試論圖書館、檔案館與博物館的跨機(jī)構(gòu)合作

［摘要］探討了圖書館、檔案館和博物館三館合作的必要性、制約因素和可行性，結(jié)合國(guó)情提出了我國(guó)目前“三館”跨機(jī)構(gòu)合作的發(fā)展策略。

［關(guān)鍵詞］文化資源；檔案館；圖書館；博物館；合作發(fā)展

［中圖分類號(hào)］G258.2［文獻(xiàn)標(biāo)志碼］A［文章編號(hào)］1005-6041（2012）06-0011-04

2012年第6期（No.6，2012）圖書館界（LibraryWorld）李大青：試論圖書館、檔案館與博物館的跨機(jī)構(gòu)合作1前言

進(jìn)入21世紀(jì)，信息文化的發(fā)展可謂日新月異，其中又以互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展對(duì)人們信息存取方式的影響最為突出。地理位置的阻隔不斷被虛擬空間所打破，數(shù)字化環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)用戶如今可以表達(dá)多種信息行為和動(dòng)機(jī)，比如在線工作、網(wǎng)校學(xué)習(xí)、娛樂休閑等［1］。在類似“網(wǎng)絡(luò)自助餐”的平臺(tái)中，用戶喜歡哪些信息資訊，需要補(bǔ)充哪些文化養(yǎng)分，通通可以唾手可得。

筆者結(jié)合去南京考察調(diào)研的心得，也出于對(duì)全國(guó)文化信息資源共享工程的推進(jìn)及區(qū)域性電子文件中心模式的熱門探究等現(xiàn)狀的考慮，認(rèn)為自身獨(dú)立式的圖書館、檔案館或博物館已無法滿足目前使用者對(duì)于其所典藏資源開發(fā)與利用的整體需求，因此試圖從初級(jí)研究人層面去建言獻(xiàn)策，探討圖書館、檔案館與博物館進(jìn)行跨機(jī)構(gòu)合作的意義及實(shí)施策略。

2跨機(jī)構(gòu)合作的主觀條件分析

在我國(guó)，根據(jù)各自持有的文化資源不同以及典藏、開發(fā)和利用方式不同，形成了以圖書資料為主的圖書館、以典藏公私單位或個(gè)人所產(chǎn)生檔案為主的檔案館和以收藏器物為主的博物館?！叭^”都是憑借共同的文化資源對(duì)社會(huì)服務(wù)，資源的利用主體都是社會(huì)民眾。可見“三館”在主觀條件上都有跨機(jī)構(gòu)合作的現(xiàn)實(shí)需求。

2.1圖書館、檔案館與博物館的共同目標(biāo)

近年來，無論從研究還是實(shí)踐工作層面，整個(gè)文化的發(fā)展水平都提升到了一個(gè)更高的層面，無論是國(guó)家的文化發(fā)展綱要，還是學(xué)術(shù)界涌現(xiàn)的一些研究著作，有關(guān)“文化發(fā)展”“信息資源整合”的各類規(guī)劃工作進(jìn)行得緊鑼密鼓，一些以諸如“國(guó)家戰(zhàn)略”“社會(huì)記憶”“全國(guó)文化信息資源共享工程”等為基本框架的文化實(shí)踐范例不斷成型。而圖書館、檔案館與博物館的共同事業(yè)目標(biāo)也就恰在此。在國(guó)家文化政策總攬全局協(xié)調(diào)各方的主線下，“三館”共同為國(guó)家文化事業(yè)和社會(huì)記憶宮殿的建造作貢獻(xiàn)。

2.2圖書館、檔案館與博物館的同質(zhì)關(guān)系

圖書館、檔案館與博物館同屬文化機(jī)構(gòu)，典藏品也與文化資產(chǎn)有密切關(guān)系，在典藏品性質(zhì)方面具有同質(zhì)性的關(guān)系。

從文化層面來看，無論是圖書館所典藏的圖書、各類型參考性資源，或是檔案館的各機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的檔案及私人文書，還是博物館的各種器物，都?xì)w屬于文化資產(chǎn)的藏品，都是國(guó)家文化的元素，也是“國(guó)家記憶”“華夏文化”的文化載體，因而，以文化的層面來審視“三館”的典藏品，都屬于傳承中國(guó)文化所應(yīng)當(dāng)保留的典藏品。

3跨機(jī)構(gòu)合作的客觀條件分析

針對(duì)目前我國(guó)“條塊分割”的體制，要從比較宏觀的層面去呼吁“三館”跨機(jī)構(gòu)合作仍比較困難，因機(jī)構(gòu)之間各自擁有不同組織文化，整合會(huì)涉及人力、財(cái)力和物力等問題。但在客觀條件下，探討選擇性地去實(shí)現(xiàn)跨館合作也還是有可行之處的。

目前，國(guó)內(nèi)圖書館、檔案館與博物館三者都非常注重關(guān)于網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的搭建，比如天津檔案信息網(wǎng)的3D網(wǎng)上展廳、上海圖書館暨上海科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所網(wǎng)站、中國(guó)國(guó)家博物館等，都極具技術(shù)特色和資源特色，各自擁有經(jīng)驗(yàn)豐富的文化建設(shè)團(tuán)隊(duì)人員，這為“三館”在虛擬空間的合作方面提供了條件。

國(guó)際上也已有一些國(guó)家針對(duì)其中兩者或三者進(jìn)行整合，例如：2004年5月21日，加拿大國(guó)家圖書館與國(guó)家檔案館（LibraryandArchivesCanada，簡(jiǎn)稱LAC）兩者合并，更名為加拿大國(guó)家圖書館與檔案館，原有的加拿大國(guó)家圖書館法與國(guó)家檔案館法都廢止，以新的法案——加拿大檔案館與圖書館產(chǎn)生法替代，原有兩個(gè)機(jī)構(gòu)的員工自動(dòng)成為新館的員工。其成立的宗旨是為當(dāng)代及下一代加拿大民眾維護(hù)文獻(xiàn)資產(chǎn)。作為全民持續(xù)性知識(shí)的來源，對(duì)加拿大文化、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)進(jìn)展作出貢獻(xiàn)，這也是作為加拿大政府及其機(jī)構(gòu)持續(xù)性的記憶［3］。又如：挪威檔案館、圖書館與博物館管理局（NorwegianArchives，LibraryandMuseumAuthority，簡(jiǎn)稱ABM）成立于2003年1月1日，該局成立宗旨為促進(jìn)挪威檔案館、圖書館和博物館之間的伙伴和協(xié)調(diào)關(guān)系，并鼓勵(lì)各館提供具體方案，以滿足新的挑戰(zhàn)，并積極開展下列工作［4］：

第一，促進(jìn)檔案館、圖書館和博物館之間的合作。

第二，促進(jìn)檔案館、圖書館和博物館的整合。

第三，強(qiáng)化檔案館、圖書館和博物館之間的關(guān)系。

該局在行政隸屬與組織架構(gòu)方面，隸屬于文化與教會(huì)事務(wù)部，其最高領(lǐng)導(dǎo)班子由8名文化與教會(huì)事務(wù)部任命的董事組成，任期四年。

可見加拿大和挪威的兩個(gè)或三個(gè)文化機(jī)構(gòu)之間有成熟的合作關(guān)系，分別采取了局部單位模式和綜合管理局的模式實(shí)現(xiàn)整合。

4跨機(jī)構(gòu)合作的優(yōu)點(diǎn)

“三館”如能進(jìn)行跨機(jī)構(gòu)合作，將有助于文化信息資源的宏觀綜合，彌補(bǔ)一些獨(dú)立工作政策指導(dǎo)下的文化發(fā)展工作的空白，達(dá)到彼此共贏目的，更可以節(jié)省國(guó)家資源，實(shí)現(xiàn)財(cái)政效益的最大化。

4.1避免機(jī)構(gòu)間無謂競(jìng)爭(zhēng)

若“三館”之間未共同擬定館藏和發(fā)展政策，將會(huì)產(chǎn)生各自為政的現(xiàn)象，容易造成典藏品的重復(fù)，也會(huì)出現(xiàn)“三館”間的無謂競(jìng)爭(zhēng)。

4.2有效運(yùn)用人力與經(jīng)費(fèi)

整合不同機(jī)構(gòu)的人力資源與經(jīng)費(fèi)，可使有限資源得到有效運(yùn)用。例如：若將不同機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)搜集與采購(gòu)的人員加以整合，組成臨時(shí)或長(zhǎng)期工作主題委員會(huì)，將原來的分單位多人負(fù)責(zé)改為專人負(fù)責(zé)，將可減少不必要的人力浪費(fèi)。此外，在采購(gòu)預(yù)算方面，也可將數(shù)個(gè)單位負(fù)責(zé)的分散經(jīng)費(fèi)進(jìn)行統(tǒng)籌，使有限的采購(gòu)經(jīng)費(fèi)得到更有效的分配與運(yùn)用。

4.3有效分享機(jī)構(gòu)間資源

各機(jī)構(gòu)之間如果能夠通過合作發(fā)展，規(guī)劃館藏并開發(fā)資源，將可使得各機(jī)構(gòu)之間的資源更易于分享。除了上述的人力與經(jīng)費(fèi)資源合作，機(jī)構(gòu)之間還可以進(jìn)行合作典藏、館際編研與開發(fā)、合作展覽、參考服務(wù)的資源共享等。集群效應(yīng)下的文化實(shí)力將吸引更多的社會(huì)用戶走進(jìn)圖書館、檔案館和博物館，從根本上為國(guó)家文化建設(shè)和公共記憶的珍存做實(shí)效工作，意義深遠(yuǎn)。

4.4保護(hù)各機(jī)構(gòu)的館藏品

原來的分散模式，因缺少橫向與縱向的聯(lián)系，導(dǎo)致各相同類型的機(jī)構(gòu)之間各自為政，一些檔案館收藏的重要文化珍品，由于傳播條件的制約，無法得到充分利用，如有些放在檔案館的資料可能已面臨損壞。但在合作開發(fā)后，可形成重要文化藝術(shù)珍品并以數(shù)字化的方式永久保存，也可形成圖書或展品，在文化系統(tǒng)內(nèi)部或公眾之間廣泛傳播。

5跨機(jī)構(gòu)合作的制約因素分析

圖書館、檔案館與博物館雖都屬于國(guó)家文化典藏單位，但在行政隸屬方面卻有很大差異。圖書館受各省、市的文化部門直接領(lǐng)導(dǎo)，和博物館一起最終又屬文化部管轄，而檔案館歸屬于檔案部門和中國(guó)共產(chǎn)黨中央辦公廳管轄。如此，“三館”在行政權(quán)屬、組織架構(gòu)和各自所遵守的規(guī)則上各自為政，這是本源性的制約因素。

5.1“可用”為何“不用”——南京圖書館調(diào)研心得

筆者今年5月去南京圖書館考察學(xué)習(xí)，發(fā)現(xiàn)南京圖書館作為全國(guó)文化資源共享工程系統(tǒng)省級(jí)中心以及江蘇省公共圖書館系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)中心構(gòu)筑的信息樞紐，承擔(dān)起了服務(wù)國(guó)家文化信息資源共享工程的重要責(zé)任，其接收了省財(cái)政每年增撥200萬元專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)并用于文化資源開發(fā)，每年建設(shè)8～10個(gè)特色數(shù)據(jù)庫，完成100GB的數(shù)字資源加工任務(wù)，還積極開發(fā)“民國(guó)系列”“江蘇戲劇”等品牌文化數(shù)字產(chǎn)品，爭(zhēng)取成為全國(guó)文化信息資源庫群的重要組成部分。

筆者采訪了資源開發(fā)部的專業(yè)編研人員，發(fā)現(xiàn)他們?cè)谧鲆黄陉P(guān)于周恩來總理的視頻資料時(shí)，所用的一張周恩來故居照竟是近期的實(shí)景照片，這張照片由工作人員拍外景取得。初看并無疑慮，但深究起來才發(fā)覺：這份名人視頻資料一經(jīng)資源開發(fā)部開發(fā)為文化成品之后，是要上交國(guó)家文化資源共享工程的，將作為國(guó)家記憶和民族智慧的代表存庫?？杉热皇恰按鎺臁?，理應(yīng)有經(jīng)典、最古老和最原始的資料才能最具說服力，那么資源開發(fā)部的編研人員，為何不去檔案館、博物館查資料和拍攝原件呢？編研人員的說法是：對(duì)于一些相關(guān)原始檔案件的利用，常有“能看，一般不給看”和“想看，懶得看”的現(xiàn)象發(fā)生。前者，暴露出目前檔案館查檔與用檔方面的封閉性的固有弊?。缓笳?，則凸顯出檔案用戶的普遍退縮心理。5.2“想用”為何“不給”——檔案館用戶利用之難

“檔案知網(wǎng)”上一篇題為“赴美感受：中美兩國(guó)檔案館天地之別”的博文，苦訴一個(gè)民間研究者在國(guó)內(nèi)查檔、做研究需要“托關(guān)系、找門子、搞檔案”的難處，其將中、外檔案館對(duì)用戶的不同待遇進(jìn)行了對(duì)比解說，凸顯我國(guó)幾十年來檔案館嚴(yán)苛死板的體制對(duì)用戶需求造成限制的嚴(yán)重性。除了博主這篇文章所談到的，據(jù)筆者了解，美國(guó)檔案館對(duì)于檔案的利用和開發(fā)有一個(gè)很好的思路，這是我國(guó)檔案館所沒有的，那便是：能夠公開的盡量公開，能不保密的盡量不保密，民眾尋求在哪里，檔案收集的范圍也定位在那里，檔案的開發(fā)利用主題也就確定在那里。再對(duì)照加拿大國(guó)家圖書檔案館，在檔案信息服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)工作方面，我們的差距是：我國(guó)對(duì)檔案開發(fā)與利用的思維局限性更明顯，檔案開發(fā)與利用的限制多、手續(xù)繁，檔案工作人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)淡?。ㄟ@是體制的弊端問題）。

6跨機(jī)構(gòu)合作的可行性策略

目前，“三館”跨機(jī)構(gòu)合作尚無相應(yīng)的政策，但筆者認(rèn)為，在全國(guó)文化信息資源共享目標(biāo)下，可由兩個(gè)或三個(gè)機(jī)構(gòu)依據(jù)各機(jī)構(gòu)的營(yíng)運(yùn)宗旨與館藏特性，共同擬定館藏發(fā)展政策，由各單位抽調(diào)人員組成資源收集委員會(huì)、開發(fā)利用工作小組等，以開發(fā)和利用主題為核心，以國(guó)家文化信息共享為宗旨，在三個(gè)單位之間實(shí)現(xiàn)行政權(quán)屬的通暢和工作上的分工與合作，避免無謂的競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)現(xiàn)國(guó)家資源優(yōu)化配置。

6.1對(duì)于國(guó)家重大項(xiàng)目成立跨機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)部門

由于“三館”在行政隸屬方面存在差異，使它們工作有側(cè)重、又有重復(fù)。如檔案視閾里有中國(guó)人民大學(xué)馮惠玲教授倡導(dǎo)的電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略相關(guān)研究，圖書領(lǐng)域有南京圖書館等為主力軍的全國(guó)文化資源共享工程系統(tǒng)中的省級(jí)中心、網(wǎng)絡(luò)中心構(gòu)筑的信息樞紐等，他們共同為整合有關(guān)中華民族集體和個(gè)體記憶資源的“中國(guó)記憶文化”工程作貢獻(xiàn)。但若“三館”只顧各司其職，那便無從談“合作”之策略。要從意識(shí)上和可操作范圍內(nèi)逐漸縮小行政主管機(jī)關(guān)的差異，減少分歧，彌補(bǔ)“三館”之間所欠缺的協(xié)調(diào)機(jī)制，還要從行政層級(jí)成立跨機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)部門，以便溝通三者之間的共通性問題，完成國(guó)家主題開發(fā)任務(wù)。

6.2重視館藏重疊問題，找出解決辦法

目前“三館”館藏重疊問題比較突出，依照資源類型劃分如表1所示。

從表1可知，僅根據(jù)資料的類型做區(qū)分，古契書、族譜、地圖、照片資料以及明清檔案等在三類單位中的實(shí)體收藏都有重疊，在網(wǎng)上文化成品的數(shù)字化存貯和利用上，也都有重疊情況出現(xiàn)。必須引起足夠的重視，找出解決辦法。

6.3組建跨機(jī)構(gòu)的臨時(shí)管理委員會(huì)

現(xiàn)階段實(shí)現(xiàn)“三館”的全盤行政整合有難度，不妨先從文化資源開發(fā)利用角度去探討。可從圖書館、檔案館和博物館三館人員之中選派專人，先行組建跨機(jī)構(gòu)臨時(shí)管理委員會(huì)，主要職責(zé)為：開通館際編研“綠色通道”。

以南京圖書館的資源開發(fā)部為例，其在接受了中國(guó)國(guó)家圖書館、文化部文化資源開發(fā)的課題任務(wù)后，迅速申請(qǐng)開通南京臨時(shí)管理委員會(huì)授權(quán)的館際編研“綠色通道”。這個(gè)“綠色通道”是為國(guó)家重大文化課題任務(wù)設(shè)置的。遵循“任務(wù)由哪家單位承辦，在任務(wù)期內(nèi)，則被得到臨時(shí)授權(quán)”的原則，并可在臨時(shí)委員會(huì)的調(diào)度作用下，順利展開文化資源的深入編研，保證提交更為優(yōu)秀的文化作品，使成品收歸國(guó)家工程或服務(wù)于公眾。編研任務(wù)期滿后“綠色通道”便自行關(guān)閉。

6.4設(shè)置跨機(jī)構(gòu)的綜合管理委員會(huì)

由文化部等主導(dǎo)，于“三館”之間設(shè)置跨機(jī)構(gòu)的綜合協(xié)調(diào)與管理委員會(huì)，主要權(quán)責(zé)為：

（1）定期集會(huì)，共同協(xié)商和擬定“三館”的館藏發(fā)展和開發(fā)利用等政策，替代以往的競(jìng)爭(zhēng)模式。如此，將可使國(guó)內(nèi)各種不同類型的資料分別典藏于特定的單位，除可增加各單位典藏的專、精度外，對(duì)于資源使用者而言，館藏的集中更便于其獲得各種不同的資源，可避免重復(fù)到各個(gè)單位使用資料。

（2）共同建置館藏聯(lián)合目錄，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上虛擬空間整合先行。建議先從虛擬空間整合開始進(jìn)行?！叭^”既然都屬于文化資產(chǎn)的典藏單位，館藏應(yīng)該共同建置聯(lián)合目錄，以便性質(zhì)相近資料的查檢和使用。當(dāng)然，在共同建置聯(lián)合目錄之前，“三館”需先協(xié)商目錄建置的規(guī)范，包括采用何種方式、方法對(duì)內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)描述，等等。

7結(jié)語

加拿大、挪威等國(guó)的文化機(jī)構(gòu)的整合，基本是在進(jìn)入21世紀(jì)后推開的，中國(guó)學(xué)界對(duì)于此類整合的探討和研究雖然已比較深入，但由于各國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、文化背景不同，國(guó)情不一，故不宜直接移植。

目前，我國(guó)應(yīng)立足國(guó)情，從“三館”間的組織架構(gòu)和工作現(xiàn)狀考慮，從編研層面、虛擬空間整合入手，選擇性地運(yùn)用跨機(jī)構(gòu)合作、發(fā)展的模式與策略，實(shí)現(xiàn)逐步推開。也就是說，在有限的條件下，把能做的先做起來，待行政體制逐漸完善后，再全盤地進(jìn)行整合，使跨機(jī)構(gòu)合作的事業(yè)得到突破性進(jìn)展。

［參考文獻(xiàn)］

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