ERP實施風(fēng)險及其控制策略

熊偉

[摘要] ERP代表著現(xiàn)代先進(jìn)的管理理念、思想和方法，是企業(yè)提升核心競爭力的必由之路。本文通過分析ERP實施前、實施過程中和實施后的風(fēng)險，深入細(xì)致地探討了企業(yè)控制和規(guī)避ERP風(fēng)險的方法，以期對我國企業(yè)成功實施ERP有所幫助。

[關(guān)鍵詞] ERP；實施風(fēng)險；風(fēng)險控制；風(fēng)險規(guī)避

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 24. 001

[中圖分類號]F233[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673 - 0194（2012）24- 0002- 02

0引言

企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）是一個集合企業(yè)所有資源進(jìn)行有效的計劃和控制，以達(dá)到最大效益的集成系統(tǒng)。隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，市場競爭越來越激烈，迫使越來越多的企業(yè)選擇通過實施ERP來提升企業(yè)核心競爭力。然而任何項目的實施，無論其企業(yè)自身多么優(yōu)秀，項目準(zhǔn)備多么充分，都存在著風(fēng)險，更何況ERP軟件不是一件普通商品，它作用的對象不是無生命的設(shè)備和物理環(huán)境，而是生產(chǎn)力要素中最具活力、最具變化性的要素——人和由人參與的企業(yè)管理活動，而企業(yè)的管理活動由于企業(yè)特點、產(chǎn)品特性、企業(yè)文化、發(fā)展背景、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格，甚至管理人員個人素質(zhì)等眾多因素的不同而各不相同。因此ERP軟件的實施，其風(fēng)險與難度之大可想而知。

ERP系統(tǒng)從原材料的采購到產(chǎn)品的制造，從產(chǎn)品的銷售到貨款的回收，涉及到企業(yè)的產(chǎn)、供、銷、人、財、物等多個方面，由于涉及范圍廣、管理層次多、時間跨度長以及企業(yè)管理體制等諸多因素，項目實施存在諸多風(fēng)險。

下面根據(jù)有關(guān)學(xué)者的研究情況，并結(jié)合筆者多年來ERP項目實施和管理的經(jīng)驗，通過分析ERP實施前、實施過程中和實施后的風(fēng)險，對企業(yè)控制和規(guī)避ERP風(fēng)險的方法進(jìn)行了相應(yīng)的探討。具體可見圖1。

1ERP實施前的風(fēng)險及其控制策略

1.1 規(guī)劃風(fēng)險

項目規(guī)劃風(fēng)險，指缺乏ERP項目規(guī)劃或者ERP項目規(guī)劃與企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃不匹配，使ERP實施缺乏目標(biāo)性，也就無法評價最終實施效果。

風(fēng)險控制策略：

（1）根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略建立ERP項目總體規(guī)劃，并取得企業(yè)高層管理人員的認(rèn)同。這樣就明確了ERP項目實施方向，避免項目實施偏離軌道，并取得企業(yè)高層對項目強(qiáng)有力的支持。

（2）明確企業(yè)自身需求，即希望通過實施ERP解決什么問題，借助ERP提升企業(yè)管理水平到什么高度，為此企業(yè)必須對自身的管理進(jìn)行診斷和冷靜的思考。一個詳盡的需求分析不僅可以杜絕簡單地把傳統(tǒng)管理和手工操作搬到ERP系統(tǒng)上，避免“垃圾進(jìn)、垃圾出”，而且能幫助實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，支持業(yè)務(wù)流程。

（3）設(shè)立ERP實施階段性目標(biāo)、評價標(biāo)準(zhǔn)和評價方法，以便于在項目實施中后期對ERP項目的檢查、評估和驗收。

1.2 決策風(fēng)險

在企業(yè)正式實施ERP項目前，面臨3項重要決策：ERP軟件選型決策、實施組織決策和咨詢合作服務(wù)商選擇決策，而每一項決策均包含著一定的風(fēng)險。

ERP軟件選型風(fēng)險，指企業(yè)面對市場上眾多的ERP軟件，無從下手或選型不當(dāng)，造成ERP項目實施失敗。據(jù)相關(guān)資料統(tǒng)計，我國ERP項目失敗的原因有67%源于對ERP軟件選型不當(dāng)。有的企業(yè)僅把ERP當(dāng)成是一種管理時尚，無視軟件本身的功能和質(zhì)量，使得ERP軟件無法滿足企業(yè)實際需求；有的企業(yè)片面追求“功能強(qiáng)大”的ERP軟件，忽視了企業(yè)自身管理水平，造成系統(tǒng)功能和資金的浪費；有的企業(yè)對ERP軟件過度“客戶化”，削弱了ERP固有特性。

實施組織決策風(fēng)險，指有些企業(yè)把ERP項目看作技術(shù)項目而忽視其管理內(nèi)涵，把項目簡單地交給軟件商或者信息部門的技術(shù)人員，沒有建立正確的實施隊伍組織，企業(yè)管理層也沒有真正參與到系統(tǒng)實施的過程中去，從而造成企業(yè)實施的組織錯位。

咨詢合作服務(wù)商選擇風(fēng)險主要指軟件咨詢商、軟件供應(yīng)商和軟件服務(wù)商選擇不當(dāng)而帶來的ERP實施失敗風(fēng)險。

風(fēng)險控制策略：

（1）“因地制宜、量體裁衣”是避免ERP軟件選型風(fēng)險的有效對策。具體來說就是企業(yè)的管理層首先要從系統(tǒng)和全局角度理解ERP原理，明確企業(yè)自身需求和未來發(fā)展需求的關(guān)系，深入了解ERP軟件產(chǎn)品的功能性、易用性、擴(kuò)展性、柔性和價格，平衡目標(biāo)和投入之間的矛盾，并在人力和時間上給予充分的投入，從而選出最適合自己的ERP軟件。

（2）避免組織實施風(fēng)險的有效手段是建立企業(yè)“一把手工程”下ERP項目實施團(tuán)隊，包括：①項目指導(dǎo)委員會，通常由企業(yè)總經(jīng)理或執(zhí)行總裁親自掛帥，從企業(yè)戰(zhàn)略高度出發(fā)，提出目標(biāo)和要求、調(diào)度企業(yè)資源，并對項目有關(guān)問題做出重要決策；②實施小組，通常由副總經(jīng)理擔(dān)任項目經(jīng)理，各生產(chǎn)部門、各流程的業(yè)務(wù)骨干、技術(shù)負(fù)責(zé)人和信息主管共同實施，他們必須是全職而非兼職的項目組成員，這樣才可以保證避免干擾，全面負(fù)責(zé)推進(jìn)實施項目，解決和協(xié)調(diào)項目實施過程中的具體問題；③項目合作伙伴（軟件供應(yīng)商），負(fù)責(zé)與實施小組共同完成項目實施工作以及人員培訓(xùn)等工作。通過建立這種“一把手工程”下的項目實施組織，才能顯示出項目足夠的權(quán)威性，同時又具備在各部門協(xié)調(diào)ERP項目實施的權(quán)力。

（3）由于咨詢合作服務(wù)商的工作能力和經(jīng)驗決定著實施過程的質(zhì)量及實施成效，通過考察軟件咨詢商、軟件供應(yīng)商和軟件服務(wù)商的歷史和經(jīng)歷，了解軟件的發(fā)展過程，拜訪軟件實施客戶，聽取他們的評價，吸取經(jīng)驗和教訓(xùn)，以有效控制咨詢合作服務(wù)商選擇風(fēng)險。

2ERP實施過程中的風(fēng)險及其控制策略

2.1 流程變革風(fēng)險

ERP代表著現(xiàn)代先進(jìn)的管理理念和方法，因而ERP系統(tǒng)實施是企業(yè)管理的革命，必然會與傳統(tǒng)管理模式發(fā)生激烈的碰撞。由于傳統(tǒng)思維定勢、利益格局的被打破以及ERP實施引發(fā)的業(yè)務(wù)流程變革都將帶來企業(yè)不同層面的阻力，使ERP項目實施陷于泥潭，甚至失敗。

風(fēng)險控制策略：

對那些準(zhǔn)備上ERP，但其自身管理較薄弱的企業(yè)，首先應(yīng)當(dāng)建立和健全企業(yè)業(yè)務(wù)流程以及必要的規(guī)章制度，引進(jìn)先進(jìn)的管理思想進(jìn)行企業(yè)管理；其次對現(xiàn)行企業(yè)中的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組和優(yōu)化，注重學(xué)習(xí)新的管理思想和方法，消除業(yè)務(wù)流程中不適應(yīng)的環(huán)節(jié)，持續(xù)改進(jìn)現(xiàn)有流程，這是一項艱巨的工作，因而越早開展此項工作，對ERP實施也就越有利。

雖然現(xiàn)有絕大多數(shù)ERP系統(tǒng)可以通過一定的系統(tǒng)配置進(jìn)行客戶化以適應(yīng)不同企業(yè)的業(yè)務(wù)流程需要，但過度的ERP客戶化，將會給企業(yè)今后的ERP維護(hù)和升級帶來巨大困難，同時會使ERP背離其原有的先進(jìn)管理思想，喪失“最佳業(yè)務(wù)表現(xiàn)”，使ERP功能難以發(fā)揮，也使企業(yè)想通過實施ERP來提高管理水平和整體素質(zhì)的目的難以達(dá)到。

此外為避免企業(yè)員工中的抵觸情緒，需要加強(qiáng)對員工的素質(zhì)教育和ERP的分層次培訓(xùn)（領(lǐng)導(dǎo)層、項目實施層和業(yè)務(wù)層），由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)推行，使員工樹立“ERP全員工程”思想，積極有效地參與到相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理和流程改造中去，并承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任，以實現(xiàn)員工知識技能、管理理念和管理模式與ERP項目實施相匹配。

2.2 項目管理風(fēng)險

項目管理風(fēng)險，指在ERP項目實施中因缺乏有效的項目管理組織或沒有制訂嚴(yán)格的項目計劃或缺乏有效的成本控制，從而給ERP實施帶來的風(fēng)險。

風(fēng)險控制策略：

首先建立和健全有效的項目管理組織，包括項目指導(dǎo)委員會、實施小組，與軟件服務(wù)商進(jìn)行充分合作，建立并有效執(zhí)行項目計劃（包括明確的實施范圍、進(jìn)度計劃、成本計劃、質(zhì)量計劃）和定期檢查階段性成果，并通過適時的反饋，及時發(fā)現(xiàn)并糾正項目實施過程中的偏差。

3ERP項目實施后風(fēng)險及其控制策略

3.1 系統(tǒng)安全風(fēng)險

系統(tǒng)安全風(fēng)險泛指ERP系統(tǒng)在投入正常使用后由于安全管理不當(dāng)而造成ERP系統(tǒng)無法正常使用的各種可能性。

風(fēng)險控制策略：

ERP系統(tǒng)安全風(fēng)險，可以根據(jù)信息系統(tǒng)安全層次模型從行為規(guī)范、實體安全管理和技術(shù)安全管理3個方面進(jìn)行著手。首先建立和健全機(jī)房的安全管理規(guī)章，培養(yǎng)和加強(qiáng)員工的信息安全意識，使員工在進(jìn)行業(yè)務(wù)處理時能按照企業(yè)信息安全方針進(jìn)行安全控制和風(fēng)險防范，避免人員誤操作風(fēng)險；其次對照實體安全管理要求，建立和完善ERP系統(tǒng)所在場地環(huán)境（機(jī)房、防水防火等）、硬件安全實施（設(shè)備、電源、電磁干擾等）；最后在技術(shù)安全方面，可以通過實施安全的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，正確設(shè)置操作系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，安裝并及時更新防病毒軟件，按時對數(shù)據(jù)進(jìn)行安全備份與存檔，借助IT工具有效實施非法入侵檢測和數(shù)據(jù)更改追蹤等手段，可以有效控制系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)、軟件和數(shù)據(jù)安全風(fēng)險。

3.2 意外災(zāi)害風(fēng)險

意外災(zāi)害風(fēng)險是指地震、水災(zāi)和火災(zāi)等自然災(zāi)害給ERP系統(tǒng)帶來的毀滅性災(zāi)害，從而造成企業(yè)業(yè)務(wù)交易的中斷或丟失，給企業(yè)帶來災(zāi)難。

風(fēng)險控制策略：

建立和健全“災(zāi)難備份”機(jī)制，不失為一個良方，即為了災(zāi)難恢復(fù)而對數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)支持能力和運行管理能力進(jìn)行備份的過程。美國的“911”事件，使世貿(mào)大廈內(nèi)至少150家金融公司受損，但災(zāi)難備份差異致使這些金融機(jī)構(gòu)“同命不同運”，有統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明，沒有實施災(zāi)難備份措施的公司60%在災(zāi)難后2～3年完全垮掉了。災(zāi)難備份這一在災(zāi)難來臨前看似多余的投資在災(zāi)難降臨的時刻讓人們意識到了其真正的價值所在。

當(dāng)然可視災(zāi)害級別及對災(zāi)害的響應(yīng)要求，設(shè)置不同級別的風(fēng)險控制策略。一般而言災(zāi)害級別和對災(zāi)害的響應(yīng)要求越高，風(fēng)險控制的代價也就越大。例如銀行、電信、能源等要害部門，其異地災(zāi)害備份中心的建立和運行需要巨額投入，而對像一般企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)中心，簡單的異地備份策略所需的開銷就小得多，再或者在計算機(jī)系統(tǒng)無法正常工作的情況下，恢復(fù)手工處理業(yè)務(wù)的步驟和措施也不失為一種方法。

總體而言現(xiàn)階段我國的信息化建設(shè)基礎(chǔ)仍然比較薄弱，大多數(shù)企業(yè)的管理水平不高，與ERP所代表的先進(jìn)管理思想還有相當(dāng)?shù)木嚯x，因而實施ERP存在一定的風(fēng)險，但只要企業(yè)明確ERP系統(tǒng)的實施是一項涉及管理和技術(shù)的系統(tǒng)工作，采用科學(xué)的方法和積極的應(yīng)對措施，還是能夠?qū)RP實施風(fēng)險降至最低，并取得ERP實施的成功，從而最終提升企業(yè)的價值。

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