高校院系教學(xué)資料管理系統(tǒng)的應(yīng)用

姚顯霞

（中原工學(xué)院機(jī)電學(xué)院，河南鄭州450007）

1 院系教學(xué)資料管理概述

高校院系教學(xué)資料，是指高校院系在教學(xué)過(guò)程中逐年積累起來(lái)的一系列有關(guān)教學(xué)工作的原始資料，如學(xué)生考試成績(jī)、考試試卷、畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)、專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)計(jì)劃、學(xué)科建設(shè)、師資隊(duì)伍培養(yǎng)、教學(xué)評(píng)估等文檔[1]。

教學(xué)資料應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，凡屬永久性保存的教學(xué)資料一律移交學(xué)校綜合檔案室保存，不屬永久保存的材料由院、系、部檔案室保存，屬于二級(jí)管理。各院、系、部應(yīng)明確一名分管檔案工作的負(fù)責(zé)人和配備相應(yīng)的檔案管理人員，統(tǒng)一管理本部門(mén)教學(xué)文件材料，并按期向綜合檔案室移交教學(xué)資料。

2 院系教學(xué)資料自動(dòng)化管理現(xiàn)狀

院系教學(xué)資料管理，一般表現(xiàn)在：檔案管理制度不健全、院系教學(xué)資料質(zhì)量欠缺、系級(jí)教學(xué)等幾個(gè)方面[2]。在自動(dòng)化管理方面，院系教學(xué)資料不少還停留在紙質(zhì)檔案、檔案柜保存的狀態(tài)，大部分檔案管理依靠手工處理，工作效率低，沒(méi)有采取有效的計(jì)算機(jī)管理，增加了師生檢索和資料查詢(xún)的工作量和工作難度，查準(zhǔn)率、查全率低。

院系教學(xué)資料管理自動(dòng)化問(wèn)題，究其原因：第一，是院系資料自身特點(diǎn)，表現(xiàn)在來(lái)源分散、形成的內(nèi)部性和原始性、內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性和多學(xué)科性等方面，在資料收集和保存方面，不易電子化，或電子文檔保存地點(diǎn)多，不易統(tǒng)一保存。第二，是相關(guān)人員檔案意識(shí)不夠，涉及到教學(xué)秘書(shū)和部分教師的的檔案意識(shí)比較單薄。第三，教學(xué)管理工作具有綜合性、事務(wù)性、舊常性的顯著特點(diǎn)[3]。

在院系教學(xué)資料自動(dòng)化管理對(duì)策方面，要提高檔案管理專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。檔案人員不僅要精通檔案管理業(yè)務(wù)，還要了解所涉及的專(zhuān)業(yè)知識(shí)；不僅要熟悉手工管理方式，還要掌握檔案現(xiàn)代化管理的基本技能，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存、檢索；不僅要會(huì)立卷歸檔保管，還要有科學(xué)管理、主動(dòng)服務(wù)、有效提供信息資源的意識(shí)[4]。

計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛使用，為教學(xué)資料管理提供了重要的技術(shù)手段。因此，必須運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、數(shù)字處理技術(shù)等先進(jìn)科技手段來(lái)管理教學(xué)資料，從而取代傳統(tǒng)的手工操作的檔案管理方法，逐步形成紙質(zhì)檔案、電子檔案并存的新局面[5]。院系教學(xué)資料管理還處于保管原始資料階段，還沒(méi)有按照科學(xué)分類(lèi)方法進(jìn)行電子歸檔。應(yīng)該將文檔資料分類(lèi)，建立文檔信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使該信息數(shù)據(jù)庫(kù)形成電子文檔軟件，完成教學(xué)資料信息網(wǎng)絡(luò)化。

3 院系教學(xué)資料管理系統(tǒng)的應(yīng)用案例

3.1 院系教學(xué)資料管理系統(tǒng)的信息需求

筆者所在高校的院系在教學(xué)資料管理上，在資料形式上，既有電子文檔，更多的是紙質(zhì)文檔。在來(lái)源上，既有來(lái)自學(xué)校各級(jí)管理部門(mén)的文件和數(shù)據(jù)庫(kù)信息，也有來(lái)自院級(jí)的相關(guān)部門(mén)的資料。在管理對(duì)象上，既有各個(gè)教工的資料，也有來(lái)自各級(jí)學(xué)生的信息。從管理系統(tǒng)的需要出發(fā)，對(duì)各種資料共分18類(lèi)，分別是：①專(zhuān)業(yè)綜合培養(yǎng)計(jì)劃、教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)進(jìn)程表、總課表；②學(xué)院畢業(yè)生資格審查資料；③專(zhuān)業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)規(guī)劃；④畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）題目及成績(jī)匯總；⑤課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）及評(píng)審意見(jiàn)、各專(zhuān)業(yè)畢業(yè)答辯工作計(jì)劃、總結(jié)、答辯記錄；⑥實(shí)習(xí)報(bào)告檔案；⑦教學(xué)檢查和各類(lèi)教學(xué)競(jìng)賽評(píng)獎(jiǎng)材料；⑧修改教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃審批單、教學(xué)日歷；⑨各專(zhuān)業(yè)?？颊n程試卷及樣卷、標(biāo)準(zhǔn)答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)；⑩學(xué)生原始成績(jī)單、期末考試試卷、期初補(bǔ)考試卷，試卷分析，更改學(xué)生成績(jī)申請(qǐng)單，系考課程評(píng)分依據(jù)；[11]任課教師名冊(cè)、班級(jí)學(xué)生名單（各學(xué)期學(xué)籍異動(dòng)后的空白名單）、各學(xué)期學(xué)籍異動(dòng)資料（各類(lèi)審批表及匯總表）；[12]聽(tīng)課記錄等有關(guān)材料；[13]實(shí)習(xí)基地建設(shè)有關(guān)材料；[14]各專(zhuān)業(yè)教材使用一覽表；[15]學(xué)科競(jìng)賽有關(guān)材料（通知、進(jìn)程安排、試卷、結(jié)果）；[16]實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃；[17]教學(xué)改革項(xiàng)目及評(píng)獎(jiǎng)材料；[18]其它有保存價(jià)值的材料。這18種資料，分別存在3個(gè)房間內(nèi)，以后可能會(huì)調(diào)整，或增加場(chǎng)所。

3.2 院系教學(xué)資料管理系統(tǒng)的功能需求

院校教學(xué)資料管理系統(tǒng)的功能，首先，實(shí)現(xiàn)教學(xué)資料紙質(zhì)文檔的信息化管理。查找資料要方便、快捷，將每件資料的存放位置、資料介質(zhì)、資料來(lái)源、借出情況、入檔時(shí)間等信息記錄得清清楚楚。其次，要能管理教學(xué)資料的電子文檔[6]。可以直接打開(kāi)多種格式電子文檔。能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理，多臺(tái)電腦同時(shí)、異地使用，具有權(quán)限管理功能。

系統(tǒng)具體功能需要具備：

（1）資料檔案室的管理。新建檔案室；修改檔案室；刪除檔案室；查閱檔案資料；打開(kāi)檔案室，進(jìn)入這個(gè)檔案室進(jìn)行記錄、查詢(xún)、修改、刪除等工作。資料員日常工作的入口。

（2）分類(lèi)目錄和案卷目錄管理。添加分類(lèi)目錄，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)；添加案卷目錄：當(dāng)一袋資料要放入檔案室時(shí)，把這袋資料名稱(chēng)題標(biāo)填入案卷目錄；填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，一袋資料中里頭有許多張圖紙或多份文件，如果要詳細(xì)記錄，就把每張圖紙或每份資料名稱(chēng)填入卷內(nèi)文件目錄，這樣方便以后查找；卷內(nèi)電子文件管理；檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表；案卷借出記錄；卷內(nèi)文件借出記錄；瀏覽案卷目錄。

（3）數(shù)據(jù)的備份及恢復(fù),以及數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。

3.3 院系教學(xué)資料管理系統(tǒng)的初步應(yīng)用

院系教學(xué)資料管理系統(tǒng)主要采用兩種辦法。一種是獨(dú)立開(kāi)發(fā)，優(yōu)點(diǎn)是能夠適應(yīng)用戶(hù)的需求且滿(mǎn)意度較高，最為方便的是系統(tǒng)維護(hù)工作；缺點(diǎn)是開(kāi)發(fā)時(shí)容易受到業(yè)務(wù)工作的限制，系統(tǒng)優(yōu)化不夠、開(kāi)發(fā)水平較低，系統(tǒng)整體優(yōu)化較弱。另一種是購(gòu)買(mǎi)或使用現(xiàn)成軟件，優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省時(shí)間和費(fèi)用，技術(shù)水平較高；缺點(diǎn)是通用軟件難以滿(mǎn)足個(gè)性化需要，需要一定的技術(shù)力量做軟件改善等二次開(kāi)發(fā)工作。

一般來(lái)說(shuō)，資料（或檔案）管理軟件可以分為單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版兩種?！按蟮厍蜍浖笔羌瓤梢宰鳛閱螜C(jī)版使用，也可以作為網(wǎng)絡(luò)版使用的檔案管理軟件[7]。利用該軟件，筆者對(duì)所在單位的資料室進(jìn)行電子化管理，其過(guò)程如下：

（1）資料信息的初始數(shù)據(jù)錄入

初始化信息：如用戶(hù)（單位）信息；操作員信息：操作員的名稱(chēng)和每個(gè)操作員的權(quán)限、密碼在這個(gè)地方設(shè)置；卷內(nèi)文件目錄表頭設(shè)置；保管期限設(shè)置；保密級(jí)別設(shè)置；存放位置設(shè)置；用戶(hù)數(shù)據(jù)格式升級(jí)。

（2）各層教學(xué)資料的信息錄入

各個(gè)資料檔案室信息；分類(lèi)目錄(案卷類(lèi)別)的信息；案卷目錄的信息；卷內(nèi)文件目錄的信息。各種教學(xué)資料被分配在學(xué)院212綜合檔案室、214綜合檔案室、318綜合檔案室。

（3）卷內(nèi)電子文件的管理

以“關(guān)于學(xué)校教學(xué)學(xué)院成立教學(xué)管理辦公室的決定”電子文件為例，首先是“收入文件”，可以收入單個(gè)文件也可收入一個(gè)文件夾中的全部文件，收入文件只收入文件名和打開(kāi)路徑，文件還是原來(lái)的文件夾中。如果是收入本臺(tái)電腦上的文件，會(huì)自動(dòng)填寫(xiě)本地打開(kāi)路徑和網(wǎng)絡(luò)打開(kāi)路徑，有網(wǎng)絡(luò)打開(kāi)路徑的文件網(wǎng)上每臺(tái)電腦均可打開(kāi)，要讓網(wǎng)上電腦打開(kāi)文件，存放文件的文件夾必須設(shè)置成可讀共享文件夾(整個(gè)盤(pán)不要設(shè)置成共享)。收入文件盡可能在文件所在的電腦上操作。

文件共享設(shè)置方法：首先把文件要放在一個(gè)文件夾中，這個(gè)文件夾名中間不能留空格，把這個(gè)文件夾設(shè)置成一般共享(不允許修改)，如果允許修改要設(shè)置成完全共享。

通過(guò)客戶(hù)端軟件連接該系統(tǒng)時(shí)，可以瀏覽各種文件，但不會(huì)刪除文件。文件共享設(shè)置，使得通過(guò)其它途徑也不會(huì)找到文件并刪除修改文件。

“收入文件”執(zhí)行后，就可以執(zhí)行“打開(kāi)文件”、“發(fā)送文件”、“復(fù)制文件”等功能了。

本系統(tǒng)采取了網(wǎng)絡(luò)布局，將該系統(tǒng)安裝在一臺(tái)計(jì)算機(jī)上，作為服務(wù)器。其他計(jì)算機(jī)只要接入網(wǎng)絡(luò)，尋找到該服務(wù)器后，運(yùn)行系統(tǒng)的執(zhí)行程序后，即可使用該系統(tǒng)?？梢栽O(shè)置不同的用戶(hù)或操作員，保存的電子文檔，只要是聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，均能夠有效管理。根據(jù)用戶(hù)的權(quán)限，最高權(quán)限的用戶(hù)可以在一臺(tái)電腦中隨時(shí)打開(kāi)任一操作員在任一臺(tái)電腦上做的文件進(jìn)行瀏覽或修改，不需要知道文件具體保存的位置。根據(jù)對(duì)文檔設(shè)置的權(quán)限，可以?xún)H打開(kāi)瀏覽，對(duì)原文檔修改無(wú)效，安全可靠方便。

（4）案卷或卷內(nèi)文件借出記錄

在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)首先要選中要借出的案卷名稱(chēng)，收回時(shí)也一樣。當(dāng)只借出幾張卷內(nèi)文件時(shí)，應(yīng)在備注列中注明借出的頁(yè)碼，并在卷內(nèi)文件名稱(chēng)后面借出記錄列中注明這張文件已借出。借出資料可打印借出單，一行打印一張，借閱人可簽字。當(dāng)借閱人只借幾張卷內(nèi)文件時(shí)：第一步案卷借出中要記錄；第二步卷內(nèi)文件名稱(chēng)的后面一格中也要注明借閱人和時(shí)間，當(dāng)歸還時(shí)再把注明清除掉。

（5）瀏覽案卷目錄

可以采取三種方式瀏覽案卷目錄：

第一，篩選，即輸入要篩選的字符，然后符合條件的目錄自動(dòng)篩選出來(lái)。

第二，查找，把光標(biāo)放到要查找的列，輸入查找的字符，系統(tǒng)會(huì)找到所在位置的一行，還可以繼續(xù)查找，找到需要的資料。

第三，點(diǎn)表頭，點(diǎn)擊表頭會(huì)自動(dòng)按這列排序，比如點(diǎn)年代，自動(dòng)按年代從小到大排序。

［1］閔克勤,肖新華,張家強(qiáng).高校系級(jí)教學(xué)檔案資料管理須強(qiáng)化現(xiàn)代意識(shí)［J］.檔案管理,2009(4):76.

［2］張亞冰.教學(xué)檔案在高校教學(xué)中的地位、作用、管理及作用［J］.遼寧師專(zhuān)學(xué)報(bào)，2003（5）：89－90.

［3］袁琳.高校圖書(shū)館教學(xué)參考資料的收藏與管理［J］.情報(bào)雜志,2003(12):110-111.

［4］普建萍，淺論教學(xué)檔案在學(xué)校管理中的作用［J］.中國(guó)教育研究與創(chuàng)新雜志，2005（3）：39－40.

［5］張寒莉.試談高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理［J］.北京檔案,2000(12):28-29.

［6］于彩鳳.淺談高校教學(xué)檔案的管理［J］.牡丹江師范學(xué)院學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版),2001(3):102-103.

［7］大地球檔案管理系統(tǒng)［2010-10-06］.http://www.ddqsoft.com/dagl.htm.