科技查新工作中的溝通意義與策略研究

陳珍芳

〔摘 要〕科技查新工作在科研立項、成果評審、產(chǎn)品報獎等工作中發(fā)揮著越來越重要的作用。本文對溝通在科技查新(查新)過程中的重要性進行了詳細的闡述，對查新委托人的類型進行了總結(jié)，并分別有針對性的提出了溝通策略；從查新人員與受理人員的素質(zhì)培養(yǎng)、溝通方式選擇、查新機構(gòu)中溝通硬件建設(shè)和查新宣傳力度等角度提出了提高查新溝通效果和效率的方法；并結(jié)合長期查新工作的實踐經(jīng)驗提出了科技查新溝通模型，細致的描述了查新流程與溝通主體間的對應(yīng)關(guān)系。

〔關(guān)鍵詞〕科技查新（查新）；溝通；策略；委托人；查新員；審核員

〔中圖分類號〕G252.62 〔文獻標(biāo)識碼〕A 〔文章編號〕1008－0821（2012）09－0160－03

科技查新（也簡稱“查新”）是指具有業(yè)務(wù)資質(zhì)的機構(gòu)為委托方（自然人、法人或者其他組織）在科研立項、報獎、申請專利和科技成果等提供新穎性鑒定的信息咨詢服務(wù)。在查新過程中涉及到三方：查新服務(wù)方（查新機構(gòu)，包括其中的查新員、審核員、查新咨詢專家）、查新委托方和法律、法規(guī)允許各級科技行政部門及行業(yè)管理機構(gòu)等。查新工作由于項目專業(yè)性強、時間緊、容易出現(xiàn)委托“扎堆”現(xiàn)象、對查新員專業(yè)與知識面要求高等特點，要求在短時間內(nèi)針對項目準(zhǔn)確檢索出主要相關(guān)文獻，通過慎重、細致的對比分析，得出客觀、公正的結(jié)論，確實是一項挑戰(zhàn)性的工作。因此，在查新工作的整個過程中（查新委托、受理、文獻檢索、報告撰寫、審核和存檔）溝通顯得尤為重要。溝通貫徹始終，及時良好的溝通會使得查新報告準(zhǔn)確、公正、客觀、及時，反之將使得整個查新過程繁冗拖沓，甚至最終影響查新結(jié)論的正確性和公正性。

本文將對溝通在科技查新（查新）過程中的重要性進行分析，對查新委托人的類型進行總結(jié)，并分別有針對性的提出了溝通策略；從人員素質(zhì)培養(yǎng)、硬件建設(shè)等角度提出提高查新溝通效果的方法；并結(jié)合長期查新工作的實踐經(jīng)驗提出科技查新溝通模型。

1 溝通在整個查新過程中的重要性

1.1 有助于查新委托合同的撰寫

《科技查新合同》是指查新委托人和查新機構(gòu)間的約定，界定查新機構(gòu)處理查新委托人的查新事務(wù)，是根據(jù)科技部《科技查新規(guī)范》的有關(guān)要求而制定的，涉及到合同編號、委托人、查新項目名稱、查新目的、查新項目的科學(xué)技術(shù)要點、查新點與查新要求、檢索策略、檢索結(jié)果、查新結(jié)論、附件清單以及備注等內(nèi)容。其中委托人、查新項目名稱、查新目的、查新項目的科學(xué)技術(shù)要點以及查新點與查新要求均需由委托人提供，但由于委托方對查新不了解、不熟悉合同書寫規(guī)范等原因，時常出現(xiàn)查新點含糊、科學(xué)技術(shù)要點過于簡略、查新目的不確定等問題，給后續(xù)查新工作的開展帶來影響，以至于延長查新時間、影響結(jié)論質(zhì)量。

因此，在委托人委托查新項目時，接待人員與委托人之間的溝通非常重要，是影響到后面查新工作的重要因素，良好的溝通，才能使得委托合同中的內(nèi)容準(zhǔn)確、合理。

1.2 有助于查新員理解項目的背景與內(nèi)容

由于查新工作需在短時間內(nèi)，高效、準(zhǔn)確的完成，而查新員的知識覆蓋范圍不可能涵蓋所有委托項目，而委托人對于項目的內(nèi)容非常熟悉，對項目所涉及的研究領(lǐng)域通常也有較深的了解。項目負責(zé)人對項目已經(jīng)形成了比較清晰的思路，也做了一定的前期文獻調(diào)研工作，對當(dāng)今的現(xiàn)狀以及項目涉及的技術(shù)有著一定的認識。查新員與他們進行有效的溝通，能迅速且清晰的了解課題內(nèi)容，把握項目的實質(zhì)問題及技術(shù)要點，從而為查新的順利開展奠定基礎(chǔ)。

1.3 有助于查新員確定檢索策略

在明確委托項目的內(nèi)容和背景之后，查新員要確定簡潔的檢索詞、有效的檢索式，而查新點提煉的準(zhǔn)確與否，一方面關(guān)系到查新員對項目實質(zhì)內(nèi)容理解與把握的深度，另一方面關(guān)系到文獻檢索的精度以及查新質(zhì)量的高低。如果檢索詞提煉不當(dāng)，檢索式設(shè)計不合理，會出現(xiàn)文獻漏檢、錯檢等現(xiàn)象，以至于影響到結(jié)論的可靠性、準(zhǔn)確性等。與委托人進行充分的溝通、分析之后，才能快速、準(zhǔn)確的挖掘、提煉出有效的查新點。

1.4 有助于提高查新員的效率

一般說來，查新項目的負責(zé)人可能是某學(xué)科的專家、某產(chǎn)品的主管，他們對項目有著深刻的了解和認識，查新員應(yīng)虛心的請教和提問，從而摸清項目的背景、內(nèi)容；并且在查新報告書寫、審核過程中，有疑問也應(yīng)及時與委托方聯(lián)系，在公正客觀的基礎(chǔ)上，認真聽取意見，消除委托方的抱怨和分歧，從而減少不必要的重復(fù)勞動。實踐證明，溝通是提高查新員效率的有效手段。

1.5 有助于增進信任、相互學(xué)習(xí)、消除誤區(qū)

在接待查新委托過程中時常遇到委托人因?qū)Σ樾虏恍湃?，以保密為由對關(guān)鍵技術(shù)、參數(shù)等含糊其詞、不予透露，或夸大自己的創(chuàng)新點，這嚴重影響了查新工作的開展，通過溝通一方面取得他們對查新工作的信任、消除了誤區(qū)、增加雙方的學(xué)習(xí)，另一方面通過讓他們提供第三方技術(shù)鑒定報告，使得技術(shù)、數(shù)據(jù)更加可信，提高查新的意義。

2 科技查新過程中的溝通模型

科技查新流程中包括以下幾個部分：委托人提出查新委托、查新受理、查新員檢索文獻、撰寫查新報告、審核員審查報告、出具正式報告。在整個流程中涉及到的溝通人員主體包括：委托接待人員、委托人、查新員、咨詢專家、審核員，他們相互間的溝通貫徹整個流程。具體的溝通模型，如圖1所示：

圖1 查新流程與溝通主體間的對應(yīng)關(guān)系（溝通模型）

第一階段：主要完成查新委托的工作，委托人將項目的查新信息傳達給受理人，雙方之間就查新名稱、單位名稱、查新點、科學(xué)技術(shù)要點等內(nèi)容進行溝通，最后完成查新合同的書寫和繳費工作。

第二階段：這個階段的溝通主要是查新員與委托人之間的互動，但針對查新內(nèi)容不明確的時候查新員可以和當(dāng)時接待查新的受理人之間進行研究和溝通。通過溝通使得查新點、科學(xué)技術(shù)要點等內(nèi)容清晰、明了、準(zhǔn)確，這也為后面查新工作奠定了基礎(chǔ)。查新員在分析檢索結(jié)果的同時要針對自己的觀點和想法適時的和委托人進行溝通，但是委托人的意見僅僅作為查新員的參考，因此在撰寫查新報告時，必須要根據(jù)查新課題與檢索文獻的實際對比情況，實事求是公正、客觀的做出結(jié)論。

第三階段：報告撰寫完成后，查新員要完成自己與審核員之間的溝通工作，這項工作難度很大，需要在很短的時間內(nèi)讓審核員明確、理解查新項目的背景、技術(shù)、研究現(xiàn)狀、新穎點、結(jié)論等情況。通過溝通和互動，審核員會基于自己長期從事查新、審核工作的經(jīng)驗對查新情況提出意見和建議。對于提出的問題如果查新員解決不了，需再次和委托人進行溝通，將問題細化，最終解決。通過審核員、查新員、委托人，三方之間的溝通交流，最終形成一份完滿的查新報告。

如圖1中所示，在以上3個階段中，都會存在與科技查新咨詢專家溝通的可能性，因為查新工作涉及的領(lǐng)域廣而雜，專業(yè)性質(zhì)要求高，對于一些查新員、受理人無法解決的問題，需及時主動的向?qū)＜疫M行咨詢、請教，盡快的拿出解決辦法和方案。

3 針對不同類型的委托人須調(diào)整溝通策略

查新委托人由于單位、專業(yè)素質(zhì)、對查新熟悉程度、個人素質(zhì)等各不相同，溝通的難易成度也各不相同，來自高校或科研院所、對查新項目熟悉的委托人交流起來相對容易，反之則相對困難。因此，針對不同類型的委托人須采用不同的溝通策略。

根據(jù)長期查新的經(jīng)驗，從溝通難易角度，可將委托人分為：熟悉項目與查新流程型委托人、托關(guān)系或走過場型委托人、夸大新穎性或隱瞞核心技術(shù)型委托人、什么都不懂型委托人。針對他們各自的特點，采取的溝通策略和注意事項，4 提高查新溝通效果和效率的方法

4.1 提高查新員和委托接待人員的專業(yè)素質(zhì)和敬業(yè)精神查新員和接待人員是查新機構(gòu)對外的窗口，其素質(zhì)的高低直接影響到整個查新機構(gòu)的形象。一方面，他們應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，對自己負責(zé)的工作富有責(zé)任心和使命感，堅持原則、不徇私舞弊，確保查新結(jié)論的準(zhǔn)確、公平、客觀、公正；另一方面，應(yīng)注重提高自身的專業(yè)素質(zhì)，包括專業(yè)技能、知識面、語言表達能力、外語水平等。

4.2 對委托人要主動聯(lián)系、虛心請教、善于提問

查新過程中，查新員應(yīng)積極主動的與查新客戶聯(lián)系，就查新內(nèi)容、查新點、科學(xué)技術(shù)要點等進行深入溝通，盡快捕捉到委托項目的關(guān)鍵點，提煉出合理的查新點。查新報告完成后，查新員可與用戶再次溝通，避免用詞不準(zhǔn)確或不專業(yè)、錯查、漏查等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

由于專業(yè)知識的限制，查新員應(yīng)積極營造良好的交流環(huán)境和氛圍，虛心向查新用戶請教，從而搞清楚項目的內(nèi)容實質(zhì)，仔細、耐心的聆聽用戶對課題的分析介紹，并適時的將自己所獲取到的信息復(fù)述給用戶，以便準(zhǔn)確的理解項目實質(zhì)。對于不理解、不了解的內(nèi)容，查新員應(yīng)快速利用自己分析歸納的能力，有步驟、有針對

性的向用戶提出問題，并注意交流的技巧和談話的氣氛，盡量站在用戶的角度為他們考慮問題，慢慢引導(dǎo)他們挖掘出課題中的創(chuàng)新點。

4.3 加強溝通硬件建設(shè)和宣傳的力度

查新溝通包含直接和間接兩種方式，采用的方式可能有電話、E-mail、傳真以及其它即時聊天工具等多種形式，對于一個查新機構(gòu)而言，電話機、電腦、傳真等硬件設(shè)施是必須配備的，它們是實現(xiàn)有效查新溝通的基礎(chǔ)和保障。

在實踐中，經(jīng)常遇到很多用戶對于科技查新工作不熟悉甚至從來沒聽過，更別提了解查新工作的重要性了，這給查新工作的開展、查新過程中的溝通帶來很大的麻煩。因此，可通過多種途徑來加大科技查新的宣傳力度，讓更多的人了解科技查新以及其重要性和必要性，熟悉查新的規(guī)范和流程，這可大大減少查新的困難、提高溝通的效率，使其更具針對性。

5 結(jié)束語

科技查新工作有效地提高了科研立項、成果評審、產(chǎn)品報獎、高新企業(yè)申報的科學(xué)化和規(guī)范化水平，已成為科研工作和科研管理工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)。在查新過程中，委托人、受理人、查新員、審核員以及相關(guān)查新專家間的有效溝通，提高了查新的質(zhì)量、減少了不必要的重復(fù)勞動，可達到事半功倍的效果。文中就查新工作中溝通的重要性、整個溝通策略以及提高查新溝通效果和效率的方法進行了詳細的分析和闡述，并結(jié)合長期查新工作的實踐經(jīng)驗提出了科技查新溝通模型，細致的描述了查新流程與溝通主體間的對應(yīng)關(guān)系，對規(guī)范查新工作、提高查新效率、宣傳科技查新的重要性起到一定的現(xiàn)實意義。

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（本文責(zé)任編輯：孫國雷）