試論新形勢(shì)下如何提高企業(yè)辦公室的工作水平

侯耀東

摘 要：文章對(duì)新形勢(shì)下如何提高企業(yè)辦公室的工作水平進(jìn)行了探討，指出要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，努力提高辦公室工作人員的整體素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 辦公室 工作水平

中圖分類(lèi)號(hào)：F270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2012）08-290-02

每一個(gè)企業(yè)都有一個(gè)重要的常設(shè)機(jī)構(gòu)——辦公室。它集信息、協(xié)調(diào)、督辦、稽查、監(jiān)督、公文處理及決策參謀等綜合職能于一身，具有承上啟下的樞紐、窗口作用和領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系左右的參謀、助手作用。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，辦公自動(dòng)化、信息產(chǎn)業(yè)化的不斷加快，傳統(tǒng)的辦公方式、辦公手段和辦公效率，已越來(lái)越不適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)辦公室工作的需要。下面筆者就新形勢(shì)下如何做好辦公室工作進(jìn)行探討。

一、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

21世紀(jì)，是一個(gè)科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展、運(yùn)用知識(shí)不斷更新的重要?dú)v史時(shí)期。過(guò)去懂得的東西、熟悉的東西、運(yùn)用的東西，隨著辦公室工作自動(dòng)化、現(xiàn)代化、系統(tǒng)化的不斷進(jìn)程，有許多已變得不懂了、不熟悉了，或運(yùn)用不上了。這就要求從事辦公室工作的同志，要不斷地加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)，掌握科學(xué)理論和現(xiàn)代辦公手段，提高辦公室工作能力，才能更好地做好本職業(yè)務(wù)工作。

一是要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，增強(qiáng)政治敏感性。通過(guò)學(xué)習(xí)鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀，堅(jiān)持用最先進(jìn)的理論武裝頭腦，研究新方法，解決新問(wèn)題，正確理解和執(zhí)行黨的路線、方針、政策，做到計(jì)劃安排工作，把握政治方向，分析判斷形勢(shì)，掌握政治動(dòng)態(tài)，解決處理問(wèn)題注意政治影響。

二是要注重業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高勝任本職工作的能力。辦公室工作除了直接參與政務(wù)工作外，大量的參謀助手作用是通過(guò)日常業(yè)務(wù)工作來(lái)實(shí)現(xiàn)的。辦公室人員要加強(qiáng)文學(xué)理論、寫(xiě)作知識(shí)等方面的學(xué)習(xí)，不斷提高文字寫(xiě)作水平和理論概括能力。同時(shí)還要注意經(jīng)濟(jì)、法律、科技、管理以及其他方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，使自己真正成為懂政治、懂經(jīng)濟(jì)、懂法律、會(huì)管理、業(yè)務(wù)強(qiáng)的能勝任本職的行家里手。

三是要重視綜合技能培養(yǎng)，提高綜合協(xié)調(diào)能力。要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)和修養(yǎng)，努力做到“一專(zhuān)多能”，“與時(shí)俱進(jìn)”。既要成為業(yè)務(wù)工作的“專(zhuān)家”，又要成為把握全局的“通才”，不斷培養(yǎng)高度的綜合分析能力、較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。只有這樣，才能發(fā)揮辦公室人員的參謀助手作用和綜合協(xié)調(diào)作用。

二、端正工作態(tài)度，切實(shí)增強(qiáng)工作責(zé)任感

首先，要培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)，提高工作效率。正確的工作態(tài)度，高度的工作責(zé)任心，是做好辦公室工作的前提。每個(gè)同志都應(yīng)當(dāng)發(fā)揚(yáng)“四種精神”：（1）發(fā)揚(yáng)愛(ài)崗敬業(yè)精神，熱愛(ài)本職，恪盡職守。在工作崗位上，盡心盡力干好本職工作。（2）發(fā)揚(yáng)艱苦奮斗精神，淡泊名利，寧?kù)o致遠(yuǎn)，不為金錢(qián)所誘惑，保持共產(chǎn)黨員本色。（3）發(fā)揚(yáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作精神，既有分工，更要合作，始終保持精神上互相鼓勵(lì)、工作上互相支持、生活上互相關(guān)心，努力做到思想上同心、目標(biāo)上同向、工作上同步。（4）發(fā)揚(yáng)開(kāi)拓創(chuàng)新精神，多思多謀，高速高效，運(yùn)用新思維、新方法，激發(fā)新思路、新觀點(diǎn)，總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)、新辦法，創(chuàng)造新成果、新業(yè)績(jī)。

其次，要改進(jìn)工作方法，提高工作水平。辦公室為綜合協(xié)調(diào)的智能部門(mén)，既有政務(wù)性協(xié)調(diào)，又有事務(wù)性協(xié)調(diào)；既有領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系協(xié)調(diào)，又有縱橫關(guān)系協(xié)調(diào)；既有內(nèi)部關(guān)系協(xié)調(diào)，又有外部關(guān)系協(xié)調(diào)。因此，要特別講究工作方法，注重工作策略。（1）要講究工作重心，突出工作重點(diǎn)。在解決主要矛盾的同時(shí)使次要矛盾也得到解決。（2）要講究工作策略，注意工作方法。增強(qiáng)工作的主動(dòng)性、時(shí)效性、科學(xué)性，克服盲目性，變被動(dòng)為主動(dòng)，做到“有的放矢”。（3）要注意事物的發(fā)展規(guī)律，嚴(yán)格工作運(yùn)行程序，找準(zhǔn)工作切入點(diǎn)，把握工作著力點(diǎn)，解決工作之難點(diǎn)，達(dá)到事半功倍的目的。

第三，要堅(jiān)持原則，嚴(yán)格照章辦事。辦公室是行政和管理的重要部門(mén)。辦公室的同志不但要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)建章立制，規(guī)范管理，而且要堅(jiān)持原則，抓好各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)，嚴(yán)考核，硬兌現(xiàn)。同時(shí)，還要嚴(yán)于律己，照章辦事，遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，起到表率作用，事事走在前頭，要求要更高，風(fēng)氣要更正，效率要更高。

三、求真務(wù)實(shí)，充分發(fā)揮參謀作用

一是要勤思善謀，發(fā)揮助手作用。辦公室工作人員要站在領(lǐng)導(dǎo)思維的高度，調(diào)查問(wèn)題，研究措施，多出主意，多想辦法。決策前，要調(diào)查研究，掌握情況，突出超前性、預(yù)見(jiàn)性、可行性；決策中，要跟蹤領(lǐng)導(dǎo)思路，突出及時(shí)性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性；決策后，要完善領(lǐng)導(dǎo)思路，突出獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策的遞補(bǔ)性、創(chuàng)造性、科學(xué)性。

二是要綜合協(xié)調(diào)，發(fā)揮樞紐作用。要全面了解黨委、行政各方面的工作情況，為領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)攬全局創(chuàng)造條件，協(xié)調(diào)各方，統(tǒng)一步調(diào)，形成合力，保證政令暢通。承接內(nèi)外，搞好上下左右的聯(lián)系，妥善處理好各種關(guān)系，一定要確保組織、單位各項(xiàng)工作有條不紊，高效有序。抓工作，要抓一件成一件，事事有回音，項(xiàng)項(xiàng)有交代，件件有著落。要協(xié)調(diào)有關(guān)部門(mén)實(shí)施聯(lián)合督察，確保工作的順利開(kāi)展。

三是要優(yōu)質(zhì)服務(wù)，發(fā)揮窗口作用。辦公室是一個(gè)組織、單位的重要“門(mén)面”，辦事效率的高低、服務(wù)態(tài)度的好壞，不僅反映一級(jí)組織、一個(gè)單位的精神面貌，而且直接關(guān)系到這個(gè)組織、單位的內(nèi)外形象。因此，辦公室要把為基層服務(wù)作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，積極主動(dòng)、熱情周到地為部門(mén)、基層服務(wù)，搞協(xié)調(diào)，辦實(shí)事。特別是在值班處理事務(wù)、接待來(lái)人來(lái)訪等方面，更要熱情周到，優(yōu)質(zhì)服務(wù)。這就要求每個(gè)從事辦公室工作的同志，一方面要加強(qiáng)自身素質(zhì)訓(xùn)練，確保政治、思想、工作、作風(fēng)都過(guò)得硬；另一方面要端正服務(wù)態(tài)度，提高辦公水平，講究辦事效率，謹(jǐn)小慎密，減少疏忽和失誤。

四、講究方法，全面提高服務(wù)質(zhì)量

“工欲善其事，必先利其器?！逼髽I(yè)辦公室工作的同志與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，具有多重性：從職能上講，是領(lǐng)導(dǎo)與參謀助手的關(guān)系；從組織上講，是上級(jí)與下級(jí)的關(guān)系；從政治上講，是公事與同事的關(guān)系。因其地位的特殊性，要真正做到為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門(mén)單位服務(wù)，必須講究參謀方式，確立輔助意識(shí)，方能取得參謀助手的實(shí)效。

一是參政有方。所謂“方”，就是要講究方式方法，不亂發(fā)議論。參謀的方式是多種多樣的，可以直接進(jìn)言，交談自己的觀點(diǎn)、看法、意見(jiàn)，也可以通過(guò)調(diào)查報(bào)告、起草講話、提出建議等方法。無(wú)論采取哪種方式，都要做到參與議政合適有效，對(duì)具體情況具體分析，具體問(wèn)題具體對(duì)待，認(rèn)真權(quán)衡，反復(fù)斟酌。要根據(jù)具體情況，確定參與議事的方式，使自己的認(rèn)識(shí)與領(lǐng)導(dǎo)的意志溶為一體，被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可和采納，方能達(dá)到參政的目的。

參謀者要隨時(shí)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“耳目”、“外腦”，眼觀六路，耳聽(tīng)八方，把握上情，了解下情，綜觀工作全局，大量收集、整理信息，綜合分析、篩選有益資料，拿出對(duì)各項(xiàng)工作情況比較成熟的意見(jiàn)，不能臨時(shí)“抱佛腳”。一個(gè)好的參謀，應(yīng)有較強(qiáng)的針對(duì)性、分析的全面性、觀點(diǎn)的實(shí)用性、決策的正確性、預(yù)測(cè)的前瞻性，努力出上策，避免出下策。

二是謀略有度。所謂“度”，就是要掌握分寸，不能出格。要做到：“到位不越位”。辦公室在領(lǐng)導(dǎo)決策中處于輔助從屬地位，“主”“從”關(guān)系不能顛倒。參謀只能幫助決策，不能代替領(lǐng)導(dǎo)決策。“理解不曲解”。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，必須要有正確的認(rèn)識(shí)。要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，供領(lǐng)導(dǎo)之所需，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，盡量接近領(lǐng)導(dǎo)思維，不曲解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，更不能幫“倒忙”?！爸毖圆恢M言”。幫助領(lǐng)導(dǎo)正確決策，發(fā)表觀點(diǎn)要“錦上添花”，提出問(wèn)題要“秉筆直諫”，不能明知領(lǐng)導(dǎo)決策有誤，假裝不知道，反而逢迎吹捧。“參謀不摻和”。辦公室比別的部門(mén)接觸領(lǐng)導(dǎo)多，進(jìn)言機(jī)會(huì)多，領(lǐng)導(dǎo)征求意見(jiàn)多，不能因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)信任，就瞎摻和，亂攪和，影響正確決策。

三是言之有時(shí)。所謂“時(shí)”，就是要把握“火候”，講究效果。適度超前，要提前進(jìn)入角色，思維在前，服務(wù)在前，參謀在前。選擇適時(shí)，要在領(lǐng)導(dǎo)未成熟主意前適時(shí)提出建議，要在領(lǐng)導(dǎo)決策前適時(shí)拿出主意，要下“及時(shí)雨”，不放“馬后炮”。善于理解，對(duì)提出的建議、主張，領(lǐng)導(dǎo)采納了的要及時(shí)實(shí)施；對(duì)未采納的，不能自棄，更不能埋怨。

總而言之，企業(yè)辦公室工作是一項(xiàng)綜合性、實(shí)用性和影響力都很強(qiáng)的工作，只要我們潛心研究，努力學(xué)習(xí)，扎實(shí)工作，改進(jìn)工作方法，切實(shí)提高自身素質(zhì)，就一定能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

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（作者單位：中石化中原油田普光分公司 河南濮陽(yáng) 457000）

（責(zé)編：若佳）