醫(yī)院藥庫盤點計算機存在的問題及解決方法

艾學(xué)瑛

摘 要：應(yīng)用計算機軟件對藥品管理已經(jīng)成為現(xiàn)代化醫(yī)院的主要工作模式。如何使藥品計算機管理的誤差降至最低，控制好藥品管理也是醫(yī)院管理的一項重要工作，衡量藥品盤點的準(zhǔn)確率是通過賬物、賬實相符來把關(guān)的。文章結(jié)合醫(yī)院藥庫計算機藥品盤點的賬物不符來發(fā)現(xiàn)原因，同時提出了相應(yīng)的解決方法，從而加強醫(yī)院的藥品管理，嚴(yán)格對藥庫把關(guān)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 藥庫 藥品盤點 計算機賬實不符 解決方法

中圖分類號：F224.39

文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）08-250-02

藥品是醫(yī)院開展正常業(yè)務(wù)，用于診治疾病的特殊商品，它是醫(yī)療工作中必不可少的物質(zhì)保證和重要手段，也是醫(yī)院中重要的流動資產(chǎn)，在醫(yī)院的流動資金中占了一定的比例。因此如何加強藥品管理，對藥品進行有效的控制，是醫(yī)院管理資產(chǎn)的一大課題。通常管理藥品可通過日常管理和定期盤點來運行，日常管理是對藥品管理的基本方式，定期盤點是對日常管理的考查?，F(xiàn)在隨著信息科技的不斷發(fā)展，各大中小型醫(yī)院對計算機都已經(jīng)普及，利用計算機軟件系統(tǒng)對醫(yī)院的藥品進行管理極大地方便了藥庫各項工作，但在簡化了盤點工作的同時又會出現(xiàn)一些數(shù)據(jù)上的出入，使藥品實物數(shù)量和計算機上記錄的庫存數(shù)量不相符，從而對藥庫的藥品管理工作造成影響，有時還可能無法正常運轉(zhuǎn)。所以筆者結(jié)合湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬太和醫(yī)院在對藥庫的藥品盤點時發(fā)生的實物與賬面數(shù)量不符的問題，有針對性地加以分析，從而進一步加強藥品管理，提高醫(yī)院管理水平。

一、醫(yī)院藥品盤點的狀況

1.實際盤點藥品準(zhǔn)確率不高。因為藥品盤點是一項很寵大的工作，費時、費力，加之藥品種類繁多，所以就會很可能造成藥品盤點出現(xiàn)差錯。藥品盤點的準(zhǔn)確度分為兩個方面：一是盤點整個藥品數(shù)量的準(zhǔn)確性，二是盤點單個藥品種類的準(zhǔn)確性。其實盤點藥品的盈虧只是工作的一個方面，主要是把握各個藥品盤點的準(zhǔn)確性。數(shù)量的準(zhǔn)確度高了其藥品計量的準(zhǔn)確度就高，本次盤點的結(jié)果對下次或歷次的盤點結(jié)果都會有影響。（1）藥庫盤點前沒有徹底清庫。藥庫盤點前應(yīng)該進行徹底清庫，如果盤點期間隨時有送貨單位送貨而沒及時辦理入庫的，或有臨床科室退貨、送貨單位報損、藥房借藥等沒有處理的都能造成賬實不符。（2）平時辦理出入庫數(shù)據(jù)錄入時數(shù)據(jù)輸入不準(zhǔn)確。在數(shù)據(jù)錄入時有時也可能會因為一時疏忽從而出現(xiàn)輸入數(shù)量、品種等錯誤，造成差錯。（3）誤盤、漏盤。在盤點的過程中，盤點人員對藥品的規(guī)格，存放位置不熟悉引起的誤盤和漏盤。當(dāng)然這種漏盤或誤盤的情況畢竟是很少，但是這個因素造成的賬實不符也是不可小覷的。

2.辦理藥品入庫時誤差。（1）藥品入庫時負責(zé)辦理藥品入庫的負責(zé)人由于工作的疏忽錯把本來是1盒的數(shù)量錄成1支，或者數(shù)字沒有看清楚而出錯沒有被發(fā)現(xiàn)的。（2）入庫驗收不仔細?，F(xiàn)在送藥時間每天都有，而倉管人員又同時要辦理各科室、各藥房藥品發(fā)放工作，所以難免會因為驗收不仔細而成的入庫差錯。（3）急需藥品借入。因為某種急需藥品短缺，臨時從外面醫(yī)藥公司或別家醫(yī)院借入的藥品沒有辦理入賬手續(xù)的，也沒有出具任何借入單據(jù)。

3.倉管人辦理出庫時誤差。（1）藥房領(lǐng)藥差錯。藥房每天會報計劃，列出當(dāng)天所需藥品，倉管人打出庫單時可能會發(fā)生錯輸、漏輸現(xiàn)象，當(dāng)時沒有及時發(fā)現(xiàn)的。（2）臨時藥品借出。有時會有醫(yī)藥公司或別家醫(yī)院需要此種藥品臨時借出，以后補還的，倉管人未及時銷賬。

4.計算機軟件系統(tǒng)原因。（1）計算機軟件系統(tǒng)在盤點時，庫存數(shù)據(jù)在取出的時間范圍內(nèi)存在誤差。（2）軟件系統(tǒng)出現(xiàn)漏藥情況。有時系統(tǒng)輸出的盤點庫存表會有漏藥的情況發(fā)生。

5.發(fā)票與入庫不能在時間上同步。因為供應(yīng)商存在著某種原因發(fā)票和藥品不能同時送達，只有送貨清單，所以倉管人員只能根據(jù)送貨清單辦理入庫，財務(wù)會計在沒有發(fā)票的情況下是不做賬的，在這種情況下就出現(xiàn)賬實不符的現(xiàn)象。

6.財務(wù)實際藥品掛賬時間與藥品會計結(jié)賬時間不一致。太和醫(yī)院財務(wù)做賬時間與藥品會計結(jié)賬時間相差一個月的時間，藥品會計結(jié)賬時間是當(dāng)月的25號，而財務(wù)藥品掛賬時間卻在次月15號左右，因此庫存藥品的實際庫存數(shù)與財務(wù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)差錯。

上述幾點賬實不符是醫(yī)院計算機盤點庫房藥品突出的問題，通過這幾個問題我們可以看出造成賬物的不相符并不是藥品的真正損壞和耗失，而是在實際工作中負責(zé)人員計量的誤差導(dǎo)致的賬面藥品差異。盤點結(jié)果的不準(zhǔn)確直接導(dǎo)致了庫房庫存量的虛盈虛虧，對醫(yī)院各個藥房的庫存量也形成影響。譬如，被錯盤的某藥品由于實盤數(shù)誤為零，那么盤點結(jié)果確認(rèn)為零后，庫存賬面就被調(diào)整為零，可該藥品實際存在，也通過藥房銷售結(jié)轉(zhuǎn)了成本，那么該藥品就形成了負庫存。如何采取有效的措施來解決這些問題呢？

二、解決的辦法

1.提高藥品盤點的準(zhǔn)確率。（1）控制入庫流程。醫(yī)院藥品會計嚴(yán)格檢查所有出入庫單據(jù)的入賬情況，做到實物流與財務(wù)信息流的統(tǒng)一，每月藥品結(jié)賬后定期與藥學(xué)部藥品倉管員核對，這樣就可以有效地避免藥品實物已入庫而財務(wù)賬面未記賬的現(xiàn)象。嚴(yán)格把關(guān),堅持藥品實物入庫的驗收制度，保證藥品賬物相符。（2）藥品入庫所用的憑據(jù)必須嚴(yán)格采用三聯(lián)單，一份藥品倉管員留底備查，一份藥品采購員對賬，一份藥品會計做賬，這樣層層把關(guān),確保藥品的賬物相符。（3）規(guī)劃好合理的藥品盤點時間，盤點過程中采取兩人搭班盤點制。盤點規(guī)劃好時間,在這期間做好清庫工作，不接收任何供貨商供應(yīng)藥品，保證計算機提取的賬面盤存時間與實物盤存時間的一致。靈活掌握藥品盤存的方式，對性質(zhì)不同的藥品采取不同的盤點時間，如麻醉藥品采取每天盤點一次，銷售快的藥品采取一月盤點一次，大輸液單獨分為輸液庫采取單獨保管的方式，獨立核算。有效控制虛盤漏盤等盤點差異的發(fā)生，提高準(zhǔn)確率。

2.藥品出入庫管理采用專人責(zé)任制。一人負責(zé)辦理藥品入庫數(shù)據(jù)的輸入，一人對所辦入庫藥品的數(shù)量、規(guī)格、單價進行嚴(yán)格校對，最大程度降低藥品庫存的誤差。（1）有外單位外借藥品時，必須經(jīng)藥學(xué)部負責(zé)人批準(zhǔn)方可借出，還要出具借藥憑據(jù)，外借人和倉管人同時簽字。（2）辦理出庫時要及時準(zhǔn)確，嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)院內(nèi)部下發(fā)的藥品核對請領(lǐng)單制度，仔細核對計算機賬面數(shù)、發(fā)藥時間與實際發(fā)藥時間的一致性。如發(fā)現(xiàn)計算機藥品賬面數(shù)已下賬而實物未領(lǐng)用的要及時下賬，保證賬物相符。在我院就經(jīng)常會有外單位或個人調(diào)撥藥品，調(diào)撥單已開出，但因為某種原因未能交款，這時就會造成賬面已下賬而實物未領(lǐng)用的情況，到盤點時就形成賬實差異，造成計算機庫存數(shù)的虛減，所以藥品會計與倉管員人員要及時溝通，按時對賬，確實做到賬物相符。

3.供應(yīng)商的發(fā)票不能及時送達的，采取不入庫的方式，藥品單獨存放，到發(fā)票送到后再辦理入庫手續(xù)。但是倉管人員要建立一本備查賬，及時催促供應(yīng)商開具發(fā)票，如遇有臨床科室急需用藥時，醫(yī)院內(nèi)部可自由調(diào)節(jié)，和科室之間先辦理下借藥手續(xù)，等發(fā)票到后再重新辦理正式入庫手續(xù)，同時及時辦理出庫。

4.加強倉管人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平。用計算機管理藥品時，藥品的規(guī)格、數(shù)量、保質(zhì)期等都要有明確的標(biāo)注，倉管人員每月定期對過期藥品或者滯銷藥品進行清查，如需要退貨或換貨時要及時與供應(yīng)商聯(lián)系，盡快辦理退換貨手續(xù)。加快倉庫保管的運轉(zhuǎn)率，也節(jié)約了倉管成本。

5.完善信息系統(tǒng)，制定配套規(guī)則。醫(yī)院對藥品管理實行“金額治理，數(shù)目統(tǒng)計，實耗實銷”的治理辦法，藥品會計除了每月制定當(dāng)月藥品領(lǐng)用匯總表，當(dāng)月藥品進貨賬表單據(jù)外，還需要制定出一整套如藥品消耗匯總表、庫存藥品明細賬、盤點清冊表等報到賬務(wù)，月底對全部庫存藥品進行盤點，看與賬面金額是否相符。

三、結(jié)語

藥品的盤點工作看似簡單，可真正要做到全面準(zhǔn)確卻不是那么簡單的事情。只有平時在工作中打好基礎(chǔ)，責(zé)任到人，實物與賬面及時掛鉤，及時發(fā)現(xiàn)計算機誤差，才能提高實際盤存數(shù)與計算機庫存數(shù)結(jié)果的準(zhǔn)確率。盤存結(jié)果的準(zhǔn)確度提高了也有助于醫(yī)院進一步加強內(nèi)部管理，降低因管理不善而導(dǎo)致的盤點結(jié)果與計算機差異，降低盤點損耗，使醫(yī)院的管理工作邁上一個新臺階，提高醫(yī)院的核心競爭力。

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（作者單位：湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬太和醫(yī)院財經(jīng)處 湖北十堰 442000）

（責(zé)編：若佳）