論校園檔案管理信息化建設(shè)

注:本論文為黑龍江省雞西市社會科學聯(lián)合會立項課題論文

摘 要：校園檔案信息化是學校檔案管理部門及管理人員應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對學校的教學、科研、人事及辦公室檔案信息資源進行管理和利用。學校檔案館（室）作為國家檔案事業(yè)的重要組成部分，是學校檔案管理信息化建設(shè)的主體，要切實搞好校園檔案管理信息化建設(shè)，就必須正確認識這些問題和困難，加強理論指導，以求少走彎路，不斷提高其建設(shè)效率。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；存在問題；對策；學校

作者簡介：許貽斌，女，黑龍江省雞西大學文法系文秘教研室主任，講師，研究方向：文秘、寫作、檔案管理

校園檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，學校檔案管理部門及管理人員應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對學校的教學、科研、人事及辦公室檔案信息資源進行管理和利用。校園檔案管理信息化的最終目標就是實現(xiàn)檔案管理模式從檔案實體保管向檔案信息資源為學校師生、為社會提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變。目前，很多高校的檔案管理部門都在積極開展檔案信息化建設(shè)，但各高校開展檔案信息化建設(shè)的速度還不夠快，還存在著種種困難和問題，學校檔案館（室）作為國家檔案事業(yè)的重要組成部分，是學校檔案管理信息化建設(shè)的主體，要切實搞好校園檔案管理信息化建設(shè)，就必須正確認識這些問題和困難，加強理論指導，以求少走彎路，不斷提高其建設(shè)效率。本文從高校開展檔案管理信息化建設(shè)的實施情況展開論述，指出其存在的問題、原因并提出解決對策。

一、學校檔案管理信息化建設(shè)的實施情況

（一）學校教學業(yè)務(wù)工作檔案管理信息化建設(shè)的實施情況

學校教學工作檔案，包括教師教學教案、教學大綱、授課計劃、教學日志、學生成績單等教學文件是學校師生在教育教學實踐中積累起來的經(jīng)驗教訓的總結(jié)。它們對提高學校教學質(zhì)量，有效開展教學評估工作提供了重要信息依據(jù)。以我校為例，我校從2005年起，所有的學生成績錄入、學分統(tǒng)計、開設(shè)課程統(tǒng)計等均在網(wǎng)上進行，形成電子文件，學生及用人企業(yè)均可上網(wǎng)查詢學生的各項信息。2008年起，教師的個人信息、授課情況、人才培養(yǎng)狀態(tài)、師生互評等也陸續(xù)上網(wǎng)。從而為教育主管部門檢查現(xiàn)有的教學、實驗、科研設(shè)施情況提供信息依據(jù)。

（二）學校科研檔案管理信息化建設(shè)的實施

高?？蒲袡n案管理信息化建設(shè)，是高?？蒲袡n案工作發(fā)展的大勢所趨。高校的科研檔案是掌握高?？蒲心芰徒M織開展科研項目研究、保持合理的人才結(jié)構(gòu)的重要信息源?？蒲谢顒拥脑龆啾厝皇箍蒲袡n案管理的工作量加大，但是有相當一部分高校科研檔案管理工作還是依賴人工進行，從而造成信息失誤率高、傳遞速度慢。我校近五年來，一直致力于科研檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和高?？蒲袡n案信息網(wǎng)絡(luò)、信息資源建設(shè)、完善科研檔案信息化建設(shè)的政策、標準和法規(guī)，培養(yǎng)科研檔案管理信息化人才，并已取得初步成效。

（三）學校人事檔案管理信息化建設(shè)的實施

學校的師資檔案既為掌握學校人才信息，了解人才知識結(jié)構(gòu)、保持合理的人才結(jié)構(gòu)提供重要信息源，又是學校進行職稱評審、工資晉升的重要信息依據(jù)。目前我校檔案管理部門及人事部門聯(lián)合開展人事檔案信息的建設(shè)工作，建立學校教師考評檔案信息庫、職稱評審檔案信息庫、績效工資檔案信息庫、外聘教師、工勤人員檔案信息庫等信息建設(shè)工作。

二、學校檔案管理信息化建設(shè)的存在的問題及原因分析

盡管很多高校檔案管理部門陸續(xù)開展檔案信息化建設(shè)并已取得初步成效，但總體上，各高校檔案信息化建設(shè)的速度還不夠快，其原因是多方面的下面就高?，F(xiàn)狀談?wù)劯咝n案信息化建設(shè)中存在的問題及其原因。

（一）學校的領(lǐng)導和師生缺乏對檔案管理信息化建設(shè)的認識，沒有形成檔案管理信息化的理念。

首先，學校的領(lǐng)導及師生不了解信息化管理到底要解決哪些問題，為什么進行信息化建設(shè)，以為只要購置了幾臺電腦放在那里就實現(xiàn)了信息化管理。其次，沒有形成檔案管理信息化的理念。很多學校的領(lǐng)導對檔案管理信息化的重視程度還不夠，沒有真正從戰(zhàn)略高度認識檔案管理信息化的重要性，認為檔案工作不過是簡單的收集、整理、保管和利用，人工管理完全能夠應(yīng)付，根本用不著實現(xiàn)信息化，況且，實現(xiàn)信息化需要大量資金投入，而學校經(jīng)費普遍不足，檔案工作的信息化難以提到議事日程。因此出現(xiàn)疏于指導、政策上不予傾斜、經(jīng)費缺乏必要的支持等問題，以上問題，是當前高校檔案信息化建設(shè)的最大障礙，使檔案管理信息化成為一句空話。

（二）學校檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對比較落后，阻礙了檔案管理信息化進程。

高校檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施主要包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和檔案信息網(wǎng)絡(luò)。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是高校檔案管理信息化建設(shè)的基本條件和物質(zhì)基礎(chǔ)， 檔案信息網(wǎng)絡(luò)是高校檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段及核心。但是經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多學校檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施較差，缺乏操作簡單、功能強大的計算機軟件以及專門的磁介質(zhì)檔案存儲設(shè)備，不能適應(yīng)信息化技術(shù)對信息處理的要求。而學校檔案館（室）所保存的大部分檔案都沒有進行規(guī)范的歸檔與著錄，這為學校檔案信息化管理提高了難度。盡管一些高?；蛸徺I或研發(fā)了一些教學、人事、科研等方面的檔案信息化管理軟件，但大多都難以適應(yīng)學校的實際檔案信息管理要求，還未充分創(chuàng)造出使檔案工作適應(yīng)社會發(fā)展需要的新的工作模式，大大影響了檔案信息化工作的順利開展。

（三）缺乏高素質(zhì)的從事檔案管理信息化工作的專業(yè)人員

各高校普遍缺乏從事檔案信息化工作的專業(yè)人員是一個不爭的事實，目前，高校檔案工作人員，大多數(shù)是非計算機專業(yè)畢業(yè)，因此對信息化技術(shù)的掌握和運用信息技術(shù)解決檔案管理工作的能力方面很差。而專業(yè)信息技術(shù)人員又缺乏對檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的系統(tǒng)了解，致使學校檔案管理信息化工作人員和設(shè)備的潛能沒有得到充分的發(fā)揮和利用，不能實現(xiàn)優(yōu)勢互補。

（四）資金短缺是制約高校檔案工作信息化建設(shè)的主要障礙

資金不足，檔案信息化建設(shè)沒有很好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施配備，技術(shù)就得不到很好的提高，檔案工作的信息化建設(shè)如果缺乏相應(yīng)的信息化設(shè)備投入，必將使高校檔案管理工作仍處于較原始的手工操作階段，不能適應(yīng)當前形勢，達到微機調(diào)檔、信息傳輸?shù)龋蟠笾萍s了檔案工作的發(fā)展，影響了工作效率，阻礙了檔案工作信息化的進程。

三、對校園檔案管理信息化建設(shè)的建議

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化

高校檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是高校檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的物質(zhì)基礎(chǔ)。是實現(xiàn)檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。因此，學校要加強對檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投資力度，添置先進的計算機等成套硬件設(shè)備，為檔案系統(tǒng)中大量數(shù)據(jù)的快速處理、文字圖片的掃描及聲像資料的錄入、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)等提供物質(zhì)保障；同時，要開發(fā)一套功能強大的信息系統(tǒng)軟件，以滿足檔案信息化建設(shè)的基本要求，以盡快實現(xiàn)高校檔案的信息化。

（二）檔案信息數(shù)據(jù)化

目前高校要加強檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加快現(xiàn)有檔案的歸檔、著錄工作，加強對電子文件的系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護等環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導工作，做好電子檔案的安全、保密和防護工作，以保證歸檔電子文件的完整。盡快形成檔案信息數(shù)據(jù)規(guī)模，使計算機檢索系統(tǒng)實用化，才能把館藏檔案信息進一步深入開發(fā)出來，使我們的服務(wù)水平和服務(wù)能力得到提高。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，必將使信息的查詢、檢索、統(tǒng)計、分析等從過去傳統(tǒng)的手工模式向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變，檔案利用的效率和質(zhì)量大大提高。

（三）檔案管理信息化工作的規(guī)范化、標準化

科學規(guī)范的管理檔案是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案利用價值的最大化和全宗完整性。在實際工作中，要做到：第一，要準確把握文件立卷歸檔的時效性；第二，要明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工；第三，在堅持貫徹“以本單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。以高度的職業(yè)責任感和較強的敬業(yè)精神對待檔案管理工作，就一定能促進檔案管理規(guī)范化、科學化發(fā)展。

（四）檔案信息管理人員專業(yè)化

人才是保證高校檔案管理信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵及成功之本。高校檔案管理信息化建設(shè)需要一大批既具有豐富高校檔案經(jīng)驗、又能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人才，只有盡快培養(yǎng)結(jié)構(gòu)合理、高素質(zhì)的信息化人才隊伍，才能適應(yīng)高?？蒲袡n案管理信息化建設(shè)的需要。因此，各高校檔案管理部門既要重視對原有管理人員的培訓和提高，又要大量吸收那些既懂檔案專業(yè)又懂計算機管理、熟知法律法規(guī)的復合型人才，以適應(yīng)高校檔案信息化、數(shù)字化管理的需要，為實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

（五）服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化

檔案信息化建設(shè)的最終目的在于最大限度為廣大師生提供利用。當前，多數(shù)高校建立了自己的校園網(wǎng)，而且同教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)進行了鏈接，這無疑提供了一個對外服務(wù)的窗口，也為信息資源共享提供了契機。運用現(xiàn)代化信息技術(shù)建立檔案信息庫，逐步實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化，提高信息利用率是當務(wù)之急。這就要求我們利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立學校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，為查閱人員隨時查詢、傳遞信息和檔案提供服務(wù)，不斷拓展服務(wù)功能，進一步提高校園檔案服務(wù)水平。加強校園檔案信息化建設(shè)、推進校園檔案現(xiàn)代化管理就是對傳統(tǒng)檔案管理方式的革新，是適應(yīng)信息化發(fā)展的需要，因而它是新時代高校檔案管理的必由之路，是新時期高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。以檔案信息化建設(shè)來帶動高校檔案工作的開展，這是促進檔案管理現(xiàn)代化水平全面提高的一項重大措施。

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