計(jì)算機(jī)在財(cái)會(huì)工作中的應(yīng)用

夏麗萍

［摘要］ 備用金管理是會(huì)計(jì)日常業(yè)務(wù)之一，本文針對(duì)備用金管理中存在的問(wèn)題，通過(guò)運(yùn)用VBA程序?qū)崿F(xiàn)Excel表格中的一些功能，使得備用金沖賬及結(jié)算業(yè)務(wù)變得簡(jiǎn)單清晰，節(jié)省了會(huì)計(jì)人員的時(shí)間和精力，同時(shí)也為借款人理清了思路。

［關(guān)鍵詞］ 備用金；Excel；VBA

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 20. 004

［中圖分類號(hào)］F232［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2012）20- 0007- 03

在日常會(huì)計(jì)報(bào)賬中，備用金沖借及余額查詢是每個(gè)單位不可避免而且很頻繁的業(yè)務(wù)，隨著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容及進(jìn)展不同，借款及沖賬次數(shù)逐漸增多，時(shí)間稍長(zhǎng)，借款人往往都搞不清自己哪些沖了，哪些沒(méi)沖，報(bào)賬會(huì)計(jì)面對(duì)眾多的借款者查賬、對(duì)賬、報(bào)賬、審核報(bào)賬單等工作，往往疲于應(yīng)對(duì)，尤其是到了年底決算的時(shí)候，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)增多，時(shí)間緊的情況下，這一問(wèn)題顯得更為突出，經(jīng)過(guò)摸索發(fā)現(xiàn)在實(shí)際工作中通過(guò)Ｅxcel就可解決這一問(wèn)題，以下簡(jiǎn)述解決的方法步驟。

1方法簡(jiǎn)述

用Ｅxcel表格做備用金結(jié)算單如表1。

按表中欄目只需填寫(xiě)沖賬內(nèi)容及分項(xiàng)目小寫(xiě)金額，摘要按箭頭下拉菜單選擇，合計(jì)欄就會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)大小寫(xiě)合計(jì)金額，鼠標(biāo)點(diǎn)擊借款金額處，就會(huì)出現(xiàn)如圖的輸入窗口，在此窗口中只要輸入借款金額和實(shí)收現(xiàn)金兩項(xiàng)，報(bào)銷金額、應(yīng)付金額、結(jié)欠金額就會(huì)自動(dòng)計(jì)算出現(xiàn)。

通過(guò)以上簡(jiǎn)單操作，可以發(fā)現(xiàn)報(bào)賬會(huì)計(jì)一方面可免去報(bào)銷單據(jù)大小寫(xiě)不一致及摘要規(guī)范性審核，另一方面不需重復(fù)為報(bào)銷人查備用金余額。

2實(shí)現(xiàn)表格內(nèi)容的程序

以上表格中的內(nèi)容通過(guò)Oｆｆｉｃｅ中的ＶＢＡ編寫(xiě)以下程序就可實(shí)現(xiàn)

Ｐｒｉｖａｔｅ ｂｌＷ Ａｓ Ｂｏｏｌｅａｎ， ｂｌＪ Ａｓ Ｂｏｏｌｅａｎ

Ｆｕｎｃｔｉｏｎ ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ（ＢｙＶａｌ Ｃ Ａｓ Ｄｏｕｂｌｅ） Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ

Ｄｉｍ Ｔ Ａｓ Ｄｏｕｂｌｅ， Ｇ Ａｓ Ｌｏｎｇ， Ｓ Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ， Ｄ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ

Ｉｆ Ｃ ＝ ０ Ｔｈｅｎ

ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ ＝ ＂合計(jì)（大寫(xiě)）＂

Ｅｘｉｔ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｉｆ Ｃ ＜ ０．１ Ｔｈｅｎ

ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ ＝ ＂合計(jì)（大寫(xiě)）＂ ＆ ＵｐｐｅｒＣ（Ｃ *１００） ＆ ＂分＂

Ｅｘｉｔ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｉｆ Ｃ ＜ １ Ｔｈｅｎ

ｂｌＪ ＝ Ｆａｌｓｅ

ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ ＝ ＂合計(jì)（大寫(xiě)）＂ ＆ ＪＦ（Ｃ * １００）

Ｅｘｉｔ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｇ ＝ Ｉｎｔ（Ｃ ／ １００００）

ｂｌＷ ＝ Ｆａｌｓｅ

Ｉｆ Ｇ ＞ ０ Ｔｈｅｎ

Ｔ ＝ Ｃ － Ｇ *１００００

Ｅｌｓｅ

Ｔ ＝ Ｃ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｄ ＝ （Ｔ － Ｉｎｔ（Ｔ））* １００

Ｔ ＝ Ｉｎｔ（Ｔ）

Ｉｆ Ｇ ＞ ０ Ｔｈｅｎ

Ｓ ＝ Ｃｏｎｖｅｒ（Ｇ） ＆ ＂萬(wàn)＂

ｂｌＷ ＝ Ｔｒｕｅ

Ｅｎｄ Ｉｆ

ｂｌＪ ＝ Ｆａｌｓｅ

Ｓ ＝ Ｓ ＆ Ｃｏｎｖｅｒ（Ｔ） ＆ ＂元＂

ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ ＝ ＂合計(jì)（大寫(xiě)）＂ ＆ Ｓ

Ｉｆ Ｄ ＝ ０ Ｔｈｅｎ

ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ ＝ ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ ＆ ＂整＂

Ｅｌｓｅ

ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ ＝ ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ ＆ ＪＦ（Ｄ）

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｅｎｄ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ

Ｐｒｉｖａｔｅ Ｓｕｂ Ｗｏｒｋｂｏｏｋ＿Ｏｐｅｎ（）

Ｒａｎｇｅ（＂Ｃ３＂） ＝ ＂結(jié)算日期：＂ ＆ Ｙｅａｒ（Ｎｏｗ） ＆ ＂年＂ ＆ Ｍｏｎｔｈ（Ｎｏｗ） ＆ ＂月＂ ＆ Ｄａｙ（Ｎｏｗ） ＆ ＂日＂

Ｒａｎｇｅ（＂Ｅ５＂）．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂１、借款金額／元＂

Ｒａｎｇｅ（＂Ｅ６＂）．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂２、報(bào)銷金額＂ ＆ Ｆｏｒｍａｔ（Ｒａｎｇｅ（＂Ｄ１２＂）．Ｖａｌｕｅ， ＂＃＃＃＃＃＃＃０．００＂） ＆ ＂元＂

Ｒａｎｇｅ（＂Ｅ７＂）．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂３、應(yīng)付金額／元＂

Ｒａｎｇｅ（＂Ｅ８＂）．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂應(yīng)付現(xiàn)金／元＂

Ｒａｎｇｅ（＂Ｅ９＂）．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂結(jié)欠金額／元＂

Ｅｎｄ Ｓｕｂ

Ｐｒｉｖａｔｅ Ｓｕｂ Ｗｏｒｋｂｏｏｋ＿ＳｈｅｅｔＣｈａｎｇｅ（ＢｙＶａｌ Ｓｈ Ａｓ Ｏｂｊｅｃｔ， ＢｙＶａｌ Ｔａｒｇｅｔ Ａｓ Ｒａｎｇｅ）

Ｄｉｍ Ｇ Ａｓ Ｄｏｕｂｌｅ， Ｖ Ａｓ Ｄｏｕｂｌｅ， ｓｔｒＵｐｐｅｒ Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ

Ｉｆ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｏｌｕｍｎ ＜＞ ４ Ｔｈｅｎ Ｅｘｉｔ Ｓｕｂ

Ｉｆ Ｔａｒｇｅｔ．Ｒｏｗ ＜ ４ Ｔｈｅｎ Ｅｘｉｔ Ｓｕｂ

Ｉｆ Ｔａｒｇｅｔ．Ｒｏｗ ＞ １１ Ｔｈｅｎ Ｅｘｉｔ Ｓｕｂ

Ｏｎ Ｅｒｒｏｒ ＧｏＴｏ ＥＸ：

Ｇ ＝ Ｔａｒｇｅｔ．Ｖａｌｕｅ

Ｖ ＝ Ｒａｎｇｅ（＂Ｄ１２＂）．Ｖａｌｕｅ

Ｒａｎｇｅ（＂Ｅ６＂）．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂２、報(bào)銷金額＂ ＆ Ｆｏｒｍａｔ（ＣＳｔｒ（Ｖ）， ＂＃＃＃＃＃＃＃０．００＂） ＆ ＂元＂

Ｒａｎｇｅ（＂Ａ１２：Ｃ１２＂）．Ｖａｌｕｅ ＝ ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ（Ｖ）

Ｅｘｉｔ Ｓｕｂ

ＥＸ：

Ｒａｎｇｅ（＂Ａ１２：Ｃ１２＂）．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂合計(jì)（大寫(xiě)）＂

Ｅｎｄ Ｓｕｂ

Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｃｏｎｖｅｒ（ＢｙＶａｌ Ｎ Ａｓ Ｄｏｕｂｌｅ） Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ

Ｄｉｍ Ｗ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ， Ｑ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ， Ｂ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ， Ｓ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ， Ｇ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ

Ｄｉｍ ｓＷ Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ， ｓＱ Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ， ｓＢ Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ， ｓＳ Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ， ｓＧ Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ

Ｗ ＝ Ｉｎｔ（Ｎ ／ １００００）

Ｉｆ Ｗ ＞ ０ Ｔｈｅｎ

ｓＷ ＝ ＵｐｐｅｒＣ（Ｗ） ＆ ＂萬(wàn)＂

Ｎ ＝ Ｎ － Ｗ*１００００

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｉｆ Ｎ ＝ ０ Ｔｈｅｎ ＧｏＴｏ ＥＸ

Ｑ ＝ Ｉｎｔ（Ｎ ／ １０００）

Ｉｆ Ｑ ＝ ０ Ｔｈｅｎ

Ｉｆ ｂｌＷ ＝ Ｔｒｕｅ Ｔｈｅｎ ｓＱ ＝ ＂零＂

Ｉｆ Ｗ ＞ ０ Ｔｈｅｎ ｓＱ ＝ ＂零＂

Ｅｌｓｅ

ｓＱ ＝ ＵｐｐｅｒＣ（Ｑ） ＆ ＂仟＂

Ｎ ＝ Ｎ － Ｑ* １０００

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｉｆ Ｎ ＝ ０ Ｔｈｅｎ ＧｏＴｏ ＥＸ

Ｂ ＝ Ｉｎｔ（Ｎ ／ １００）

Ｉｆ Ｂ ＝ ０ Ｔｈｅｎ

Ｉｆ Ｑ ＞ ０ Ｔｈｅｎ ｓＢ ＝ ＂零＂

Ｅｌｓｅ

ｓＢ ＝ ＵｐｐｅｒＣ（Ｂ） ＆ ＂佰＂

Ｎ ＝ Ｎ － Ｂ * １００

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｉｆ Ｎ ＝ ０ Ｔｈｅｎ ＧｏＴｏ ＥＸ

Ｓ ＝ Ｉｎｔ（Ｎ ／ １０）

Ｉｆ Ｓ ＝ ０ Ｔｈｅｎ

Ｉｆ Ｂ ＞ ０ Ｔｈｅｎ ｓＳ ＝ ＂零＂

Ｅｌｓｅ

ｓＳ ＝ ＵｐｐｅｒＣ（Ｓ） ＆ ＂拾＂

Ｎ ＝ Ｎ － Ｓ*１０

Ｅｎｄ Ｉｆ

ＥＸ： Ｉｆ Ｎ ＝ ０ Ｔｈｅｎ

ｂｌＪ ＝ Ｔｒｕｅ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｉｆ Ｎ ＞ ０ Ｔｈｅｎ

ｓＧ ＝ ＵｐｐｅｒＣ（Ｎ）

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｃｏｎｖｅｒ ＝ ｓＷ ＆ ｓＱ ＆ ｓＢ ＆ ｓＳ ＆ ｓＧ

Ｅｎｄ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ

Ｆｕｎｃｔｉｏｎ ＵｐｐｅｒＣ（ＢｙＶａｌ Ｎ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ） Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ

Ｓｅｌｅｃｔ Ｃａｓｅ Ｎ

Ｃａｓｅ ０

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂零＂

Ｃａｓｅ １

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂壹＂

Ｃａｓｅ ２

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂貳＂

Ｃａｓｅ ３

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂叁＂

Ｃａｓｅ ４

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂肆＂

Ｃａｓｅ ５

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂伍＂

Ｃａｓｅ ６

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂陸＂

Ｃａｓｅ ７

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂柒＂

Ｃａｓｅ ８

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂捌＂

Ｃａｓｅ ９

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂玖＂

Ｅｎｄ Ｓｅｌｅｃｔ

Ｅｎｄ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ

Ｆｕｎｃｔｉｏｎ ＪＦ（ＢｙＶａｌ Ｆ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ） Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ

Ｄｉｍ ｓＪ Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ， ｓＦ Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ

Ｄｉｍ Ｊｉａｏ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ， Ｆｅｎ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ

Ｊｉａｏ ＝ Ｉｎｔ（Ｆ ／ １０）

Ｆｅｎ ＝ Ｆ － Ｊｉａｏ * １０

Ｉｆ Ｊｉａｏ ＝ ０ Ｔｈｅｎ

ｓＪ ＝ ＂零＂

Ｅｌｓｅ

Ｉｆ ｂｌＪ ＝ Ｔｒｕｅ Ｔｈｅｎ

ｓＪ ＝ ＂零＂ ＆ ＵｐｐｅｒＣ（Ｊｉａｏ） ＆ ＂角＂

Ｅｌｓｅ

ｓＪ ＝ ＵｐｐｅｒＣ（Ｊｉａｏ） ＆ ＂角＂

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｉｆ Ｆｅｎ ＝ ０ Ｔｈｅｎ

ｓＪ ＝ ｓＪ ＆ ＂整＂

Ｅｌｓｅ

ｓＦ ＝ ＵｐｐｅｒＣ（Ｆｅｎ） ＆ ＂分＂

Ｅｎｄ Ｉｆ

ＪＦ ＝ ｓＪ ＆ ｓＦ

Ｅｎｄ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ

Ｐｒｉｖａｔｅ Ｓｕｂ Ｗｏｒｋｂｏｏｋ＿ＳｈｅｅｔＳｅｌｅｃｔｉｏｎＣｈａｎｇｅ（ＢｙＶａｌ Ｓｈ Ａｓ Ｏｂｊｅｃｔ， ＢｙＶａｌ Ｔａｒｇｅｔ Ａｓ Ｒａｎｇｅ）

Ｉｆ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｏｌｕｍｎ ＝ ２ Ａｎｄ （Ｔａｒｇｅｔ．Ｒｏｗ ＞ ４ Ａｎｄ Ｔａｒｇｅｔ．Ｒｏｗ ＜ １２） Ｔｈｅｎ

ｆｒｍＭａｉｎ．Ｔｏｐ ＝ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｅｌｌｓ．Ｔｏｐ ＋ １００

ｆｒｍＭａｉｎ．Ｌｅｆｔ ＝ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｅｌｌｓ．Ｌｅｆｔ ＋ １００

Ｓｅｔ Ｒ ＝ Ｔａｒｇｅｔ

ｆｒｍＭａｉｎ．Ｓｈｏｗ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｉｆ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｏｌｕｍｎ ＝ ５ Ａｎｄ Ｔａｒｇｅｔ．Ｒｏｗ ＝ ５ Ｔｈｅｎ

ｆｒｍＣｏｕｎｔ．Ｔｏｐ ＝ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｅｌｌｓ．Ｔｏｐ ＋ １００

ｆｒｍＣｏｕｎｔ．Ｌｅｆｔ ＝ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｅｌｌｓ．Ｌｅｆｔ ＋ １００

Ｓｅｔ Ｒ ＝ Ｔａｒｇｅｔ

ｆｒｍＣｏｕｎｔ．Ｓｈｏｗ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｉｆ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｏｌｕｍｎ ＝ １ Ａｎｄ Ｔａｒｇｅｔ．Ｒｏｗ ＝ ２ Ｔｈｅｎ

ｆｒｍＭａｉｎ．Ｔｏｐ ＝ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｅｌｌｓ．Ｔｏｐ ＋ １００

ｆｒｍＭａｉｎ．Ｌｅｆｔ ＝ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｅｌｌｓ．Ｌｅｆｔ ＋ １００

Ｓｅｔ Ｒ ＝ Ｔａｒｇｅｔ

ｆｒｍＭａｉｎ．Ｃａｐｔｉｏｎ ＝ ＂報(bào)銷單位＂

ｆｒｍＭａｉｎ．Ｓｈｏｗ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｅｎｄ Ｓｕｂ

3結(jié)論

以上方法在我單位財(cái)務(wù)工作中嘗試應(yīng)用，實(shí)踐證明，取得了一定的成效，為財(cái)會(huì)人員節(jié)省了時(shí)間和精力，同時(shí)也使得借款人每次報(bào)銷沖賬時(shí)，都能清楚自己的備用金余額，免去理不清頭緒，互相指責(zé)的煩惱，受到財(cái)會(huì)人員及借款人的歡迎。