管理信息系統(tǒng)與企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部控制探析

袁博

一、管理信息系統(tǒng)在集團(tuán)內(nèi)部控制中的作用

隨著全球經(jīng)濟一體化進(jìn)程的加快，企業(yè)在激烈的市場競爭環(huán)境下面臨的不確定性越來越大，許多企業(yè)為了生存和發(fā)展紛紛組建企業(yè)集團(tuán)，企業(yè)并購、重組日益頻繁，企業(yè)的規(guī)模越來越大。在這一過程中，母公司控制的資產(chǎn)急劇膨脹，造成了集團(tuán)內(nèi)部的嚴(yán)重失控。集團(tuán)內(nèi)部資金分散，資金利用效率低下尤為突出。子公司管理混亂，經(jīng)營行為不規(guī)范，違規(guī)行為屢禁不止，使集團(tuán)整體利益受到極大的損害。因此，集團(tuán)總部對子公司的監(jiān)控是一個十分突出的問題，迫切需要通過建立集成化的管理信息系統(tǒng)來加強集團(tuán)內(nèi)部控制。

在互聯(lián)網(wǎng)時代，隨著各種基于網(wǎng)絡(luò)的管理軟件的出現(xiàn)，不但可以有效地解決大型企業(yè)集團(tuán)存在的上述矛盾，還可以壓縮組織的中間管理層級，構(gòu)建基于網(wǎng)絡(luò)的扁平化組織結(jié)構(gòu)，使集團(tuán)內(nèi)部信息傳輸暢通無阻。從時間上看，基于網(wǎng)絡(luò)的管理信息系統(tǒng)能使母公司對子公司的管理由靜態(tài)走向動態(tài)，從事后控制轉(zhuǎn)向?qū)崟r監(jiān)控甚至事前控制，節(jié)約時間成本，提升企業(yè)快速反應(yīng)能力和抗風(fēng)險能力。從空間上看，基于互聯(lián)網(wǎng)的管理信息系統(tǒng)能夠突破異地監(jiān)控的空間局限，降低技術(shù)難度和管理成本，使物理距離變成鼠標(biāo)距離，集團(tuán)總部的管理、控制能力可延伸到全球任何一個角落。特別是在企業(yè)集團(tuán)中使用最普遍的網(wǎng)絡(luò)財務(wù)，具有遠(yuǎn)程處理和實時處理功能，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞的電子化和集中化，從而使集團(tuán)總部的遠(yuǎn)程監(jiān)控和集中管理成為可能。

二、母公司對管理信息系統(tǒng)的需求分析

控股母公司與子公司的業(yè)務(wù)流程存在很大的差異，由此決定了控股公司對管理信息系統(tǒng)的需求大不相同，從而導(dǎo)致母子公司在信息系統(tǒng)構(gòu)成上的差異。根據(jù)母子公司業(yè)務(wù)流程的上述分析，控股母公司的管理信息系統(tǒng)應(yīng)滿足以下需求：

一是信息管理。系統(tǒng)應(yīng)具有高度集成的功能，能夠有效地管理、控制不同類型、不同規(guī)模和不同地區(qū)的分支機構(gòu)（子公司）；同時能夠有效地匯總各分支機構(gòu)的數(shù)據(jù)信息，有效地整合和共享信息資源。二是財務(wù)管理。系統(tǒng)能夠?qū)Ω髯庸緦嵤┯行Ч芾砗捅O(jiān)控，有助于加強對子公司的財務(wù)控制，及時掌握準(zhǔn)確的財務(wù)數(shù)據(jù)；能夠制定科學(xué)、及時的資金運營和調(diào)配決策，提高資金流動的靈活性和安全性，提高集團(tuán)范圍的資金管理和使用效率。三是投資管理。系統(tǒng)能對分散在不同地區(qū)子公司的各種投資項目進(jìn)行有效管理，能夠進(jìn)行項目的可行性分析和風(fēng)險性分析，降低各種投資的風(fēng)險，提高投資決策的科學(xué)性及項目的成功率。四是風(fēng)險管理。系統(tǒng)能對子公司各類財務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)和識別潛在的風(fēng)險和問題，對經(jīng)營風(fēng)險進(jìn)行實時監(jiān)控和預(yù)警；能夠增強對子公司的稽核能力，縮短稽核時間，降低稽核成本。五是決策管理。系統(tǒng)能夠為管理層、決策層提供有效的計劃、預(yù)算、決策工具；能夠提示數(shù)據(jù)之間的隱含關(guān)系，使決策依據(jù)數(shù)據(jù)化，決策結(jié)果具有科學(xué)性，滿足集團(tuán)總部對整個集團(tuán)未來經(jīng)營活動進(jìn)行規(guī)劃的需要；能對經(jīng)營計劃和投資計劃進(jìn)行有效控制。六是績效管理。系統(tǒng)能夠建立企業(yè)績效評價指標(biāo)體系；對子公司的計劃執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、評估及考核評價，形成良性的激勵與反饋機制。七是人事管理。系統(tǒng)能夠確定合理的人力資源規(guī)模，有效地分配和使用人力資源；全面、及時地掌握和處理高級管理人員的業(yè)績表現(xiàn)、獎懲和升遷等事務(wù)。

三、啟示與思考

一是在構(gòu)建集團(tuán)集成化信息系統(tǒng)的過程中，應(yīng)將整個集團(tuán)所有的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)作為一個整體的綜合應(yīng)用系統(tǒng)來考慮，將各種功能的應(yīng)用看作是整體應(yīng)用系統(tǒng)的各個功能模塊，從這種思想出發(fā)考慮各個功能模塊的選型、開發(fā)及組合，以構(gòu)建集團(tuán)集成化信息系統(tǒng)。二是控股母公司在信息化建設(shè)過程中，應(yīng)既考慮母公司層面的解決方案，也從整個集團(tuán)的總體規(guī)劃出發(fā)，對各子公司的信息化建設(shè)制定總體規(guī)范，指導(dǎo)及審核子公司的信息化建設(shè)規(guī)劃方案。三是母子公司的信息化建設(shè)應(yīng)該盡量保持步調(diào)一致。四是在構(gòu)建集團(tuán)集成化信息系統(tǒng)的過程中，要重視人員的轉(zhuǎn)變和數(shù)據(jù)規(guī)范工作。集成化的管理信息系統(tǒng)是先進(jìn)的信息技術(shù)和管理方式的有機結(jié)合，這就要求企業(yè)決策者和管理者，甚至普通員工，不斷地學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代企業(yè)管理思想、管理方法，以及信息技術(shù)的最新發(fā)展，以保證人員轉(zhuǎn)變的順利實現(xiàn)。另外，數(shù)據(jù)規(guī)范化是實現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部信息集成和信息共享的首要條件，集成化的管理信息系統(tǒng)處理的對象是數(shù)據(jù)，因此，要求數(shù)據(jù)必須規(guī)范化，具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，才能保證信息傳輸?shù)募皶r性、準(zhǔn)確性和完整性。

（作者單位：中國平煤神馬報社）