企業(yè)人事檔案是企業(yè)職工經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)及工作變動(dòng)等情況的文件材料,是全面考察、了解、管理、使用員工的重要依據(jù)。近幾年來,隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立,許多企業(yè)的所有制性質(zhì)發(fā)生了變化,由原來的國營、集體所有制企業(yè)改制為股份制企業(yè)、民營企業(yè)等多種形式的經(jīng)濟(jì)實(shí)體。這些變化使企業(yè)人事檔案管理中就出現(xiàn)了一些新的問題和矛盾。從科學(xué)發(fā)展觀和以人為本的思路研究和解決這些問題,不斷加強(qiáng)和改進(jìn)改制企業(yè)的人事檔案管理,已成為組織人事部門的一個(gè)新課題。
一、改制企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀
我市國資委監(jiān)管的企業(yè)有21家,經(jīng)過幾年改制,目前工廠制企業(yè)9家,有限公司8家,股份有限公司1家,民營企業(yè)2家,代管的集體企業(yè)1家。同時(shí),還擔(dān)負(fù)著100多家下放到縣區(qū)企業(yè)改制、破產(chǎn)的宏觀指導(dǎo)職能。從我市部分改制企業(yè)人事檔案管理調(diào)查情況看,國有企業(yè)改制以后尤其是股權(quán)結(jié)構(gòu)不在控股或改為民營企業(yè)、或破產(chǎn)后,人事檔案管理的整體狀況不容樂觀,主要問題有:
1、企業(yè)人事檔案管理體制不符合現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。隨著政府機(jī)構(gòu)的多次改革和企業(yè)改制、破產(chǎn)、下放等因素,原有自上而下的檔案管理體制被打破,新的體制沒有建立,形成檔案管理權(quán)限不清晰。在機(jī)構(gòu)改革和政府職能的轉(zhuǎn)變中,組織人事部門對(duì)企業(yè)人事管理的介入隨著改革的深入越來越少,同時(shí)企業(yè)的自主權(quán)不斷擴(kuò)大,獨(dú)立性也越來越強(qiáng),企業(yè)主管部門對(duì)企業(yè)人事檔案的指導(dǎo)監(jiān)督職能在弱化,導(dǎo)致管理權(quán)限不清晰。目前,市委組織部管理的是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體等縣級(jí)以上干部檔案,人事局負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)和事業(yè)單位人員檔案,企業(yè)人事檔案管理沒有牽頭部門,上級(jí)有關(guān)檔案管理方面的政策和文件企業(yè)基本看不到。根據(jù)中組部和人事部的規(guī)定,外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員均是流動(dòng)人員,而流動(dòng)人員的人事檔案管理機(jī)構(gòu)“為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu),其他任何單位不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案”。目前,由國有企業(yè)改制而來的非國有企業(yè)仍然保留了職工檔案管理權(quán)。而負(fù)責(zé)流動(dòng)人員檔案管理的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu),沒有監(jiān)督和指導(dǎo)非國有企業(yè)人事檔案管理的職能,目前的檔案管理體制嚴(yán)重滯后于企業(yè)改革。
2、企業(yè)人事檔案歸檔內(nèi)容不符合市場經(jīng)濟(jì)體制的需要。目前企業(yè)人事檔案的歸檔內(nèi)容仍然沿襲了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)或機(jī)關(guān)干部檔案管理的內(nèi)容,入檔材料的十項(xiàng)內(nèi)容主要是從政治和管理角度考慮,難以全面、真實(shí)的反映企業(yè)工作人員實(shí)際情況。企業(yè)人事管理中的一些必須內(nèi)容則沒有,如反映本人職稱、社保、勞動(dòng)合同、員工考核結(jié)果、崗位變動(dòng)情況、職業(yè)資格或從業(yè)資格證書復(fù)印件等材料基本沒有,檔案材料不能真實(shí)反映一個(gè)人閱歷和基本情況,只是“身份”的證明。
3、檔案管理的整體水平下降。統(tǒng)管企業(yè)人事檔案管理和監(jiān)督部門的缺失,致使企業(yè)人事檔案管理水平每況愈下:一是人員難以落實(shí)。由于對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足,重視程度不夠,有些改制企業(yè)把專職檔案管理人員進(jìn)行了壓縮,能減則減,實(shí)在無法裁減的,也是一人多崗,身兼數(shù)職,職責(zé)不明、兼而不顧。有的管檔人員更換頻繁,交的粗心,接的糊涂,甚至不履行交接手續(xù)。檔案管理人員長期得不到培訓(xùn),整體素質(zhì)不高。二是檔案資料收集困難。有些改制企業(yè)在員工崗位變動(dòng)、職務(wù)任免工作中隨意性大,手續(xù)不規(guī)范,員工的職務(wù)任免和崗位變動(dòng)沒有任何材料,管檔人員沒有材料可收集,加上企業(yè)多數(shù)員工都缺乏檔案意識(shí),不知道任何收集涉及自身的有關(guān)材料,造成了管檔人員工作上的難度。有些企業(yè)破產(chǎn)清算、拍賣出售、關(guān)閉停業(yè)后,下崗員工流向不明,企業(yè)人事檔案材料收集難度加大,使檔案材料得不到及時(shí)補(bǔ)充。有的企業(yè)人事檔案中,只有參加工作表格和一張履歷表等簡單材料,不能客觀地反映一個(gè)人的全貌。一些員工的職務(wù)崗位多次變動(dòng),但其檔案根本不顯示,人為形成檔案材料的“斷檔”。由于檔案材料不能真實(shí)地反映本人情況,有的人員到新單位應(yīng)聘時(shí),個(gè)人簡歷和經(jīng)歷等隨意填寫,造成個(gè)人歷史材料的虛假,使得人事檔案真實(shí)性和利用價(jià)值大打折扣;三是檔案管理不規(guī)范。資金投入不足,檔案資料長期不裝訂,檔案袋多年不換,甚至散亂不堪,有的職工到調(diào)動(dòng)、職稱評(píng)審時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失,嚴(yán)重影響了職工的合法權(quán)益。同時(shí),缺乏一套適應(yīng)民營企業(yè)自身發(fā)展的人事檔案管理制度,造成了管檔人員在材料收集、整理、轉(zhuǎn)遞、利用等環(huán)節(jié)上隨意性很大。
4、企業(yè)改制或破產(chǎn)中人事檔案流向和歸屬混亂。從整體情況看,企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益下降和企業(yè)改制的同時(shí),往往伴隨著檔案管理水平的下滑,由于管檔人員本身的去向不明,對(duì)企業(yè)人事檔案管理難以加強(qiáng)。尤其是企業(yè)改制為民營以后,即便有人管理,也是推著走。有些破產(chǎn)企業(yè)的人事檔案管理工作更是不宣而停,企業(yè)沒有及時(shí)將檔案向有管檔權(quán)限的部門移交,有的甚至檔案滯留在個(gè)人手中。還有些企業(yè)流動(dòng)人員片面認(rèn)為,人事檔案是政治化的產(chǎn)物,保存過去形成的人事檔案已失去現(xiàn)實(shí)意義,于是就存在人員已走但檔案還長期滯留在原單位,或已解除勞動(dòng)關(guān)系的員工檔案未能“檔隨人走”。形成不該管的仍在管著,不該拿的自己拿著。
二、改制企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀形成的原因
1、上級(jí)監(jiān)管力度弱化。有的企業(yè)改制尤其是改為民營后,自主權(quán)不斷擴(kuò)大,上級(jí)組織人事部門對(duì)企業(yè)人事檔案的指導(dǎo)監(jiān)督職能隨著對(duì)企業(yè)的放權(quán)被削弱。不少企業(yè)改制后,國家、集體既不控股,也不參股,在這種情況下,主管部門再對(duì)其實(shí)施人事檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo),往往顯得心有余而力不足,很難一聲喊到底。
2、檔案重視意識(shí)淡薄。有些國有企業(yè)改制后,新的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人片面認(rèn)為企業(yè)重要的是生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售,人事檔案管理得好壞無關(guān)大局,缺乏檔案意識(shí),處于被動(dòng)狀態(tài),沒有把人事檔案工作列入議事日程,在人員配備、庫房建設(shè)、所需經(jīng)費(fèi)等方面重視不夠,不能積極、主動(dòng)地做好檔案材料的收集、上報(bào)等相關(guān)工作;還有的民營企業(yè)法人代表感到,隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況的好壞,隨時(shí)決定著員工的去留,再搞什么人事檔案,實(shí)屬多此一舉。因此,人事檔案管理排不上位置,往往是人員不到位、硬件不到位、制度不到位。引進(jìn)人才時(shí),只重視人才的接納,而忽視檔案的接受,造成有人無檔和無人有檔。
3、現(xiàn)行的檔案管理制度難以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)形勢的發(fā)展。當(dāng)前,人事檔案管理仍在執(zhí)行1991年中組部、國家檔案局頒發(fā)的《干部檔案工作條例》,該條例對(duì)人事檔案的管理起到了積極的促進(jìn)和推動(dòng)作用。隨著我國經(jīng)濟(jì)形勢的迅猛發(fā)展,大量企業(yè)在市場競爭中重組、整合、淘汰等也非常正常,而《干部檔案工作條例》對(duì)按照現(xiàn)代企業(yè)制度建立起來的新型企業(yè)和民營、破產(chǎn)等企業(yè)的人事檔案管理尚無明確具體的規(guī)定,致使經(jīng)濟(jì)主管部門及組織人事部門感到對(duì)非公有企業(yè)、破產(chǎn)企業(yè)的人事檔案管理工作無章可循、無規(guī)可依。
企業(yè)人事檔案涉及到公民的切身利益,是歷史地、全面地考察了解職工的依據(jù)。在各種經(jīng)濟(jì)成分共同發(fā)展的形勢下,各類形式的企業(yè)必將得到迅速發(fā)展,成為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分,其人事檔案管理工作理應(yīng)和其他工作一樣順應(yīng)改革形勢的變化,不斷得到重視和加強(qiáng)。
三、加強(qiáng)改制企業(yè)人事檔案管理的對(duì)策
隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和我國人才市場的建立,以及現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,原有的企業(yè)人事檔案管理觀念與模式受到了挑戰(zhàn),同時(shí),其管理方式也面臨著改革,要從科學(xué)發(fā)展觀、創(chuàng)建和諧社會(huì)和以人為本的角度,探索改制后企業(yè)人事檔案管理的新模式。
1、明確企業(yè)人事檔案工作的法律地位和執(zhí)法主體。《干部檔案工作條例》中指出,人事檔案是國家檔案的重要組成部分,其獨(dú)特的法律地位決定了企業(yè)人事檔案必須納入法制管理的渠道,尤其在市場經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下,必須依靠強(qiáng)大的法律法規(guī)作為支撐,在法律上盡快明確企業(yè)人事檔案管理執(zhí)法的主體,盡管《檔案法》明確規(guī)定“縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)”,在實(shí)際工作中,各地的檔案行政管理部門管理的多是行政歸檔檔案和黨政機(jī)關(guān)一定級(jí)別以上的死亡人員檔案,基本不涉及人事檔案,更談不上企業(yè)人事檔案。目前干部檔案管理“實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制”。改制后的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員是選舉產(chǎn)生,“干部管理權(quán)限”在董事會(huì),他們的檔案如何“集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)”是檔案管理制度方面的一個(gè)缺陷。改制企業(yè)人事檔案管理工作執(zhí)法主題不明確是當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理不善的關(guān)鍵所在。
2、強(qiáng)化和完善制度建設(shè)。目前,檔案管理制度方面暴露的主要問題是不完善,要從企業(yè)實(shí)際出發(fā),針對(duì)現(xiàn)代企業(yè)制度人事檔案管理的特點(diǎn),在國家《檔案法》基本構(gòu)架下,建立健全能夠涵蓋各類企業(yè)、各類人員的《企業(yè)員工檔案管理?xiàng)l例》、《企業(yè)員工檔案材料收集登記制度》和《企業(yè)員工檔案材料整理歸檔制度》等。同時(shí),要在抓落實(shí)上下功夫,定期不定期督促檢查各項(xiàng)制度的落實(shí)情況,建立企業(yè)人事檔案目標(biāo)管理考核機(jī)制,以調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性。
3、切實(shí)把改制企業(yè)人事檔案管理工作擺上位置。當(dāng)前重點(diǎn)要做好改制企業(yè)的自我管理:一是在企業(yè)改制和破產(chǎn)的同時(shí),與強(qiáng)化企業(yè)檔案管理同步考慮。明確專人負(fù)責(zé),加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理。二是完善崗位責(zé)任制度。明確企業(yè)改制主管部門或企業(yè)破產(chǎn)工作組在人事檔案管理中應(yīng)負(fù)的責(zé)任,確保企業(yè)改制和整個(gè)破產(chǎn)程序完結(jié)中的檔案安全和順利移交。三是抓好隊(duì)伍建設(shè)。從改制企業(yè)中選擇責(zé)任心強(qiáng)、作風(fēng)正派的中共黨員作為企業(yè)干部檔案管理員(民營企業(yè)稱聯(lián)絡(luò)員),負(fù)責(zé)本企業(yè)的人事檔案管理以及人事檔案材料的收集、上報(bào)工作。堅(jiān)持不懈地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行政治思想、職業(yè)道德和檔案管理專業(yè)教育,不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力,更好地為企業(yè)服務(wù)。四是提高管理者對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。一個(gè)對(duì)人事檔案所蘊(yùn)藏的豐富的人才信息資源沒有充分認(rèn)識(shí)的法人代表,很難在激烈的競爭中保持不敗。因此,作為一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)決策者,應(yīng)自覺提高對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí),牢固樹立信息觀念和服務(wù)觀念,從而增強(qiáng)依法管檔意識(shí),把人事檔案管理工作作為企業(yè)管理中是一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作,擺上位置,規(guī)范管理。
4、探索新形勢下企業(yè)人事檔案管理的新路子。組織人事部門要順應(yīng)形勢要求,自覺更新觀念,強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。首先,針對(duì)改制企業(yè)的特點(diǎn),變管理為服務(wù),變監(jiān)督為指導(dǎo),加大監(jiān)管力度。其次,探索企業(yè)人事檔案管理的新途徑。在現(xiàn)代企業(yè)制度中“干部”與“工人”的定位極不確定,互相轉(zhuǎn)換非常頻繁,應(yīng)逐步建立起科學(xué)、統(tǒng)一的企業(yè)員工檔案管理模式,使員工檔案的管理不斷適應(yīng)企業(yè)的自身發(fā)展。再其次,積極推進(jìn)各類企業(yè)尤其是破產(chǎn)企業(yè)和人才市場、勞動(dòng)力市場的聯(lián)系,明確企業(yè)流動(dòng)人員和破產(chǎn)企業(yè)人事檔案的流向和歸屬。具有管理人員身份或是專業(yè)技術(shù)人才下崗待業(yè)的,其檔案應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞到市人才交流中心管理,實(shí)行人事代理。員工進(jìn)入勞動(dòng)力市場待安排的,其檔案要及時(shí)轉(zhuǎn)遞到勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)中心,由勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)中心統(tǒng)一管理。員工分流到其他企業(yè)的,檔隨人走,及時(shí)轉(zhuǎn)遞到新的企業(yè)。