融企業(yè)文化建設(shè)于行政管理中初探

陳芳

企業(yè)文化是由企業(yè)價(jià)值觀、信念、儀式、符號(hào)、處事方式等組成的文化現(xiàn)象。優(yōu)秀的企業(yè)都有自己強(qiáng)有力的文化，但它又往往是約定俗成而非書面的行為規(guī)范。在企業(yè)文化建設(shè)中，愿景、使命、價(jià)值觀、企業(yè)精神等企業(yè)文化綱要可以請(qǐng)專業(yè)的咨詢機(jī)構(gòu)幫助總結(jié)與設(shè)計(jì)，但如何落地，讓員工接受并轉(zhuǎn)化為約定俗成，讓員工自覺自發(fā)的遵從，一直是經(jīng)理人孜孜以求的目標(biāo)。辦公室是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，參與企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的管理，起著承上啟下，協(xié)調(diào)左右，傳遞信息，后勤支持等作用，在企業(yè)行政管理中處于中心與樞紐地位，它在企業(yè)文化建設(shè)中有著不可替代的作用。筆者在與一些企業(yè)管理者深入溝通后，就辦公室如何融企業(yè)文化建設(shè)于日常的行政管理中，變虛為實(shí)，以潤物細(xì)無聲的方式讓員工在不知不覺中接受，并自覺自發(fā)的遵從做了一些有益的探索。

一、與領(lǐng)導(dǎo)深度溝通，吃透新時(shí)期本企業(yè)文化的核心與精髓，并在溝通中讓領(lǐng)導(dǎo)參與到企業(yè)文化建設(shè)中來。

每一任單位領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)在企業(yè)文化建設(shè)中與時(shí)俱進(jìn)，拋棄一些過時(shí)的、舊的內(nèi)容，增加一些符合新時(shí)期特點(diǎn)，能促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的相關(guān)元素。作為行政辦公室的負(fù)責(zé)人，應(yīng)在日常工作不時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行深入溝通，了解新時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)的愿景、價(jià)值觀、企業(yè)精神、發(fā)展戰(zhàn)略等有哪些微調(diào)，在溝通的過程中同時(shí)也要讓領(lǐng)導(dǎo)了解現(xiàn)階段本單位企業(yè)文化建設(shè)的現(xiàn)狀及面臨的問題，并在需要領(lǐng)導(dǎo)的配合的方面取得領(lǐng)導(dǎo)的支持，讓領(lǐng)導(dǎo)參與到企業(yè)文化建設(shè)中來。這里我們強(qiáng)調(diào)溝通的深度，而不是浮于表面。如果行政辦公室對(duì)新時(shí)期企業(yè)文化的建設(shè)要點(diǎn)沒能吃透，不能取得領(lǐng)導(dǎo)的支持與參與，那么日后的工作就像沒根的浮萍，不知往何處著力，甚至可能南轅北轍，出現(xiàn)事與愿違的現(xiàn)象?？梢哉f，對(duì)企業(yè)文化的深度理解與領(lǐng)導(dǎo)的支持，是企業(yè)文化建設(shè)取得成功的基本保障。

二、幫助領(lǐng)導(dǎo)塑造良好的領(lǐng)導(dǎo)精神與形象，履行好領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手的職責(zé)。

領(lǐng)導(dǎo)的精神與形象是企業(yè)文化的一種重要表現(xiàn)，企業(yè)文化的建設(shè)需要領(lǐng)導(dǎo)率先垂范。領(lǐng)導(dǎo)不是圣人也不是完人，如何幫助領(lǐng)導(dǎo)塑造的符合本企業(yè)文化的領(lǐng)導(dǎo)精神與形象是企業(yè)文化建設(shè)的重要一環(huán)。行政辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，應(yīng)在吃透本單位企業(yè)文化核心與精髓后，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)擬訂能體現(xiàn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)精神與形象的行為規(guī)范，并在今后的工作協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成這種精神與形象的塑造。具體有以下幾種方法：其一、宣傳。將領(lǐng)導(dǎo)的精神，良好的示范行為利用企業(yè)的宣傳工具，加以及時(shí)傳播，讓員工學(xué)習(xí)，模仿。宣傳手段除采用常規(guī)的宣傳方式外，還應(yīng)在日常的工作協(xié)調(diào)與溝通中向員工宣導(dǎo)，讓員工理解領(lǐng)導(dǎo)的行為，在出不現(xiàn)誤解時(shí)要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)解釋，消除誤會(huì)。其二、提醒。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在有一些細(xì)節(jié)上出現(xiàn)疏忽時(shí)應(yīng)予及時(shí)提示，以免產(chǎn)生不良影響。其三、補(bǔ)位。如果來不及提醒，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)位，幫助領(lǐng)導(dǎo)規(guī)避，消除不良影響，必要時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)范圍內(nèi)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成相應(yīng)的工作。

三、 根據(jù)企業(yè)實(shí)際經(jīng)濟(jì)能力打造與企業(yè)文化相適應(yīng)的硬環(huán)境。

企業(yè)文化建設(shè)包含硬環(huán)境（如：辦公環(huán)境配置、背景音樂等）與軟環(huán)境（如：規(guī)章制度、企業(yè)禮儀、文化活動(dòng)等）的建設(shè)。作為較容易執(zhí)行與落地的硬環(huán)境建設(shè)卻因?yàn)槿菀壮３１蝗藗兯鲆暬虿槐恢匾?，但硬環(huán)境對(duì)人的潛移黙化作用比軟環(huán)境來得更為直接。打個(gè)比喻，如果我們穿上西裝，我們就會(huì)盡量把自己變得更像紳士，這就是環(huán)境對(duì)一個(gè)人的影響，再看看寺廟的布局，人進(jìn)入寺廟后想不受其氛圍影響都難。辦公室負(fù)有辦公環(huán)境管理與建設(shè)的職責(zé)，辦公環(huán)境的布置要以與本單位企業(yè)文化相匹配，以發(fā)揮其潛移默化之功效。例如，強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作，職位平等的企業(yè)，會(huì)議桌常會(huì)選用圓形的；強(qiáng)調(diào)開放的企業(yè)，會(huì)選用透明辦公室；強(qiáng)調(diào)節(jié)儉的企業(yè)，在辦公室布置時(shí)常以簡(jiǎn)單實(shí)用為原則，如此不一一而論。行政辦公管理人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)文化特色，根據(jù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)能力，選擇能體現(xiàn)和適合本單位企業(yè)文化特色的辦公室布局與裝修；根據(jù)不同的會(huì)議室的用途，選擇不同的會(huì)議桌椅；制定不同職位的辦公室規(guī)格、桌、椅、電腦等配置標(biāo)準(zhǔn)等；對(duì)入口、過道、走廊、墻柱、食堂、休息區(qū)、洗手間等每個(gè)角落都要加以有意識(shí)的布置，讓企業(yè)文化融入其中，無處不在，讓員工在日常工作中就會(huì)不知不覺的受其熏陶，為其潛移默化。環(huán)境的布置，看似人人會(huì)做的事，但做好做壞的效果卻大不相同，如若能加入本單位企業(yè)文化的元素，那它就不再是的一項(xiàng)單純的成本支出，而是一項(xiàng)有著不錯(cuò)收益的投資。因此作為辦公室行政人員，應(yīng)根據(jù)本企業(yè)資源，從細(xì)節(jié)的規(guī)劃與布置出發(fā)，最大限度的發(fā)揮硬環(huán)境在企業(yè)文化建設(shè)中的作用。

四、不時(shí)檢討、修改公司的規(guī)章制度，精益求精，打造與企業(yè)文化相匹配的軟環(huán)境。

硬環(huán)境的建設(shè)如果企業(yè)財(cái)力充足有時(shí)還是較容易做到的，但軟環(huán)境的建設(shè)則需要辦公室負(fù)責(zé)人系統(tǒng)思考與用心的投入。如果說單位硬環(huán)境是骨構(gòu)，那么軟環(huán)境就是血肉，有血有肉才能構(gòu)成完整的企業(yè)文化。在企業(yè)的規(guī)章制度建設(shè)中，如薪酬福利制度、績(jī)效考核與管理制度、獎(jiǎng)懲制度、考勤制度等直接關(guān)系著員工的切身利益，它直接引導(dǎo)著員工的行為。企業(yè)的薪酬福利、績(jī)效考核制度、獎(jiǎng)懲制度、員工行為設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)充分考慮企業(yè)的價(jià)值觀。例如，以創(chuàng)新主導(dǎo)的企業(yè)文化，應(yīng)在薪酬設(shè)計(jì)時(shí)向從事創(chuàng)新工作的崗位傾斜；在員工考核中應(yīng)該增加創(chuàng)新指標(biāo)；而在日常激勵(lì)中可設(shè)置專項(xiàng)的創(chuàng)新獎(jiǎng)金。而重視員工忠誠度建設(shè)的企業(yè)文化，則可相應(yīng)的增加工齡工資的比重，鼓勵(lì)員工長期為企業(yè)服務(wù)；并在績(jī)效考核中加入忠誠度的態(tài)度指標(biāo)，體現(xiàn)忠誠的重要性。對(duì)于鼓勵(lì)學(xué)習(xí)、精益求精的企業(yè)文化，應(yīng)在薪酬福利設(shè)計(jì)中會(huì)把培訓(xùn)作為一種福利設(shè)計(jì)進(jìn)去，鼓勵(lì)員工學(xué)習(xí)成長，精益求精。企業(yè)的獎(jiǎng)懲制度，員工行為規(guī)范，應(yīng)明確的為員工指出哪些行為是企業(yè)提倡的，鼓勵(lì)的，哪些行為是企業(yè)反對(duì)的，哪些行為則是企業(yè)不能容忍的，這些都是企業(yè)文化的直接體現(xiàn)。

由于企業(yè)制度較多，且各部門都有各自一些的小的工作規(guī)定。辦公室作為企業(yè)制度的起草與審核人，除應(yīng)不時(shí)檢討公司各項(xiàng)基本制度外，還應(yīng)不時(shí)檢查各部門的工作規(guī)范，及時(shí)發(fā)現(xiàn)那些與企業(yè)文化不相適應(yīng)的管理規(guī)定并加以改正。否則這些看似無足輕重的小規(guī)定卻會(huì)產(chǎn)生大影響，它會(huì)讓員工聽到的、看到的和實(shí)際感受到不是一回事的反差，企業(yè)文化就無法讓員工打心底里完全認(rèn)同。筆者就曾見過某企業(yè)，倡導(dǎo)“以人為本”的管理理念，卻在考勤制度采取與之不相適應(yīng)的方法：如加班不調(diào)能調(diào)休，遲到則給予重罰。搞得員工怨聲載道，覺得企業(yè)管理不夠人性化，對(duì)企業(yè)文化建設(shè)產(chǎn)生不良的影響。后來在筆者的建議下，采取彈性上班制度，上班時(shí)間根據(jù)各崗位特性各個(gè)人特點(diǎn)擬訂，并允許員工進(jìn)行調(diào)休，實(shí)施后收到良好的效果。

五、以身作則，率先垂范，將企業(yè)文化融入到日常的后勤服務(wù)工作，樹立榜樣，讓員工在無意識(shí)中學(xué)習(xí)與效仿。

領(lǐng)導(dǎo)的精神與行為對(duì)企業(yè)文化建設(shè)起著不可忽視的作用，但由于領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)外工作事務(wù)繁多，平時(shí)與普通員工的接觸并不多，辦公室作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，在某種程度上代表著領(lǐng)導(dǎo)的形象。辦公室作為企業(yè)行政管理的樞紐，起著承上啟下的作用，協(xié)調(diào)各部門工作的職責(zé)，日常與企業(yè)各部門，各層級(jí)的員工打交道最多，其一言一行，是對(duì)員工的影響一樣是深遠(yuǎn)的。行政辦公室人員，在日常的工作中應(yīng)嚴(yán)格要求自己，自覺的讓自己的行為符合企業(yè)文化的要求，以身示范，讓自己的精神面貌、工作作風(fēng)，行事風(fēng)格，行為規(guī)范都符合企業(yè)文化的要求，在無形中樹立標(biāo)桿，讓員工在不知不覺學(xué)習(xí)與模仿。因?yàn)樗麄兊囊谎砸恍校私o自個(gè)加減分外，更重要的是會(huì)直接影響領(lǐng)導(dǎo)的精神與形象的傳遞，做得好是領(lǐng)導(dǎo)管理有方，做不好是上梁不正下梁歪。例如，計(jì)劃管理、會(huì)議追蹤、工作協(xié)調(diào)、辦公用品領(lǐng)取，薪資勞保福利分發(fā)，制度咨詢，投訴建議處理，車輛調(diào)度、食堂管理等后勤服務(wù)，辦公室人員的工作作風(fēng)，服務(wù)方式，都在傳遞的企業(yè)文化，都很容易為其它部門的員工所效仿。這當(dāng)中有些雖是繁瑣的小事，但這些小事中切有著大事，關(guān)系著企業(yè)文化的建設(shè)。

六、加強(qiáng)文化宣傳工作的創(chuàng)新工作，有節(jié)奏的，有主題，開展組織好企業(yè)每一次集體活動(dòng)，將企業(yè)文化融入其中。

利用企業(yè)的宣傳欄、學(xué)習(xí)園地、橫幅標(biāo)語來宣傳企業(yè)文化，這種常規(guī)做法來加強(qiáng)企業(yè)文化活動(dòng)是有效的。但由于這些方法目的過于明顯，收效也就自然打折。辦公室可與時(shí)俱進(jìn)，利用現(xiàn)代通信工具，如短信、郵箱、QQ等手段進(jìn)行宣傳創(chuàng)新，及時(shí)將能體現(xiàn)企業(yè)文化的典型模范事例與員工分享，創(chuàng)造一種極積上進(jìn)的氛圍。而在企業(yè)文化宣傳活動(dòng)安排，則應(yīng)一波接著一波，層層推進(jìn)，跌宕起伏，讓員工在不知不覺中接受企業(yè)文化并得到強(qiáng)化。每一次集體活動(dòng)，則是企業(yè)文化宣傳與造勢(shì)的最好時(shí)機(jī)。如果說平時(shí)的宣傳是小米加步槍，那么每一次活動(dòng)則是飛機(jī)與大炮，利用得好，其產(chǎn)生的勢(shì)能與影響是難以估量的。那么該如何組織好每一次大型企業(yè)活動(dòng)呢，筆者在與一些企業(yè)人力資源主管探討，總結(jié)出需要從幾個(gè)方面進(jìn)行有意識(shí)的設(shè)計(jì)：主題選擇、場(chǎng)景布置、領(lǐng)導(dǎo)講話、活動(dòng)內(nèi)容安排、開始結(jié)束的儀式、活動(dòng)中氣氛營造，安排得好，企業(yè)文化會(huì)在活動(dòng)中得到快速的升華。

綜上所述，我們不難發(fā)現(xiàn)，企業(yè)文化的建設(shè)，也只有融入到企業(yè)行政管理中來，才能在日常點(diǎn)點(diǎn)滴滴的工作中潛移默化員工，達(dá)到潤物細(xì)無聲之功效，讓企業(yè)文化從看不見摸不著的空中落地生根，從而煥發(fā)出強(qiáng)大而又持久的生命力。而企業(yè)辦公室的行政管理工作，如果按部就班，那它只能是后勤服務(wù)部門，成本部門。但如果在行政管理工作中融入企業(yè)文化建設(shè)，那就賦予行政管理靈魂，行政管理的一切支出不再是單純的成本，而是有著很高收益的長期投資。

（作者單位：廈門市忠侖公園）