關于對教學秘書崗位的認識及其思考

摘 要：高校二級管理的不斷深化，教學改革的不斷深入，給教學管理工作帶來了深刻的變革和影響，同時也給高校教學管理工作人員帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。教學秘書作為高校基層最直接的教學管理者，所面臨的困難和挑戰(zhàn)尤為突出！緣此，高校系部教學秘書能否承擔起要求高、工作重、事項雜的工作也在很大程度上影響著系部甚至整個院校的教學質量！本文力求對高校系部教學秘書相關工作試作粗淺的探討。

關鍵詞：高校；教學秘書；能力；素質

作者簡介：王凌君，男，江蘇丹陽人，1985年7月生。2007年7月畢業(yè)于蘇州大學中文系，本科學歷，學士學位，初級研究員。2007年9月于江蘇農林職業(yè)技術學院工作，從事學院社會科學與藝術系的教學管理工作。

系部教學秘書作為高校的最基層管理者，其工作性質決定了他們在日常的教學管理工作中必須以“服務教學”、“服務教師”、“服務學生”的“三個服務”為宗旨。在這種思想理念的推動下不斷提升自身的綜合素質并注重工作質量，充分發(fā)揮出作為院校各職能部門和系部主管領導、教師以及學生之間的橋梁和紐帶作用，最終達到形成內部和諧、共同進步、共同提高的團結氛圍之目的。

“術業(yè)有專攻”，教學秘書崗位的重要性必然要求其具有相應的素質。要在這個崗位將工作做實、做好，作為教學秘書必須具備以下幾個條件：

一、“兩手都要抓，兩手都要硬”

這里所說的兩手抓，指的是一手抓心態(tài)，一手抓狀態(tài)。

所謂抓心態(tài)，就是要使自己時刻保持理性的思維與平和的心態(tài)。系部教學秘書的工作范圍涉及到教學管理的各個方面，范圍廣、層次多、工作量大且瑣碎、繁雜。既有簡單的、機械的體力勞動；又有復雜的、高智能的腦力運作；既有常規(guī)型的教學管理工作，又有突發(fā)性的教學異常情況處理。這就要求教學秘書在每一天、每一刻的工作中都要做好思想準備，積極應對各種簡單的、偶發(fā)的或緊急的工作事項，使自己具備處理單項或多項問題的邏輯思維能力和方式方法，遇事不亂，處事不驚。在任何情況下都要學會控制自己的情緒，保持頭腦的冷靜，思維的理性。

所謂狀態(tài)，就是在教學秘書的崗位始終保持著認真負責的工作態(tài)度和充沛濃烈的工作熱情，以及蓬勃旺盛的精力。做任何事情都是踏踏實實；勤勤懇懇；工作順利時不喜形于色，遇到挫折時不怨天尤地。以健康的心態(tài)對待工作，以飽滿的狀態(tài)干好工作。使領導交付工作感到放心，同事囑托的事情感到安心，解決學生問題使其舒心，進而保證系部教學工作能夠有條不紊地開展，成為連接系部領導、教師以及學生三者之間的橋梁，并使此暢通無阻。

二、三種精神集聚一身

系部教學秘書的工作頭緒眾多，任務繁重。這就需要系部教學秘書必須具有吃苦耐勞、甘于奉獻的精神，在思想上牢固樹立服務意識，以此確保做好秘書工作。與此同時，教學秘書亦應將工作崗位作為人生的一個平臺，通過這一平臺，以自身的勇于奉獻、善于開拓和吃苦耐勞的精神任勞任怨的做好服務工作，讓自己的人生價值得到提升。要從工作觀念、工作方法及工作手段上去思考，去創(chuàng)新，在實踐中不斷積累經驗、反思教訓，從而將自身的工作系統(tǒng)化、信息化，規(guī)范化，達到快速、準確地處理辦公事務，不斷提高管理效率和業(yè)務水平。

三、四種能力兼?zhèn)?/p>

教學秘書除了應該具有的上述精神之外，還需有：

（1）統(tǒng)籌規(guī)劃、管理能力

高校系部教學秘書的工作是一種常態(tài)性的工作，其本身也有一定的規(guī)律性。在按部就班的進行正常工作的同時，也必須要視不同的情況，主動靈活地安排、處理。在開展工作前要有計劃，統(tǒng)籌謀劃，妥善進行。在階段性工作完成之后，教學秘書還應及時地進行工作的總結，并形成書面材料。

（2）寫作及語言表達能力

教學秘書往往涉及到相當多的材料準備和文件的上傳下達。因此，還要經常根據(jù)教學中的實際擬寫一些公文、教學文書，諸如教學情況通報、工作計劃、教學總結、會議記錄等;與個人或相關部門進行協(xié)調、磋商，轉達師生對教學的建議或意見，貫徹落實領導的指示精神時，在平時工作中和學生、教師交流溝通或調解糾紛、化解沖突等，諸如此類都需要有良好的語言表達能力和一定的談話技巧。既要做到簡明扼要、語言得體、表達清楚，又要使自己的工作、服務對象感到輕松又愉悅，從而更好的做到上情下達、下情上傳。

（3）處理信息資料的能力

教學秘書的工作是具體的，每天要面對大量的文件、電話、會議、資料，這些材料都是從不同環(huán)節(jié)和渠道，要保證教學工作的順利進行，教學秘書必須具有處理信息資料的能力。同時，教學秘書還要客觀、全面、及時地采集本部門的意見、建議等信息，及時反饋給有關領導及相關部門，以使他們對相應政策、規(guī)定或調整補充，或修正完善，使之更加符合教學實際的需求。

（4）開拓創(chuàng)新能力

創(chuàng)新是學校興旺發(fā)達的不竭動力，有創(chuàng)新才有發(fā)展，作為系部領導助手和參謀的教學秘書，也應具有一定的開拓創(chuàng)新能力，通過不斷的學習和研究，在日常的工作中不斷汲取對各項事務處理的經驗、教訓，從中提取、感悟到一些創(chuàng)新點，為領導提供教學管理方面的新建議，不斷提高自身的工作效率，實現(xiàn)自身在教學秘書崗位上的價值。

四、加強高校教學秘書隊伍建設的幾點思考

（一）大力提高現(xiàn)有教學秘書的素質

教學管理工作的特殊性和復雜性都要求教學秘書不僅要有較好的專業(yè)知識，還要有較高的管理素質，既要考慮到知識結構、管理能力、應變能力等因素，還要考慮個人性格、氣質、職業(yè)道德等因素。因為歷史及諸多原因，教學秘書的水平參差不齊，管理水平不高，現(xiàn)代管理能力與技術匱乏。因此，學校各級領導對教學秘書隊伍建設應給予更多的關注，合理調整現(xiàn)有人員，所聘人員應該由學校教學管理部門、人事部門和院系領導三方面共同考核，對不能勝任崗位的人員要及時更換直至解聘。要適時開展業(yè)務培訓或舉辦研討會等形式，更新知識，學習先進的理念和技能。同時還應多組織教學秘書等教學管理人員到其他院校觀摩調研，進行業(yè)務考察和交流經驗，多方面提高其水平和能力。

（二）保持教學秘書隊伍的相對穩(wěn)定

長期以來，人們對教學秘書工作缺乏正確的認識和評價，輕視教學秘書在基層教學管理中所發(fā)揮的作用，認識不到優(yōu)質的管理能出質量、出效益。在教學秘書人員的配備、業(yè)務學習、崗位培訓與工作待遇、職稱評定等方面往往被忽視成為學校管理方面的盲點。因此，在確保人員素質的前提下，采取措施穩(wěn)定教學秘書隊伍，也是各高校管理者必須重視的問題。

（三）引入激勵機制，陟罰臧否，促進教學管理良性循環(huán)。

教學管理隊伍的建設離不開一套好的激勵機制。學校應根據(jù)教學秘書工作態(tài)度、工作水平、工作效率等諸方面進行量化的考核。對優(yōu)異者給予表彰和獎勵；對工作不力者予以訓誡，促其提高；對管理混亂、屢出事故者予以懲處，調離崗位，使教學管理步入正常有序的良性發(fā)展軌道。

參考文獻：

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