檔案資料保存的有效策略

李霞

現(xiàn)代社會(huì)是信息的社會(huì)，以往檔案都存在檔案館里的方式已經(jīng)被數(shù)字檔案館取代，人們可以直接在網(wǎng)上獲取想要查找的信息，數(shù)字檔案館方便了人們的生活，數(shù)字文件更是有提高工作效率、節(jié)省存儲(chǔ)空間、便于資源共享、增加信息交流等特點(diǎn)，但是隨著檔案行業(yè)信息化的快速發(fā)展，檔案資料用電子的形式保存也存在很多的問題，檔案工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

一、目前檔案資料保存存在的問題

1.資料的真實(shí)性無法保證

由于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，電腦已經(jīng)走進(jìn)千家萬戶，并且成為了常用的辦公室設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜使得電腦黑客盛行，加上網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫，電腦文件的安全性受到嚴(yán)重威脅。由于電子資料很多沒有保留文本記錄，所以資料的內(nèi)容很容易被增減篡改，并且無據(jù)可查，使得檔案資料的真實(shí)性無法保證。

2.保密系統(tǒng)不完善

電子檔案不像紙質(zhì)檔案，可以密封起來保存在檔案室里，隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的惡化和黑客的攻擊，檔案的保密性受到威脅，加之檔案管理人員的技術(shù)水平參差不齊，不能設(shè)置完善的保密系統(tǒng)，沒有良好的保密技術(shù)，也沒有及時(shí)檢測(cè)電腦的安全性，使得檔案資料受到破壞或是外泄。

3.文件保存期有限

紙質(zhì)檔案可以在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)完整保存，而電子文件會(huì)受到周圍環(huán)境的影響，如果周圍有磁場(chǎng)較強(qiáng)的物件擺放的話，很可能會(huì)減少存儲(chǔ)檔案資料磁盤的使用壽命，存儲(chǔ)介質(zhì)因污跡、霉變、介質(zhì)層間開裂等會(huì)導(dǎo)致光盤資料無法讀取，資料就無從查證。并且在電子文件保存一定時(shí)期后就需要轉(zhuǎn)錄，轉(zhuǎn)錄的過程中也可能導(dǎo)致資料的丟失或混雜。

二、檔案資料的保存策略

1.資料轉(zhuǎn)移保存

由于電子文件具有不持久性，很多需要長(zhǎng)期保存的資料需要經(jīng)常轉(zhuǎn)錄，并且在軟件更新時(shí)和轉(zhuǎn)錄過程中容易丟失資料。可以把需要長(zhǎng)期保存的資料轉(zhuǎn)移到縮微品上，研究證明，縮微品的保存期限至少為100年，這就大大延長(zhǎng)了資料的保存期限，并且減少了資料的丟失?？s微品還具有存儲(chǔ)量大、方便查閱等特點(diǎn)，可以把大量的資料縮到很小的物品上去，減少了資料的占用空間。在查找資料時(shí)，人們可以直接查找標(biāo)頭，方便快捷。資料轉(zhuǎn)移能夠彌補(bǔ)電子文件保存期有限的缺點(diǎn)。

2.將檔案資料進(jìn)行復(fù)制保存

根據(jù)文件來確定密級(jí)與保存期限，參照國(guó)家對(duì)同類內(nèi)容紙質(zhì)文書檔案的管理規(guī)定來執(zhí)行，可以把原來的電子文件全部復(fù)制到磁盤、光盤等文件載體上，能夠有效預(yù)防由于原電子文件載體過期、老化或是因自然災(zāi)害或人為損壞等問題出現(xiàn)資料無法打開讀取，或是引起的資料丟失現(xiàn)象的發(fā)生，這種方法比較簡(jiǎn)單有效，可以定期復(fù)制保存，但要注意在復(fù)制過程中的全面性。

3.積極引進(jìn)先進(jìn)的新技術(shù)

隨著科技的發(fā)展，關(guān)于檔案資料保存的新技術(shù)也越來越多，檔案管理人員應(yīng)該積極采用新技術(shù)，比如能夠延長(zhǎng)文件保存時(shí)間的新型電子文件載體、不間斷電源的使用、數(shù)字時(shí)間印章技術(shù)、電子簽名、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等。新技術(shù)的使用對(duì)檔案管理人員也有了更高的要求，檔案管理人員應(yīng)該掌握基本的計(jì)算機(jī)技術(shù)，學(xué)習(xí)電子文件管理知識(shí)，加強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)。

4.制定科學(xué)的管理體制

要明確檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子文件使用的每個(gè)環(huán)節(jié)都做出明確的規(guī)范，使檔案管理人員在使用電子文件時(shí)有依據(jù)。做好電子文件的保護(hù)措施，定期檢查系統(tǒng)安全性，防止黑客以及病毒的侵害。同時(shí)國(guó)家要制定相關(guān)的保證政策，制定相關(guān)的法律法規(guī)對(duì)秘密資料進(jìn)行保護(hù)。

檔案資料的保存可以采用電子保存和紙質(zhì)保存的方法，兩者皆有利弊，應(yīng)該把兩種保存方式結(jié)合起來，再引用新技術(shù)和新科技，保證檔案資料的完整性、長(zhǎng)久性。