企業(yè)檔案管理的實踐與創(chuàng)新

齊秀云

摘要：在大力實施信息化建設(shè)的背景下，文件與檔案管理迎來了巨大的創(chuàng)新機遇和空間。為此，從工作平臺、流程、管理、制度和服務(wù)等五個方面，探討了檔案工作者如何適應(yīng)信息新的節(jié)拍，在管理實踐活動中，探索新的管理領(lǐng)域和，提煉新的管理理念，從而創(chuàng)新文件與檔案管理之路。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；創(chuàng)新

一、工作平臺創(chuàng)新

1. 信息化時代，企業(yè)為提高自身在國際上的競爭力，根據(jù)企業(yè)的職能，加快信息化建設(shè)步伐。在建或已投入運行的、承擔(dān)企業(yè)職能和業(yè)務(wù)活動的各種信息管理系統(tǒng)，體現(xiàn)了企業(yè)信息化建設(shè)的成果。建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，重塑機工作流程來支持、執(zhí)行和管理機構(gòu)各項職能的業(yè)務(wù)活動。這些信息系統(tǒng)正是企業(yè)文件的來源中心。

以辦公自動化系統(tǒng)為例，它在行政辦公領(lǐng)域創(chuàng)建起數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大；參與崗位人員眾多；處理流程繁瑣多變；數(shù)據(jù)庫功能強大；信息傳遞迅速，易于交流；信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。同時，辦公自動化系統(tǒng)為企業(yè)員工提供了文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺：

2. 文檔一體化流程概述

在紙質(zhì)文件時代，由于受工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關(guān)注具體的業(yè)務(wù)活動，管理活動就如一個一個的串行節(jié)點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統(tǒng)工作模式形成的串行工作流程，是工作效率的重要因素。而信息化時代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念，“它是對分工后的工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的一體化集成。

文檔一體化流程正是依托信息管理系統(tǒng)，對文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。在信息管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程和信息流程是不可分割的，文件是機構(gòu)運轉(zhuǎn)中最重要的信息流，同時也反映出該機構(gòu)的業(yè)務(wù)流程。這就意味著在形成業(yè)務(wù)流程的同時，也形成了文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程；意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)活動管理的要求的同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。因此，建立信息管理系統(tǒng)的過程，是將這兩個流程有機地融合在一起的過程，即在文件流程中體現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的要求。.

3. 文檔一體化流程的創(chuàng)新點

信息系統(tǒng)中文檔一體化流程的創(chuàng)建過程，是一個將系統(tǒng)、協(xié)調(diào)和前端控制的思想貫穿于設(shè)計、運行的過程，這本身就充滿著創(chuàng)新的內(nèi)涵，在流程創(chuàng)建過程中，主要通過以下體現(xiàn)創(chuàng)新點。

二、文件管理階段

1. 面向普通用戶、業(yè)務(wù)管理人員、系統(tǒng)管理人員，提供多層面的、不同任務(wù)項的工作流程及操作平臺。

2. 形成文件質(zhì)量監(jiān)督、保證體系。通過痕跡保留、收文單、發(fā)文單、元數(shù)據(jù)信息監(jiān)控等形式，保證文件質(zhì)量。在請示與批復(fù)、收文與轉(zhuǎn)發(fā)文之間，處理同一項目或任務(wù)時產(chǎn)生的系列文件之間，建立文件關(guān)聯(lián)關(guān)系。

3. 形成文件流轉(zhuǎn)監(jiān)控機制。通過對文件督辦、催辦的監(jiān)控，對文件的辦理狀態(tài)進行跟蹤和監(jiān)控，對未填寫辦理意見等辦理信息的文件，不流轉(zhuǎn)至下個節(jié)點。

4. 形成文件歸檔機制。在信息系統(tǒng)中處理的任一項目或任務(wù)，是以文檔的形式出現(xiàn)的，歸檔均作為這些文檔的最終處理環(huán)節(jié)。

三、檔案管理階段

1. 建立現(xiàn)代信息服務(wù)理念。面向普通用戶，提供方便的檔案信息利用平臺，工作流程中更多體現(xiàn)的是簡約、方便、直觀，提供能直接滿足用戶需求的信息，而不在信息中帶有過多的檔案管理特性。

2. 建立現(xiàn)代信息整理理念。面向文件檔案管理人員，提供檔案信息整理工作平臺，工作流程中體現(xiàn)的重點是要符合檔案的規(guī)范管理要求。按檔案管理要求和方式，對歸檔的信息數(shù)據(jù)進行整理，并且能及時切換視窗，使工作人員掌握和了解給用戶提供的信息是否直觀、齊全、準確的要求。

3、 建立檔案信息安全機制。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程。該流程包含兩層含義：一是行政管理流程，一是權(quán)限分層工作流程。對信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全。

流程的創(chuàng)新，使工作平臺提供的文件與檔案工作之間實現(xiàn)無縫鏈接成為現(xiàn)實，它不僅改變了文件與檔案工作的質(zhì)量和內(nèi)容，對文件與檔案工作者的管理實踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。

四、管理創(chuàng)新

信息化，機設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、災(zāi)害等各種因素，都會造成計算機系統(tǒng)的破壞，導(dǎo)致存儲數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。

1. 信息管理

通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計算機硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。

流程管理是對整個系統(tǒng)運行狀態(tài)的監(jiān)控和對系統(tǒng)的每一項目或任務(wù)的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證，因此，文件、檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的性、準確性。

五、信息工作人員管理

信息時代，文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括的核心數(shù)據(jù)信息。因此，加強對信息工作人員的管理，“建設(shè)一支高度自覺、遵紀守法的檔案人員、技術(shù)人員隊伍，是非?，F(xiàn)實和必要的。具體做法主要有：

1. 建立并提供管理政策，明確職責(zé)，各盡其責(zé)；

2. 策劃并提供應(yīng)急措施、保護方案，定期進行信息安全檢查，提高人員對安全事故的應(yīng)急反應(yīng)；

3. 經(jīng)常對相關(guān)人員進行安全和宣傳；

4. 經(jīng)常開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員綜合素質(zhì)，盡量避免誤操作等安全隱患；

5. 建立嚴格的權(quán)限管理機制；

6. 規(guī)范信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移、加工程序，提出數(shù)據(jù)校驗?zāi)Ｐ?，加強人員的管理。

六、制度創(chuàng)新

如何保證信息系統(tǒng)在過程中，能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶的需求，以發(fā)揮其最大效能；如何規(guī)范地應(yīng)用、開發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時代，文件與檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理是密不可分的。

從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個層面，組織信息部門、業(yè)務(wù)部門，共同建立起企業(yè)級信息管理的標(biāo)準規(guī)范體系。筆者所在企業(yè)，在辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用各階段，已建立或正在建立的制度。

七、服務(wù)創(chuàng)新

信息化時代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的和創(chuàng)新空間。

創(chuàng)新之首，即樹立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。信息服務(wù)強調(diào)主動服務(wù)。檔案部門要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設(shè)計出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。

結(jié)束語

信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節(jié)拍，在文件與檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的含量，尋找新的創(chuàng)業(yè)之。