淺談煙印企業(yè)的存貨管理

王海霞

[摘 要]煙印企業(yè)是一個特殊的印刷行業(yè)，因其產(chǎn)品的特殊性，其材料及產(chǎn)品價值很高。隨著中國煙草行業(yè)的兼井、整合，煙印企業(yè)在變動中不斷發(fā)展壯大，存貨在總資產(chǎn)中的比例越來越高。存貨管理能力已經(jīng)成為煙印企業(yè)竟爭的關(guān)鍵優(yōu)勢之一。本文結(jié)合煙印企業(yè)的存貨特點和管理中的問題進行了一些探索和研究。

[關(guān)鍵詞]存貨 采購管理 庫存管理

煙印企業(yè)存貨主要分為原材料、半成品和產(chǎn)成品三大類，原材料主要包括紙張、油墨、電化鋁，因煙包印刷特殊性，對紙張和油墨等主要材料要求很高，許多紙張是經(jīng)過特殊加工的進口高檔紙，油墨很多是專用定制油墨，電化鋁也有很多專印煙標等圖案的定制品；半成品指煙包生產(chǎn)過程中的在制品；產(chǎn)成品主要是指各類的煙包成品。存貨的經(jīng)營管理運作，對公司資金運營和盈利能力起著非常重要作用。存貨采購成本的降低是公司降低成本最直接方式之一。同時倉庫管理，是原材料、半成品、產(chǎn)成品進出的最重要環(huán)節(jié)，與生產(chǎn)和銷售直接相接，是公司經(jīng)營的基本保證。從煙印公司的存貨特性來看，其對存儲期、存放環(huán)境有特殊的要求，存放環(huán)境的不適宜，可能直接產(chǎn)生報廢，給公司帶來損失。同時倉庫管理的優(yōu)劣直接影響著存貨周轉(zhuǎn)速度，進而直接影響著日常資金需求量。下面從存貨采購和庫存管理環(huán)節(jié)兩方面來分析煙印企業(yè)的存貨管理。

煙印企業(yè)目前在采購存貨環(huán)節(jié)存在幾個共性的問題：

1、主要材料紙張、油墨、電化鋁中很多是大宗訂購，通用性較差，因而企業(yè)對原材料的備庫量較大。一旦產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整，原有部分產(chǎn)品專用備料無法消耗完，最后導(dǎo)致報廢，損失嚴重。

2、采購渠道穩(wěn)定，同材供應(yīng)商比較單一，沒有相應(yīng)的供應(yīng)商信息體系。當某種原材料出現(xiàn)缺乏時，很難找到適合的替代供應(yīng)商，導(dǎo)致材料的不適應(yīng)性或采購價格，影響公司的整體運營。

3、沒有完善的采購績效考核制度，采購管理環(huán)節(jié)的結(jié)果得不到有效控制，因采購管理的問題影響生產(chǎn)銷售，造成損失。

在采購環(huán)節(jié)中，首先要確定采購數(shù)量和次數(shù)。材料成本一般包括購置成本、存儲成本、訂貨成本和缺貨成本。而這四類成本之間存在著此消彼長的關(guān)系，當增加材料采購次數(shù)，減少材料庫存數(shù)量時，存貨的存儲成本會降低，但采購次數(shù)的增加會提高企業(yè)的訂貨成本，材料庫存的減少會提高缺貨可能；相反，訂貨成本與缺貨成本降低，材料儲存成本會相應(yīng)提高。因而，如何確定印刷材料最佳庫存數(shù)量，使這四項總成本之和保持最低水平，是實現(xiàn)煙印企業(yè)材料庫存管理目標的首要問題。最佳庫存量的確定首先確定經(jīng)濟訂貨批量。經(jīng)濟訂貨批量指在保證生產(chǎn)或銷售需要的前提下，從耗費成本最小這一目標出發(fā)所確定的每批材料采購數(shù)量。在確定材料采購批量時，既要考慮材料采購費用準備費用，又要考慮材料保管費用。煙印企業(yè)客戶穩(wěn)定、資金充裕、對于常用主材一般擁有穩(wěn)定的供應(yīng)商，材料價格在相對時間內(nèi)是穩(wěn)定的，訂貨主要是通過電話、網(wǎng)絡(luò)等方式確定訂單，成本很低；通常為了保證客戶需求，不允許出現(xiàn)缺貨情況，因而購置成本穩(wěn)定、缺貨成本為零、訂貨成本可忽略。此時與存貨進貨批量、進貨次數(shù)有關(guān)的就只有儲存成本中的變動成本。因而煙印企業(yè)的材料采購管理要重視購置成本中的價格和存儲成本中的合理庫存量這兩個因素。

針對這兩個因素主要在采購環(huán)節(jié)從以下幾個方面來進行管理：

1.完善招標等一系列的價格談判程序。在公司建立專業(yè)價格談判小組，小組主要由采購、工藝、成本、職工監(jiān)督等人員組成，根據(jù)市場上同種材料和同等品質(zhì)材料信息，對公司所需主要原材料做出一個合理的評估底價及建立相應(yīng)要求的供應(yīng)商資質(zhì)資料庫。從多種渠道收集供應(yīng)商信息，與供應(yīng)商議定一個雙方認可的公平合理價格。主要的采購方法有：

①聯(lián)合同類企業(yè)共同需求集中采購，用大批量需求優(yōu)勢取得相對較低的價格。很多煙印企業(yè)都由集團公司控股，而集團公司下屬的幾家子公司有同類型公司。因共同服務(wù)于煙草客戶各子公司所需的原材料很多是一致的?？梢越y(tǒng)一各子公司的材料需求，集中向紙張、油墨、電化鋁等大宗材料供貨商提出采購需求。集團可以通過公開招標的方式來選擇適合的供應(yīng)方，集團公司資金強大、綜合實力和社會影響力較大，很適合公開招標。通過招標，供貨商進行公開競標后，公司能取得價格品質(zhì)最優(yōu)的采購材料。但要注意定期需結(jié)合市場波動情況重新招標定價，避免過長執(zhí)行某一招標價格而脫離市場行情。同時集團公司在做出集中采購大宗原材料時，應(yīng)充分考慮各個子公司的個性需求，比如運輸費用、送貨時間等細節(jié)，盡可能地降低子公司的成本費用負擔。

②企業(yè)內(nèi)部實行供應(yīng)商報備制度，建立完備的供應(yīng)商儲備庫。多了解各原材料的市場供給情況，不要局限于一家供應(yīng)商采購。目前大多煙印企業(yè)采購方式比較單一，一類原材料和一家的供應(yīng)商維持供給關(guān)系，單一供給使得公司對市場缺乏全面了解，在價格和品質(zhì)要求上總是一言堂，缺乏可比性，久而久之價格和質(zhì)量越來越不符合公司要求。現(xiàn)在社會信息化發(fā)展很快，相關(guān)的原材料采購信息是比較容易得到的，采購部門要積極了解市場行情，搜集多個供應(yīng)商的詳細資料，通過性價比、售后服務(wù)、供應(yīng)商實力等多方比較和權(quán)衡，同種材料引入兩個或兩個以上供應(yīng)商，形成競爭機制，讓供應(yīng)商在較優(yōu)價格下提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)，最終降低采購成本。同時在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)當遵循就近原則。在同等采購條件下，優(yōu)先選擇最近的供應(yīng)商，這樣一方面可以減少運輸費用，另一方面也更便于應(yīng)對一些突發(fā)情況，降低采購風險。

2.根據(jù)不同材料特點，確定其最佳送貨期。材料送達的不及時會造成生產(chǎn)停工待料，并增加相應(yīng)停轉(zhuǎn)產(chǎn)成本，甚至影響產(chǎn)品的交貨；但材料過早入庫，容易產(chǎn)生積壓，不僅占用場地和資金而且增大了超過保質(zhì)期的報廢風險。所以一定要嚴格按照生產(chǎn)計劃來執(zhí)行采購計劃，保證生產(chǎn)環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)順利進行，并對購進過程進行不斷跟進，發(fā)生異常及時修正補救。

3.嚴格按生產(chǎn)計劃和材料特點確定采購計劃，按計劃確定采購數(shù)量。煙印企業(yè)一般在每月末會接到下個月的生產(chǎn)計劃，采購部門依據(jù)生產(chǎn)計劃和實際庫存，逐月編制采購數(shù)量計劃，采購數(shù)量計劃是按生產(chǎn)量的材料消耗定額，以及倉庫材料的實時庫存情況來編制的。對于臨時追加的計劃要及時修改采購計劃。平時采購部總結(jié)日常工作，通過經(jīng)驗總結(jié)搞清哪些材料屬于常用的，哪些是零星的，讓采購計劃更加合理有效，從而有效降低企業(yè)的儲存成本和缺貨成本。

4.加強材料的驗收入庫管理，把好原材料的采購質(zhì)量關(guān)。對于企業(yè)來講，原材料的成本和品質(zhì)是同等重要的。如果品管部沒有把好檢驗關(guān)，有問題材料進入生產(chǎn)環(huán)節(jié)會造成廢品損失和產(chǎn)品質(zhì)量事故，反而會使公司延誤產(chǎn)品生產(chǎn)，并對產(chǎn)品質(zhì)量造成不良的影響。

5.完善采購制度，加強對采購人員的管理和考核。從制度上杜絕因個人原因影響公司利益的情況發(fā)生。同時應(yīng)對采購人員進行專業(yè)素質(zhì)培訓，學習和積累采購技巧，提升其業(yè)務(wù)能力。并完善公司在采購部門的考核，將采購效果與采購人員的直接掛鉤，加強采購部門的內(nèi)控管理。

存貨的庫存管理除了材料外，還有半成品和產(chǎn)成品的庫存管理。大多煙印企業(yè)規(guī)模較大，日常生產(chǎn)投入量很大，在生產(chǎn)環(huán)節(jié)中的在產(chǎn)品和原材料數(shù)量很大；同時因控股等原因，對客戶需求是完全服從的，為了保證供應(yīng)，不可避免地產(chǎn)成品存貨量很大。因而存貨的庫存管理尤顯重要。煙印公司的倉庫分為兩個部分，一部分是原材料、成品驗收后存入存貨的集中倉庫，另一部分是由倉庫調(diào)配原材料而形成的流動倉庫，它主要地點在各生產(chǎn)線上。目前煙印企業(yè)目前在庫存環(huán)節(jié)存在幾個共性的問題：

（1）因煙印材料供應(yīng)的特殊性，原材料的庫存品種和數(shù)量較大，專用材料往往因產(chǎn)品的變化而閑置。占用資金，提高了不必要的存儲費用。在生產(chǎn)過程中的存貨疏于管理，對于領(lǐng)用未使用完的材料往往因未及時清理而過期浪費。為了保證客戶的絕對要求，往往加大訂單生產(chǎn)量，多出的產(chǎn)品往往因改版等原因成為廢品，形成積壓。

（2）倉庫現(xiàn)場管理混亂。煙印公司對紙張的保管的溫濕度有嚴格的要求，現(xiàn)場監(jiān)控不嚴，造成紙張、成品的變形報廢。生產(chǎn)過程中的材料堆放、清點不明確，轉(zhuǎn)運中造成油墨放置過期而報廢。

（3）對存貨的儲存期情況的預(yù)警機制不健全。原材料一般控制在半年，成品和半成品期間控制在三個月。往往倉庫管理人員對存貨沒有認真、仔細進行檢查并跟蹤報告，沒有及時消化積壓材料，最終造成報廢。

（4）存貨流通過程中存在錯誤信息誤導(dǎo)采購和生產(chǎn)計劃。單據(jù)等信息錄入存在不及時和誤差，相關(guān)生產(chǎn)領(lǐng)用及采購人員在查詢原材料庫存數(shù)時，采用了不準確的數(shù)據(jù)，誤導(dǎo)采購訂單的制定，或造成缺貨延誤生產(chǎn)，或采購過多造成積壓。

倉庫管理是公司經(jīng)營重要的一個環(huán)節(jié)，作為煙印企業(yè)，材料品種多種多樣，不同的材料有著不同的儲存標準，如何有效的對原材料和產(chǎn)成品進行管理，降低儲存風險和成本，保證正常生產(chǎn)，應(yīng)當加強以下幾個方面：

1采用ABC控制法，根據(jù)庫存物品的重要程度分成ABC三類。A類品種少、價值大；應(yīng)作為庫存的重點管理，比如常用紙張、專用的油墨、電化鋁等；B類通用性強，品種多，價值不如A類大，應(yīng)在訂貨數(shù)量和訂貨時間上加以控制，不需專項重點跟蹤。比如通用的油墨、輔料等；C類存貨量大金額不大，可適量加大存貨量，減少訂貨次數(shù)，比如常用化學溶劑等。

2加強公司的倉庫管理績效考核，控制現(xiàn)場管理。把倉庫工作責任與考核指標掛鉤。對倉庫環(huán)境的溫度、濕度實行定時巡查，并現(xiàn)場作好巡查記錄，如遇問題及時解決，保證正常庫存環(huán)境。對存放的原材料（倉庫和生產(chǎn)點），倉庫管理人員做到每日清理定期清查，包括原材料的保質(zhì)期、物料狀態(tài)等。出具書面報告，對出現(xiàn)的相關(guān)問題及時匯報進行處理，比如報廢等。

3引進先進的物流管理理念打造公司的倉儲策略。應(yīng)通過各項措施提高倉庫作業(yè)效率。在入庫、擺放、保存、清點和出庫等多個環(huán)節(jié)的上采取最優(yōu)管理措施。提高倉庫自動化水平，煙印企業(yè)的庫存主要包括原材料、半成品以及產(chǎn)成品的庫存管理，提高存貨的流動性，雖然引進自動化設(shè)備會增加企業(yè)對庫存管理資金投入量，但長期來看倉儲自動化水平在很大程度上避免浪費、節(jié)約成本，回報率還是很可觀的。

4實現(xiàn)庫存管理數(shù)據(jù)流的信息化。引進ERP信息管理系統(tǒng)，制作貼合企業(yè)特點的庫存管理模塊。將訂單管理、生產(chǎn)計劃、物料供給、采購計劃、現(xiàn)場指揮等生產(chǎn)經(jīng)營體系通過數(shù)據(jù)連接，達到資源共享。同時加強倉庫錄入人員的崗位培訓，提高其業(yè)務(wù)管理能力。

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