知識(shí)管理中知識(shí)地圖扮演角色之探析

莊舒蓉

(福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書(shū)館，福建福州 350108)

一、引言

知識(shí)管理作為一門(mén)涉及領(lǐng)域廣泛的學(xué)科，逐漸從隱學(xué)轉(zhuǎn)化為顯學(xué)， 根據(jù)內(nèi)容的不同知識(shí)管理被劃分為圖書(shū)資訊學(xué)、企業(yè)流程管理和組織理論三大派別。從這三大派別中不難看出，知識(shí)管理所涉及的跨度之大及學(xué)科之廣泛。因此對(duì)于知識(shí)管理方面的人才培育必須跨學(xué)科、跨領(lǐng)域進(jìn)行，才能使其對(duì)知識(shí)管理獲得較為全面的了解與掌握。

內(nèi)隱知識(shí)和外顯知識(shí)構(gòu)成知識(shí)的兩種不同存在形態(tài)，這一劃分主要是根據(jù)知識(shí)呈現(xiàn)出來(lái)的狀態(tài)不同而界定的。內(nèi)隱知識(shí)的分享向來(lái)被企業(yè)所強(qiáng)調(diào)，外顯知識(shí)的收藏往往存在于圖書(shū)館內(nèi)部。圖書(shū)館界所強(qiáng)調(diào)的資源共享與知識(shí)管理中的知識(shí)分享，大同小異，兩者之間的差別在于分享的媒介不同：一個(gè)是圖書(shū)館內(nèi)部的館藏資源，一個(gè)是人腦中的知識(shí)。知識(shí)存在的媒介不同成為外顯知識(shí)與內(nèi)隱知識(shí)的最大區(qū)別，但它們?cè)谒窒淼摹胺?wù)對(duì)象”上卻是一致的。如何才能達(dá)到有效的分享？不僅對(duì)圖書(shū)館界是一項(xiàng)艱巨的工作，對(duì)于知識(shí)管理而言也是最大的挑戰(zhàn)與困難。

知識(shí)地圖作為一個(gè)抽象的概念，它在知識(shí)管理中的作用，是通過(guò)知識(shí)地圖的規(guī)劃來(lái)解決知識(shí)管理中知識(shí)難以獲得的問(wèn)題，也就是說(shuō)知識(shí)地圖是用以標(biāo)明哪些知識(shí)在哪里的這么一個(gè)觀念。

二、知識(shí)管理

(一)知識(shí)的內(nèi)涵和存在形態(tài)

進(jìn)入21世紀(jì)，知識(shí)已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的“金鑰匙”，只有通過(guò)知識(shí)的不斷創(chuàng)新，才能達(dá)到促進(jìn)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的目的。知識(shí)作為一種抽象的概念，是智者智慧的結(jié)晶，它需要以媒介為依托物而存在。知識(shí)不單存在于文書(shū)材料等存儲(chǔ)設(shè)備中，更是普遍存在于生活和工作中。那么，究竟什么是知識(shí)呢？知識(shí)是一種活動(dòng)性的介質(zhì)，它包括被框架化的經(jīng)驗(yàn)和獨(dú)特的見(jiàn)解，以及經(jīng)過(guò)字面化的信息和資訊。由此可見(jiàn)，知識(shí)包括了個(gè)人的思想、經(jīng)驗(yàn)，以及具體的信息，這便是內(nèi)隱知識(shí)與外顯知識(shí)。

內(nèi)隱知識(shí)是個(gè)人化的，它的存在離不開(kāi)特定的情境，作為一種隱藏式的知識(shí)很難形式化和溝通。相反，外顯知識(shí)可以透過(guò)言語(yǔ)、文書(shū)及數(shù)字等進(jìn)行傳遞，是能夠具體化、框架化的知識(shí)。當(dāng)一種知識(shí)以內(nèi)隱知識(shí)的形式存在時(shí)，它是極為個(gè)人化的，人們難以將它具體化，因此內(nèi)隱式的知識(shí)不像外顯知識(shí)那樣易于溝通和分享。生活中諸如主觀的觀察力、感覺(jué)和預(yù)知力等都屬于內(nèi)隱知識(shí)的范疇。而外顯知識(shí)則可以通過(guò)文書(shū)、數(shù)字、材料、公式及相關(guān)的程序等具體化的介質(zhì)來(lái)表達(dá)，進(jìn)而溝通和對(duì)外分享。現(xiàn)實(shí)生活中，內(nèi)隱知識(shí)的分享向來(lái)被企業(yè)組織內(nèi)部所強(qiáng)調(diào)，外顯知識(shí)的收藏則是作為圖書(shū)館的主要任務(wù)而存在。無(wú)論是內(nèi)隱知識(shí)還是外顯知識(shí)，如何做好知識(shí)的管理與分享，是一個(gè)值得探討的問(wèn)題，這個(gè)問(wèn)題不管是對(duì)于圖書(shū)館界，還是對(duì)于知識(shí)管理本身都是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)。

(二)知識(shí)管理的含義和目的

關(guān)于知識(shí)管理，多年來(lái)不同學(xué)科的學(xué)者紛紛從不同角度提出各自的觀點(diǎn)和解釋?zhuān)壳吧形催_(dá)成一致性的觀點(diǎn)?？傮w而言，知識(shí)管理所涉及的領(lǐng)域非常寬泛，可以說(shuō)知識(shí)管理是一個(gè)綜合性的概念。知識(shí)管理究竟是如何定義的呢？且看關(guān)于知識(shí)管理的現(xiàn)今說(shuō)法：①知識(shí)管理是關(guān)于知識(shí)的一個(gè)流程性活動(dòng)，知識(shí)管理便是視知識(shí)為“資產(chǎn)”，只要是能夠行之有效的增加知識(shí)的價(jià)值的活動(dòng)都應(yīng)劃為知識(shí)管理的內(nèi)容；②知識(shí)管理是一門(mén)科學(xué)，而知識(shí)資本便是這一科學(xué)的核心要素。知識(shí)管理使用的主要工具是動(dòng)態(tài)設(shè)計(jì)組織、流程重塑以及科技化，在這三要素的基礎(chǔ)上重組組織資料、攫取資訊與知識(shí)并進(jìn)行流動(dòng)，然后將其提供給參與完成特定工作的主體；③知識(shí)管理就是發(fā)揮集體智慧的影響力，增強(qiáng)企業(yè)回應(yīng)及創(chuàng)新力。強(qiáng)調(diào)知識(shí)需要互相聯(lián)結(jié)，通過(guò)集聚各種知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和觀點(diǎn)，凝結(jié)成集體智慧，從而發(fā)揮其影響力。

從以上三位學(xué)者的定義中可看出，他們都認(rèn)為知識(shí)是企業(yè)組織的一項(xiàng)資產(chǎn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)利用工具將企業(yè)組織內(nèi)部現(xiàn)有的知識(shí)經(jīng)過(guò)采集、分類(lèi)與整理，以便將來(lái)遇到相似問(wèn)題時(shí)，能夠在短時(shí)間內(nèi)利用已有知識(shí)加以解決。事實(shí)上知識(shí)管理的主要目標(biāo)，便是將組織內(nèi)的智慧提供給決策者，其所做的決策將決定整個(gè)組織的成敗。綜上所述，知識(shí)管理的目的是激發(fā)企業(yè)不斷創(chuàng)新知識(shí)，有效增加企業(yè)整體知識(shí)的價(jià)值，從而促使企業(yè)具有更大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

三、知識(shí)地圖

(一)對(duì)知識(shí)地圖的理解

知識(shí)地圖實(shí)質(zhì)上是組織企業(yè)內(nèi)部知識(shí)的一種方式，通過(guò)這種方式使企業(yè)內(nèi)部員工便于進(jìn)行知識(shí)分享。知識(shí)地圖是經(jīng)由專(zhuān)家整理的一種知識(shí)索引，它能夠幫助迅速搜尋到知識(shí)。我們來(lái)看知識(shí)地圖的幾種說(shuō)法：①知識(shí)地圖好比一個(gè)二維圖，內(nèi)容主要是為了表現(xiàn)出節(jié)點(diǎn)與連結(jié)，以及二者之間存在的關(guān)系；②知識(shí)地圖能告訴你組織中存在著哪些方面的知識(shí)，它能指導(dǎo)你查找知識(shí)的分布情況；③知識(shí)地圖是用以了解組織與企業(yè)的定位。透過(guò)對(duì)組織本身的評(píng)估，以及對(duì)競(jìng)爭(zhēng)者的評(píng)估，可為組織本身之策略做一有效的調(diào)整，為組織帶來(lái)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)；④知識(shí)地圖是以圖形方式表現(xiàn)企業(yè)組織的知識(shí)資源、財(cái)產(chǎn)、結(jié)構(gòu)及應(yīng)用系統(tǒng)之位置的方法。由于其可以增加企業(yè)內(nèi)知識(shí)資源的通透性和可辨識(shí)性，因此使用者可輕易地將新知識(shí)和既有知識(shí)串聯(lián)起來(lái)，并將企業(yè)內(nèi)部的專(zhuān)家與知識(shí)資產(chǎn)和他本身的工作任務(wù)相結(jié)合。

綜上所述，知識(shí)地圖是一種幫助進(jìn)行知識(shí)搜索的工具，它在指出知識(shí)所在位置的同時(shí)，也體現(xiàn)了知識(shí)與知識(shí)間的聯(lián)系，而且能夠通過(guò)階層關(guān)系展現(xiàn)出這種關(guān)聯(lián)，便于人們找到知識(shí)。因此，知識(shí)地圖也是知識(shí)評(píng)估的一種方式，它能夠評(píng)估組織哪些方面的知識(shí)需要補(bǔ)充及哪些方面的知識(shí)需要增強(qiáng)，也能評(píng)估組織與產(chǎn)業(yè)間知識(shí)能力的相對(duì)位置，擴(kuò)大組織的優(yōu)勢(shì)，縮短組織不足之處。

(二) 知識(shí)地圖的內(nèi)容

知識(shí)地圖涵蓋了企業(yè)文件資料、框架化的知識(shí)。從某種意義上講，知識(shí)地圖僅是一種查找知識(shí)的便捷用具，它的目的是提高員工尋找知識(shí)來(lái)源的效率。關(guān)于編制知識(shí)地圖所需的內(nèi)容，事實(shí)上早已存在于企業(yè)中，通常它們分散在每一位員工的頭腦中，只是沒(méi)被記載。所以在建置知識(shí)地圖之初，必需先進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)盤(pán)點(diǎn)，透過(guò)知識(shí)盤(pán)點(diǎn)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，再以專(zhuān)業(yè)知識(shí)項(xiàng)目為主軸繪制出知識(shí)地圖。

(三)知識(shí)地圖的功能

知識(shí)地圖有許多功能，有的是用以查找知識(shí)，有的是用以評(píng)估產(chǎn)業(yè)知識(shí)概況。對(duì)于企業(yè)組織而言，知識(shí)地圖具有搜尋資訊、展現(xiàn)資訊、應(yīng)用咨詢?nèi)?xiàng)功能。

事實(shí)上，一份好的知識(shí)地圖，應(yīng)具備目標(biāo)明確、正確、可得性，以及容易使用的特點(diǎn)。知識(shí)地圖不僅可作為企業(yè)儲(chǔ)存以及搜尋知識(shí)的目錄，也可以作為建立專(zhuān)家黃頁(yè)或入口網(wǎng)站的參考。

四、知識(shí)地圖的角色作用

(一)分享管道

知識(shí)管理涵蓋的知識(shí)來(lái)源包括文件、圖書(shū)、資料庫(kù)或是個(gè)人，如何在各種知識(shí)來(lái)源處建立分享的管道與評(píng)估其重要性，并透過(guò)與組織中其他資訊的連結(jié)，賦予其更豐富的意義？知識(shí)地圖便是起到了管道作用，透過(guò)此一管道，可讓使用者快速獲得其所需要的知識(shí)，并達(dá)成組織經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。

(二)使用者界面

知識(shí)地圖屬于知識(shí)整理與整合后，前端呈現(xiàn)給使用者的一種界面。知識(shí)管理是由知識(shí)的使用者界面、模式、存取工具、儲(chǔ)存及管理五個(gè)部分組成。知識(shí)地圖作為知識(shí)管理架構(gòu)中的前端及知識(shí)入口，是使用者界面的一部分，為使用者提供界面服務(wù)以幫助對(duì)整體知識(shí)的了解。

(三)知識(shí)分享

內(nèi)隱知識(shí)是智者經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間經(jīng)驗(yàn)的累積，所形成的內(nèi)化知識(shí)，通常無(wú)法被完整地呈現(xiàn)出來(lái)，就如同Polanyi所言，“我們知道的比我們能說(shuō)的要多” 。所以戴文坡和普賽克指出，為什么組織在整理豐富的、無(wú)法言傳的知識(shí)時(shí)，往往局限于搜尋具備該種隱性知識(shí)的員工，為使用者提供指引，以及鼓勵(lì)他們互動(dòng)等范圍。因此，建置知識(shí)地圖顯得非常必要，它能幫助分享內(nèi)隱知識(shí)。

五、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)內(nèi)部建置知識(shí)地圖主要是希望組織能透過(guò)組織內(nèi)知識(shí)地圖的建置，來(lái)解決知識(shí)不易搜尋的難題。這種經(jīng)過(guò)知識(shí)盤(pán)點(diǎn)，將企業(yè)知識(shí)分布狀況加以分析及呈現(xiàn)的知識(shí)組織方式，不僅利于掌握企業(yè)內(nèi)部知識(shí)存量的狀況，亦可提供圖書(shū)資訊學(xué)界資訊組織的另一思考方向。知識(shí)地圖是企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行知識(shí)管理的“指南針”，它能促使知識(shí)管理內(nèi)部的框架一目了然地呈現(xiàn)出來(lái)，但知識(shí)地圖本身也有其潛在的問(wèn)題，即知識(shí)的分享與人才流失問(wèn)題。因?yàn)橹R(shí)地圖僅是指引人們找到知識(shí)的位置，而不包含知識(shí)本身的內(nèi)容，所以當(dāng)擁有知識(shí)的一方不愿意分享知識(shí)時(shí)，知識(shí)地圖的功能便無(wú)法體現(xiàn)出來(lái)。另外，企業(yè)內(nèi)部人才的流失也是一大問(wèn)題。例如員工的離職，其重要的內(nèi)隱知識(shí)并未外顯傳承，這不僅對(duì)知識(shí)地圖的建置是一大隱患，對(duì)于企業(yè)而言更是一大損失。所以，就知識(shí)地圖而言，對(duì)于變動(dòng)的知識(shí)資源能及時(shí)掌握與控制其正確性是很重要的。由此看來(lái)，為知識(shí)地圖建置更新機(jī)制也是必不可少的，只有建立相應(yīng)的更新機(jī)制才能最大限度地保證知識(shí)資源的穩(wěn)定性和傳承性。

雖然圖書(shū)館所整理的資訊資源是屬于外顯知識(shí)，但是企業(yè)組織所提倡知識(shí)管理中的許多概念，對(duì)圖書(shū)資訊學(xué)界而言，仍可攫取其重要精髓加以運(yùn)用在圖書(shū)館的資訊組織之中。同樣，圖書(shū)館目錄的發(fā)展年代久遠(yuǎn)，所建立的一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與經(jīng)驗(yàn)，也可作為企業(yè)組織在從事知識(shí)管理時(shí)的參考。

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