淺談規(guī)范物資采購程序 控制物資采購成本的策略

楊金榜

[摘要]物資采購作為獲得生產(chǎn)資料的商品交易行為，已經(jīng)成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要組成部分。物資采購在保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、實現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)、提高企業(yè)聲望、擴大企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、提高企業(yè)經(jīng)濟效益等方面具有重要作用和顯著意義。本文簡要分析物資采購程序，并提出控制物資采購成本的策略。

[關(guān)鍵詞]物資采購 物資采購程序 物資采購成本

一、物資采購概述

所謂物資采購，就是企業(yè)的中有關(guān)部門根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營需要，進(jìn)行原材料和有關(guān)物資采購的行為。

1.物資采購的地位和作用。物資采購在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中占有著非常重要的地位，不僅因為物資采購關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)的原材料的提供，還因為其采購的質(zhì)量和水平將直接影響著企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量。從企業(yè)的生產(chǎn)成本的控制的角度來看，物資采購也起著非常重要的作用，因為企業(yè)的原材料的采購支出占總支出的比例最大，所以物資采購還關(guān)系著成本的控制和企業(yè)的資金的流通。

2.物資采購的要求和原則。上文中我們提高了物資采購的重要性，所以有關(guān)部門要重視物資采購活動，嚴(yán)格控制物資采購的各個環(huán)節(jié)，筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，認(rèn)為在物資采購的過程中應(yīng)該要注意堅持以下幾個方面的原則：首先，物資采購部門要將采購活動同企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營的活動結(jié)合起來，其次，物資采購部門的采購計劃的制定要建立在認(rèn)真的市場調(diào)研的基礎(chǔ)上；再次，物資采購部門要采用先進(jìn)的管理技術(shù)，提高部門的管理和工作水平。最后，物資采購部門在采購活動中還要注重自然資源的合理開發(fā)利用。

二、規(guī)范物資采購程序

1.購買決策階段。所謂購買決策階段，就是有關(guān)工作人員根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展的需要，對企業(yè)所要進(jìn)行采購的物資的種類和總量的計劃的制定階段，下文中將從決策購買、編制采購任務(wù)書、討論如何購買、編制采購員任務(wù)實施方案幾個方面，對該問題進(jìn)行分析。

（1）決策購買。所謂決策購買，就是指有關(guān)部門根據(jù)對企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境的分析，對企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展計劃的研究，決定對企業(yè)的原材料以及相關(guān)物資進(jìn)行采買。在決策的過程中，還要對此次購買的可行性進(jìn)行研究和分析。

（2）編制采購任務(wù)書。在采購決策制定后，有關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)實際的采買的需求情況，制定一個合理的具體的采購的任務(wù)書，也就是要將此次購買活動中涉及到的各種材料的種類、數(shù)量、單價進(jìn)行統(tǒng)計，并同供應(yīng)商進(jìn)行初步聯(lián)系。

（3）討論如何購買。在討論如何進(jìn)行物資購買的階段，有關(guān)工作人員的主要的任務(wù)在于確定具體的每一次采買的批次和數(shù)量，以及各種材料的運輸途徑和渠道。

（4）編制采購任務(wù)實施方案。在上述步驟完成后，物資采購的工作人員要根據(jù)具體的供應(yīng)商的情況以及此次采買的基本的任務(wù)，制定一個詳細(xì)的可行的任務(wù)實施方案，也就是說要將每一個具體的采買活動，按照根何時、何地、由何人去實施何種物資采購行為的方式列舉出來，明確分工，避免在實際購買的過程中，由于任務(wù)的分配不明導(dǎo)致的購買效率低下。

2.購買階段

（1）物色供應(yīng)企業(yè)。物色供應(yīng)企業(yè)不僅是物資采購業(yè)務(wù)工作的起點，同時也是選揮、確定供應(yīng)企業(yè)的基礎(chǔ)。這個環(huán)節(jié)由以下三項工作構(gòu)成：調(diào)查和收集信息；征求建議；編制可能的供沖企業(yè)的相關(guān)情況表。

（2）精選供應(yīng)企業(yè)。精選供應(yīng)企業(yè)同樣不等于供應(yīng)企業(yè)的最后確定，它只是為即將開始的采購活動提供接洽對象。精選供應(yīng)企業(yè)的工作，涉及的方面和問題也是十分復(fù)雜的。其中關(guān)鍵是進(jìn)行供應(yīng)企業(yè)選擇決策。另外，有關(guān)采購人員還要編制供應(yīng)企業(yè)精選說明書，對被精選的供應(yīng)企業(yè)的有關(guān)情況產(chǎn)以說明，為物資采購執(zhí)行情況的核變提供依據(jù)。

（3）確定供應(yīng)企業(yè)。確定供應(yīng)企業(yè)對物資采購任務(wù)能否圓滿完成具有決定性作用。與供應(yīng)企業(yè)進(jìn)行物資采購方式討論、洽談具體內(nèi)容、以及簽訂相關(guān)協(xié)議。

（4）協(xié)議的履行。物資采購活動的最終目的，是要獲得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需的物資，即要履行物資采購協(xié)議。通常情況應(yīng)作好以下幾項工作：辦理運輸業(yè)務(wù)、入庫驗收、支付貨款，以及檢查合同履行情況等。

3.購后反思階段。這一階段主要包括合同履行情況的檢查、經(jīng)濟效益的評價等兩項基礎(chǔ)性工作。企業(yè)經(jīng)營管理的中心思想——不斷提高企業(yè)經(jīng)濟效益。在物資采購活動結(jié)束后，還應(yīng)對其進(jìn)行經(jīng)濟效益評價。

三、控制物資采購成本

物資采購的關(guān)鍵因素在于質(zhì)量和成本，在保證物資的使用價值能夠滿足企業(yè)的需要的基礎(chǔ)上，如何控制物資采購的成本將是工作人員要解決的最重要的問題，也就是要盡可能的實現(xiàn)最低成本的合理采購。

1.把物資的價值作為衡量物資優(yōu)劣的標(biāo)準(zhǔn)。評價物資的好壞，應(yīng)該從功能和費用兩個方面來綜合考慮。選擇功能高，費用低的物資。降低物資的成本，且能收獲最大的價值。物資產(chǎn)品的選擇首先，應(yīng)根據(jù)供應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營選擇產(chǎn)量大的主導(dǎo)產(chǎn)品、成本低而利潤高的產(chǎn)品、在市場競爭中處于有利地位的產(chǎn)品，其次，應(yīng)選擇存在問題較少、提高價值的可能性較大的物資。

2.以所需物資的必要功能為首選條件。生成產(chǎn)品所需要的功能就是必要功能，其不需要的功能就是不必要的功能。在各種物資的供應(yīng)中，大多數(shù)物資往往存在著不必要的功能，實現(xiàn)這些不必要的功能需要付出一定的費用，這部分費用對企業(yè)來說，都是一種浪費。因此.企業(yè)在物資購買的過程中應(yīng)該盡量以物資的必要功能為首選條件。

四、結(jié)束語

物資的費用可分為生產(chǎn)費用和使用費用兩部分，生產(chǎn)費用是指為制造和銷售產(chǎn)品所支出的費用，對物資購買者來講，物資的價格就是生產(chǎn)費用。使用費用就是指用戶在使用產(chǎn)品過程中支出的費用，加能源消耗、維修等費用，對于物資購買者來說，不僅要考慮物資的生產(chǎn)費用，同時也要考慮物資的使用費用，更加追求這兩者之和——總費用最低。

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