淺析OA系統(tǒng)在高校財務管理中的運用

姚紅美

【摘 要】 在信息技術的發(fā)展中，OA系統(tǒng)的誕生主要是為了行政管理，更多的是應用于企事業(yè)單位的內部公文傳遞、人事協(xié)同等。OA系統(tǒng)運用于預算控制、財務審批、資產管理等管理過程是近幾年才出現(xiàn)的新生事物。文章通過介紹OA系統(tǒng)在蘇州大學應用技術學院財務管理中的運用實踐，闡述OA系統(tǒng)在高校財務管理中的優(yōu)缺點，以期對數(shù)字化校園建設中高校財務管理信息化建設和發(fā)展有所裨益。

【關鍵詞】 OA系統(tǒng)； 高校； 財務管理

隨著IT技術的發(fā)展和網(wǎng)絡的普遍應用，數(shù)字化校園的建設和發(fā)展已經成為高校提高自身管理水平、加強內部控制、優(yōu)化資源配置、提升社會形象的重要舉措，越來越得到大多數(shù)高校的認同和重視。OA系統(tǒng)是數(shù)字化校園的有機組成部分。

OA全稱Office Automation，翻譯為中文簡稱辦公自動化，是大家熟知的IT詞語。然而對于OA是什么卻是眾說紛紜，不同的人對此會有不同的解釋。目前最全面、最被認可的OA的概念是：OA是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內部信息交流、共享、流轉處理的和實現(xiàn)辦公自動化及提高工作效率的各種信息化設備和應用軟件。但是，它并不是孤立存在的，它與企事業(yè)單位其他各類管理系統(tǒng)（如電子政務系統(tǒng)、電子商務系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務系統(tǒng)）密切相關、有機整合。一個獨立存在的OA辦公自動化系統(tǒng)生命力及作用是薄弱的。

OA技術發(fā)展至今，將財務審批流程并入OA系統(tǒng)已成為可能，大大提高了審批效率和辦公速度，也是高校數(shù)字化校園建設的重要成果。

一、OA系統(tǒng)運用于高校財務審批的優(yōu)勢

蘇州大學應用技術學院財務管理實行OA審批已過了一年，實踐證明OA運用于高校財務審批具有明顯優(yōu)勢。

1.無紙化形式，有利于縮短審批周期。OA系統(tǒng)不僅支持局域網(wǎng)運行還支持手機模式，方便財務事項經辦人和審批人在任何地方登陸OA，辦理網(wǎng)上申請和審批。與手工形式相比，大大縮短了審批周期。

2.“物流化”審批過程，有利于加強內部控制。OA系統(tǒng)是協(xié)同管理平臺，集成了組織運行的主要管理功能并流程化。如：采購申請與驗收、預算申請與報銷、借款與合同管理等。高校財務管理中涉及內部控制的重要環(huán)節(jié)，都能在OA系統(tǒng)中予以流程化并相互鏈接，有利于經濟事項按流程運作。通過鏈接提供各控制環(huán)節(jié)詳細內容，避免了手工形式下內部控制環(huán)節(jié)的遺漏。

3.多形式查詢及尋呼，有利于提高事前控制能力。OA系統(tǒng)提供了多種形式的查詢及尋呼功能，申請人只要開始登陸OA辦理申請，財務部門即可查詢相關信息，關注申請事項費用的合理性和有效性，發(fā)現(xiàn)異常，及時尋呼提醒，提高事前控制的能力。

4.有利于提高資金運籌管理能力。財務部門通過OA提供的審批業(yè)務流程，可以查閱資金需求的動態(tài)變化，及時掌握資金需求量，合理安排資金供給，提高資金運籌管理能力。

5.有利于查詢財務審批流程節(jié)點。OA系統(tǒng)協(xié)同管理各模塊均是流程化的方式，相關人員可以通過流程查詢功能隨時查詢經辦業(yè)務的“流動”速度和節(jié)點，并可通過催辦方式提醒和催促各節(jié)點經辦人和審批人。

6.有利于提高財務服務能力和效率。OA系統(tǒng)建立了平臺尋呼、短信尋呼、郵件尋呼、內部博客、內部論壇、審批意見等溝通方式。您的各類意見可以隨時反饋給您需要溝通的所有人員，相關業(yè)務各節(jié)點人員通過流程查詢和短信均能及時了解您的反饋信息，提高了財務服務能力和效率，避免了面對面的現(xiàn)場沖突。

二、OA系統(tǒng)運用于高校財務審批的流程及存在的問題

高校財務管理實施OA審批，初始化工作主要是審批流程的設計。根據(jù)財務管理的要求，結合OA的特點，分析內部控制的環(huán)節(jié)，設計審批類型和審批流程。

1.審批類型。OA系統(tǒng)運用于財務審批，可分為財務申請和財務報銷兩類。根據(jù)預算控制和日常運行管理需要，組織活動結束無論是產生顯性費用還是隱性費用，都應納入財務申請辦理審批。財務申請又可分為采購申請、出差申請、費用申請、接待申請、維修申請、培訓申請、舉辦會議申請、學術講座申請等。財務報銷主要是結合費用類型和審批環(huán)節(jié)劃分，可分為人員費用、差旅費、借款、購置設備、其他費用等?？蒲薪涃M可以單列也可以分項目并入上述費用。

2.審批流程。OA系統(tǒng)中的財務審批流程，與手工形式下的審批流程相比，可以設置更多的控制環(huán)節(jié)。根據(jù)高校運行的實際，財務申請和財務報銷的審批流程可以相同也可以不同。財務申請審批流程一般為：申請人→部門負責人→分管校領導。為了簡化環(huán)節(jié)，也可以是申請人→部門負責人，具體依據(jù)高校日常運行管理控制要求。財務報銷審批流程主要是根據(jù)高校財務管理要求設置。財務管理要求的每一環(huán)節(jié)都應設置在審批流程中。財務報銷審批流程一般為：申請人→證明人→部門負責人→分管校領導或分管財務校領導→財務審核→財務復核→出納。涉及需要有申請和驗收要求的，相關已審批申請和驗收單通過鏈接嵌入本流程。申請人查詢到流程已經過分管財務校領導審批，便可將原始單據(jù)送交財務部門審核，也可以是財務審核通過尋呼方式通知申請人提交原始單據(jù)。不等候、無現(xiàn)金報銷方式下，申請人查詢流程已結束，該財務報銷業(yè)務即完成。在財務報銷審批流程的每一節(jié)點，節(jié)點經辦人判斷報銷費用不符合要求都可以退回上一節(jié)點或直接退回到申請人，并可將退回意見通過對話框和尋呼方式通知需要告知的所有對象。

OA系統(tǒng)運用于除高校財務事項外的日常辦公已很普遍，運用于高校財務審批，在國內尚屬鮮見。根據(jù)蘇州大學應用技術學院運行一年多來的實際，尚有許多問題亟待解決。

第一，各節(jié)點簽批的有效性。財務管理實施OA審批，最后歸入會計檔案的是流程各節(jié)點電子簽名形成的打印件，原始單據(jù)不再有審批人的手簽名。根據(jù)電子簽名的控制要求，U盾形式的簽名為合法安全簽名。目前，除分管財務校領導外，各節(jié)點均未強制要求采用電子簽名。同時，各節(jié)點審批人不再是手簽，而僅是根據(jù)申請人對費用事項的描述判斷是否簽批，缺少了對原始單據(jù)直觀性的判斷，降低了簽批的有效性。

第二，原始單據(jù)入賬手續(xù)缺失。根據(jù)財務管理需要，手工審批形式下，原始單據(jù)上均有各環(huán)節(jié)責任人手簽名。手簽名形式的法律責任人人皆知。采用OA審批后，原始單據(jù)上只剩經辦人手簽名，這與國家有關會計檔案管理要求相悖，也隱藏了因票據(jù)流失重復報賬的風險。

第三，各節(jié)點新增工作量不經濟。高校財務管理實施OA審批后，給申請人和財務部門帶來了成倍的工作量。申請人需要填列每一張原始單據(jù)的號碼、金額、開票單位、內容、事由。財務審核和復核需要核對申請人填寫的信息是否與原始票據(jù)相符。如此而為，僅是幫助審批人判斷。事實上，即使審批人判斷正確，也難以確保申請費用完全符合財務入賬要求，仍有諸如未加蓋發(fā)票專用章造成票據(jù)無效、票據(jù)金額大小寫不符、獲取發(fā)票為虛假發(fā)票等問題存在。從成本效益視角看，申請人和財務部門新增的工作量不經濟。

第四，缺少預算控制環(huán)節(jié)。OA系統(tǒng)目前還是一個協(xié)同管理的平臺，與財務系統(tǒng)無接口。財務報銷申請的各項費用是否符合預算或超出預算范圍，無法做到實時判斷和控制。相關項目負責人也無法通過OA系統(tǒng)準確實時查詢經費使用情況。財務信息化的水平沒有通過OA系統(tǒng)得到更高的提升。

第五，缺少財務預約功能。目前，網(wǎng)上預約報銷模式已經在規(guī)模比較大的高校出現(xiàn)。預約報賬系統(tǒng)后端處理設成每時段限號，均衡財務工作量，這一功能未能在OA系統(tǒng)中體現(xiàn)。財務報賬業(yè)務量依然是隨著領導審批時段而集中釋放。

三、OA系統(tǒng)運用于高校財務管理的優(yōu)化建議

結合OA系統(tǒng)在高校財務審批中的運用實踐，OA系統(tǒng)運用于高校財務管理，還有待繼續(xù)改進和優(yōu)化。

1.優(yōu)化流程及操作，方便實用。高校在將OA系統(tǒng)運用于財務管理時，應全面梳理現(xiàn)有財務管理的要求，合理設計流程類型和流程圖，各關鍵節(jié)點必須設置在流程中。高?？筛鶕?jù)財務費用類型和預算控制需要，細化流程類型，明細流程圖；增加和調整查詢窗口信息顯示量，既方便申請人選擇使用，又滿足財務管理信息化要求；借鑒高拍技術，將原始單據(jù)拍照上傳，提高審批判斷的準確性和有效性；設計更嚴謹?shù)牟僮髁鞒毯头椒ǎㄟ^設置訪問控制、數(shù)據(jù)加密、身份認證等技術，防止數(shù)據(jù)在流程各環(huán)節(jié)被篡改，提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴?/p>

2.與財務系統(tǒng)對接，提高財務管理信息化水平。高校財務管理信息實時化是數(shù)字化校園建設的重要環(huán)節(jié)。通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)預算控制，實時查詢經費使用情況；實現(xiàn)與財務系統(tǒng)對接，將OA系統(tǒng)已審批業(yè)務直接轉入財務系統(tǒng)自動生成憑證；同時，將高拍上傳的原始單據(jù)轉成為電子會計檔案，應是軟件開發(fā)商和高校共同努力的目標。

3.嚴格控制審批環(huán)節(jié)。網(wǎng)絡時代，電子化簽名已經普遍。用戶名加密碼組合的電子簽名，雖簡便快捷，但安全性較低。OA系統(tǒng)運用于高校財務管理，各流程節(jié)點審批人應通過U盾審批，以提高電子簽名的安全性和有效性，確保經濟事項真實準確。

近幾年，隨著信息技術的發(fā)展和網(wǎng)絡的普及，會計信息化建設也要求高校的財務管理能促進高校整體管理能力的提升。高校將OA系統(tǒng)運用于財務管理，無疑是會計信息化的一次創(chuàng)新和探索，帶來了財務管理的新革命。高校如能通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)審批功能與財務系統(tǒng)功能的全面對接，將是高校會計信息化和數(shù)字化校園建設的突破性成果。

【參考文獻】

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