淺析當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問題及對(duì)策

一、企業(yè)檔案的內(nèi)涵

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是企業(yè)在生產(chǎn)活動(dòng)、經(jīng)營(yíng)銷售、設(shè)備改造、技術(shù)革新、內(nèi)部管理等一系列活動(dòng)中形成的寶貴財(cái)富，是企業(yè)發(fā)展的歷史見證與縮影。它是一個(gè)企業(yè)在長(zhǎng)期的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的無形資產(chǎn)，是企業(yè)生存發(fā)展的重要基礎(chǔ)和保證。企業(yè)目前和未來的經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)開發(fā)和新產(chǎn)品研制認(rèn)證，都離不開對(duì)企業(yè)原有和現(xiàn)有人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷等各種基礎(chǔ)條件的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，而所有這些技術(shù)信息資料都主要凝聚在企業(yè)檔案中。企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展過程中起到了傳承歷史、記錄現(xiàn)實(shí)、服務(wù)未來的作用，是企業(yè)的一筆巨大財(cái)富。

二、企業(yè)檔案管理工作存在的問題

隨著中央和地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)的撤并與改組，很多企業(yè)不再具有對(duì)應(yīng)的專業(yè)主管機(jī)關(guān)，這使得部分企業(yè)檔案工作的管理出現(xiàn)真空地帶。企業(yè)正逐步走向“自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧”的市場(chǎng)主體，檔案管理工作的優(yōu)劣完全由企業(yè)自身重視程度決定。當(dāng)企業(yè)檔案工作不能為企業(yè)帶來相當(dāng)于或者大于其成本的效益時(shí)，其日益萎縮將成為不可避免的事實(shí)。目前，企業(yè)檔案管理工作存在的主要問題如下：

1、管理分散，各自為政

據(jù)初步調(diào)查，一些中小型企業(yè)把檔案工作附屬在辦公室或某一技術(shù)業(yè)務(wù)部門，配有專人兼管科技、文書檔案；還有少數(shù)企業(yè)雖設(shè)了機(jī)構(gòu)，但文書檔案工作歸行政辦主任領(lǐng)導(dǎo)，技檔則由總工程師或技術(shù)負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)。企業(yè)檔案保管的分散性影響了檔案的有效利用，這勢(shì)必造成建檔標(biāo)準(zhǔn)無法統(tǒng)一，檔案綜合查詢、信息比對(duì)更是無從談起。

2、重收藏，輕利用

傳統(tǒng)檔案管理工作重視對(duì)各類檔案的分類、整理、建檔及保存，對(duì)于利用主要集中在被動(dòng)檢索、查閱。沒有意識(shí)到檔案作為一種重要的信息資源，只有積極開發(fā)利用，才能體現(xiàn)檔案在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的價(jià)值。

3、企業(yè)檔案流失嚴(yán)重

一些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層和職工對(duì)檔案資料缺乏正確的認(rèn)識(shí)，加上管理疏忽等原因，使企業(yè)檔案資產(chǎn)在企業(yè)改制中嚴(yán)重流失，如：應(yīng)該歸檔的檔案資料散失在個(gè)人手里，據(jù)為己有，由于人才流動(dòng)帶走檔案資料而引起法律糾紛的事時(shí)有發(fā)生；有的企業(yè)的檔案雖然實(shí)行了集中存放，統(tǒng)一管理，但由于投入不足，致使檔案保管條件惡化，出現(xiàn)蟲蛀、霉變等安全隱患。

4、信息化水平偏低，檢索效率低

目前我國(guó)許多企業(yè)檔案仍然采用手工管理的傳統(tǒng)模式，電腦網(wǎng)絡(luò)等信息化手段應(yīng)用不足，文件資料歸檔后仍然依靠手工模式進(jìn)行組卷、編目，沒有建立統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，隨著企業(yè)發(fā)展，積累的檔案信息量越來越大，勢(shì)必造成檔案檢索困難。

5、檔案管理人員素質(zhì)有待提高

檔案人員的專業(yè)技術(shù)水平整體偏低，檔案人才隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)存在一定的失衡。目前，許多企業(yè)的檔案管理人員，大多數(shù)還停留在收發(fā)、保管、查找的階段，即使使用微機(jī)管理，也只是簡(jiǎn)單的錄入和查找，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能和先進(jìn)的科學(xué)管理方法。不少檔案人員對(duì)檔案工作的地位和作用認(rèn)識(shí)不到位，停留在舊的檔案服務(wù)意識(shí)上，基本處于“你來我查，你問我答”的被動(dòng)局面。因此，培養(yǎng)一批復(fù)合型專業(yè)人才，形成一支知識(shí)化、專業(yè)化的檔案工作團(tuán)隊(duì)，是適應(yīng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的迫切需要。

三、面對(duì)新形勢(shì)，企業(yè)檔案管理的應(yīng)對(duì)策略

1、更新觀念，樹立企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)

要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，首先要進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)真貫徹執(zhí)行各級(jí)文件精神，不斷強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，大膽探索符合檔案工作自身特點(diǎn)的規(guī)律，建立和完善符合企業(yè)需要的現(xiàn)代化檔案管理體系，堅(jiān)持一切從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，制訂檔案工作目標(biāo)、任務(wù)、方針、政策，努力提高企業(yè)全員的檔案意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，堅(jiān)持依法治檔，確保檔案“集中統(tǒng)一管理”。要拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高質(zhì)量，增強(qiáng)企業(yè)檔案工作的生機(jī)與活力。

2、創(chuàng)新信息化檔案管理模式，提高檔案利用效率

運(yùn)用高新科技對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，是順應(yīng)當(dāng)今科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展新趨勢(shì)。因此，加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，必須大力實(shí)施檔案信息化工程。也就是說，要將原始檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)椤皵?shù)據(jù)化檔案”，并實(shí)行“網(wǎng)絡(luò)化管理”。就燃?xì)馄髽I(yè)來看，檔案部門配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)施，各門類檔案目錄全部進(jìn)機(jī)。目前，雖然檔案內(nèi)容暫時(shí)沒有上網(wǎng)，但我們正在利用現(xiàn)代化的設(shè)備，一方面編制多種使用的檢索工具，以保證從各個(gè)不同角度提示檔案的內(nèi)容，以便提高用戶查準(zhǔn)率和查全率；另一方面，還計(jì)劃應(yīng)用現(xiàn)代化管理工具，積極采用縮微貯存和電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，為利用者復(fù)制檔案創(chuàng)造方便條件；再一方面，檔案部門要著手研究電子文件管理辦法，以適應(yīng)電子信息時(shí)代帶來的嶄新課題，開發(fā)出更多的檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

3、積極提高檔案管理人員素質(zhì)，引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)人才

提高檔案工作者素質(zhì)，熟練掌握現(xiàn)代化操作技能，加速檔案科技進(jìn)步，是檔案工作適應(yīng)新形勢(shì)的需要。其一，要把住人才入口關(guān)，引進(jìn)既有專業(yè)知識(shí)，又有相應(yīng)專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍；其二，加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的再教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)十分重要的工作任務(wù)。檔案繼續(xù)教育工作要求對(duì)檔案人員的具體崗位需要、知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行有針對(duì)性的崗位技能培訓(xùn)。近幾年，我公司為提高檔案部門人員業(yè)務(wù)水平，每年輪流派檔案人員參加市檔案局舉辦的專業(yè)培訓(xùn)。根據(jù)近幾年的重點(diǎn)工程項(xiàng)目較多，人員調(diào)動(dòng)頻繁的特點(diǎn)，及時(shí)做好各項(xiàng)目部檔案人員的輪訓(xùn)工作。如佳華管線工程、永唐秦管線工程等項(xiàng)目部的檔案人員，都到集團(tuán)公司檔案室接受了系統(tǒng)的培訓(xùn)。培訓(xùn)特點(diǎn)是理論結(jié)合實(shí)際操作，對(duì)檔案裝訂過程中分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等一系列步驟進(jìn)行了嚴(yán)格規(guī)范。幾次培訓(xùn)的效果顯著，為企業(yè)檔案的質(zhì)量和完整性奠定了良好的基礎(chǔ)；其三，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，實(shí)行擇優(yōu)上崗，克服人的惰性，發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，為廣大檔案工作者打造施展才能和抱負(fù)的平臺(tái)；其四，建立激勵(lì)機(jī)制，合理設(shè)置崗位，對(duì)工作量化考核，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性和創(chuàng)造性；其五，提高檔案工作者的服務(wù)意識(shí)，變“你來我查，你問我答”為“主動(dòng)介入，積極服務(wù)”。如對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目，檔案人員要全過程跟蹤管理，從合同簽訂、設(shè)備引進(jìn)、資料的歸檔等方面都要有檔案人員參與，保證基礎(chǔ)資料的歸檔率達(dá)到100%。通過以上措施，打造一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍，為企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。

企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要?dú)v史憑證，在各項(xiàng)工作中起著越來越無法替代的作用，我們應(yīng)高度重視企業(yè)所面臨的檔案管理問題，以積極地態(tài)度加以解決，使檔案管理工作再上新臺(tái)階。