現(xiàn)代企業(yè)檔案的信息化管理

王衛(wèi)星

企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄、重要憑證和依據(jù)，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，又是企業(yè)科學(xué)技術(shù)信息資源儲(chǔ)備的一種形式，也是提升企業(yè)價(jià)值、宣傳企業(yè)形象的必要條件和依據(jù)。正如江澤民同志所說的“檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要基礎(chǔ)，這個(gè)基礎(chǔ)不牢固，將來我們要負(fù)歷史責(zé)任的”，由此可見，企業(yè)檔案對(duì)于維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和證明歷史的真實(shí)面貌具有重要作用，做好檔案工作具有重大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

隨著現(xiàn)代化管理的應(yīng)用，檔案工作者面臨著時(shí)代的挑戰(zhàn)，檔案信息資源的開發(fā)利用是檔案工作的根本目地，檔案工作中高起點(diǎn)，高目標(biāo)、高標(biāo)準(zhǔn)、高素質(zhì)是檔案管理取得高效果的保障。時(shí)代賦予檔案和檔案工作者以新的內(nèi)涵和外延，檔案工作者要切實(shí)解放思想、更新觀念、要有清醒的認(rèn)識(shí)，調(diào)整工作思路，緊緊圍繞企業(yè)中心工作，堅(jiān)持以《檔案法》為準(zhǔn)繩、以檔案信息建設(shè)為重點(diǎn)，以檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)為根本，以網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)方向，以改革創(chuàng)新為動(dòng)力，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大潮中練就一身過硬的本領(lǐng)，切實(shí)做好、做細(xì)檔案管理工作中各個(gè)環(huán)衛(wèi)，才能適應(yīng)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)社會(huì)需求。隨著企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，如何落實(shí)企業(yè)工作目標(biāo)中對(duì)檔案工作的要求，使檔案管理跟上發(fā)展的步伐，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，已成為每一位檔案管理人員必須認(rèn)真考慮的問題，我認(rèn)為要做好以下幾點(diǎn)：

提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)重要意義的認(rèn)識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)重視與支持是做好檔案工作的有利保證，隨著現(xiàn)代化企業(yè)制度的深化，檔案信息資源數(shù)量急劇增加，傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，配備電腦、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化的管理工具，選擇開發(fā)實(shí)用的、有強(qiáng)大功能的檔案管理信息系統(tǒng)軟件，就成了檔案管理工作中的重中之重，用現(xiàn)代化的管理思想理論、技術(shù)方法和手段來做好檔案信息的錄入、整理、編目鑒定儲(chǔ)存和利用。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要從企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的大局來重視和關(guān)心檔案工作，把檔案工作納入議事日程，經(jīng)組織完成企業(yè)中心工作的同時(shí)，抓好檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)工作。

及時(shí)收集，擴(kuò)大信息量

沒有豐富的館藏網(wǎng)開發(fā)利用檔案信息資源就成了無源之水，無本之木。收集工作關(guān)系到館藏檔案質(zhì)量的高低和數(shù)量多少的問題，是檔案工作的重中之重。要在保證質(zhì)的前提下，重點(diǎn)做好檔案收集、歸檔案工作，一是建立健全檔案歸檔制度，把收信歸檔工作落到實(shí)處，二是公司檔案館要加強(qiáng)對(duì)各基層單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，提高檔案的收信質(zhì)量，三是采取“四參加”控制措施，檔案人員必須參加本單位的設(shè)備開箱驗(yàn)收、基本建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、科研成果評(píng)定、產(chǎn)品鑒定等活動(dòng)，保證文件材料齊全完整。

配置硬件設(shè)備和開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)管理軟件

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)放施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。開展檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)離不開完備和硬件和軟件系統(tǒng)的支持，硬件方面主要是企業(yè)各單位計(jì)算機(jī)設(shè)備應(yīng)形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境，軟件方面則需要解決系統(tǒng)管理軟件的開發(fā)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的問題。

高素質(zhì)的檔案信息員，是企業(yè)檔案信息管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵

檔案信息管理工作是企業(yè)信息化管理現(xiàn)代化的重要組成部分，檔案人員對(duì)企業(yè)信息管理起著重要的作用，因此，要實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)代化，首先，要發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性和創(chuàng)造性，提高檔案人員的現(xiàn)代化素質(zhì)，一方面，要求企業(yè)檔案管理人員具備現(xiàn)代化的檔案意識(shí)，科學(xué)地認(rèn)識(shí)檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，明確檔案工作者的職責(zé)和使命，另一方面，要求檔案管理人員不僅要具備檔案技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊知識(shí)及一些相關(guān)專業(yè)的科學(xué)知識(shí)和管理方法，不斷拓寬知識(shí)面，提高理論水平和檔案工作技能，掌握檔案現(xiàn)代化的技術(shù)和科學(xué)的管理方法，只有這樣才能面對(duì)瞬息萬變的內(nèi)外部環(huán)境，跟上改革的步伐和時(shí)代的變革。其次，要應(yīng)用計(jì)算機(jī)知識(shí)，改變傳統(tǒng)的管理方式。這就要求檔案人員除了具有一定業(yè)務(wù)水平之外，還要有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作水平，增強(qiáng)自身建設(shè)，優(yōu)代知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代化要求的工作能力，逐步使檔案人員成為既掌握現(xiàn)代化技術(shù)與方法，又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的新型檔案管理人才，使檔案工作由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，由被動(dòng)向主動(dòng)邁進(jìn)，為檔案信息資源的開發(fā)利用開拓新局面。

（作者單位：遼河石油勘探局石油化工總廠）