的一些親朋師友中，有時也會發(fā)現(xiàn)有價值的材料，應(yīng)進行普遍收集。

第四，向個人征集，應(yīng)遵照有關(guān)法律的規(guī)定，采取自愿的原則，做好細致的宣傳工作，并講究收集方法。如有可能，最好是收集原件；一時還收不上來的，先采取借來復制的辦法；一些材料如私人信件等，如果個人尚不愿意交出，則可以先登記線索，以便于日后收集。

五、著名人物檔案收集后的整理方法

（一）區(qū)分全宗

形成材料較多的著名人物，特別是全國性、全省性人物，可單獨構(gòu)成全宗；形成材料較少的著名人物，可按時期或行業(yè)，組成聯(lián)合全宗。

（二）分類整理

一個人物的檔案材料，要分門別類的進行整理，使之條理化和系統(tǒng)化。整理的方法，可以按照材料的特征，把它們分為若干類，如書表類、證件類、傳記類、通訊類、著作類、評介類、獎懲類、聲像類、賬簿類、遺言類等等；也可按時期分類。有些材料比較多的類，如著作類，還可以再細分為文學類、美術(shù)類、專著類等。

（三）按材料的類別，結(jié)合年代的順序立卷

由于個人形成的文書材料，不像機關(guān)文件那樣一文一事，而往往是一份材料里面同時記述著幾個問題，如信件、日記等。另外，個人在日常生活中遇到的事情，也往往事比較繁雜的，較難按問題進行分類；況且事情的處理也不一定有文字材料保存下來，所形成的材料遠遠沒有機關(guān)多，一個人的材料，一般是采用一次立卷歸檔的辦法。因此，著名人物檔案的立卷，不宜照套機關(guān)年代—問題或其他立卷方法，而應(yīng)該按材料的類別，并結(jié)合時間的前后順序進行組卷。如果某些類的材料數(shù)量少，還可以把幾個類合成一個卷宗；至于材料多的類，則可以按前面所說，再分為幾個小類進行組卷。

（四）案卷的排列

為了查找利用的方便，案卷的排列必須做到有規(guī)律可尋。一般說，著名人物的案卷，采用按姓氏筆畫排列的方法，是比較科學的。

（五）編制檢索工具

由于著名人物檔案在收集、整理等工作上有其獨自的特點，因此，在編制檢索工具時，除了要以全宗為單位，編制案卷目錄和卷內(nèi)目錄外，還應(yīng)編些人物卡片，這樣查找利用會更加方便。人物卡片可以按人物的姓氏筆畫排列，也可以先按職業(yè)性質(zhì)分類，如政治、軍事家類，實業(yè)家與經(jīng)濟學家類，學者、教育類，文學藝術(shù)類，等等然后再在每個類里按人物姓氏筆畫排列順序，一人一卡。

總之，著名人物檔案由于其形成材料比較分散，年度跨度時間過長在收集整理上有很大的難度，加之人為和某些利益的存在，不便于收集，不好整理是著名人物檔案管理的難題，就這需要我們檔案工作者要有高度的責任心和使命感，為了保存歷史人物的生平經(jīng)歷和為研究社會發(fā)展，歷史變遷，和著名人物在各個時間的豐功偉績，進行不斷的探索和研究。努力搞好著名人物在其各個階段的資料、手記、講稿等等，為我們社會發(fā)展和改革開放以及建設(shè)中國特色的社會主義國家多多提供一些有參考和借鑒價值的寶貴史料。為國家的強盛明天多做貢獻。

〔責任編輯：馮延臣〕