高校圖書館應急預案的構(gòu)建與評估

余鵬彥

〔摘 要〕應急預案的構(gòu)建是圖書館危機管理的重要組成部分。針對我國高校圖書館應急預案普遍零碎、表面化以及缺乏體系的現(xiàn)狀，提出圖書館應急預案的制定應該遵循“以人為本、預防為主，危機分級、重點突出，信息公開、權(quán)責分明”的原則，其內(nèi)容設置則從危機管理所要求的預防、準備、響應和恢復4個環(huán)節(jié)進行構(gòu)建，考核評估工作相應地選取“應急預防、應急準備、應急響應、應急恢復 ”4個一級指標，進而細化。最后指出人始終是應急預案中第一要素，要重視實踐。優(yōu)秀的應急預案需要定期演練，從實踐中總結(jié)經(jīng)驗教訓，從而不斷優(yōu)化預案。

〔關鍵詞〕高校圖書館；應急預案；危機管理

〔中圖分類號〕G251 〔文獻標識碼〕B 〔文章編號〕1008－0821（2012）09－0037－04

近年來，恐怖事件、種族沖突、戰(zhàn)爭和自然災害等重大事件和危機對圖書館的破壞、造成的損失引起圖書館界的廣泛關注。自20世紀90年代開始，許多發(fā)達國家的圖書館開始重視應急預案的構(gòu)建，甚至以“是否擁有完備的應急預案”作為圖書館重要的評價指標或資金投入的依據(jù)[1]。應急預案又稱“應急計劃”或“應急救援預案”，是針對可能發(fā)生的突發(fā)公共事件，為迅速、有效、有序、科學地開展應急行動而預先制訂的方案[2]。國際圖聯(lián)保存保護中心（IFLA-PAC）于2006年發(fā)布的IFLA Disaster Preparedness and Planning：A Brief Manual（《國際圖聯(lián)災害預防手冊》），在面對災難、準備應對災難、處理災難、回應災難并回到正常狀態(tài)等方面闡述了具有可操作性的預防災難指導原則[3]；2006年，國務院發(fā)布了《國家突發(fā)公共事件總體應急預案》，旨在宏觀層面提高政府保障公共安全和處置突發(fā)公共事件的能力[4]。作為公共場所的一部分，國內(nèi)許多圖書館也相應建立了自己的應急預案，但普遍比較簡單和零碎。很多圖書館只是在圖書館管理條例或相應規(guī)則中，做出諸如防火、禁止室內(nèi)吸煙等表面化的規(guī)定，缺乏可以依據(jù)的危機應對計劃和災后恢復重建計劃[5]。國內(nèi)學者在危機預案構(gòu)建方面也開展了一些探索，如劉秀娥等從圖書館應急預案編制的依據(jù)與流程角度，提出了5W2H原則與PDCA模式[6]；潘梅指出圖書館在編制應急預案時，應該對圖書館的行政結(jié)構(gòu)圖、特定部門的業(yè)務范圍、圖書館的網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)圖、圖書館關鍵系統(tǒng)與關鍵資產(chǎn)列表、已有的安全管理制度等信息進行收集整理[7]?？傮w而言，我國圖書館關于危機應急處理具體對策的理論研究還相對薄弱，而實踐環(huán)節(jié)上有待加強。本文立足我國高校圖書館現(xiàn)狀，從圖書館應急預案制定原則、內(nèi)容設置及考核評估等方面進行詳細闡述，對高校圖書館應急預案的構(gòu)建進行了積極的嘗試性探索。

1 圖書館應急預案制定的原則

1.1 以人為本、預防為主

在突發(fā)危機事件發(fā)生時，保護圖書館的館藏資源和設備等公共財產(chǎn)固然重要，但是保證讀者與圖書館員工的生命安全乃是圖書館干預危機事件的第一要務。圖書館在制定應急預案時，首先應該考慮如何避免讀者與員工的生命財產(chǎn)受到損失。英國著名危機管理專家Mike Regester曾經(jīng)指出，預防是解決危機的最好方法[8]。因此圖書館制定應急預案，必須重視各項預防措施，通過各種日常規(guī)章制度的制定和預警設備、預警措施的使用，在危機事件初露端倪時加以控制。各項預防措施中也應該考慮到危機事件后的恢復問題。圖書館在危機事件后如何采取措施盡快地恢復關鍵性的服務，把由于危機事件給讀者帶來的損失降到最低，對穩(wěn)定讀者情緒、維護本館信譽、消除由于危機事件給本館帶來的消極影響有著重要的作用。

1.2 危機分級、重點突出

圖書館在考慮本館可能遇到的突發(fā)事件時，應該從圖書館所處地理位置、館舍館藏狀況、員工基本素質(zhì)、資金運作狀況以及曾經(jīng)在本館發(fā)生過的突發(fā)危機事件等方面綜合考慮，并根據(jù)危機事件的類型與影響程度不同，采取不同的處置方法與反應力度，進而使得制定出的預案更有針對性。危機發(fā)生時的決策時間非常短暫，因此必須重點突出，使最為關鍵、最重要的應急工作優(yōu)先進行。圖書館的館藏資源和相關設備則是圖書館最寶貴的財產(chǎn)，圖書館應該對這些資源設備的重要性、易破壞性與成本的可負擔性進行綜合考慮，確定它們在搶救工作和災后恢復工作中的先后次序，從資源設備的角度盡量把損失降到最低。

1.3 信息公開、權(quán)責分明

圖書館在制定應急預案時，應該重視信息公開原則，通過有關渠道及時與媒體、讀者進行溝通，及時匯報危機事件處理的最新情況。應急預案的制定也要考慮讀者和員工及時掌握預案的途徑，可以邀請讀者參與本館應急預案的制定過程，從讀者角度出發(fā)制定的預案更能保護讀者利益。

《國務院有關部門和單位制定和修訂突發(fā)公共事件應急預案框架指南》明確指出應急預案要“明確各組織機構(gòu)的職責、權(quán)力和義務”[9]，權(quán)責明確是應急處理工作順利開展的有效保障。圖書館應急管理應建立統(tǒng)一的指揮中心，指導危機管理的全過程，保證各應急反應系統(tǒng)的協(xié)同應對；在應急組織結(jié)構(gòu)方面可以館長為核心，建立由館長、副館長及各部門負責人組成的突發(fā)事件指揮中心，以保證全館各相關部門的協(xié)同與快速反應；而且要把責任分配到圖書館每位員工，使員工切實地把自己當成處理危機事件的重要成員。

2 圖書館應急預案的內(nèi)容設置

2.1 應急預防

2.1.1 風險評估

對圖書館進行風險評估是預防危機事件的第一步。其內(nèi)容主要包括本館可能遇到的風險、現(xiàn)有的應急反應程序、災前預防與災后恢復措施。根據(jù)評估結(jié)果采取相應措施，可以使應急預案更加周密。評估風險的專家一般來自本館的館藏保存部門與技術(shù)部門、本校的衛(wèi)生與安全機構(gòu)、所在地區(qū)的建筑物鑒定機構(gòu)及應急服務部門，也可以請外地或外單位的專家進行風險評估的咨詢工作。

2.1.2 預防措施

進行風險評估后，就要采取具體措施盡可能規(guī)避風險。圖書館應該采取以下必要措施，以保證館內(nèi)設備與館藏資源的安全，同時與公安、消防、醫(yī)療部門等其他應急部門進行協(xié)調(diào)。

消防系統(tǒng)：圖書館可以根據(jù)自身的條件配置火災、濃煙檢測系統(tǒng)，自動提醒讀者和員工，并向當?shù)叵啦块T報警。濃煙檢測系統(tǒng)可以對早期火情進行檢測，使人們可以在啟動自動滅火裝置前人工消除火災隱患。館舍使用者可以手工操作的“火災報警按鈕”應該在全館配置。有條件的圖書館可以在館舍內(nèi)設置自動滅火裝置和防火門，其他圖書館可以考慮在館舍內(nèi)醒目的位置放置滅火器材。

水患預防：對滅火系統(tǒng)、館舍結(jié)構(gòu)、水管等管道設施進行定期檢查與維修，并將每次的維修記錄進行存檔；考慮在容易受水患侵害的區(qū)域，比如地下室，設置水患報警探測器。

日常維護：對館舍的日常檢查與維護應該給以高度重視，可以預防和減少由于水管爆裂、空氣調(diào)節(jié)裝置失靈、電力系統(tǒng)失靈等問題引起的常見緊急情況。

安全例行程序：此項工作必須細致而規(guī)律地進行，主要包括消防通道是否暢通，員工是否可以根據(jù)安全策略保護自身安全，走廊的燈光照明是否正常，報警按鈕是否運行正常等。

2.2 應急準備

臺風、地震等自然地質(zhì)災害性危機事件幾乎無法避免，因此圖書館要預先做好準備措施，力求把此類危機事件帶來的損失降到最低。應急準備措施應包括如下幾方面：

2.2.1 向保險公司投保

作為應急預案的準備措施的重要組成部分，圖書館員應該熟悉保險公司提供的保險服務內(nèi)容，如“投保金額是否準確反映圖書館的館舍、館藏、家具以及零配件的真實價值”、“投保范圍內(nèi)的索賠金額是否有限制”、“應急反應負責人員提供賠付金額的權(quán)限有多大”等關鍵性問題。發(fā)生緊急情況后應該立即與保險公司取得聯(lián)系。究竟是由圖書館還是由本校財務部門與保險公司進行聯(lián)系，預案必須根據(jù)相關規(guī)定給予明確界定。

2.2.2 讀者與員工安全

圖書館的緊急情況可能威脅讀者與員工的生命安全，所以圖書館可以向處理嚴重事故的當?shù)貞狈諜C構(gòu)咨詢?nèi)绾伪Ｗo讀者與員工安全的相關建議。應急控制預案必須考慮圖書館關閉與館內(nèi)人員疏散的情況，特別是緊急情況下，對行動不便、聽力、視力有障礙讀者的疏散問題。

2.2.3 應急模擬訓練

對圖書館員，尤其是應急處置小組的成員定期進行應急模擬演練，使他們熟悉整個處理流程。這種模擬訓練可以在圖書館應急預案進行實際操作前，暴露預案存在的缺陷。訓練科目還必須包括如何在巨大壓力下對員工進行有效管理，因為從沒經(jīng)歷過緊急情況的員工，面對緊急情況可能會驚慌失措。

2.2.4 應急設備

圖書館應急設備的清單、設備的準確位置和能夠提供設備的公司目錄，都應該編寫在應急預案中。它們的位置應該在館舍建筑平面圖上進行標注。配備運送應急設備的手推車等運輸工具。有些應急設備與服務屬于本館無法提供之列，所以必須與專業(yè)設備供應商聯(lián)絡，采用業(yè)務外包等形式實現(xiàn)。

2.2.5 優(yōu)先搶救區(qū)域與設備

確定優(yōu)先搶救的館藏范圍時，需要考慮館藏資源的成本、獨特性、對圖書館服務的重要性，以及保險公司的要求。優(yōu)先搶救的范圍可以在全館范圍內(nèi)界定，也可以在各學科分館內(nèi)界定，從而節(jié)約搶救時間。除了館藏資源的搶救，相關設備與數(shù)據(jù)的恢復也非常重要。因此在危機發(fā)生時，首先要注意的是恢復那些影響圖書館系統(tǒng)正常運行的IT服務器，而在日常的工作中必須定期將關鍵性數(shù)據(jù)進行異地備份。

2.3 應急響應

應急響應，包括拉響警報、疏散人群、啟動應急程序、保護未受損害的館藏資源、搶救受到損害的資源、穩(wěn)定現(xiàn)場秩序等措施。

2.3.1 基本響應

實施者是危機事件的現(xiàn)場當事人，主要措施包括向圖書館管理層報警，向圖書館安保部門報警，向館外應急部門（如公安、消防等）報警，并根據(jù)具體情況決定是否需要疏散館內(nèi)人群。

2.3.2 應急聯(lián)絡與協(xié)調(diào)

包括與應急管理團隊成員和新聞官員的聯(lián)絡。應急響應負責人要明確與應急處置小組成員、圖書館突發(fā)事件指揮中心的其他負責人、館外應急部門和專業(yè)設備供應商的聯(lián)絡方式，同時成立“控制中心”協(xié)調(diào)各個應急處置小組的工作。

2.3.3 對危機情況的現(xiàn)場應對

應急響應負責人到達現(xiàn)場后，應該立即與現(xiàn)場當事人取得聯(lián)系。一旦情況穩(wěn)定，需要立即對受災情況進行評估并采取措施，例如對情況進行記錄，控制現(xiàn)場秩序，防止形勢失控，向救援人員提供必要支持，轉(zhuǎn)移受傷人員與受損資源，對受損資源進行必要處理等。如果有關媒體要求跟進報道，應急響應負責人應該讓新聞官員負責處理媒體的要求。

2.4 應急恢復

應急恢復環(huán)節(jié)主要由應急恢復負責人處理，并根據(jù)危機的具體情況可以讓館藏保護負責人參與管理。

2.4.1 服務的恢復

危機事件結(jié)束后的恢復工作任重道遠。應急恢復負責人在危機事件結(jié)合后應盡快啟動“服務持續(xù)計劃”：把未受損壞的藏書立即放到臨時設置的書架上；與系統(tǒng)設備供應商、數(shù)據(jù)供應商聯(lián)系，請他們提供必要的設備資源，從而以某種形式恢復對虛擬資源的訪問；如果IT服務器沒有受到影響的話，圖書館可以利用電子資源從事數(shù)字參考咨詢服務。

2.4.2 書籍的修復

根據(jù)災難的具體情況和圖書館的搶救策略，恢復工作從修復受損書籍開始。情況穩(wěn)定后，應該立即把書籍搬離危機發(fā)生區(qū)域，以防止霉斑滋生。受水損毀的書籍在未來12個月內(nèi)要定期檢查是否有發(fā)霉現(xiàn)象，災后6個月不要把書籍擺放在原來的位置。經(jīng)過冷凍干燥處理的書籍應該放置在溫度適中、有相對濕度的地方，以利于恢復原樣。

2.4.3 館舍恢復重建

在把所有的受損書籍轉(zhuǎn)移出危險區(qū)域后，該區(qū)域必須進行徹底打掃。對受水侵襲的區(qū)域要防止霉斑出現(xiàn)。對館舍的溫度與濕度進行調(diào)節(jié)。如果發(fā)生了像火災這樣導致館舍必須徹底重新布置的災難，可以借此機會對館舍進行重新設計與布局，減少不必要的限制性措施，使館舍更加親近讀者。在重建環(huán)節(jié)，恢復在災難中被毀壞的固定電話、信息節(jié)點等設備也是不可缺少的。

2.4.4 總結(jié)評審

在事件結(jié)束后，“突發(fā)事件指揮中心”應該在主管校領導或館長的領導下，對事件的起因、性質(zhì)、影響、責任認定、經(jīng)驗教訓等問題進行深入總結(jié)，還要對應急預案的執(zhí)行情況進行分析并形成書面報告，找到成績、發(fā)現(xiàn)不足，并對預案需要修改的地方進行改進。

3 圖書館應急預案的考核評估

借鑒美國聯(lián)邦緊急事務署(FEMA)的“聯(lián)邦政府及各州政府應急能力評價標準”[10]，結(jié)合我國圖書館應急預案制定的原則與內(nèi)容設置，高校圖書館應急預案相應的考核評估指標如下：

3.1 應急預防的評估

規(guī)章制度：防火防盜等規(guī)章制度是否規(guī)范建立和及時更新，是否定期檢查執(zhí)行情況；風險評估：評估部門與評估人員的組成是否合理，是否定期進行風險評估；預防措施：消防系統(tǒng)等預防措施是否完備，是否定期維護，是否保持與其它應急部門的聯(lián)系；部門職責：是否實現(xiàn)了圖書館各部門的統(tǒng)一領導、分工明確、責任到人。

3.2 應急準備的評估

災害保險：是否為圖書館重要的館藏資源、設備裝置與員工的人身安全投保；培訓演練：是否定期對員工進行相關的應急培訓演練，是否有成員固定的應急反應小組；應急資源：應急資金的來源是否有保證，應急設備的購置是否符合本館的需要，應急設備是否定期維護，是否設置了優(yōu)先搶救的館藏區(qū)域與設備的范圍。

3.3 應急響應的評估

聯(lián)絡協(xié)調(diào)：是否與館內(nèi)有關部門、館外應急部門、專業(yè)設備提供商隨時保持聯(lián)系與協(xié)調(diào)；指揮控制：現(xiàn)場負責人是否能立即對現(xiàn)場狀況做出評估并做出相關反應；搶救搶險：各項搶救搶險工作的流程是否完備；疏散避險：是否首先保障讀者、本館員工的人身安全。

3.4 應急恢復的評估

現(xiàn)場清理：是否能盡快恢復關鍵性服務，把損失降到最低；善后處置：是否能及時向保險公司索賠，是否有措施對讀者、員工在心理上所受到的影響進行干預；總結(jié)評審：是否及時對事件的起因、處理的過程進行總結(jié)，是否及時向媒體進行通報。

4 總 結(jié)

本文吸收了眾多其他領域優(yōu)秀的應急預案以及國外圖書館同行的相關經(jīng)驗，在應急預案制定原則、內(nèi)容設置以及考核評估3個方面給出了詳細意見。應急預案中，人永遠是最重要的要素，所以需要強調(diào)實踐。優(yōu)秀的應急預案構(gòu)建不可能一蹴而就，需要定期進行演練，從實踐中總結(jié)經(jīng)驗教訓，然后逐步改進。

參考文獻

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[8]Mike Regester.Crisis management:How to turn a crisis into an opportunity[M].Longon:Hutchinson Business,1989:147.

[9]國務院辦公廳.國務院有關部門和單位制定和修訂突發(fā)公共事件應急預案框架指南.http:∥www.gov.cn/zwgk/2005-08/25/contentz25976.htm，2012-04-01.

[10]黃典劍,李傳貴.突發(fā)事件應急能力評價——以城市地鐵為對象[M].北京:冶金出版社,2006:23.

（本文責任編輯：王 涓）