淺談市政工程檔案管理

宋永梅

廣西柳州市城市投資建設(shè)發(fā)展有限公司 545001

淺談市政工程檔案管理

宋永梅

廣西柳州市城市投資建設(shè)發(fā)展有限公司 545001

市政工程；檔案管理

引言

近年來，全國(guó)各地市政建設(shè)投資規(guī)模不斷擴(kuò)大、工程數(shù)量持續(xù)猛增，市政工程的單個(gè)項(xiàng)目投資規(guī)模越來越大，工程類型也越來越多。城市建設(shè)的快速發(fā)展給市政工程檔案管理工作帶來機(jī)遇，同時(shí)也面臨著諸多挑戰(zhàn)。如何加強(qiáng)市政工程檔案的管理，保證其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并且能得到妥善保管和有效利用，給檔案管理者提出了新的要求。

1 市政工程檔案管理過程中存在的主要問題分析

1.1 檔案管理機(jī)制不健全

由于建設(shè)單位對(duì)市政工程檔案工作的不重視，造成檔案管理機(jī)制不健全，同時(shí)由于缺乏一套完整的管理體系和現(xiàn)代化信息管理機(jī)制，使得工程檔案管理水平落后，缺乏對(duì)工程建設(shè)的約束性。

1.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低

負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目建設(shè)方面的檔案管理人員缺少必要的專業(yè)培訓(xùn)，沒有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)相關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的掌握更是缺乏，日常所開展的檔案管理工作只是將相關(guān)資料收集放在一起就了事。

1.3 工程檔案缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

首先，從工程檔案的含義來看，工程檔案的存在形式主要包括文字、圖紙、圖標(biāo)、聲像、電子文檔等，但是對(duì)于何種檔案采用何種形式生成，并未有詳細(xì)的管理規(guī)定進(jìn)行規(guī)范，導(dǎo)致工程檔案產(chǎn)生形式混亂，直接影響工程檔案后期的收集、整理工作。其次，在工程檔案在產(chǎn)生、收集、整理與歸檔過程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于如何有效歸檔，如何區(qū)分工程檔案的真?zhèn)?、價(jià)值大小，如何體現(xiàn)工程檔案內(nèi)部的關(guān)聯(lián)性都未作詳細(xì)的規(guī)定，勢(shì)必影響工程檔案后期服務(wù)質(zhì)量。

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型并不是將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的工作職責(zé)全部劃入管理會(huì)計(jì)的工作范疇，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)有不同的服務(wù)對(duì)象，因此有著完全不同的報(bào)告內(nèi)容和報(bào)告的側(cè)重點(diǎn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)告體系的整理升級(jí)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型過程中，應(yīng)將兩個(gè)完全不同的財(cái)務(wù)報(bào)告體系進(jìn)行整理和升級(jí)，使得財(cái)務(wù)報(bào)告體系能夠同時(shí)滿足企業(yè)內(nèi)外部的需求。

2 如何做好市政工程的檔案管理

市政工程從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收后投入使用，這是一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的周期。在此期間形成的各類工程檔案，詳細(xì)反映了工程建設(shè)的方方面面，對(duì)于工程質(zhì)量的評(píng)定、工程后期的管理與維護(hù)以及新建工程，都具有十分重要的借鑒與利用價(jià)值。市政工程檔案管理工作需要做到以下幾點(diǎn)：

2.1 制定和完善市政工程檔案管理辦法，理順管理機(jī)制

市政工程建設(shè)活動(dòng)有其特殊性，一個(gè)工程項(xiàng)目是由參加建設(shè)的各方共同完成的，而檔案工作也是如此，從文件材料的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交，需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購(gòu)、安裝等單位密切合作。因此制定和完善市政工程檔案管理辦法，理順管理機(jī)制，明確職責(zé)，保持各環(huán)節(jié)的有效銜接，是做好市政工程檔案工作的基本保障。

在領(lǐng)導(dǎo)充分重視、人員責(zé)任明確的基礎(chǔ)上，還必須建立嚴(yán)格的審查監(jiān)督體制。項(xiàng)目建設(shè)單位必須督促落實(shí)各項(xiàng)管理措施，讓參建單位都明確各自應(yīng)當(dāng)履行的職責(zé)和應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任，互相積極配合，使整個(gè)項(xiàng)目的檔案管理工作順利進(jìn)行。

2.2 提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和工作積極性

（1）制定統(tǒng)一的工程檔案產(chǎn)生、收集、整理與歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范工程檔案管理。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)工程檔案、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)和法律意識(shí)。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，明確檔案管理相關(guān)的法律、法規(guī)以及各自的職責(zé)，讓大家都來了解它、重視它，并能很好地掌握它。

（2）重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。定期組織工程檔案從業(yè)人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，拓寬檔案人員知識(shí)面，推進(jìn)工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在做好理論學(xué)習(xí)的同時(shí)，加強(qiáng)到工程現(xiàn)場(chǎng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，雙管齊下，做好市政工程檔案的管理工作。

2.3 工程檔案質(zhì)量控制需分階段管理

工程項(xiàng)目的建設(shè)是一個(gè)持續(xù)的長(zhǎng)期過程，基本上可以分為工程準(zhǔn)備階段、施工建設(shè)階段和竣工階段。因此控制好這三個(gè)階段的檔案資料，保證歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)工程檔案的質(zhì)量控制。

（1）工程準(zhǔn)備階段的檔案資料質(zhì)量控制

工程準(zhǔn)備階段主要是項(xiàng)目報(bào)建的相關(guān)程序和設(shè)計(jì)資料。報(bào)建方面，按照國(guó)家既定的程序進(jìn)行，資料上基本齊全，重點(diǎn)是設(shè)計(jì)資料中施工圖設(shè)計(jì)（含變更）檔案資料的質(zhì)量控制。

做好設(shè)計(jì)文件質(zhì)量的控制，首要的一點(diǎn)是檔案管理員要了解各設(shè)計(jì)院的特點(diǎn)，做好檢驗(yàn)核實(shí)工作，主要包括：清單與實(shí)物是否相符，目錄與內(nèi)容是否一致；圖紙的工程名稱、單位名稱、項(xiàng)目號(hào)、圖號(hào)等是否與規(guī)定的一致；本次來圖與歷次的來圖有無矛盾或錯(cuò)誤，代材單、變更單、工程聯(lián)系單是否規(guī)范、有無重號(hào)或空號(hào)，存在哪些復(fù)印件、傳真件，修改量大約占多少等情況。同時(shí)要做到：發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行匯總、處理，不能及時(shí)處理的應(yīng)做好跟蹤。

（2）施工建設(shè)階段檔案資料質(zhì)量控制

施工建設(shè)階段是工程實(shí)體實(shí)施階段，做好該階段的檔案質(zhì)量控制是促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)體質(zhì)量的關(guān)鍵。該階段應(yīng)重點(diǎn)控制建材、設(shè)備質(zhì)量資料也就是供貨廠家質(zhì)量檔案和施工中各工序形成的文件，以及施工文件。

對(duì)廠家檔案的質(zhì)量控制應(yīng)重點(diǎn)把握好以下方面：首先全面了解施工圖紙中應(yīng)采購(gòu)的各種貨物要求情況，并進(jìn)行匯總；其次嚴(yán)格規(guī)范采購(gòu)合同；最后認(rèn)真查驗(yàn)廠家質(zhì)量文件真實(shí)性和完整性。

對(duì)施工文件的質(zhì)量控制，主要應(yīng)該把握以下幾步：對(duì)照合同、計(jì)劃及圖紙發(fā)放情況，檢驗(yàn)核實(shí)竣工圖及設(shè)計(jì)變更單是否齊全、交工記錄是否齊全、設(shè)計(jì)變更是否已全部在施工圖上體現(xiàn)、所有資料是否符合歸檔的要求等。

（3）竣工階段檔案資料質(zhì)量控制

竣工階段是對(duì)工程的總結(jié)和評(píng)估，是對(duì)工程達(dá)到設(shè)計(jì)目標(biāo)與否的認(rèn)可，該階段的資料作為結(jié)論性的文件重要性不言而喻。該階段檔案資料的質(zhì)量應(yīng)從以下方面控制：一是竣工預(yù)驗(yàn)收階段施工方對(duì)檔案資料的自查和監(jiān)理、建設(shè)方的全面檢查；二是竣工驗(yàn)收時(shí)城建檔案管理部門及質(zhì)檢等相關(guān)單位對(duì)檔案資料的抽查，并嚴(yán)格規(guī)范執(zhí)行竣工驗(yàn)收制度，保證檔案資料的質(zhì)量。

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10.3969/j.issn.1001-8972.2011.11.109

宋永梅，1970年生，廣西貴港人，長(zhǎng)期從事市政工程檔案管理工作。