淺析高校人事檔案信息化管理存在的問題與對策

陳曉梅

摘 要：高校人事檔案信息化建設是高校深化改革發(fā)展的需要.文章闡述了高校人事檔案信息化建設的內涵，并對高校人事檔案信息化管理的必要性與存在的問題進行分析，提出了相關的解決對策。

關鍵詞：高校 人事檔案 信息化管理 對策 發(fā)展

中圖分類號：G647文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）08-071-02

隨著現代科技的迅猛發(fā)展，高校建設步伐的迅速加快，對人才的需求和利用日益擴大，人員的流動不斷增加，檔案材料數量和種類也逐步增多。加強人事檔案的信息化管理，已經成為高校人事檔案管理必須面對的問題。

一、人事檔案信息化建設的基本內容

高校人事檔案信息化建設，主要是指人事檔案管理和建設工作中，檔案管理模式從傳統(tǒng)的以面向檔案實體保管為重點，向檔案信息數字化、網絡化和向社會提供服務為重點的轉變，不斷提高管理效率和服務水平的過程。主要表現為：

1.重要檔案信息數字化和網絡化。在高校中教職工人事檔案記載的信息，是與教職工的切身利益密切相關的信息，具有證據性與法律性。在職工的工作履歷、職稱評聘、工資晉升、干部考核以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的證據和參考作用。因此，它的使用頻率特別高，很需要信息化建設。

2.檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化。在高校實際工作中，由于受到時效性強、傳達范圍廣、地域制約等因素影響，往往會大量使用電子文件檔案，也需要信息化建設，并且需要加強科學利用和管理，從而做到信息共享以及保密和安全。

3.現有人事檔案目錄數據化。高校一般都有幾十年甚至上百年的發(fā)展史，人事變動大而且復雜，這就更需要加快信息化建設，將其逐漸轉化為數據加以整理和規(guī)范。這對個人的工作和職稱評定以及發(fā)展有著重要的作用，從而使信息資源得到充分的利用。

二、目前高校人事檔案信息化建設中存在的主要問題

1.高校領導檔案信息化意識不強。一些學校的領導對檔案信息化管理工作的重視程度還不夠，沒有真正從戰(zhàn)略的高度認識檔案信息化管理的重要意義和作用，不同程度地出現了疏于指導，政策不予傾斜，不愿太多投入經費等問題，使檔案信息化成為難以落實的空話。

2.檔案材料不全，內容失真。真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料，有的內容前后不符，如出生年月公歷、農歷隨意填寫，且沒有說明。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。對這些情況，人事檔案部門也沒有進行嚴格地審核把關，及時發(fā)現問題、解決問題，給檔案的利用帶來困難。沒有一些本該有的履歷表、年度考核表，本該有的學歷、職稱、工資材料也不健全。有的單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集和堆放，沒有及時歸檔，導致內容不全。

3.人事檔案材料不能充分體現高校人員的特點。高校集教學、科研和服務社會三大功能于一身，由于不同高校培養(yǎng)人才的側重點不同，教師、科研人員所在機構，所從事的學科、學位、職稱等方面的復雜性，使得高校的人事檔案門類復雜多樣。目前高校的人事檔案幾乎都是套用干部檔案的管理模式，這樣的檔案無法對一個人作出全面完整的評價，不利于優(yōu)秀人才的發(fā)現和選拔。

4.信息安全系統(tǒng)不健全。人事檔案具有高度的保密性，信息安全問題尤為重要。目前，一些學校領導的安全意識淡薄，在日常管理和軟件開發(fā)上都沒有將安全問題放在首位。導致人事檔案信息化管理缺乏應有的安全保障，人事檔案網絡管理平臺所采用的技術大多很落后，有的甚至是被淘汰的技術，先進的技術和理念都沒有得到很好的應用。

5.資源建設和人才建設不同步。許多單位的人事檔案管理幾乎沒有系統(tǒng)性的資源建設和人才建設計劃，更不用說投入。沒有資源做后盾的系統(tǒng)平臺形同虛設，沒有強大的人力資源作保障，系統(tǒng)平臺就不會有強大的生命力。

6.高校人事檔案信息化管理的必然性。高校人事檔案管理是人事管理工作中一項必不可少的基礎性工作，它具有真實性、客觀性、動態(tài)性和機密性，是從各方面考察與了解高校工作人員的重要依據。但是由于各種原因，很多高校人事檔案工作仍停留在傳統(tǒng)的管理階段，檔案管理信息化、標準化程度較低，僅局限于收集、鑒別、整理和裝訂材料，以至于不能形成綜合性的人力資源信息，從而不能上升到發(fā)現人才、使用人才，以及為人力資源決策提供全面、可靠的服務高度。

信息化技術的高速發(fā)展和計算機的開發(fā)與應用，為人事檔案工作的信息化管理創(chuàng)造了新的條件。目前各高校正積極努力運用現代化計算機手段，建立人事檔案的信息化系統(tǒng)，完善人事檔案數據庫，實現人事檔案由傳統(tǒng)的手工管理向信息化管理的轉變，這是社會發(fā)展對人事檔案管理的必然要求。

三、加強高校人事檔案信息管理的相關對策

1.提高檔案管理的現代化意識。人事檔案工作的特殊性造成了檔案管理人員管理意識的封閉性，要改變這種局面，必須不斷更新觀念，勇于進取，認真學習國家的方針政策，關注改革開放的新形勢、新問題，深入學習與實踐科學發(fā)展觀，把高校人事檔案工作與社會活動結合起來，使檔案工作緊隨時代發(fā)展。在信息化時代，要努力強化檔案管理的現代化意識、信息化意識、計算機管理檔案意識，切實加快人事檔案工作由手工管理向計算機數字化管理的轉變。

2.深化改革，建立健全的人事檔案管理制度。在人事檔案管理工作中，對于不適應新形勢、新情況的規(guī)章制度，必須進行改革，及時建立新的、（下轉第73頁）（上接第71頁）更為科學合理的人事檔案管理制度，使人事檔案工作更加制度化，規(guī)范化，在材料的收集方面，要建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實。在材料的鑒別方面，明確鑒別的內容，對材料進行有效的鑒別，確保檔案安全可靠。在有關人員查閱傳閱檔案時，要明確人事檔案利用方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。檔案管理人員還要積極主動地跟有關部門聯系，及時更新、補充檔案新材料。

3.建立人事檔案網絡化管理體系，加強信息資源庫的建設。一是要建立高校人事檔案信息數據庫，將人事檔案原始材料通過電子手段轉換成數字模式存儲到磁盤等設備上，通過相應管理軟件或網絡對其進行管理、使用。二是要建立并完善高校人事檔案數據庫管理系統(tǒng)，將人事檔案的日常管理通過計算機實現信息化管理。三是建立高校人事檔案信息網站，通過網絡將檔案信息服務直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間的良好互動。

4.實現管檔人員專業(yè)化。加強人事檔案信息化建設，必須有一批高素質管理人員作保證。針對目前高校的實際情況，可通過以下途徑充實管理隊伍：一是直接引進所需人才，從應屆畢業(yè)的大學生中選擇檔案專業(yè)的，進行上崗培訓后放到管理一線，在業(yè)務水平和管理能力上予以提高。二是發(fā)掘高?，F有的可用人員，在現有的管理人員中挑選骨干力量，鼓勵他們繼續(xù)教育。繼續(xù)教育是對在職專業(yè)技術人員的知識、技能進行補充、增新、拓寬和提高的有效途徑，對提高管理人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術水平意義重大。三是提高全員素質，通過校內外舉辦的培訓班、進修班等多種形式，對現有人員現代化管理知識和先進性技術設備的操作技能進行培訓，使他們成為既熟悉業(yè)務知識又懂得計算機管理技術的復合型人才。

5.創(chuàng)新管理機制，完善法規(guī)標準。首先，要改進檔案利用查詢手段。積極采用信息技術手段、管理方法、管理制度，制定網絡查詢，充分利用檔案數據信息的權限管理辦法以及安全管理協議等。其次，為電子檔案的憑證作用提供法律依據。在信息技術手段能夠確保數字化檔案的真實性的前提下，電子檔案的法律憑證作用也應該得到承認。為此，對相關法律舉證條款需進行修改，各行各業(yè)涉及到的法律憑證體系和制度也需相應改變，以此來保證檔案憑證作用的有效發(fā)揮。

四、結束語

高校人事檔案信息化建設是人事檔案事業(yè)發(fā)展的需要，人事檔案管理應與時俱進，只有進一步加強基礎設施建設，標準規(guī)范建設，安全保障體系建設，提高管理人員的業(yè)務能力和技術水平，才能適應信息時代對人事檔案管理的需要。

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（作者單位：黑龍江科技學院 黑龍江哈爾濱 150027）（責編：若佳）