基于信息化的教務(wù)管理流程優(yōu)化研究

摘要：高等教育的不斷改革和教育管理現(xiàn)代化的不斷推進(jìn)，使基于網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)平臺(tái)的教務(wù)管理系統(tǒng)迅速發(fā)展起來(lái)。文章基于信息化的管理原理，結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化教務(wù)管理工作中的部分管理流程，為以后的教務(wù)管理工作提出一點(diǎn)參考，從而使現(xiàn)有的教務(wù)管理系統(tǒng)能更好地為師生服務(wù)。

關(guān)鍵詞：教學(xué)管理；信息化；教務(wù)管理系統(tǒng)；優(yōu)化

隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，很多高校都出現(xiàn)了多個(gè)校區(qū)，學(xué)生人數(shù)在不斷增加，使得教務(wù)管理工作也日趨復(fù)雜。教務(wù)工作本身就是高校管理的核心工作，它涉及到學(xué)生、教師和教學(xué)資源等方方面面。采用先進(jìn)的信息化技術(shù)提高教務(wù)管理水平，有著極為重大的作用，對(duì)于打造品牌高校也有著廣泛而深遠(yuǎn)的意義。

教務(wù)管理工作是以信息為基礎(chǔ)的。信息的處理、傳遞、加工，反饋等，每一個(gè)環(huán)節(jié)都非常重要，建立信息化的教務(wù)管理平臺(tái)是教務(wù)工作改革的前提。我國(guó)高等學(xué)校大規(guī)模的信息化建設(shè)大多始于20世紀(jì)90年代，比發(fā)達(dá)國(guó)家起步晚10～20年。從20世紀(jì)90年代初建立的管理信息系統(tǒng)到2002年開(kāi)始的教育信息化軟件建設(shè)（如遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)教育、電子圖書(shū)館等）實(shí)現(xiàn)資源共享，十多年的時(shí)間，教育信息化發(fā)展迅速。

目前我校共有38個(gè)本科專業(yè)，涵蓋了農(nóng)、工、經(jīng)、管、文和理等六大學(xué)科門類，生物化工、農(nóng)產(chǎn)品加工、植物病學(xué)、園林植物四個(gè)碩士學(xué)位授權(quán)學(xué)科，16個(gè)教學(xué)單位，8個(gè)研究所等?，F(xiàn)有教職工1100多人，在校生總數(shù)13000多人。全校教務(wù)處管理人員21人，院系教學(xué)秘書(shū)30人，工作量相當(dāng)大。加上大部分教務(wù)工作者不是科班出身，對(duì)于教育管理知識(shí)相對(duì)欠缺。網(wǎng)絡(luò)教務(wù)管理系統(tǒng)的使用，只要教務(wù)管理人員操作電腦，按照管理系統(tǒng)的操作模塊進(jìn)行，分散輸入任務(wù)，就能達(dá)到資源整合共享，提高教學(xué)管理水平，從而使教學(xué)管理部門有更多的時(shí)間和精力加強(qiáng)教學(xué)質(zhì)量管理建設(shè)。

一、教務(wù)管理系統(tǒng)的總體架構(gòu)

近幾年，幾乎各個(gè)高校都已使用教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，有青果教務(wù)管理系統(tǒng)、正方教務(wù)管理系統(tǒng)及其他各個(gè)高校自己開(kāi)發(fā)的教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。但主要功能基本上都一樣。具體分為以下幾個(gè)模塊：教學(xué)計(jì)劃子系統(tǒng)、教學(xué)資源子系統(tǒng)、網(wǎng)上選課子系統(tǒng)、課表編排子系統(tǒng)、學(xué)生學(xué)籍子系統(tǒng)、學(xué)生成績(jī)子系統(tǒng)、考試事務(wù)子系統(tǒng)、實(shí)踐教學(xué)子系統(tǒng)、教學(xué)考評(píng)子系統(tǒng)、教材管理子系統(tǒng)、系統(tǒng)管理子系統(tǒng)11個(gè)功能模塊。

這11個(gè)功能模塊根據(jù)不同教務(wù)管理內(nèi)容，由教務(wù)處各科室負(fù)責(zé)，每個(gè)科室分管一到二個(gè)管理模塊。各個(gè)教學(xué)院系安裝客戶端，進(jìn)行最初的信息錄入?；诰W(wǎng)絡(luò)共享資源，排課、考務(wù)、成績(jī)、學(xué)籍等利用系統(tǒng)管理大大提高了效率和正確性。

二、優(yōu)化教務(wù)管理流程，深入推進(jìn)教務(wù)信息化管理

1.教務(wù)管理系統(tǒng)使用情況調(diào)查分析

學(xué)院教職工及學(xué)生中發(fā)出100份調(diào)查問(wèn)卷，其中教工26份，學(xué)生74份，以求獲得師生對(duì)現(xiàn)有教務(wù)管理的現(xiàn)狀評(píng)價(jià)。主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（1）現(xiàn)有教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)滿意度調(diào)查

調(diào)查發(fā)現(xiàn)（圖1），2%調(diào)查者非常滿意教務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，8%的調(diào)查者滿意教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，47%的調(diào)查者認(rèn)為現(xiàn)有教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)一般，43%的調(diào)查者不滿意現(xiàn)有教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，認(rèn)為需要改進(jìn)。

（2）使用教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的依賴程度及使用頻率

2.教務(wù)管理流程優(yōu)化

（1）網(wǎng)上選課管理。網(wǎng)上選課對(duì)于學(xué)生來(lái)講是一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)。當(dāng)教務(wù)管理系統(tǒng)開(kāi)放給學(xué)生時(shí)，學(xué)生必須在規(guī)定的時(shí)間里選擇自己的課程，如果延誤可能會(huì)導(dǎo)致本學(xué)期課程受影響。由于受時(shí)間限制，導(dǎo)致大量的學(xué)生在統(tǒng)一時(shí)間登錄教務(wù)管理系統(tǒng)，致使系統(tǒng)受阻，網(wǎng)頁(yè)打不開(kāi)，選不了課。

要想使網(wǎng)上選課取得一定的成效，就要建立完善的服務(wù)信息，選課前給學(xué)生做好輔導(dǎo)。防止學(xué)生超量選課，增加更多的公選課科目，保證學(xué)生在有更多更廣的領(lǐng)域可以了解和學(xué)習(xí)。擴(kuò)充服務(wù)器容量，加上現(xiàn)在兩校區(qū)的管理，分批分量選課，盡量控制在線人數(shù)，保證學(xué)生在短時(shí)間內(nèi)完成選課操作。

（2）成績(jī)管理。成績(jī)管理是高校教學(xué)管理工作中的又一重要組成部分。隨著教育改革的不斷深入，全國(guó)許多高校逐步實(shí)施了學(xué)分制。成績(jī)關(guān)系到學(xué)生是否學(xué)到相應(yīng)的知識(shí)，是否能夠順利畢業(yè)。學(xué)分制的大力推行，使成績(jī)管理相對(duì)更顯得復(fù)雜，工作量更大，要求更高，但對(duì)學(xué)生卻是有利的。這一模式的運(yùn)行要求我們要有更好的管理制度和教務(wù)管理?xiàng)l件。

現(xiàn)有成績(jī)管理是教師給出成績(jī)，上交到學(xué)生所屬院系，院系收齊之后再交教務(wù)處，教務(wù)處蓋章之后再移交檔案室。如果學(xué)生需要查找成績(jī)單，就必須到學(xué)院打印并審核，加蓋學(xué)院公章后再到校級(jí)管理部分蓋章，比較麻煩，牽涉的部門較多，學(xué)生跑路也多。學(xué)校出國(guó)留學(xué)的學(xué)生也越來(lái)越多，成績(jī)單是學(xué)生到國(guó)外留學(xué)必要的資料之一，而且需要翻譯成英文。由于學(xué)生從不同的途徑進(jìn)行科目翻譯，結(jié)果導(dǎo)致很多科目中文一樣，英文翻譯不一樣，存在很大的歧義。如果學(xué)生要直接考我校研究生，學(xué)習(xí)成績(jī)要審核，又得從院系，教務(wù)處等各個(gè)部門，一個(gè)個(gè)跑，浪費(fèi)人力物力，也不能發(fā)揮教務(wù)管理以人為本的特點(diǎn)。

目前實(shí)行的院系二級(jí)管理，實(shí)際情況是院系和教務(wù)處都可以對(duì)成績(jī)有寫的權(quán)限，為了避免這種情況，建議設(shè)立一個(gè)教務(wù)中心管理。所有學(xué)生的成績(jī)交到教務(wù)中心，由教務(wù)中心直接管理，保證了數(shù)據(jù)的安全性。教務(wù)管理中心直接打印成績(jī)單，直接蓋章，實(shí)行一站式服務(wù)，充分發(fā)揮教務(wù)管理的優(yōu)勢(shì)，真正提高服務(wù)質(zhì)量。

由教務(wù)中心建立一個(gè)學(xué)分預(yù)警機(jī)制，實(shí)時(shí)監(jiān)控學(xué)生學(xué)分情況，當(dāng)學(xué)期學(xué)分在警戒線內(nèi)的時(shí)候及時(shí)提醒，通知學(xué)生。目前由于各學(xué)院教學(xué)秘書(shū)，日常的教學(xué)工作比較多，無(wú)瑕顧及學(xué)生學(xué)分情況。部分學(xué)生對(duì)自己的學(xué)分又不太關(guān)心，導(dǎo)致到了快畢業(yè)時(shí)才發(fā)現(xiàn)在自己有一些學(xué)科未修夠?qū)W分，或是缺某一畢業(yè)必須有的學(xué)分（如計(jì)算機(jī)、英語(yǔ)、創(chuàng)新學(xué)分等），導(dǎo)致最后手忙腳亂，不知所措。由教務(wù)中心統(tǒng)一控制成績(jī)管理，避免一些責(zé)任和錯(cuò)誤的產(chǎn)生，減少錯(cuò)誤率。學(xué)生成績(jī)有學(xué)分預(yù)警機(jī)制，盡早通知學(xué)生。更好地發(fā)揮“以人為本，服務(wù)學(xué)生”的宗旨。學(xué)生需要成績(jī)單作為工作、出國(guó)留學(xué)、考研等證明材料時(shí)，由教務(wù)中心統(tǒng)一管理和確認(rèn)。

（3）課表編排管理。排課是教務(wù)管理工作中又一個(gè)重要部分，如何安排教師、學(xué)生的教學(xué)活動(dòng)，合理安排時(shí)間，充分利用各種資源，保證教學(xué)活動(dòng)有計(jì)劃有秩序地進(jìn)行，是一項(xiàng)看似簡(jiǎn)單，做起來(lái)卻相當(dāng)費(fèi)力的事情。排課工作存在多方面的沖突問(wèn)題，時(shí)間與課室、課室與學(xué)生、學(xué)生與教師等，需要在充分調(diào)研的前提下開(kāi)展排課工作。

目前學(xué)院的排課工作由一位教學(xué)管理人員負(fù)責(zé)。全?？砷_(kāi)設(shè)的課程有23026門，教師人數(shù)為1136人，一學(xué)期實(shí)際需開(kāi)出854門（以2009-2010學(xué)年第二學(xué)期為例）。這些課程的安排由一位教學(xué)管理人員完成，工作量是相當(dāng)大的。未使用教務(wù)管理系統(tǒng)之前，此項(xiàng)工作一般是管理人員進(jìn)行封閉式的排課，在進(jìn)行前期的準(zhǔn)備之后，封閉狀態(tài)下一個(gè)月完成最后的定稿，可見(jiàn)工作的復(fù)雜程度和困難程度。在引入青果教務(wù)管理軟件進(jìn)行系統(tǒng)排課之后，效率大大地提高了，工作也相對(duì)簡(jiǎn)單了很多，但由于涉及到教師、學(xué)生范圍太廣，還是存在這樣或那樣的問(wèn)題。系統(tǒng)排課完全是隨機(jī)進(jìn)行，很難滿足到各人的需求，排課人員的工作相當(dāng)難做。本身工作任務(wù)繁重，再加上外來(lái)的壓力，倍感辛苦。

為了更好地解決這些矛盾，利用資源，合理安排，需要流程進(jìn)行重新優(yōu)化。首先，應(yīng)該將一些課程進(jìn)行分類編排，全校性公共選修課、公共必修課等由教務(wù)處管理人員安排，如英語(yǔ)、數(shù)學(xué)等。其次，院系針對(duì)本系學(xué)生開(kāi)設(shè)的（不涉及外系的）課程由學(xué)院自行安排。院系的排課結(jié)果報(bào)教務(wù)處備案。合理的安排課程，不僅可以提高教師教學(xué)的質(zhì)量，而且可以促進(jìn)學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性。

三、結(jié)語(yǔ)

信息化的教務(wù)管理打破了原有傳統(tǒng)教務(wù)管理的條件限制，使教務(wù)管理走向了開(kāi)放化、大眾化。在基于數(shù)字化校園的基礎(chǔ)上，使高校管理工作更具有創(chuàng)新性和時(shí)代性。教務(wù)管理的網(wǎng)絡(luò)化管理給教務(wù)工作帶來(lái)了巨大的轉(zhuǎn)變，隨著學(xué)校的不斷發(fā)展，逐步改善，使現(xiàn)有的教務(wù)管理系統(tǒng)更人性化，體現(xiàn)了管理的雙向性和效率性，更好地促進(jìn)了教學(xué)水平的提高，更好地為師生服務(wù)。

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