如何做好企業(yè)檔案的管理和收集

劉興梅

[摘 要]檔案是國家的財(cái)富，是人類記憶的重要載體。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，檔案更是為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)。

[關(guān)鍵詞]檔案；管理；收集

企業(yè)檔案是一個企業(yè)對自己生產(chǎn)經(jīng)營情況做出合理分析的一個理論分析，是對以后的進(jìn)一步生產(chǎn)活動進(jìn)行有效管理的一個重要憑證，成為處理和研究問題的依據(jù)。所以做好企業(yè)檔案的管理和收集工作是非常重要的，現(xiàn)就如何做好企業(yè)檔案的管理與收集談一些自己的看法。

供熱企業(yè)是一家特殊的企業(yè)，它包括工程部門、業(yè)務(wù)收費(fèi)、辦公室部門等多家部門。

一、對不同部門進(jìn)行檔案的分類管理和收集

（一）對工程部門的檔案進(jìn)行整理

檔案整理就是將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。隨著城市的發(fā)展，熱力市場每年供熱面積的速度增長，使每年工程量都很大，現(xiàn)存在著二個問題：一是工程項(xiàng)目一旦獲取便占據(jù)主動地位，檔案部門難以制約并加以歸檔工作的進(jìn)行；二是工程竣工驗(yàn)收后，相關(guān)人員對文件歸檔不積極配合，造成檔案的漏失。

（二）對此應(yīng)采取以下幾種辦法進(jìn)行管理和收集

1.先要轉(zhuǎn)變思想，更新觀念，提高檔案管理人員的素質(zhì)，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求，積極參與到工程建設(shè)文件的收集工作中。更全面地說，檔案整理是檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。檔案實(shí)體整理，主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。

2.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍專業(yè)人才的配備，現(xiàn)有的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識，加強(qiáng)對檔案及檔案工作重要性的宣傳，促進(jìn)全員檔案意識的普遍提高。按“件”整理要以計(jì)算機(jī)管理為前提條件，主要步驟有：（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；（2）對歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行年度―保管期限分類；（3）對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”，并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容；（5）編制歸檔文件目錄；6）將歸檔文件按連續(xù)件號順序裝入檔案盒。

3.要全面遵循工程材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；確定檔案的保管期限，便于保管和利用。（1）工程文件的整理。要從開工到施工結(jié)束都要做好完整的存檔工作，開工開始要有相關(guān)部門的審批和開工報告等相關(guān)手續(xù)，施工結(jié)束后要有相關(guān)部門的驗(yàn)收與簽證。（2）充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況，不要輕易打亂重整。它有內(nèi)部形式和外部形式兩方面：種類、名稱和載體、記錄方式等，在整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果。

4.每年因城市道路改造要更換管道或因需要而臨時改變管網(wǎng)的要追加所涉及的隱蔽工程記錄和更改后的管網(wǎng)路線圖紙加以歸類和原有的進(jìn)行一塊歸檔，并做好后續(xù)工作與結(jié)尾工程的歸檔文件的收集與管理，保證工程施工整個過程完整的記錄。做好建設(shè)工程檔案保存價值的鑒定，一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件原始憑證，但這些不被重視，要保存好這些不是文件的憑證，為以后的查找數(shù)據(jù)提供詳細(xì)資料。

5.根據(jù)本企業(yè)工作的需要對單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查，不能以檔案不損毀、不丟失為目的，根據(jù)歸檔范圍和保管期限表，密級進(jìn)行鑒定和劃分。材料的密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級，對于屬于保密范圍的文件材料，應(yīng)分別確定其秘密等級，對建設(shè)工程檔案進(jìn)行永久、長期、短期3種劃分。

二、要對業(yè)務(wù)部門進(jìn)行檔案的收集與管理

由于供熱企業(yè)不僅供熱，它還涉及熱費(fèi)收繳等工作，全市的熱用戶又分為居民熱用戶和非居民熱用戶，要分別建立檔案進(jìn)行管理。

（一）建立檔案管理

1.熱用戶每年熱費(fèi)是否交全、是否存在欠費(fèi)要建立其檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

2.由于溫度不達(dá)標(biāo)而對其進(jìn)行測溫記錄與減免一部分熱費(fèi)要進(jìn)行統(tǒng)一的手續(xù)審批，要有相關(guān)人員的簽字與主管領(lǐng)導(dǎo)的簽字或蓋章。

3.依據(jù)《黑龍江省建設(shè)廳》和《黑龍江省工商行政管理局》聯(lián)合印制的《城市居民供用熱合同》黑工商合同備案2005—08—01號和《城市非居民供用熱合同》HF—2005—0503之規(guī)定，熱用戶只有居民和非居民這劃分，對非居民熱用戶進(jìn)行商服界定要統(tǒng)一相關(guān)手續(xù)并保存文檔。

4.要按供熱區(qū)域進(jìn)行管理與分類，區(qū)域又按每棟樓的單元進(jìn)行管理與分類，每個單元又按每戶進(jìn)行管理與分類。

5.業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級業(yè)務(wù)主管部門要求，根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價值確定。

6.在利用中，要根據(jù)不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。同時，還要做到嘴勤、眼勤、手勤。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。

7.建立良好的制度。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

（二）收集歸檔文件材料

做好業(yè)務(wù)部門的檔案管理與收集歸檔文件材料的來源、內(nèi)容、形式、數(shù)量、可靠和完整程度情況，對整個熱網(wǎng)的更新改造與安全運(yùn)行起著重要的支持與保障，也為下一年度的管網(wǎng)是否更新改造提供重要的數(shù)據(jù)。

三、對辦公室部門進(jìn)行檔案的收集與管理

企業(yè)檔案記載著這個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，成為處理和研究問題的依據(jù)，發(fā)揮了憑證作用。由于企業(yè)辦公室起著承上啟下的作用，要完善和擴(kuò)大檔案的收集范圍，強(qiáng)化檔案信息的形成與積累，加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系，針對文檔進(jìn)行統(tǒng)一的整理與收集工作，做到內(nèi)容齊全、分類清楚、不漏不重、裝訂規(guī)范、管理完善；存放檔案的設(shè)施要牢固、安全、可靠，應(yīng)有必要的防潮、防蛙、防火、防盜等措施。

（一）檔案的收集與整理

1.文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，編制本企業(yè)檔案保管期限表，經(jīng)本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人審查批準(zhǔn)后執(zhí)行，并報同級檔案行政管理部門備案。

2.檔案卷皮書寫要求。文書檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。封面尺寸規(guī)格采用300mm×220mm或280mm×210mm(長×寬)，封面項(xiàng)目有：立檔單位名稱、類目名稱、案卷名稱、文件起止日期、頁數(shù)、保管期限等。

3.本企業(yè)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。包括本企業(yè)召開的重要會議、黨代會及召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料與本企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。

4.本企業(yè)形成的年度或年度以上工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計(jì)報表等文件材料。

5.本企業(yè)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、報告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計(jì)報表等。

6.本企業(yè)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

（二）發(fā)揮檔案在企業(yè)中作用

隨著企業(yè)管理的現(xiàn)代化和辦公自動化，檔案形成的規(guī)范性和檔案利用的廣泛性進(jìn)一步提高，這就必將使檔案和檔案工作走出檔案室，走向企業(yè)管理的每個角落，使檔案成為企業(yè)的重要來源信息，為企業(yè)發(fā)展提供重要依據(jù)。

1.檔案工作的終極目的是為企業(yè)的利用者服務(wù)，建立起一套科學(xué)、安全、高效的的計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)，提供最豐富、最安全、最完備的服務(wù)，而企業(yè)檔案記載的經(jīng)驗(yàn)和知識具有參考和借鑒的意義，檔案中蘊(yùn)藏豐富的經(jīng)驗(yàn)和知識可供人們參考。做好檔案管理工作立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，指導(dǎo)企業(yè)的檔案管理工作。

2.讓檔案在利用中得到新的價值再現(xiàn)。檔案信息資源的實(shí)用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來的，必須利用以往的知識成果，借鑒以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，企業(yè)檔案必須隨著企業(yè)的改革和發(fā)展而確立新觀念，建立新體制，實(shí)行新的管理模式和管理制度，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的規(guī)范化管理，以造就企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的需要，而檔案就是人們獲取和繼承已有經(jīng)驗(yàn)和知識的媒介。

企業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，做好檔案管理與收集工作，就要不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。因此進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的規(guī)范化管理，建立新體制，實(shí)行新的管理模式和管理制度，以造就企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的需要。企業(yè)檔案記載著這個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，它承載著企業(yè)的昨天，銜接著企業(yè)的今天，延伸向企業(yè)的明天，因此要讓企業(yè)檔案更好地為企業(yè)美好的明天服好務(wù)?！?(編輯/惠霞)