新時期高校學生檔案管理工作探析

李 燕

（長治醫(yī)學院 招生就業(yè)處，山西 長治 046000）

新時期高校學生檔案管理工作探析

李 燕

（長治醫(yī)學院 招生就業(yè)處，山西 長治 046000）

高校學生檔案管理工作是一項特殊的工作，是高校學生管理中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量高校管理水平的重要標志之一。為使高校學生檔案管理工作走向科學化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的軌道，文章闡述了高校學生檔案的功能、內(nèi)容及存在的問題，提出了新時期高校學生檔案管理工作的改進措施及建議。

高校學生檔案；管理；問題；對策

高校學生檔案是大學生在校期間學習、生活和各種社會實踐的真實歷史記錄，充分反映了大學生的自我成長經(jīng)歷。它是人力資源開發(fā)的基礎性工作，為人力資源的開發(fā)和人盡其才提供重要依據(jù)，并能夠起到引導學生行為的作用。所以，如何做好當前形勢下高校學生檔案管理工作是高校管理的一項重要任務。

一、新時期高校學生檔案的功能

高校學生檔案作為大學生基本信息的記載，有著不可替代的人力資源開發(fā)功能和教育管理功能[1]。首先，是教育激勵功能。學生檔案寫實性地記錄了學生在校各方面的表現(xiàn)，它不但影響著學生的未來和發(fā)展，也為學生就業(yè)提供重要的依據(jù)。這樣，檔案收集的內(nèi)容就成為學生的努力目標和增強競爭力的參照，起到對學生的教育激勵作用。其次，為用人單位選拔人才提供可靠的信息?，F(xiàn)在用人單位越來越注重學生的成長經(jīng)歷、個性特征等，學生檔案記錄的信息為用人單位人才選拔提供了重要依據(jù)。第三，未來人力資源開發(fā)管理的基礎性功能。高校學生檔案為用人單位所提供的各項信息為人力開發(fā)管理奠定了基礎，可以更好地幫助用人單位實現(xiàn)人力資源開發(fā)的有效管理。

二、高校畢業(yè)生檔案的內(nèi)容

高校畢業(yè)生檔案主要包括入學登記表、基本情況登記表、學生在校期間的各門課程考試成績、學生在校期間各種表現(xiàn)情況的記載（如每學期總結(jié)、綜合測評、評優(yōu)評獎情況等）、學生在校期間的政治思想表現(xiàn)及入團、入黨材料、學生受獎勵與處分情況、綜合測評情況、學生在校期間參加各種社會活動，能力水平考試等記錄、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表及其他相關材料。檔案里的這些材料是畢業(yè)生就業(yè)及今后各用人單位選拔、任用、考核的重要依據(jù)。

三、當前高校學生檔案管理存在的主要問題

（一）檔案內(nèi)容不完整

目前部分高校學生檔案存在內(nèi)容不全，信息不完整等許多問題，不能為用人單位提供大學生在校的全面情況。檔案的歸檔仍然是傳統(tǒng)的一些內(nèi)容，范圍有限。隨著高等教育體制的改革，高校已逐步向“自主辦學”過渡。在社會主義市場經(jīng)濟條件下，為實現(xiàn)“科教興國”目標而培養(yǎng)高素質(zhì)的復合型人才已成為高校決策者們的共識。因此學生檔案的內(nèi)容也應隨著教育改革的發(fā)展進行必要的完善，豐富其內(nèi)容。例如在推薦畢業(yè)生就業(yè)時，檔案材料的利用已略顯滯后，畢業(yè)生僅僅依靠一份《畢業(yè)生推薦表》已遠遠不能滿足用人單位對學生能力的判斷，這就限制了對學生整體能力的展示。因此如何豐富檔案內(nèi)容并有效發(fā)揮其作用，更好地為大學生就業(yè)服務，對我們高校學生檔案管理內(nèi)容及運作方式提出了挑戰(zhàn)。

（二）管理模式較陳舊

首先，高校學生檔案工作作為高校學生管理工作的一部分,檔案管理隊伍建設薄弱，部分檔案管理人員水平參差不齊，缺乏檔案專業(yè)方面的基本知識和理論素養(yǎng),對檔案工作的重視度不夠，影響了學生檔案管理工作。其次，檔案基礎工作不夠標準和規(guī)范，影響了檔案的交流與信息化。第三，因為沒有建立有效的協(xié)調(diào)機制，在涉及其他相關學生管理部門的學生信息的收集、歸檔時,存在配合不當問題，導致出現(xiàn)學生檔案材料殘缺不全等現(xiàn)象。因此，結(jié)合實際情況，建立完善的檔案管理模式，使學校的檔案工作有章可循，從而使檔案工作步入正軌化管理的軌道是非常必要的。

（三）數(shù)據(jù)庫建設比較滯后

經(jīng)過多年的努力，高校學生檔案都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。但數(shù)據(jù)庫大都自建自用，規(guī)模比較小，缺乏整體性，標準化程度低，類型單一，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，社會服務水平較差，更無法滿足新形勢下學生與社會的多種需求。許多高校檔案館雖然聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，無法實現(xiàn)實質(zhì)性的資源共享，造成學生檔案管理與高速發(fā)展的信息社會不相適應，不能更好地服務于大學生就業(yè)工作。

四、新時期高校學生檔案管理需采取的對策

針對在大學生就業(yè)中高校學生檔案管理暴露出的弊端和不足，建議采取相應對策措施，規(guī)范高校學生檔案管理，制定出一套科學、規(guī)范、完整、適應新形勢下的高校學生檔案管理模式，使其服務于大學生的發(fā)展，促進大學生就業(yè)。

（一）豐富檔案內(nèi)容

一份完整的學生檔案不僅要包括學生在校期間學習和獎懲情況，還應包括學生個人的信貸消費、實踐活動、科研能力等內(nèi)容，只有樹立動態(tài)管理的觀念，不斷地根據(jù)社會需求豐富學生檔案的內(nèi)容，客觀公正真實地記錄大學生成長的完整歷程，確保檔案內(nèi)容的真實性與完整性，才能發(fā)揮其作用。

（二）創(chuàng)新管理模式

隨著社會對人才的需求不斷轉(zhuǎn)變，社會對個人檔案的需求也在不斷變化。以前的高校學生檔案工作服務范圍較小，檔案管理部門只是被動地提供服務，其信息服務功能和對檔案社會文化性的認識不夠。在新的形勢下，高校學生檔案管理工作應充分實施其社會職能，圍繞高校人才的培養(yǎng)與就業(yè)來構(gòu)建適應信息時代的新的學生檔案管理模式，不斷更新服務手段，提高服務水平，使高校學生檔案工作在探索中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)展，更加適應社會的變更與需求。

（三）加強信息化建設

學生檔案的信息化建設是提高學生檔案的工作效率，確保服務工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的基本基礎。當前，信息技術發(fā)展迅速，高校學生檔案管理必須加大資金投入，綜合利用現(xiàn)代信息技術，運用檔案學科新理論、新技術，指導并改進檔案工作[2]。通過對檔案信息的儲存、整理、加工，深層次、全方位地開發(fā)學生檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔、查詢等功能，提高學生檔案的管理與服務質(zhì)量，為用人單位提供便捷、準確的學生檔案信息。當然，建立電子檔案,并不是摒棄學生的紙質(zhì)檔案,而是把紙質(zhì)檔案作為原始材料，作為電子檔案的補充和備份。如果對電子檔案的信息有異議，還可查閱紙質(zhì)檔案,并作為最后的依據(jù)[3]。因此，高校必須加強學生檔案的信息化建設，并且努力做到檔案信息儲存數(shù)字化、管理自動化，真正實現(xiàn)檔案從管理為主向提供信息利用為主的轉(zhuǎn)變，真正為大學生就業(yè)提供準確的參考依據(jù)。

高校學生檔案管理是高校學生工作中的一個重要環(huán)節(jié)，也是學?；蛴萌藛挝慌囵B(yǎng)人、使用人的可靠憑證。所以，為使學生檔案管理跟上時代步伐，我們必須加大改革創(chuàng)新力度，擴大檔案的歸檔范圍，創(chuàng)新檔案的功能，拓展服務渠道，為用人單位提供可靠、全面、真實的學生信息，使學生檔案工作不斷朝著良性循環(huán)的方向發(fā)展，開創(chuàng)學生檔案工作的新局面，使之在高校的改革、優(yōu)化人才培養(yǎng)、大學生就業(yè)中發(fā)揮出更加積極的作用。

［1］曹廣輝.大學生檔案管理應當適應人才配置市場化［J］.中國高教研究，2004，（4）：76.

［2］丁海燕.高校檔案工作創(chuàng)新探析.山東省農(nóng)業(yè)管理［J］.干部學院學報，2008，23（5）：205-206.

［3］苗曉輝.加強學生檔案管理 促進高校畢業(yè)生就業(yè)［J］.黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學院學報，2009，22（5）：116-117.

G271

A

1673-2014（2011）04-0123-02

2011—04—08

李 燕（1975— ），女，山西蔭城人，館員，主要從事檔案管理教學研究。

（責任編輯 單麥琴）