《高等學校檔案管理辦法》所規(guī)定校長職責的履行

頊迎芳

（長治學院 人事處，山西 長治 046011）

《高等學校檔案管理辦法》所規(guī)定校長職責的履行

頊迎芳

（長治學院 人事處，山西 長治 046011）

文章分析了高等學校檔案管理中存在的四大問題，并依據(jù)《高等學校檔案管理辦法》中所列校長的四項職責，提出了加強高校檔案管理工作的辦法。

高校；檔案管理；校長；職責

《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）是由教育部和國家檔案局聯(lián)合以命令的形式頒布的適用于各類普通高等學校和成人高等學校檔案管理的權(quán)威辦法。在《辦法》中，明確涉及高等學校校（院）長在高等學校檔案管理中享有的權(quán)力和應盡的職責的條款有四條，分別是第五、第二十五、第二十九、第三十四條。這些權(quán)力和職責是針對以往高等學校檔案管理中存在的問題提出的，應被忠實履行。

一、高校檔案管理中存在的問題

第一，領(lǐng)導檔案意識不強

高等學校的一些領(lǐng)導對檔案的重要性認識不清楚，對檔案的重視程度不夠，這是老生常談但依然存在的問題。在平日的工作中大家往往對教學、科研比較重視，忽視檔案工作，使檔案工作不能與教學、科研并駕齊驅(qū)。部分領(lǐng)導對檔案工作的態(tài)度是“平時遺忘，用時恨少”。同時，各高校的基層檔案工作人員名義上的工作是管理檔案，實際上整天忙于其所在部門的其他日常事務，導致檔案管理日常工作中的立卷、歸檔進行不及時，造成各項檔案工作的拖沓、滯后。

第二，檔案管理方式陳舊

當前高校的大部分日常工作體現(xiàn)出信息化時代特征，當大量硬件設備，如電腦、打印機、復印機、掃描儀、攝像裝置等入駐各辦公室時，檔案管理工作的信息化往往被置于角落，無人關(guān)注。許多高校的檔案室硬件仍然是除了檔案柜之外幾乎一無所有，重復著機械化、手工操作的管理方式。這樣勢必造成工作量大、任務繁重、效率低下的結(jié)果，嚴重影響檔案信息的全面與準確。

第三，檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)低下

雖然從事高校檔案管理工作的隊伍逐年壯大，知識結(jié)構(gòu)穩(wěn)步提升，但不可否認的問題卻依然存在，即專業(yè)人才少，半路出家多，許多高校很少具有全日制檔案管理專業(yè)本科及以上的高層次人才，缺乏既精通業(yè)務又懂信息化技術(shù)的復合人才。

第四，檔案管理制度不健全，經(jīng)費匱乏

許多高校當下依然使用舊模式，缺乏健全的檔案制度，沒有根據(jù)新形勢建立健全新內(nèi)容。如學生檔案偏重學生歷史，缺乏學生素質(zhì)和綜合能力的記載，缺少學生個人能力和信譽的記載。另外，很多新升本科院校和專科院校的檔案設施簡陋，僅限于一間倉庫，幾組鐵皮柜，一張辦公桌，不符合國家檔案法規(guī)定的標準，這都是由于資金投入不足所致，更遑論信息化建設所需。

二、《辦法》中校長職責對高校檔案管理工作的有力支撐

《辦法》的第五條明確規(guī)定了高等學校校長在檔案管理工作中的主要職責，其職責有四項：

第一，《辦法》的第五條（一）明確了校長的職責是“貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準學校檔案工作規(guī)章制度”，也就是說高等學校校（院）長要在國家相關(guān)的法律法規(guī)和方針政策的規(guī)范和要求下，批準并支持本校相關(guān)部門根據(jù)具體情況制定必要的適應學校的規(guī)章制度。

第二，《辦法》的第五條（二）明確了校長的職責是“將檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發(fā)展”，也就是說高等學校校（院）長將學校的檔案工作置于其應有的位置，并將其納入學校各項工作的整體部署中，不拖沓，不滯后，以推動檔案工作與教學、科研并駕齊驅(qū)、同步發(fā)展。

第三，《辦法》的第五條（三）明確了校長的職責是“建立健全與辦學規(guī)模相適應的高校檔案機構(gòu)，落實人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設備以及經(jīng)費”，也就是說高等學校校（院）長要根據(jù)其學校的規(guī)模，不僅要重視檔案工作的硬件建設，即建立檔案館或綜合檔案室，并在檔案館或綜合檔案室中配備專職工作人員和必要的設備及其開展工作所需的經(jīng)費，而且還要重視檔案工作的軟件建設與投資，即檔案工作人員的編制、職稱評審等問題。

第四，《辦法》的第五條（四）明確了校長的職責是“研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題”，也就是說高等學校校（院）長要重視對于為學校的檔案工作做出重要貢獻的和妨礙檔案工作正常進行、在工作中出現(xiàn)重大問題的人員的獎賞和懲罰，做到獎懲明確、賞罰分明，并要及時對學校檔案工作中出現(xiàn)的問題進行糾正與補救。

三、《辦法》支撐下的高等學校檔案管理工作的加強

由于高等學校的校長是國家教育行政部門或其他辦學機構(gòu)管理部門任命的學校行政負責人，他綜理全校的校務，對外代表學校，對內(nèi)主持校務，并且懂得學校教學、教育和管理工作，受過專門的教育管理專業(yè)的教育或培訓；具備教學管理和行政管理的能力；有相當?shù)慕虒W、教育和管理的教育實踐經(jīng)驗和理論素養(yǎng)。高校檔案管理工作屬于校長直屬的管理工作，直接印證其管理的實踐經(jīng)驗，體現(xiàn)其行政管理能力。

《辦法》針對上述存在的問題，為加強高校檔案管理工作提供了理論與法律依據(jù)。所以，高等學校的檔案管理工作應在《辦法》的框架內(nèi)，在校長的領(lǐng)導與重視下，從以下幾方面著手使其得以加強。

第一，樹立“大檔案”意識，建立健全規(guī)章制度

《辦法》第三條規(guī)定“高校檔案工作是高等學校重要的基礎(chǔ)性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃”，并從管理體制上對檔案工作進行了更高的定位。高校領(lǐng)導層要樹立“大檔案”意識，明白“檔案無小事，人人有責任”。檔案工作應被融入學校事業(yè)發(fā)展的大局中。在校長的帶領(lǐng)下，各級干部要站在推動檔案事業(yè)既好又快發(fā)展的高度，支持和配合檔案工作，使其與別的工作同步規(guī)劃、同步發(fā)展。各高校應該形成以檔案管理部門為核心，其他各部門協(xié)調(diào)、配合，全體教職員工積極參與、共同努力建設的“大檔案”格局。

《辦法》的第十四條規(guī)定高校應該建立健全檔案工作的各項制度；第十五條說明了紙質(zhì)和電子檔案材料的歸檔范圍；第十六條明確了高等學校應實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度；第十七條規(guī)定了檔案材料的要求與標準；第十八條規(guī)定了各種材料歸檔的時間；第十九條明確了檔案部門的工作；第二十條強調(diào)了檔案的保護技術(shù)；第二十二到二十五條明確了高校檔案保管制度。所以高等學校校（院）長應在其職責范圍內(nèi)支持與批準依據(jù)《辦法》制定的適合本校的各項檔案管理制度，使檔案工作在完善的規(guī)章制度中有序開展。

第二，重視檔案工作的整體規(guī)劃，促進信息化建設，更新管理模式

《辦法》中多次提到高校檔案工作應該注意電子材料的收集與保存以及信息化建設，可見，使用信息技術(shù)對檔案信息進行管理，可以提高管理的質(zhì)量和效率，所以高校應該把現(xiàn)代化手段運用到檔案管理之中，發(fā)揮計算機信息處理和網(wǎng)絡的優(yōu)勢，收集各種檔案材料，包括影像資料，運用條形碼識別技術(shù)，并構(gòu)建多渠道的有效的交流模式，提高管理效率和水平，加強信息溝通。檔案工作是否可以被整體規(guī)劃，能否開展信息化建設，與高等學校校（院）長是否支持有著極大的關(guān)聯(lián)，校長應該盡其職責，保證檔案工作的整體規(guī)劃和信息化建設的順利進行。

第三，建立健全檔案機構(gòu)，落實人員編制，加大資金投入

《辦法》第六條要求建立檔案館或綜合檔案室；第七條說明了檔案機構(gòu)的性質(zhì)和設施的要求；第八條明確了檔案機構(gòu)的管理職責；第九、十一條規(guī)定了檔案機構(gòu)的人員配置及人員的素質(zhì)條件；第十、十二、十三條強調(diào)了檔案人員的專職性和待遇。通過以上條文，可以看出各高校應該在《辦法》的要求內(nèi)加強檔案管理隊伍建設，實行專人負責檔案，大力引進具有專業(yè)知識的高層次人才，建立一支政治素質(zhì)高、業(yè)務能力強的管理隊伍。如果這些能得到校長盡其職責的倡導和支持，主動要求相關(guān)部門開展工作，相關(guān)工作就會圓滿完成。

《辦法》第五章“條件保障”要求高等學校要加大對檔案工作的經(jīng)費投入；第三十六條要求學校將檔案工作所需經(jīng)費列入預算，保證工作的需求；第三十七、三十八條要求高校投入資金擴建檔案庫房，增加工作設備，改善工作環(huán)境，保障檔案信息化建設與學校數(shù)字化校園建設同步進行。各高校校（院）長應該在每年的學校經(jīng)費預算中關(guān)注原本弱勢的檔案工作，提示和要求相關(guān)部門對檔案工作投入合理的經(jīng)費以保障檔案工作不滯后。

第四，明確設立獎懲機制，杜絕重大問題發(fā)生

《辦法》第三十九條羅列了對檔案工作做出貢獻的單位和個人予以獎勵的條件；第四十條羅列了予以懲罰的情況。各高校要明確設定獎懲機制，嚴格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，對該獎勵的單位、個人要重獎，并樹立其成為典型，為其他單位和人員起到榜樣示范作用。對于在工作中出現(xiàn)過失，給檔案工作帶來重大危害的單位和個人則嚴懲不貸，堅決杜絕類似事件的再次發(fā)生。機制明確、措施得當可以保證檔案工作的有力、有序進行。在機制的設立和人員的獎懲過程中，高校校（院）長的決心與信心是起著重要作用的，他的關(guān)注和重視可以促進工作的開展，增加工作人員的熱情與動力。

第五，重視檔案的開發(fā)與利用

檔案天生蘊涵著多種價值。在高校檔案工作中要對檔案的憑證價值、管理價值和歷史文化價值高度重視?！掇k法》第四章針對“檔案的利用與公布”提出了具體的要求和建議。第二十七條規(guī)定了檔案公布的條件；第二十八、二十九和三十條規(guī)定了檔案利用的要求與條件；第三十一到三十五條規(guī)定了高校檔案開放與利用的條件、情況與辦法。各高校應該在校長的批準與支持下，合理有序地開展檔案的公布與利用工作，使檔案的價值得到良好的實現(xiàn)，而不至于“形同廢物”。

綜上所述，文章并不是要求高校（院）校長將自身工作的重心放在檔案管理工作之中，由于檔案管理工作長期以來處于高校各項工作中不受重視的地位，如果校（院）長能夠按照《辦法》的規(guī)定忠實履行各項職責，真正承擔起學校檔案管理第一責任人的責任，那么全國各高校的檔案管理工作將會形成一種新局面。

［1］教育部，國家檔案局［S］.高等學校檔案管理辦法，2008-9-1.

［2］曹勤民.談高等學校檔案管理辦法的指導意義［J］.山西檔案，2009，（4）：42-43.

［3］馬仁杰，張浩.我國高校檔案工作發(fā)展史上的重要里程碑［J］.檔案學通訊，2009，（2）：12-14.

［4］楊陽.高校檔案工作明確校長職責［J］.中國社會科學院報，2008，（2）：1.

The Performance of the Presidents’Obligation Formulated by the Higher Education Archive Adm inistrativeMeasures

XU Ying-fang
（Departmentof Personnel ChangzhiUniversity，Changzhi Shanxi 046011）

This essay analyzes fourmajor issues of archive administration in higher education.Five solutions for reinforcement of archive administration in higher education are proposed based on the fourmajor presidents'obligations listed in Higher Education Archive Administrative Measures.

university；filemanagement；President；obligation

G271

A

1673-2014（2011）04-0120-03

2011—04—22

頊迎芳（1980— ），女，山西懷仁人，碩士，館員，主要從事檔案管理與研究工作。

（責任編輯 單麥琴）