淺論信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目的成本控制

王瑋

摘要：2008年的金融危機(jī)擴(kuò)散到全球，中國(guó)受此影響，新開工信息化項(xiàng)目數(shù)量減少。競(jìng)爭(zhēng)激烈導(dǎo)致企業(yè)利潤(rùn)率下降，此時(shí)如何有效降低項(xiàng)目成本成為企業(yè)提升自身核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要要素之一。信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目大多因工期較長(zhǎng)、施工過程較復(fù)雜、用戶需求多變等原因，導(dǎo)致在項(xiàng)目施工、驗(yàn)收審計(jì)時(shí)常常出現(xiàn)項(xiàng)目成本超預(yù)算的現(xiàn)象。針對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)特性，企業(yè)可通過明確責(zé)任、進(jìn)度管理、預(yù)算管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、獎(jiǎng)懲措施等方法有效降低項(xiàng)目成本，提高企業(yè)凈利潤(rùn)，增加企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

關(guān)鍵詞：成本控制；信息系統(tǒng)集成；施工

中圖分類號(hào)：TP311文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044（2012）30-7240-02

1 成本控制意義

成本控制是指項(xiàng)目組織為保證在變化的條件下實(shí)現(xiàn)其預(yù)算成本，按照事先擬定的計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，通過采用各種方法，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生的各種實(shí)際成本與計(jì)劃成本進(jìn)行的對(duì)比、檢查、監(jiān)督、引導(dǎo)和糾正，盡量使項(xiàng)目的實(shí)際成本控制在計(jì)劃和預(yù)算范圍內(nèi)的管理過程。成本控制目的是為了降低項(xiàng)目建設(shè)成本，提高企業(yè)利潤(rùn)率，提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。縱觀IT產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，任何產(chǎn)品的暢銷都是其核心競(jìng)爭(zhēng)力的體現(xiàn)，性價(jià)比高低已成為產(chǎn)品是否暢銷的主要因素，也是企業(yè)能否長(zhǎng)久生存的根本。IBM THINKPAD系列筆記本的口碑是業(yè)界一流的，因其價(jià)格始終無法降低，降低了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，導(dǎo)致該業(yè)務(wù)無法經(jīng)營(yíng)下去，最終被聯(lián)想收購(gòu)。前段時(shí)間京東商城和蘇寧電器的電子商務(wù)價(jià)格戰(zhàn)，也體現(xiàn)了成本控制是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要方式。對(duì)于信息系統(tǒng)集成企業(yè)，在當(dāng)前政府采購(gòu)都流行最低有效價(jià)中標(biāo)的情況下，成本控制已是企業(yè)生存和發(fā)展的重要管理要素。

2 成本超支的主要原因分析

1）招標(biāo)文件設(shè)計(jì)不合理?，F(xiàn)在招投標(biāo)的項(xiàng)目大多是“交鑰匙”工程，招標(biāo)文件大多列出了項(xiàng)目的設(shè)備清單，但在實(shí)際施工時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)部分輔材不夠的現(xiàn)象，此時(shí)要求用戶增補(bǔ)難度大，很多時(shí)候，要求承建單位自行承擔(dān)，額外增加了項(xiàng)目成本。還有就是本身設(shè)計(jì)有問題，導(dǎo)致項(xiàng)目無法按期完成，影響整個(gè)工期。

2）項(xiàng)目延期。項(xiàng)目延期主要有兩方面，一是建設(shè)單位未按要求提供施工條件，致承建單位施工工期順延，雖未增加承建單位額外工作，但因此會(huì)導(dǎo)致承建單位耗費(fèi)資金占用等費(fèi)用；二是承建單位因管理不周，導(dǎo)致項(xiàng)目延期。項(xiàng)目延期會(huì)嚴(yán)重占用企業(yè)的資金成本、人力成本等，任何時(shí)候都應(yīng)避免項(xiàng)目延期。

3）質(zhì)量事故。① 產(chǎn)品選型質(zhì)量不過關(guān)。企業(yè)為了順利中標(biāo)，必會(huì)選擇性價(jià)比高的產(chǎn)品，在大項(xiàng)目中，很可能出現(xiàn)部分設(shè)備質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。在項(xiàng)目實(shí)施工程中，若更換會(huì)產(chǎn)生額外的材料成本，若不更換，在驗(yàn)收時(shí)會(huì)產(chǎn)生延遲驗(yàn)收、無法驗(yàn)收等重大的責(zé)任事故，給公司帶來額外的經(jīng)濟(jì)損失。② 施工人員操作不當(dāng)。施工人員因自身原因，造成安裝錯(cuò)誤、調(diào)試不成功、返工等，都會(huì)額外增加企業(yè)成本。

4）客戶額外要求。客戶因項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)新的需求，要求承建單位增加適量的建設(shè)內(nèi)容。承建單位為了保持良好的客戶關(guān)系，往往會(huì)同意客戶要求。此時(shí)，即使用戶給予了部分補(bǔ)償，也不一定會(huì)彌補(bǔ)因此造成的項(xiàng)目延期的損失。在項(xiàng)目實(shí)施中，應(yīng)盡量避免增加會(huì)影響整個(gè)工期的施工內(nèi)容。

5）新行業(yè)新技術(shù)的運(yùn)用。系統(tǒng)集成商為了企業(yè)持續(xù)發(fā)展，必然要發(fā)展新行業(yè)新技術(shù)以提高企業(yè)發(fā)展空間，增加企業(yè)業(yè)績(jī)。在新行業(yè)新技術(shù)項(xiàng)目中，經(jīng)常出現(xiàn)企業(yè)技術(shù)實(shí)力不成熟、不穩(wěn)固，導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到各類技術(shù)難點(diǎn)，影響項(xiàng)目施工質(zhì)量和施工進(jìn)度，直接造成企業(yè)增加額外人力和資金成本。

6）干系人變動(dòng)。項(xiàng)目干系人包括客戶的負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員和企業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理、施工人員等，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，相關(guān)干系人的變動(dòng)會(huì)額外增加項(xiàng)目溝通成本，導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度延期，企業(yè)承擔(dān)因此造成的額外的成本。

3 成本控制幾點(diǎn)方法

成本控制是個(gè)系統(tǒng)工程，涉及到公司的各個(gè)部門，關(guān)系到企業(yè)能否可持續(xù)發(fā)展。成本控制方法主要有以下幾點(diǎn)：

1）明確責(zé)任

明確責(zé)任是降低成本的主要措施。項(xiàng)目之所以出現(xiàn)了這樣或那樣的問題，歸根結(jié)底是人的因素。系統(tǒng)集成項(xiàng)目涉及招投標(biāo)、合同簽訂、施工（含設(shè)備采購(gòu)）、驗(yàn)收、回款、質(zhì)保期等過程，每一個(gè)過程都可能出現(xiàn)或影響成本超支。為防止每個(gè)階段都可能發(fā)生成本超支現(xiàn)象，避免各部門相互推諉的主要管理方式就是明確責(zé)任。具體來說：

招投標(biāo)：售前崗位負(fù)責(zé)項(xiàng)目技術(shù)方案和材料成本核算，工程（或產(chǎn)品）崗位人員負(fù)責(zé)施工成本，市場(chǎng)人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目利潤(rùn)率（低于公司標(biāo)準(zhǔn)則需要征得領(lǐng)導(dǎo)同意）。此時(shí)明確各方責(zé)任，可較準(zhǔn)確反映后期的項(xiàng)目施工成本。

合同簽訂：此時(shí)公司已對(duì)項(xiàng)目有了較深的理解，各方應(yīng)對(duì)已明確的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，對(duì)未明確的應(yīng)作為風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)提交計(jì)劃部門進(jìn)行跟蹤管理。

施工（含設(shè)備采購(gòu)）：工程（或產(chǎn)品）部負(fù)責(zé)項(xiàng)目施工，按期（非合同約定時(shí)間）完成合同約定的工程。采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)業(yè)務(wù)，因采購(gòu)造成的延期，交計(jì)劃統(tǒng)一管理。

驗(yàn)收：工程（或產(chǎn)品）負(fù)責(zé)工程的驗(yàn)收，市場(chǎng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)客戶組織驗(yàn)收流程。

回款：市場(chǎng)負(fù)責(zé)回款，工程（或產(chǎn)品）負(fù)責(zé)整改項(xiàng)目遺留問題。

質(zhì)保：售后負(fù)責(zé)質(zhì)保，市場(chǎng)協(xié)助處理質(zhì)量問題。

2）進(jìn)度管理

工程（或產(chǎn)品）負(fù)責(zé)工程進(jìn)度，進(jìn)度管理可通過制定施工計(jì)劃、確定關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和技術(shù)難點(diǎn)。施工計(jì)劃主要包括施工組織結(jié)構(gòu)、工程進(jìn)度計(jì)劃，后期工程嚴(yán)格按照進(jìn)度計(jì)劃執(zhí)行，若延期將提交延期說明到計(jì)劃統(tǒng)一管理。確定關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，就是項(xiàng)目管理人員和計(jì)劃人員按照進(jìn)度計(jì)劃，在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)時(shí)核查工程進(jìn)度，對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)反饋和解決。技術(shù)難點(diǎn)作為工程的潛在技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理，要按照計(jì)劃安排責(zé)任人解決技術(shù)疑難問題。

制定施工計(jì)劃可以從總體上掌握工程施工進(jìn)度，確定關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)可以監(jiān)控施工過程，確保按進(jìn)度計(jì)劃實(shí)施，技術(shù)難點(diǎn)是保障項(xiàng)目從技術(shù)角度看能順利完工。

3）預(yù)算管理

預(yù)算管理需要明確各種項(xiàng)目費(fèi)用的申請(qǐng)人和審核人。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目施工負(fù)責(zé)人，應(yīng)由項(xiàng)目經(jīng)理提出施工預(yù)算申請(qǐng)，若預(yù)算在計(jì)劃內(nèi)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核，并報(bào)計(jì)劃統(tǒng)一管理。若預(yù)算超過計(jì)劃，則需要提交給公司領(lǐng)導(dǎo)層同意后方可執(zhí)行。市場(chǎng)人員提交市場(chǎng)預(yù)算申請(qǐng)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、市場(chǎng)負(fù)責(zé)人審批。其他類同。

4）風(fēng)險(xiǎn)管理

每個(gè)項(xiàng)目都應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)資源庫(kù)，在簽訂合同時(shí)，由售前、市場(chǎng)、工程（或產(chǎn)品）、質(zhì)量、計(jì)劃、售后等提出存在的已定風(fēng)險(xiǎn)和潛在風(fēng)險(xiǎn)，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核后記錄到風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)中。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人明確各類風(fēng)險(xiǎn)的相應(yīng)責(zé)任人和解決時(shí)間。計(jì)劃管理人員定期跟蹤風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)，定期督促責(zé)任人解決風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)。

5）獎(jiǎng)懲措施

成本控制的核心是明確責(zé)任人，責(zé)任人明確后，存在按期完成和未完成兩種情況，若沒有獎(jiǎng)懲措施，將會(huì)降低人的積極性，可能達(dá)不到企業(yè)想要的結(jié)果，從而無法有效落實(shí)成本控制。項(xiàng)目經(jīng)理及實(shí)施團(tuán)隊(duì)作為項(xiàng)目實(shí)施的主要人員，理應(yīng)是獎(jiǎng)懲措施的主要對(duì)象。但系統(tǒng)集成項(xiàng)目一般都會(huì)遇到各種問題，為了提高項(xiàng)目人員的積極性，應(yīng)采取“獎(jiǎng)多罰少”的原則?？己藰?biāo)準(zhǔn)應(yīng)在簽訂合同時(shí)確定，因每個(gè)項(xiàng)目難度不同，對(duì)成本控制的要求也不一樣，所以需要給每個(gè)項(xiàng)目定一個(gè)難度系數(shù)，此系數(shù)與獎(jiǎng)懲關(guān)聯(lián)。獎(jiǎng)懲應(yīng)做到事前明確、事中可控、事后可兌（兌現(xiàn)），才能體現(xiàn)獎(jiǎng)懲措施的意義。

4 總結(jié)

成本控制是企業(yè)提高利潤(rùn)的主要措施之一，成本控制的好壞直接影響企業(yè)的盈利水平和企業(yè)的未來發(fā)展。成本控制是企業(yè)制度管理范疇，也是個(gè)系統(tǒng)工程。企業(yè)必須有統(tǒng)籌規(guī)劃，各部門協(xié)調(diào)管理，方可有效降低企業(yè)施工成本。

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