高校研究生秘書的自我發(fā)展

唐紅春

摘要： 本文指出了研究生秘書工作的重要性，結(jié)合學(xué)校研究生培養(yǎng)工作發(fā)展的實(shí)際，從研究生秘書自身發(fā)展的角度，分析了研究生秘書自我發(fā)展存在的一些障礙，提出了其自我發(fā)展的途徑和方法。

關(guān)鍵詞： 研究生培養(yǎng)研究生秘書自我發(fā)展

如果說高校本科教學(xué)是立校之本，研究生培養(yǎng)就是強(qiáng)校之路。研究生秘書作為高校研究生培養(yǎng)管理隊(duì)伍中一支不可或缺的力量，從研究生招生錄取，到研究生入學(xué)后的教學(xué)管理、培養(yǎng)方案的制訂、學(xué)位與學(xué)科評(píng)估等研究生培養(yǎng)工作的全過程，研究生秘書的工作成效直接關(guān)系到研究生的培養(yǎng)質(zhì)量，對(duì)于提高整個(gè)高校的辦學(xué)層次有很大影響。那么，以提高學(xué)校和院系的研究生培養(yǎng)質(zhì)量為目的的研究生秘書的自我發(fā)展，顯得尤為重要。

但是，研究生秘書的自我發(fā)展存在著一系列障礙，其中秘書自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的有限性是其發(fā)展的首要障礙。目前，高校在選拔研究生秘書時(shí)，越來越多地以具有一定專業(yè)背景的碩士畢業(yè)生為主，因此研究生管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)在不斷提高。但是，總體上，研究生秘書隊(duì)伍在一定程度上存在著學(xué)歷層次、技術(shù)職稱和綜合素質(zhì)偏低的普遍現(xiàn)象。同時(shí)，因?yàn)楫?dāng)前社會(huì)現(xiàn)實(shí)造成的就業(yè)壓力，具有高學(xué)歷的研究生秘書目前所從事的管理和服務(wù)工作與之前所學(xué)的研究生專業(yè)大相徑庭或極少相關(guān)，使其不能在這個(gè)崗位上施展自己的專業(yè)才能，“學(xué)而不用”、“用非所學(xué)”的現(xiàn)實(shí)導(dǎo)致他們明顯地缺乏愛崗敬業(yè)精神。再加上長(zhǎng)期以來學(xué)校和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)研究生秘書工作不夠重視，使這些高學(xué)歷的秘書們大有“懷才不遇”、“大材小用”、“不得已而為之”的情緒。因而整個(gè)研究生秘書隊(duì)伍在個(gè)人的責(zé)任意識(shí)、管理規(guī)范化程度、工作效率等方面還普遍存在很多問題，在很大程度上影響了學(xué)校的研究生培養(yǎng)和教育，也非常不利于研究生秘書自身的職業(yè)發(fā)展。

在舊的學(xué)校管理體制和運(yùn)行機(jī)制方面，對(duì)研究生秘書的工作性質(zhì)和職位權(quán)限未能明確地界定，使得高校研究生管理部門缺乏對(duì)整個(gè)研究生管理工作系統(tǒng)的統(tǒng)一指導(dǎo)規(guī)范，沒有一套可行的有效的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，從而在提高研究生管理隊(duì)伍的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)上，在激發(fā)其高度的責(zé)任感和培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)的精神方面顯得無所作為。另外，學(xué)校研究生管理部門除給秘書們安排繁忙的日常具體事務(wù)外，很少為其提供或創(chuàng)造外出進(jìn)修的機(jī)會(huì)，導(dǎo)致其缺乏現(xiàn)代化管理理念，大大制約了其知識(shí)結(jié)構(gòu)和信息管理能力的提高，也相應(yīng)地限制了其參與改革和主動(dòng)創(chuàng)新的能力，這些都成為研究生秘書自我發(fā)展的主要障礙。

基于對(duì)以上存在問題的分析和思考，我認(rèn)為要真正提高研究生秘書隊(duì)伍的整體素質(zhì)，不能單憑提高秘書選拔的學(xué)歷層次，只有讓研究生秘書從主觀上意識(shí)到自身存在的問題并努力改進(jìn)，才能從根本上促進(jìn)其自身發(fā)展。同時(shí)，學(xué)校和學(xué)院也要充分認(rèn)識(shí)到研究生秘書工作的重要性，著力改進(jìn)現(xiàn)有的不合理的管理機(jī)制，切實(shí)促進(jìn)秘書的自我發(fā)展，從而提高學(xué)校的研究生培養(yǎng)質(zhì)量，使學(xué)校真正走上強(qiáng)校之道。

促進(jìn)研究生秘書的自我發(fā)展，必須全力提高秘書自身的綜合素質(zhì)和管理能力，并從學(xué)校制度上給予保障。

一、研究生秘書自身綜合素質(zhì)和管理能力如何提高

1.提高自身的職業(yè)道德和素養(yǎng)

良好的職業(yè)道德和素養(yǎng)是做好研究生秘書工作的基本前提。研究生秘書工作廣而多的職責(zé)范疇決定了其工作量繁重、責(zé)任重大，任何的疏忽和失誤都會(huì)造成不良影響。學(xué)歷層次偏低的秘書要充分發(fā)揮自己的潛力，虛心學(xué)習(xí)，用高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神來體現(xiàn)自己的價(jià)值。學(xué)歷層次高的秘書要擺正自己的位置，不能因?yàn)橐褤碛械母邔W(xué)歷而自滿，不因“學(xué)而非用”而自棄，只有熱愛自己的事業(yè)，具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和道德感，才能實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值和成就。在任何情況下，良好的職業(yè)道德和素養(yǎng)、踏實(shí)的工作態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，是每位研究生秘書做好本職工作的保證。

2.主動(dòng)學(xué)習(xí)和研究

面對(duì)知識(shí)和科技發(fā)展及人才競(jìng)爭(zhēng)的壓力，研究生秘書不能墨守成規(guī)，滿足于現(xiàn)有的專業(yè)技能和知識(shí)結(jié)構(gòu)，而應(yīng)具有強(qiáng)烈的求知欲望和進(jìn)取精神，敢于挑戰(zhàn)自己已有的知識(shí)和能力。要加強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，勤奮學(xué)習(xí)、主動(dòng)學(xué)習(xí)。除了要主動(dòng)學(xué)習(xí)和研究與研究生發(fā)展有關(guān)的政策之外，還要認(rèn)真系統(tǒng)地學(xué)習(xí)教育學(xué)和心理學(xué)、行政管理和信息化管理等相關(guān)學(xué)科的基本理論及專業(yè)知識(shí)，以及本學(xué)院研究生各研究方向相關(guān)知識(shí)和前沿發(fā)展動(dòng)態(tài)等。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，招生、教學(xué)管理和學(xué)位等工作都要通過系統(tǒng)管理軟件來完成，所以主動(dòng)掌握現(xiàn)代化的科學(xué)管理方法尤為重要。同時(shí)，研究生秘書工作管理和服務(wù)的對(duì)象包括碩士、博士、導(dǎo)師，還有在職的工作人員。這一對(duì)象群體本身具有很強(qiáng)的思考能力和專業(yè)基礎(chǔ)，所以，要想與這一群體進(jìn)行更好的交流和合作，研究生秘書就要具有系統(tǒng)的教育心理學(xué)和管理學(xué)的理論知識(shí)，并把這些理論付諸工作實(shí)踐，以進(jìn)一步增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，提高與各方面溝通協(xié)調(diào)的能力。只有這樣，才能順利地完成每一項(xiàng)工作，并促進(jìn)自身知識(shí)和技能的更新、補(bǔ)充和提高，從而推動(dòng)個(gè)人的發(fā)展和成長(zhǎng)。

3.培養(yǎng)批判意識(shí)和創(chuàng)新精神

在提高研究生培養(yǎng)質(zhì)量的過程中，我們要求研究生具有批判意識(shí)和創(chuàng)新精神，但作為研究生的直接管理者，研究生秘書自身也要具備批判意識(shí)和創(chuàng)新精神。所謂創(chuàng)新，就是要有一定的探索精神和批判意識(shí)，善于發(fā)現(xiàn)自身工作中的不足，勇于發(fā)掘整個(gè)研究生發(fā)展過程中存在的問題。對(duì)現(xiàn)有的政策和決策中出現(xiàn)的問題要大膽提出自己的見解，在開展工作時(shí)多方位更換角度看待問題，實(shí)現(xiàn)工作上的突破，不能一味地消極服從。同時(shí)，主動(dòng)創(chuàng)造和爭(zhēng)取機(jī)會(huì)，采取各種途徑學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)內(nèi)外高校優(yōu)秀的研究生工作管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合實(shí)際情況，有創(chuàng)意地提出自己的思路和新方法，并積極參與到一切相關(guān)的改革和實(shí)踐中，從而使整個(gè)學(xué)校和學(xué)院的研究生管理工作具有前瞻性和超前性，也有利于自身在管理領(lǐng)域內(nèi)有更多建樹。

二、學(xué)校制度的保證

1.設(shè)立研究生工作部

研究生秘書管理水平的提升，必須有這樣一種體制，明確管理者的權(quán)責(zé)并確立行之有效的獎(jiǎng)懲制度。學(xué)校要在工作量編制上給研究生秘書一個(gè)明確的比較正式的定位，就需要改變學(xué)?，F(xiàn)有的管理體制，按標(biāo)準(zhǔn)生來對(duì)應(yīng)編制，保證研究生工作量編制的到位，建議在各學(xué)院設(shè)立獨(dú)立的研究生工作部。研究生工作部需建立研究生秘書工作激勵(lì)機(jī)制，在提高研究生秘書待遇的同時(shí)，開展評(píng)優(yōu)秀評(píng)先進(jìn)活動(dòng)和工作晉升制度，在院系內(nèi)部實(shí)行崗位責(zé)任制，將研究生秘書的工作水平、能力、態(tài)度和工作業(yè)績(jī)作為個(gè)人考核的重要內(nèi)容和評(píng)優(yōu)晉升的重要參考依據(jù)。這樣使得研究生管理工作者在定位上有了進(jìn)一步的提升，為研究生秘書創(chuàng)造了一個(gè)平穩(wěn)的自我發(fā)展平臺(tái)，大大激發(fā)了其自信心和工作熱情，從而有力地保證了學(xué)院研究生工作的有序開展和各學(xué)科研究生培養(yǎng)質(zhì)量的不斷提高。

2.提供多樣化的職業(yè)前景

學(xué)校在加強(qiáng)研究生管理工作隊(duì)伍建設(shè)的同時(shí)，要為其提供多樣化的職業(yè)前景。一個(gè)職業(yè)，一個(gè)崗位應(yīng)該具有明確的獎(jiǎng)懲制度，具有明確的晉升空間，但研究生工作秘書則是一個(gè)職業(yè)化程度很低的崗位，既不像輔導(dǎo)員那樣可以走職稱晉升的道路，又不像其他管理崗位那樣具有職位晉升的空間。為了提高和完善整體隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平，研究生主管部門要給研究生秘書創(chuàng)造業(yè)務(wù)培訓(xùn)和外出交流的機(jī)會(huì)，并提供一定的專項(xiàng)和資金支持。建議研究生秘書就招生、管理、培養(yǎng)、學(xué)科評(píng)估等方面的課題向?qū)W校研究生主管部門申報(bào)專項(xiàng)，主管部門要鼓勵(lì)多個(gè)院系的研究生秘書申請(qǐng)聯(lián)合專項(xiàng)，據(jù)悉有的學(xué)校已經(jīng)開始實(shí)施了類似的研究生秘書專項(xiàng)。研究生秘書專項(xiàng)的申報(bào)，不但有利于提高具有專業(yè)背景的研究生秘書的積極性和主動(dòng)性，使其在一定程度上發(fā)揮自己的專業(yè)特長(zhǎng)，而且能促進(jìn)學(xué)校內(nèi)部各研究管理部門的相互學(xué)習(xí)和交流。研究生秘書有了項(xiàng)目資金的支撐，會(huì)主動(dòng)積極地探索和創(chuàng)造工作上的新途徑、新方法和新手段，創(chuàng)造性地開展工作和解決問題，有力地推進(jìn)研究生管理工作效率和提高學(xué)校整體的研究生培養(yǎng)質(zhì)量。

3.鼓勵(lì)參與學(xué)科建設(shè)和評(píng)估

研究生秘書工作涵蓋了招生、培養(yǎng)、導(dǎo)師遴選、學(xué)位等復(fù)雜的工作程序和內(nèi)容，近年來還承擔(dān)了學(xué)科評(píng)估和學(xué)科建設(shè)等具有挑戰(zhàn)性的工作。隨著國(guó)家對(duì)研究生培養(yǎng)和學(xué)科建設(shè)的日益重視，研究生秘書不再是站在學(xué)科建設(shè)之外的單純的行政事務(wù)人員，而是參與到學(xué)科改革和學(xué)科評(píng)估之中的建設(shè)者。學(xué)科評(píng)估旨在促進(jìn)學(xué)科建設(shè)，推動(dòng)博士、碩士學(xué)位授權(quán)點(diǎn)的建設(shè)與發(fā)展，提高研究生培養(yǎng)和學(xué)位授予質(zhì)量，增強(qiáng)研究生教育和學(xué)位工作的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力。這一工作給研究生秘書帶來了很大的挑戰(zhàn)性，因?yàn)樯婕按罅康臄?shù)據(jù)采集并事關(guān)學(xué)科聲譽(yù)，所以學(xué)院要鼓勵(lì)研究生秘書主動(dòng)積極投入學(xué)科建設(shè)和評(píng)估中，并創(chuàng)造機(jī)會(huì)讓其參與到一切相關(guān)的研究、討論和有針對(duì)性的工作方法學(xué)習(xí)中，充分調(diào)動(dòng)其批判和創(chuàng)新意識(shí)，在批判總結(jié)中提高學(xué)院和學(xué)科在評(píng)估中的聲望和地位。因此具備了過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)的具有一定專業(yè)背景和創(chuàng)新意識(shí)的研究生秘書，必將是推動(dòng)學(xué)院學(xué)科建設(shè)的重要力量，進(jìn)而必將有力地促進(jìn)學(xué)校的研究生教育改革。

總之，研究生教學(xué)秘書必須正確認(rèn)清自己的角色，正確判斷自己的知識(shí)和能力，不斷實(shí)現(xiàn)自我挑戰(zhàn)，培養(yǎng)自己適應(yīng)現(xiàn)代化教學(xué)與管理體系的專業(yè)化能力，從而實(shí)現(xiàn)角色的多元化、專業(yè)化與現(xiàn)代化，真正達(dá)到自身的全方位發(fā)展的目的，為推動(dòng)本校和本院的研究生教育與發(fā)展而不懈努力。

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