采購與付款內(nèi)部控制中的問題

□文/任曉靜

采購與付款環(huán)節(jié)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中比較薄弱的環(huán)節(jié)，在很多企業(yè)，采購成本占企業(yè)總成本的比重很大。企業(yè)的采購與付款活動，容易出現(xiàn)以權(quán)謀私、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣等違法違紀行為。為此，設(shè)計合理、執(zhí)行有效的采購與付款內(nèi)部控制，能夠達到節(jié)省采購成本、避免財產(chǎn)流失的目的。

一、采購與付款內(nèi)部控制的含義

采購與付款是指企業(yè)外購商品并支付價款的行為。采購與付款內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工實施的、旨在合理保證采購與付款業(yè)務(wù)活動的合法合規(guī)，合理保證企業(yè)資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略，實現(xiàn)控制目標的過程。

二、采購與付款內(nèi)部控制的目標

完善、科學、系統(tǒng)的采購與付款內(nèi)部控制應(yīng)該包括以下內(nèi)容：職責分工與授權(quán)批準控制、請購與審批控制、采購與驗收控制、付款控制。

采用以下控制措施：1、授權(quán)批準控制；2、不相容職務(wù)相互分離控制；3、與供應(yīng)商的溝通控制；4、合同訂單控制；5、貨物驗收控制；6、付款流程控制；7、預(yù)算控制。

其目標主要有以下幾個：1、所記錄的購貨都已收到，并符合購貨方的最大利益：要求請購單、訂購單、驗收單和賣方發(fā)票一應(yīng)俱全，并附在付款憑單后；2、已發(fā)生的購貨業(yè)務(wù)均已記錄：要求請購單、訂購單、驗收單、賣方發(fā)票均經(jīng)事先編號并已登記入賬；3、所記錄的購貨業(yè)務(wù)估價正確：要求按計算正確的金額進行內(nèi)部核查，采購價格和折扣要經(jīng)過批準；4、購貨業(yè)務(wù)的分類正確：要求貨物按會計科目表上的分類來歸類，并進行內(nèi)部核查；5、購貨業(yè)務(wù)按正確的日期記錄：要求收到商品或接受勞務(wù)就記錄購貨業(yè)務(wù)，并進行內(nèi)部核查；6、購貨業(yè)務(wù)被正確記入應(yīng)付賬款和存貨等明細賬中，并被準確匯總：要求對應(yīng)付賬款內(nèi)容進行核查。

三、采購與付款內(nèi)部控制存在的問題

采購與付款是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要環(huán)節(jié)，然而同時也是容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，具體可以表現(xiàn)在以下六個方面：

1、崗位分工不明確。請購與審批、詢價與確定供應(yīng)商、采購合同的訂立與審批、采購與驗收、付款審批與執(zhí)行等業(yè)務(wù)由同一部門或個人辦理。

2、授權(quán)制度不完善。采購環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)越權(quán)審批，重要和技術(shù)性較強的物資采購部門不實行集體決策和審批，不進行規(guī)范的招投標行為，甚至未經(jīng)授權(quán)的部門和人員也辦理采購與付款業(yè)務(wù)。

3、采購支出不真實。會計人員或采購人員利用內(nèi)部控制上的漏洞，偽造原始憑證，用自制憑證代替購貨發(fā)票支取貨款，中飽私囊；本單位與客戶有關(guān)人員內(nèi)外勾結(jié)，以假發(fā)票、假進貨進行冒假騙取貨款；會計人員、倉庫人員、倉管人員、采購人員相互勾結(jié)開具假發(fā)票及假入庫單入賬；會計人員只編記賬憑證，不附原始憑證，虛支貨款；涂改以前年度的購貨發(fā)票在本期支取貨款和入賬。

4、相關(guān)費用不入賬。會計人員或其他人利用押金抵物時，將支付押金作為采購支出報賬，在收回押金時采取收款不記賬辦法侵吞。多數(shù)單位對采購產(chǎn)品的附件或贈品不在合同條款中反映，實物驗收人員驗收后不做登記。由此，一些采購人員或經(jīng)辦人員“乘虛而入”，將贈品竊為己有；與供應(yīng)商勾結(jié)將附件作為另一項交易事項。

5、合同條款不明晰。有的采購合同條款只標明所要訂購的產(chǎn)品、單價和金額，不標明產(chǎn)品的型號、規(guī)格或標出的型號、規(guī)格不詳盡；有的采購合同只標明供貨商，而不標明產(chǎn)品的生產(chǎn)廠家。一些采購人員往往利用這一漏洞，“偷梁換柱”用高價格購置低等級、低性能的產(chǎn)品。

6、招標行為不規(guī)范。采用招投標方式采購的價格比非招標方式采購的價格還高。行為主要包括：限制有競爭力的供應(yīng)商參加投標、確定標底的人員或能夠接觸標底的人員與供應(yīng)商勾結(jié)、評標人員在評標中不能正確參與決策、監(jiān)督機制或監(jiān)督人員不到位或不能正常發(fā)揮作用。

四、采購與付款內(nèi)部控制改進建議

對應(yīng)上面出現(xiàn)的問題，應(yīng)該采取以下對策進行彌補：

1、崗位分工明確。企業(yè)應(yīng)當建立采購與付款業(yè)務(wù)崗位責任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

2、授權(quán)制度完善。企業(yè)的生產(chǎn)計劃部門應(yīng)該根據(jù)顧客訂單或者對銷售預(yù)測和存貨要求的分析來決定生產(chǎn)授權(quán)；企業(yè)對資本支出和租賃合同應(yīng)該做特別授權(quán)，只容許特定人員提出請購；采購合同的簽訂必須經(jīng)過有關(guān)授權(quán)人員審批；采購款項的支付應(yīng)經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批；重要和技術(shù)性較強的物資采購部門應(yīng)該實行集體決策和審批，進行規(guī)范的招投標行為；相關(guān)人員只能在授權(quán)范圍內(nèi)行使職責，不能出現(xiàn)越權(quán)審批的現(xiàn)象。這就需要企業(yè)加強監(jiān)督機制。

3、采購支出應(yīng)當真實。企業(yè)應(yīng)當完善內(nèi)部控制，防止會計員或采購員利用內(nèi)部控制上的漏洞，偽造業(yè)務(wù)事項。企業(yè)應(yīng)當將大額的采購事項與客戶進行溝通，及時發(fā)現(xiàn)利用偽造原始憑證，或者利用自制憑證代替購貨發(fā)票支取貨款的事項發(fā)生。同時，對于貨款的支取應(yīng)當附有原始發(fā)票，對未附有發(fā)票的款項應(yīng)當禁止支付。只有當原始憑證內(nèi)容填制完整后，才能夠進行支付。企業(yè)應(yīng)當保管好以前年度以及本年度的資料，防止出現(xiàn)涂改以前年度的購貨發(fā)票在本期支取貨款和入賬。同時，企業(yè)還應(yīng)當加強建立內(nèi)部稽核制度，完善會計監(jiān)督機制。

4、相關(guān)費用應(yīng)及時入賬。會計人員或其他人員利用押金抵物時，將支付押金作為采購支出報賬，在收回押金時應(yīng)當依法登記入賬。采購人員在收到附件及贈品時，應(yīng)該將貨物及時登記入賬，不能吞為己有。因此，企業(yè)應(yīng)該認真地了解交易的流程，注意是否存在一些合同約定外的事項。對于作為特殊性質(zhì)的支出，應(yīng)該特別注意其收回情況，及時與客戶溝通，以防止出現(xiàn)貨物已收回卻仍掛在賬面的情況。

5、合同條款應(yīng)當清晰。合同條款應(yīng)當標明所要訂購的產(chǎn)品、單價和金額，同時應(yīng)當標明產(chǎn)品的型號、規(guī)格、供應(yīng)商。對于只標明一部分，或者標明不夠詳盡的，應(yīng)當要求合同簽訂者重新與客戶簽訂，保證內(nèi)容的準確完整，從而防止出現(xiàn)利用高價格去購置低等級、低性能的產(chǎn)品。

6、招標行為應(yīng)當規(guī)范。為了能使企業(yè)以最低的價格獲得同等質(zhì)量的產(chǎn)品，企業(yè)可以采取招標的方式。企業(yè)應(yīng)當采取公平、公正的形式，不得限制有競爭力的供應(yīng)商參加投標。這就需要高層管理人員落實好招標的各項工作，對于招標中的一些具體情節(jié)應(yīng)當提交董事會或者股東大會，保證其合理性、合規(guī)性。同時，股東會或董事會應(yīng)當下派人員執(zhí)行監(jiān)督職能。對于招標價格明顯高于同行業(yè)同質(zhì)量產(chǎn)品的價格的，應(yīng)對其招標人員進行適當?shù)奶幏?，從而保證招標的順利進行。