中小企業(yè)ERP實施的誤區(qū)及對策

潘孝霄

ERP的英文全名是Enterprise Resource Planning，中文一般稱為企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，是指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP系統(tǒng)集中信息技術與先進的管理思想于一身，通過軟件把企業(yè)的人、財、物、產、供、銷及相應的物流、信息流、資金流、管理流等緊密地集成，實現資源優(yōu)化和共享，成為現代企業(yè)的管理模式，反映時代對企業(yè)合理調配資源，最大化地創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。

隨著ERP產品線的日益豐富，普及率越來越廣，產品價格也有很大的降低，因此企業(yè)的接受程度也越來越高。特別的很多中小企業(yè)，在企業(yè)發(fā)展的過程中面臨數據準確性差、收集速度慢、信息化不共享等問題，有強烈的需求意識。但很多企業(yè)因為對ERP的理解不深入，在ERP產品的選擇和實施中存在一些誤區(qū)，導致實施效果不明顯，具體說明如下：

誤區(qū)一：軟件選型不切合實際，貪多求全。

大多數企業(yè)上ERP的重要原因是企業(yè)在發(fā)展過程中存在很難解決的問題，希望借助ERP的實施，一攬子解決問題，因此在ERP選型時報有很美好的設想，期望ERP系統(tǒng)能深入企業(yè)管理的各方面，通過理順企業(yè)流程、固化流程等操作，把暴露的問題都解決掉。但企業(yè)的決策者卻忽略了一個重要問題，軟件是人為操作的，中小企業(yè)一個最大的特點就是管理思路不固定，生產流程、管理流程等多變，而ERP系統(tǒng)是一個相對固化的系統(tǒng)，頻繁的修訂軟件流程以適應管理流程會帶來很多弊病。單純靠軟件去推動企業(yè)流程是幾乎不可能的。而且很多中小企業(yè)人員素質不高，對軟件思想的接受程度很容易被領導層忽視。

因此，企業(yè)應該立足于現實選擇相應的ERP產品，在充分考慮企業(yè)自身的管理水平、人員素質等情況的前提下，選擇適合企業(yè)的產品。在企業(yè)基礎比較差時，盡量分步實施，先實施部分流程，爭取在實施和部分運行時對人員的思想和操作等各方面進行培訓，確保實施的有序進行。在分步實施的前提下，逐漸充實細節(jié)，由粗到細，循序漸進。另外，在實施ERP之前，應仔細梳理企業(yè)流程，對重要流程進行固化，以免因企業(yè)流程頻繁改變對ERP實施帶來不利影響。

誤區(qū)二：培訓宣傳不到位，思想上不夠重視。

一般來說，企業(yè)領導人是改革的倡導者，是ERP的主要推動者，對ERP的實施抱有很大期望，也有足夠的重視，但能否真正的把這種思想傳達到第一位員工，引起他們的足夠重視，這是決定ERP實施成功的重要保證。員工對于如何應用ERP系統(tǒng)來解決企業(yè)的問題缺乏全面和深入的了解。不了解如何維護系統(tǒng)，也不了解如何衡量系統(tǒng)的運行情況。企業(yè)ERP的操作人員大多是第一次接觸ERP產品，對ERP的功能、職責權限、角色定位等都很陌生，很多操作人員一開始就被調研、培訓，根本一頭霧水，根本沒有把企業(yè)實現與軟件思路進行的結合。不知道自己應該在操作中發(fā)揮什么作用，只是機械的根據培訓人員的要求操作業(yè)務，這種知其然不知所以然的作法導致操作人員只會操作培訓相關的業(yè)務，對新發(fā)生的業(yè)務沒有自己的判斷，出現錯誤在所難免。

企業(yè)領導人要充分認識到ERP實施是一把手工程，是一項企業(yè)的管理革命，從思想、制度、權力等各方面對ERP實施人員給予支持，不要認為這僅是IT部門的事，把支持僅停留在口頭上，基本上不親自過問，更談不上參與。企業(yè)各級領導要充分重視思想因素的影響，統(tǒng)一思想認識，特別要加強實施初期ERP管理思想的培訓，讓員工明白ERP是什么，能干什么，實施ERP能給企業(yè)和員工帶來哪些益處，從而讓員工從心理上接受并愿意實施ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)最終用戶的態(tài)度是實施過程中很重要的因素，他們的積極性和主動性如何直接影響ERP系統(tǒng)運行的效果，實施過程中應通過開展定期和不定期的培訓、會議等方式把ERP的思想傳達到位，通過制訂切實可行的計劃，并傳達全員，利用強勢的考核方式，確保ERP的實施有序的進行。培訓過程中注意全員、全面的培訓，放棄頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳的思想，盡量讓全員都理解相關操作人員的職責權限、操作方法及意義等，以加深對ERP產品的認識，增強自己的判斷能力，減少錯誤的發(fā)生。

誤區(qū)三：調研不夠深入。

成熟的ERP產品都有自己的流程與模塊，但這些模塊與流程是根據大多數企業(yè)的通用情況進行設置的，沒有考慮行業(yè)及本企業(yè)的具體情況，如果全部按標準流程走的話會帶來很多使用不便，包括流程不合理、運轉不流暢、控制不到位，甚至管理數據的缺失。使ERP實施的結果只是把一個大眾化的軟件套在了每一個企業(yè)身上，千人一面，使企業(yè)失去了自己的特點，很難發(fā)揮作用。

要充分重視調研的作用，ERP實施的過程就是量體裁衣的過程，ERP的重要特點就是能根據各個企業(yè)的具體情況有針對性的加以融合，開發(fā)出適合企業(yè)特點的管理系統(tǒng)。而調研就是量體的過程，要根據企業(yè)所處行業(yè)的特點和企業(yè)長期形成的獨有模式，結合ERP軟件的特點，固化、融合到一起，形成本企業(yè)特有的管理系統(tǒng)，以發(fā)揮軟件的最大功能。

誤區(qū)四：缺乏長遠規(guī)劃和前瞻性設置。

這是企業(yè)很容易忽略的因素，企業(yè)一般實施ERP系統(tǒng)的針對性很強，主要根據企業(yè)目前存在的問題，提出解決方案，而較少考慮企業(yè)長期的發(fā)展問題。相應的，中小企業(yè)的無論在業(yè)務增長還是行業(yè)擴充等方面，發(fā)展速度都很快，ERP實施過程中沒有考慮企業(yè)的發(fā)展問題，包括業(yè)務擴展、流程改造、物料編碼擴充等各方面沒有留出足夠的升級空間，結果很快就出現鞋小腳大的問題，無法適應企業(yè)的發(fā)展，最終導致剛上線不久就重新修正，甚至二次實施。

企業(yè)在選擇ERP產品之前就充分評估自身的業(yè)務擴展能力，結合企業(yè)中長期規(guī)劃，選擇適合企業(yè)的ERP產品，并且在實施過程中充分考慮管理和業(yè)務的彈性，留出足夠的升級空間。而且要充分考慮與上下游廠商的信息銜接問題，包括開發(fā)或預留與上下游廠商的訂單操作、查詢、對賬等功能模塊，最大限度的減少操作人員的工作量。建立各項信息的預警機制，將人為疏忽或失誤造成的損失降低到最低。

誤區(qū)五：實施過程控制不力。

ERP系統(tǒng)的實施是一個非常龐大而且復雜的管理工程，它會涉及到企業(yè)管理等各個方面，實施過程的控制千頭百緒，其中任何一方面出現問題，都會導致企業(yè)ERP實施過程不順暢，甚至出現實施范圍變更、項目延期等情況。在實施過程中，一方面要協(xié)調各部門人員討論、優(yōu)化流程設置，增加的工作量大。另一方面，由于實施周期長，突發(fā)問題多，軟件提供商和企業(yè)雙方都做得非常辛苦。導致矛盾沖突很容易出現，處理不好的話，很容易影響項目進度。

因此在實施時一定要慎重的選擇項目管理人員。不僅需要項目管理人員對企業(yè)情況和ERP項目有深入了解，還需要項目人員有很強的協(xié)調與組織能力，能及時解決突發(fā)問題。這樣，才能保證項目的正常進行。在雙方出現分歧時，尤其是出現矛盾時，一定要本著把系統(tǒng)實施好，為企業(yè)謀利的共同目標，將矛盾化解，而不能意氣用事，將矛盾激化。

誤區(qū)六：編碼不夠科學。

企業(yè)中的各類數據可以概括地分為相對靜態(tài)數據和動態(tài)數據，對于要錄入計算機進行管理的每個數據都要進行分類和編碼，一是為了計算機作為索引識別，二是為企業(yè)分類統(tǒng)計提供依據，而且方便目視識別。編碼是否合理很重要，有不少用戶因為對編碼的意義不明確而導致出現嚴重問題。例如，出現碼位長度不夠或分類碼位數不夠，無法按規(guī)定的編碼原則進行后續(xù)編碼工作；物料編碼混亂，無法按類別進行信息匯總分析；物料名稱不規(guī)范，導致物料使用和統(tǒng)計的錯誤等等。

一套好的編碼體系要結合企業(yè)的行業(yè)特點和實際情況及今后的發(fā)展來制訂。例如，機械制造行業(yè)的企業(yè)可以參考國家CIMS分類編碼標準體系，有選擇地對信息加以分類編碼，以便今后與CAD、PDM等系統(tǒng)相集成。對于企業(yè)規(guī)模較小的用戶，有些信息本身并不復雜，因此建議這類信息不必進行編碼，而以其自然形式表示。

誤區(qū)七：企業(yè)自身需求不明確。

一般來說，中小企業(yè)的發(fā)展速度都很快，對信息質量、速度等的需求也越來越高，但與之對應的管理模式或手段卻沒有與之同步，導致信息管理手段的落后成為阻礙企業(yè)前進的包袱。因此，從這方面來說，企業(yè)有很強烈的需求想借助好的工具改變管理落后的局面。但企業(yè)的需求如何落實到管理工具中并最終達到目標是企業(yè)應該好好思考的問題，一方面企業(yè)要從各方面和角度梳理企業(yè)面臨的問題，另一方面，了解軟件系統(tǒng)的思路，在實施過程中經常會有企業(yè)管理人員很不解地問，為什么我們以前用手工都能實現的東西，在軟件里就是實現不了，難道軟件竟然不如手工方便？其實此類問題大多是因為對軟件實現方法的不了解所致，老是以老的思維方式考慮問題。很多企業(yè)因為對信息化軟件的不了解，對企業(yè)管理與ERP系統(tǒng)的對接很迷茫，根本提不出自己的需求，大多的應對方案是讓ERP實施人員展示一下系統(tǒng)內置的功能，然后判定此功能是否為企業(yè)所需，做功能縮減后要求實施人員把軟件功能套到企業(yè)上就行，根本沒有自己的管理思想，這是個很多企業(yè)很容易出現但又易被忽視的大問題。

企業(yè)在ERP選型及實施過程中首先要明確的就是自身的需求，并且對ERP等管理軟件的思想有比較深入的了解，做到知已知彼。這就要求企業(yè)方在選擇企業(yè)方的ERP負責人方面要多下功夫，不但要很熟悉企業(yè)的管理思路及各項流程、信息，還應該對ERP軟件有很好的理解，有自己的意見。只有這樣，才能在實施過程中應有企業(yè)方自己判斷，對關鍵的流程和管理思路能提出自己的見解，而不是任由ERP實施人員安全主導軟件全過程。

一般來說，企業(yè)對ERP系統(tǒng)的作用和重要性認識的比較到位，但對ERP系統(tǒng)的功能缺少更深入的了解，所以在實施及應用過程中存在很多不足，不能很好的發(fā)揮ERP系統(tǒng)在收集、管理信息方面的優(yōu)勢，希望本文能讓ERP系統(tǒng)的使用者能少走一些彎路，使ERP系統(tǒng)能發(fā)揮更大的作用。

（作者單位：青島利達建筑設施有限公司）