學(xué)校管理中有關(guān)Excel常用功能例析

紀宏偉 韓彥林

［摘要］ 在學(xué)校管理中，班主任、教師、教學(xué)秘書等學(xué)校管理人員常常應(yīng)用Excel來完成一些工作，靈活地應(yīng)用Excel的相關(guān)功能，可以使工作更加得心應(yīng)手，也便于管理工作的高效開展。文章從教育的實際出發(fā)，拾取幾例加以介紹，事實表明，在輔助學(xué)校管理上，Excel確實具有極大的優(yōu)越性和便利性。

［關(guān)鍵詞］ 學(xué)校管理； Excel； 函數(shù)和公式

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 08. 080

［中圖分類號］F0［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）08- 0119- 04

Ｅｘｃｅｌ是微軟公司出品的優(yōu)秀電子表格軟件，擁有強大的數(shù)據(jù)分析、管理、處理能力。Ｅｘｃｅｌ使用頻率較高的通常是表格的制作。在學(xué)校里，我們經(jīng)常會看到各種各樣的表格，如教學(xué)安排表、課時統(tǒng)計表、成績匯總表、學(xué)籍注冊表、報名信息表、班級課程表、質(zhì)量分析表等等，基本上都是用Ｅｘｃｅｌ制作的。其次便是數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，像名次的排定、等級的劃分、平均分計算、分數(shù)段人數(shù)的統(tǒng)計、課時的匯總等等，應(yīng)用得也非常普遍。Ｅｘｃｅｌ還有很多很細膩、很人性化的功能，在學(xué)校管理中有著重要的應(yīng)用。我們從教育的實際出發(fā)，拾取幾例加以闡釋，希望對教師和學(xué)校管理人員的日常工作有一定的幫助。

１用Ｅｘｃｅｌ來分班

學(xué)校招收新生后，編班就成了一項重要工作。分班要盡可能公平一些，利于各班學(xué)生的均衡發(fā)展，同時也要兼顧男、女生比例基本相同。傳統(tǒng)方法用名次“輪回法”，如表1所示（本文假定分６個班）：

由于下一輪最好的名次分到下一班，這樣就保證了每個班在六輪中都能分到最好、最差和中間的學(xué)生，從而使各班入學(xué)起點水平比較接近，名次分布均勻，而且沒有顯著差異。如再以一班為例，分到１、１２、１７、２２、２７、３２、３７、４８等名次的學(xué)生，在相鄰兩名次之間，差距六次中只有１次為１１，其余五次為５，波動相對較小，太小的差距也被消除了。

有了這個合理的分班依據(jù)，就可以使用Ｅｘｃｅｌ的函數(shù)組合快速完成了。首先將工作表中的Ｄ列按由高分到低分排序，在Ａ２單元格開始填充一個０、１、２……這樣一個輔助數(shù)據(jù)序列，再在“所分班級”列的Ｅ２單元格輸入分班公式：＝ＭＯＤ（ＩＮＴ（Ａ３／６）＋ＭＯＤ（Ａ３，６），６）＋１，按回車得到其結(jié)果為１，再向下填充即可得分班序列：１、２、３、４、５、６；２、３、４……如圖１所示。

接下來即可用篩選法得到各班學(xué)生名單了。若需要分８個班，那么公式更改為ＭＯＤ（ＩＮＴ（Ａ３／８）＋ＭＯＤ（Ａ３，８），８）＋１即可。為使男、女生比例基本相同，可以使男、女生分別放在一個工作表中，使用前面的分班方法來分班就可以了。同時，為了不在一個班里出現(xiàn)重名重姓的學(xué)生，分班以后，還需要從姓名列中查找重名的學(xué)生，再手工與其他班同分值的學(xué)生調(diào)換。如果分的班級比較多，手工一個一個查找將比較麻煩，可借助Ｅｘｃｅｌ的ＩＦ、ＣＯＵＮＴＩＦ函數(shù)來實現(xiàn)，比如在Ｆ２單元格中輸入：＝ＩＦ（ＣＯＵＮＴＩＦ（Ｂ：Ｂ，Ｂ２）＞１，＂重復(fù)＂，＂＂），再向下填充即可看到查找結(jié)果，若有重名，則對應(yīng)的單元格中會出現(xiàn)“重復(fù)”字樣，否則顯示空白，一目了然。

２學(xué)生信息的輸入

學(xué)校管理中，學(xué)生信息的輸入（如個人情況、報考信息、辦證信息、檔案信息等等）是經(jīng)常要做的基礎(chǔ)性工作，具有工作量大而多是重復(fù)性的特點。在這里面，身份證號碼總是不可缺少的內(nèi)容。我們都知道，身份證號的前６位是所屬地的省市縣的信息，接下來的８位就是出生年月日（１５位身份證號為６位，其中年份用２位數(shù)表示），第15位到17位是順序碼，奇數(shù)分配給男性，偶數(shù)分配給女性。利用Ｅｘｃｅｌ自帶的函數(shù)，就可把身份證號碼里蘊含的個人信息提取出來，而避免費時費力的手工輸入。如圖２所示，先輸入姓名和身份證號，在Ｃ２中輸入提取性別的公式：＝ＩＦ（ＬＥＮ（Ｂ２）＝１５，ＩＦ（ＭＯＤ（ＭＩＤ（Ｂ２，１５，１），２）＝１，“男”，“女”），ＩＦ（ＭＯＤ（ＭＩＤ（Ｂ２，１７，１），２）＝１，“男”，“女”））；在Ｄ２中輸入提取出生年月的公式：＝ＩＦ（ＬＥＮ（Ｂ２）＝１５，ＣＯＮＣＡＴＥＮＡＴＥ（“１９”，ＭＩＤ（Ｂ２，７，２），“年”， ＭＩＤ（Ｂ２，９，２），“月”， ＭＩＤ（Ｂ２，１１，２），“日”），ＣＯＮＣＡＴＥＮＡＴＥ（ＭＩＤ（Ｂ２，７，４），“年”， ＭＩＤ（Ｂ２，１１，２），“月”， ＭＩＤ（Ｂ２，１３，２），“日”））；在Ｅ２中輸入計算年齡的公式：＝ＩＦ（Ｂ２＜＞“”，ＤＡＴＥＤＩＦ（ＴＥＸＴ（（ＬＥＮ（Ｂ２）＝１５）*１９＆ＭＩＤ（Ｂ２，７，６＋（ＬＥＮ（Ｂ２）＝１８）*２），“＃－００－００”），ＴＯＤＡＹ（），“ｙ”），），這個公式計算出的當(dāng)前年齡是一個年對年、月對月的年齡，非常方便掌握學(xué)生的實際年齡。

３成績統(tǒng)計分析

統(tǒng)計和分析學(xué)生的考試成績，是考試結(jié)束后的一項常規(guī)性工作，是評價教學(xué)效果的依據(jù)，它可以幫助教師了解一段時間內(nèi)的教學(xué)效果，掌握學(xué)生學(xué)習(xí)的情況，分析存在的問題，總結(jié)得失，指導(dǎo)今后的教學(xué)工作。從常規(guī)工作來看，很多學(xué)校都要求考試結(jié)束后教師填寫《考試質(zhì)量分析表》，其實如何填寫，主要還是來自統(tǒng)計出的數(shù)據(jù)。然而，該項工作對于不熟悉數(shù)據(jù)處理的教師們來說總是個老大難問題，手工處理往往占用很多時間與精力，效率低下，還經(jīng)常出錯，若從網(wǎng)上下載有關(guān)工具，卻遠不如Ｅｘｃｅｌ方便靈活。如圖３，只要輸入語文、英語、數(shù)學(xué)原始成績，其他都可以借助Ｅｘｃｅｌ有關(guān)函數(shù)和公式很快計算。為了方便，這里取１１個學(xué)生的成績加以介紹。

４比賽活動評分統(tǒng)計

在學(xué)校里，經(jīng)常要舉行各類的大獎賽，如歌曲大賽，演講誦讀大賽，才藝表演大賽等等。一般的評分規(guī)則是，選手比賽完畢后，評委給出評分，然后去除最高分和最低分，再求平均分?？梢赃@樣考慮：先求出總分，再統(tǒng)計出最高分和最低分，然后用公式：平均分 = （總分 - 最高分 － 最低分）/評委總?cè)藬?shù)。用這種常規(guī)方法處理起來不夠簡潔，操作也較為煩瑣，特別是碰到“去除兩個最高分和兩個最低分，再求平均分”的評分規(guī)則時，就有了很大的局限。所以有必要探求新的計算方法。如圖４，在Ｊ２單元格中輸入：＝ＴＲＩＭＭＥＡＮ（Ｂ２：Ｉ２，２／８），這樣在輸入評委給選手所打的分數(shù)后，就會自動得出評分結(jié)果。ＴＲＩＭＭＥＡＮ的用途在于返回數(shù)據(jù)集的內(nèi)部平均值，當(dāng)希望在分析中剔除一部分數(shù)據(jù)的計算時，可以使用此函數(shù)，其語法格式是ＴＲＩＭＭＥＡＮ（ａｒｒａｙ，ｐｅｒｃｅｎｔ）。在這里“ｐｅｒｃｅｎｔ”輸入的是２／８，表示從８個得分中去除一個最高分和一個最低分，共兩個，如果需要去除兩個最高分和兩個最低分，就可以把其參數(shù)改為４／８。

5小結(jié)

學(xué)校管理信息化，Ｅｘｃｅｌ來助力。Ｅｘｃｅｌ作為一個非常大眾化、普及化的軟件，已經(jīng)滲透到學(xué)校管理的方方面面，從以上示例不難發(fā)現(xiàn)，Ｅｘｃｅｌ為高效解決問題提供了便捷之道，打開了方便之門。希望本文的介紹，能對正在使用Ｅｘｃｅｌ的學(xué)校管理人員或教師提供一些參考或啟迪。

主要參考文獻

［１］ 紀宏偉． 用Ｅｘｃｅｌ求解線性方程組和某些數(shù)學(xué)問題的方法［Ｊ］． 赤峰學(xué)院學(xué)報：自然科學(xué)版，２０１１，２７（６）：１３－１４.

［２］ 紀宏偉． 基于Ｅｘｃｅｌ規(guī)劃求解功能的函數(shù)最值問題的計算［Ｊ］． 甘肅科技，２０１１，２７（１３）：１７６－１７７.

［３］電腦報． Ｅｘｃｅｌ函數(shù)實例操作［Ｍ］． 重慶：電腦報電子音像出版社，２００８．