淺析現(xiàn)代高校教學(xué)檔案管理的信息化進程

吳靜

摘要作為高校教學(xué)檔案管理的一個重要組成部分，教學(xué)檔案信息化管理對高校教學(xué)檔案管理的提高有較大的促進作用。本文首先對高校教學(xué)檔案的內(nèi)涵和特點進行介紹，分析了高校教學(xué)檔案信息化管理中存在的問題，最后提出高校教學(xué)檔案信息化管理的相關(guān)對策。

關(guān)鍵詞高校教學(xué)檔案信息化管理規(guī)范化建設(shè)

高校教學(xué)檔案是一種重要的學(xué)校教學(xué)工作記錄，在教師的教學(xué)工作和研究中具有重要的不可忽視的重要作用。對高校教學(xué)檔案進行信息化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案管理從實體向信息化的轉(zhuǎn)變。2008年9月1日我國開始實施新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，于第三十八條對教學(xué)檔案的信息化管理進行規(guī)定，指出高校應(yīng)該設(shè)立專門的經(jīng)費，配置專門的教學(xué)檔案信息管理所需的設(shè)備，實現(xiàn)高校教學(xué)檔案的信息化管理。因此，在高校教學(xué)檔案的管理中，信息化管理已經(jīng)成為一項重要的管理方式，對于高校教學(xué)檔案管理水平的提高具有重要作用。本文希望通過對高校教學(xué)檔案信息化管理存在的問題進行分析，提出相關(guān)的解決策略，以期對高校檔案信息化管理具有一定的借鑒意義。

1 高校教學(xué)檔案的內(nèi)涵和特點

高校教學(xué)檔案是高校教學(xué)活動和教學(xué)管理的一種有效記載， 主要包括各類教學(xué)管理材料、教師的業(yè)務(wù)類材料、學(xué)校專業(yè)、學(xué)科和課程的建設(shè)類材料以及學(xué)生的學(xué)籍類材料等內(nèi)容。高校教學(xué)檔案主要通過立卷，以文字材料、照片、錄像帶、軟盤、圖片等多種形式來進行保存，具有非?？捎^的保存價值。通過高校教學(xué)檔案，有助于了解學(xué)校的歷史、教學(xué)經(jīng)驗、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)管理以及教學(xué)質(zhì)量等，有助于高校對教學(xué)活動和教學(xué)研究進行進一步的改進，為社會培養(yǎng)出合格的、優(yōu)秀的人才。

高校教學(xué)檔案具有知識密集、內(nèi)容廣泛、信息集中性等特點，具體來說，主要體現(xiàn)在以下四個方面：首先，高校教學(xué)檔案具有延續(xù)性，如教學(xué)計劃和學(xué)生成績具有延續(xù)性的特點。其次，高校教學(xué)檔案具有時間性，如教學(xué)安排及教學(xué)工作計劃都與時間有密切關(guān)系。再次，高校教學(xué)檔案具有制約性，如教材、教學(xué)大綱和教學(xué)計劃之間存在相互制約性，即教學(xué)大綱決定教材的選擇和編碼，而教學(xué)計劃又是教學(xué)大綱制定的主要依據(jù)。最后，高校教學(xué)檔案具有分散性，如教學(xué)檔案形成于教學(xué)業(yè)務(wù)部門和個人的教學(xué)活動中，并且大多數(shù)是由個人來保管的，因此具有分散性的特點。

2 高校教學(xué)檔案信息化管理存在的問題

2.1 信息教學(xué)檔案較難統(tǒng)一、規(guī)范化管理

當(dāng)前，我國高校教學(xué)檔案的信息化管理建設(shè)尚處于起步階段，進行各種活動時產(chǎn)生的大量信息教學(xué)檔案還沒有進行統(tǒng)一的系統(tǒng)化處理，各高校中尚未引入有效的管理制度、適用的管理軟件，從而使得高校的信息教學(xué)檔案管理規(guī)范化和標準化，導(dǎo)致很多寶貴的資源流失。同時，與原先的紙質(zhì)檔案相比，信息化的檔案管理形式也有多種類型，不僅有文字材料、表格圖片等類型，還有聲音、影視等形式，因此，在對高校教學(xué)檔案進行信息化管理時具有較大的難度，會遇到一些紙質(zhì)檔案管理時不存在的技術(shù)問題。怎樣對高校電子文檔進行規(guī)范化管理，現(xiàn)在還沒有一個統(tǒng)一的、完善的標準，需要我們繼續(xù)進一步探索。

2.2 檔案信息化管理存在安全隱患

高校教學(xué)檔案信息化管理存在很多安全隱患，如檔案管理所面臨的安全問題、保密問題都是我們進行信息化管理時必須重視的問題。其中安全問題對于高校教學(xué)檔案的信息化管理具有重要的影響作用。檔案的信息化管理是在互聯(lián)網(wǎng)的信息平臺上進行的，需要將很多成熟的技術(shù)應(yīng)用于信息安全，如加密技術(shù)、防火墻技術(shù)等。但是，由于高校在內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間沒有做好相關(guān)的邏輯隔離和物理隔離，使得檔案的信息化管理存在嚴重的安全隱患。如在對高校教學(xué)檔案的信息進行查詢時，很可能會因為安全保護措施的應(yīng)用（下轉(zhuǎn)第226頁）（上接第166頁）不當(dāng)而使計算機受到病毒攻擊，造成計算機中的電子文檔遭到破壞，造成檔案數(shù)據(jù)的丟失。

3 高校教學(xué)檔案信息化管理的對策

3.1 強化高校教學(xué)檔案信息化管理的意識

在高校教學(xué)檔案的管理中，信息技術(shù)起著非常重要的作用，只有充分認識到這一點，才能更好地推動高校教學(xué)檔案的信息化管理。在強化高校教學(xué)檔案信息化管理的意識方面，我們需要做到以下幾點：首先，要強化對教學(xué)檔案管理工作的意識。在教學(xué)檔案管理中，要強化對教學(xué)檔案工作的責(zé)任感和使命感，將之作為發(fā)揚教學(xué)工作者和教學(xué)管理者優(yōu)良傳統(tǒng)作風(fēng)的一項重要工作。同時，要將檔案信息的價值和教職工的利益聯(lián)系起來，并將檔案意識貫穿于整個教學(xué)建設(shè)和管理過程，做到真正為老師、學(xué)生和教學(xué)服務(wù)。其次，要對教學(xué)檔案的信息化有一個正確的認識。檔案的信息化不僅要強調(diào)一種管理技術(shù)和管理方法，而且更強調(diào)的是一種管理理念，是一種對檔案管理工作的流程化管理的再造，能對檔案管理手段進行革新。最后，在高校教學(xué)檔案的信息化管理中要注重對軟硬件設(shè)施的強化。所謂的硬件設(shè)施就是計算機的硬件配備、計算機的安全性能等，軟件設(shè)施最主要是人對計算機的正確理解和運用計算機軟件的能力。只有具備足夠的軟硬件設(shè)施，才能更好地推動高校教學(xué)檔案信息化管理工作的有效實施。

3.2 實現(xiàn)高校教學(xué)檔案信息化管理的規(guī)范化建設(shè)

高校教學(xué)檔案的信息化管理離不開對檔案的規(guī)范化、標準化建設(shè)。首先，需要建立健全高校教學(xué)檔案的信息化管理制度。教學(xué)檔案管理制度的切實有效實施需要學(xué)校進行正式印發(fā)，然后在學(xué)校的各個科室、部門等進行貫徹落實。如高?？梢詫⒔虒W(xué)文件的形成、整理歸檔和積累等相關(guān)制度與文件的保管制度、崗位責(zé)任制度等緊密聯(lián)系，通過合理有效的人員考核、晉升和工資等來實現(xiàn)對檔案信息化管理的規(guī)范。其次，實現(xiàn)對教學(xué)檔案的電子文檔分類管理。根據(jù)教學(xué)檔案的不同特點，可以將其電子文檔進行不同的分類，如可以分為教學(xué)管理類檔案文檔、師資隊伍建設(shè)類檔案文檔、學(xué)科建設(shè)類檔案文檔、課堂教學(xué)類檔案文檔以及實踐教學(xué)類檔案文檔等多種類型。

3.3 確保信息網(wǎng)絡(luò)的安全

信息網(wǎng)絡(luò)的安全是高校教學(xué)檔案信息化管理中需要給予高度重視的問題。信息化作為高校教學(xué)檔案管理工作的一個重要部分，對各類教學(xué)文件、信息和數(shù)據(jù)等的管理具有非常重要的作用。然而，信息化的管理必然會面臨網(wǎng)絡(luò)安全問題，因此，需要高校對檔案的信息安全進行有效防范和管理，以確保教學(xué)檔案信息的安全。首先，要對教學(xué)檔案的電子文檔進行有效保存和安全保護。如高校可以建立教學(xué)檔案電子文檔的異地安全保管體系，來確保電子檔案的安全。又如，還可以建立融合網(wǎng)絡(luò)傳遞和介質(zhì)傳遞兩種方式的電子文檔歸檔系統(tǒng)，保障電子檔案的安全。其次，要建立電子文檔和紙質(zhì)文檔的一致性保障。

3.4 加強高校教學(xué)檔案信息化管理人才隊伍的建設(shè)

高校教學(xué)檔案的信息化管理離不開高素質(zhì)的人才隊伍作支撐。信息化管理是一項需要較強技術(shù)的工作，對高校教學(xué)檔案的信息化管理工作人員提出了更高的要求，不僅需要教學(xué)檔案工作者掌握相關(guān)的檔案學(xué)知識，還要熟悉相關(guān)的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識，并能對計算機軟件進行熟練運用。因此，需要高校加強對教學(xué)檔案信息化管理人才隊伍的建設(shè)，以推動檔案管理工作的長期、有效和健康的發(fā)展。

4 結(jié)論

高校教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理工作的一個重要組成部分，而強化其信息化管理能夠?qū)虒W(xué)檔案管理和教學(xué)管理工作的提高具有重要的作用。本文首先介紹了高校教學(xué)檔案的內(nèi)涵和特點，然后對高校教學(xué)檔案的信息化管理中存在的問題進行分析，最后從強化教學(xué)檔案信息化管理的意識、實現(xiàn)高校教學(xué)檔案信息化管理的規(guī)范化建設(shè)、確保信息網(wǎng)絡(luò)的安全、加強高校教學(xué)檔案信息化管理人才隊伍的建設(shè)和加強高校教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)五個方面對高校教學(xué)檔案信息化管理工作的提高提出相關(guān)對策，以期對高校教學(xué)檔案的信息化管理有一定的參考、借鑒意義。