行政審批改革背景下工程檔案高質(zhì)量管理路徑分析

摘 要：在行政審批改革背景下，對(duì)項(xiàng)目審批實(shí)效的提升和審批流程的優(yōu)化提出了更高的要求。作為工程檔案管理部門，面對(duì)改革帶來的沖擊，要緊跟時(shí)代潮流，把握關(guān)鍵機(jī)遇，創(chuàng)新工作流程，適時(shí)調(diào)整工作方式，確保工程檔案及時(shí)歸檔，切實(shí)革除過去行政審批制度的弊病，真正達(dá)到簡(jiǎn)政放權(quán)的改革目的。本文從工程檔案實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的意義、面臨問題、優(yōu)化路徑三個(gè)方面展開分析，對(duì)工程檔案規(guī)范化管理體系構(gòu)建內(nèi)容、具體實(shí)施提出有益探索，為相關(guān)部門未來解決問題、完善管理模式提出相應(yīng)的對(duì)策和解決思路。

關(guān)鍵字：行政審批改革；工程檔案；高質(zhì)量管理

前言

黨的二十大報(bào)告提出“高質(zhì)量發(fā)展是全面建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國家的首要任務(wù)”“深化簡(jiǎn)政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)改革”“營造市場(chǎng)化、法治化、國際化一流營商環(huán)境”，這些重要論述為做好行政審批服務(wù)工作明確了方向、堅(jiān)定了決心[1]。在此背景下，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和各行各業(yè)工作模式的迅速轉(zhuǎn)變，工程檔案的行政審批改革向縱深推進(jìn)，由傳統(tǒng)人工管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?、?shù)據(jù)化的系統(tǒng)平臺(tái)在線管理模式，為實(shí)現(xiàn)信息資源高質(zhì)量管理提供更加廣闊的思路和更加多維的手段，同時(shí)也為工程檔案管理事業(yè)提出更高的要求。面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，這就需要工程檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員取長補(bǔ)短，發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，注重培養(yǎng)創(chuàng)新思維，探索新思路新方法新舉措，不斷開創(chuàng)工程檔案管理工作新局面。

1 行政審批改革背景下工程檔案高質(zhì)量管理重要意義

1.1 順應(yīng)時(shí)代要求

黨的十八大以來，行政審批改革進(jìn)入新階段，政府多次提出要簡(jiǎn)政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)，堅(jiān)定不移推進(jìn)改革開放。把“放管服”改革、優(yōu)化營商環(huán)境，作為促進(jìn)“六穩(wěn)”的重要舉措，更大激發(fā)市場(chǎng)主體活力、增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力、釋放國內(nèi)市場(chǎng)巨大潛力，保持經(jīng)濟(jì)平穩(wěn)運(yùn)行，促進(jìn)高質(zhì)量發(fā)展[2]。實(shí)現(xiàn)工程檔案管理高質(zhì)量發(fā)展，可促進(jìn)各單位在工程建設(shè)過程中依法行政，約束和規(guī)范行政權(quán)力，增強(qiáng)行政審批的透明度，為各級(jí)政府在行政審批過程中的理念設(shè)立、主體實(shí)施、制度機(jī)制、流程審批和監(jiān)督管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行重大改革創(chuàng)提供真實(shí)準(zhǔn)確的信息支撐[3]。在行政審批改革的背景下，工程檔案突破傳統(tǒng)管理模式的束縛，利用新興技術(shù)的優(yōu)勢(shì)將龐大的信息數(shù)據(jù)收集、儲(chǔ)存、使用等工作進(jìn)行精細(xì)化管理，進(jìn)一步壓減行政審批項(xiàng)目數(shù)量，再造行政審批流程，精簡(jiǎn)審批環(huán)節(jié)，促進(jìn)形成規(guī)范化、信息化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。

1.2 為社會(huì)各項(xiàng)工程順利開展提供便利

工程檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批，到施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等全部過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，在相關(guān)部門行使職權(quán)過程中的信息價(jià)值較高[4]。在行政審批改革背景下實(shí)現(xiàn)其高質(zhì)量管理，在重要環(huán)節(jié)可提供全面詳細(xì)的理論保障，推動(dòng)相關(guān)部門單位對(duì)紛繁復(fù)雜的工程項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)有效管理，從而拓展工程管理實(shí)效性。與此同時(shí)，“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”模式的進(jìn)一步推廣，使得大量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為以電子文件為主的數(shù)據(jù)信息，在查詢過程中不僅避免了檢索過程中造成的文件損壞，更為各部門提供了便捷、多元的審批路徑，極大提高了各項(xiàng)工程事件的審批速率，使其以最快的速度開展建設(shè)工作，無形中提高了工程檔案管理水平。

1.3 提高檔案資源整合效率和安全性

隨著行政審批部門檔案管理平臺(tái)的不斷優(yōu)化，相關(guān)功能的應(yīng)用水平不斷提升，無紙化辦公在工程開展過程中逐漸普及。現(xiàn)有系統(tǒng)的安全功能也隨之得到進(jìn)一步升級(jí)完善，對(duì)于龐大的數(shù)據(jù)可進(jìn)行集中統(tǒng)一的安全管理，建立的防御機(jī)制可有效抵御黑客的攻擊、病毒侵害與不法分子的惡意訪問，有效保證工程檔案信息不泄露、不丟失。同時(shí)，功能強(qiáng)大的系統(tǒng)平臺(tái)可促進(jìn)信息獲取效率的提高，保證工程在開展過程中能夠?qū)⒉煌N類的相關(guān)信息實(shí)時(shí)收集，并分門別類將不同等級(jí)的檔案信息存于不同的數(shù)據(jù)庫中。充分發(fā)揮信息技術(shù)手段的資源共享、信息傳遞及時(shí)，儲(chǔ)存空間大的特殊優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步提升檔案信息的整合效率和利用成效，也滿足了相關(guān)部門及社會(huì)群眾的及時(shí)性需求，進(jìn)一步推進(jìn)各部門單位間檔案信息共建共享，助推行政審批工程檔案管理體系走向規(guī)范化。

2 行政審批改革背景下工程檔案高質(zhì)量管理面臨問題

2.1 信息化建設(shè)不到位

現(xiàn)階段，大多工程檔案管理部門受當(dāng)?shù)卣?、人力資源、財(cái)政資金等方面影響，信息化項(xiàng)目遲遲無法開展。一是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化建設(shè)不重視，沒有專門設(shè)立負(fù)責(zé)信息化建設(shè)的部門，信息化建設(shè)機(jī)制不完善，沒有緊密結(jié)合工程檔案行政審批業(yè)務(wù)實(shí)際，使得信息化系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展方向和目標(biāo)不清晰，缺乏對(duì)系統(tǒng)整體規(guī)劃，走一步看一步。二是對(duì)資源共享重視程度不夠。工程檔案涉及較多單位，在系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)和功能研發(fā)過程中，負(fù)責(zé)人僅僅是圍繞本單位需求，沒有對(duì)行業(yè)內(nèi)外多層次、多角度調(diào)研，導(dǎo)致雖然自身存在問題得以解決，總體行政審批效率仍然低下，背離了行政審批工作改革的目的[5]。

2.2 干部隊(duì)伍綜合素質(zhì)較低

目前，大多數(shù)工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)單位“重建設(shè)、輕管理”，沒有匹配專業(yè)的工程檔案管理人員。現(xiàn)有管理人員配備不足，高學(xué)歷、高學(xué)位、高職稱人員占比低，并長期受困于繁雜瑣碎的項(xiàng)目推進(jìn)工作，業(yè)務(wù)培訓(xùn)有限，對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不到位、缺乏運(yùn)維和管理經(jīng)驗(yàn)、學(xué)習(xí)能力較低、創(chuàng)新意識(shí)薄弱。同時(shí)隨著行政審批行業(yè)的不斷深化改革和信息化的推進(jìn)發(fā)展，各單位缺乏人才的流動(dòng)性機(jī)制、缺乏相應(yīng)的人才績(jī)效考核制度、缺乏有效的人才培訓(xùn)機(jī)制、缺乏有特色的信息化專業(yè)人才薪酬制度，使得信息技術(shù)在檔案管理中的作用無法充分發(fā)揮，不利于檔案驗(yàn)收的信息化推進(jìn)。

2.3 檔案資源安全保管水平較差

在行政審批改革背景下，工程檔案的紙質(zhì)文件與電子數(shù)據(jù)發(fā)揮著越來越重要的作用。行業(yè)內(nèi)仍然存在安全制度建設(shè)不完善，相關(guān)規(guī)章落實(shí)不徹底；檔案庫房硬件設(shè)施配置不完善，保管條件較差；汛期檢查工作開展力度不夠，日常建設(shè)和運(yùn)維不到位；檔案數(shù)目記錄混亂，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不完整；隱患排查不及時(shí)，數(shù)據(jù)安全缺少保障等問題，導(dǎo)致文件丟失、數(shù)據(jù)損壞的現(xiàn)象頻頻發(fā)生。需要引起高度重視并采取切實(shí)有效措施，進(jìn)一步推進(jìn)工程檔案管理規(guī)范化建設(shè)科學(xué)發(fā)展。

3 行政審批改革背景下工程檔案高質(zhì)量管理優(yōu)化路徑分析

3.1 大力促進(jìn)工程檔案資源信息化管理

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，各項(xiàng)住房建設(shè)、公路建設(shè)、城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等工程量也不斷增加，隨之產(chǎn)生大量文書、音頻、圖片、影像等各種類型的結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息，這就需要相關(guān)部門充分利用信息技術(shù)手段，進(jìn)一步發(fā)揮工程檔案的潛在價(jià)值，促進(jìn)工作效率穩(wěn)步提升。

3.1.1建立信息化管理制度。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及工程檔案管理人員要提高信息化管理的重視程度，針對(duì)當(dāng)前行政審批各項(xiàng)環(huán)節(jié)實(shí)際開展情況進(jìn)行深入分析，結(jié)合出現(xiàn)的各個(gè)問題及疑難雜癥制定并嚴(yán)格落實(shí)信息化管理制度，為后期信息化工作的順利開展提供保障。

3.1.2建立科學(xué)合理、高效便捷的工程檔案信息資源管理系統(tǒng)平臺(tái)。在建設(shè)初期，相關(guān)負(fù)責(zé)同志要與先進(jìn)地區(qū)行政審批單位積極溝通，充分了解行業(yè)內(nèi)工程檔案信息化發(fā)展情況，深入開展市場(chǎng)調(diào)研，結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，與外包軟件公司共同確定系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)方案，有針對(duì)性、有側(cè)重點(diǎn)地研發(fā)系統(tǒng)功能，確保其能夠解決問題、創(chuàng)新模式、提高效率，全面發(fā)揮信息化體系優(yōu)勢(shì)，從而實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

3.1.3做好資源共享工作。工程檔案涉及城建、城管、住建、水利等眾多部門，實(shí)現(xiàn)各部門互聯(lián)互通，推動(dòng)提高工程檔案信息共享效率，提升行政審批質(zhì)量十分必要。工程檔案主管部門要在實(shí)現(xiàn)工程檔案信息化管理的過程中，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行集中管理，對(duì)電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一與分級(jí)管理，要盡量做到與相關(guān)職能部門共同開展工程檔案資源管理工作，提高其參與度，將各部門產(chǎn)生的檔案信息資源進(jìn)行專業(yè)鑒定，對(duì)非涉密、利用率高的檔案信息資源上傳至系統(tǒng)平臺(tái)，同時(shí)提供接口保證各單位可在線查詢利用，打破“信息孤島”和“制度藩籬”，徹底改變各單位各自為政的傳統(tǒng)局面，不斷促進(jìn)工程數(shù)據(jù)跨部門、跨行業(yè)、跨層級(jí)實(shí)時(shí)互聯(lián)共享，壓縮審批時(shí)限，提高各單位、社會(huì)群眾辦事效率[6]。

3.2 持續(xù)優(yōu)化管理干部隊(duì)伍綜合水平

注重檔案專業(yè)人才培養(yǎng)，與教育主管部門、高等院校、先進(jìn)地區(qū)檔案館合作建設(shè)一批“檔案工作實(shí)訓(xùn)基地”，加快高層次應(yīng)用型專門人才培養(yǎng)。同時(shí)要結(jié)合實(shí)際制訂年度教育培訓(xùn)計(jì)劃，精心設(shè)置培訓(xùn)課程，著力提升基層檔案人才隊(duì)伍整體素質(zhì)。組織檔案干部參加全國、全省檔案部門舉辦的各類線上培訓(xùn)班，實(shí)現(xiàn)初任崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育培訓(xùn)全覆蓋[7]。堅(jiān)持正確用人導(dǎo)向，建立檔案干部提拔任用激勵(lì)機(jī)制，著力培養(yǎng)使用年輕干部，暢通檔案干部交流渠道，使年輕人覺得在檔案部門有奔頭，為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供人才保障。協(xié)調(diào)組織部門，進(jìn)一步改善檔案干部待遇，在干部選拔、職級(jí)晉升、職稱評(píng)定、崗位聘用等方面向基層一線傾斜，激勵(lì)廣大檔案工作者在新時(shí)代扛起新?lián)?dāng)、展現(xiàn)新作為。

3.3 建立健全科學(xué)完善安全管理體系

檔案安全是檔案工作的重中之重。為確保工程檔案紙質(zhì)文件與信息資源的絕對(duì)安全，需要相關(guān)單位多措并舉，扎實(shí)開展檔案安全工作。

3.3.1建章立制，規(guī)范工作流程。不斷完善各項(xiàng)管理制度和工作流程，形成科學(xué)合理可執(zhí)行的《工程檔案業(yè)務(wù)工作制度》，精心設(shè)計(jì)工程檔案管理業(yè)務(wù)技術(shù)用房工作臺(tái)賬、安全巡查臺(tái)賬、出入庫臺(tái)賬、庫房溫濕度記錄、門禁記錄、檔案整理臺(tái)賬、檔案消毒臺(tái)賬、聲像檔案處理臺(tái)賬、檔案接收檢查記錄、檔案清點(diǎn)臺(tái)賬、檔案檢查記錄表、檔案接收臺(tái)賬等，確保檔案工作時(shí)時(shí)有臺(tái)賬、事事有記錄。

3.3.2抓好汛期檔案庫房安全檢查。緊緊圍繞防火、防盜、防水、防爆、防泄密等，組織力量定期進(jìn)行全面細(xì)致的安全檢查，特別是加強(qiáng)對(duì)檔案庫房（室）、信息化機(jī)房、防汛消防設(shè)施、安防設(shè)施、數(shù)字化加工場(chǎng)所、檔案修復(fù)保護(hù)場(chǎng)所等重點(diǎn)部位和設(shè)施設(shè)備的檢查，并做好設(shè)備的更新維護(hù)。

3.3.3加強(qiáng)庫房巡查。配置專門負(fù)責(zé)人員，每天對(duì)電路、門窗、煙霧報(bào)警、視頻監(jiān)控、空調(diào)、除濕機(jī)、機(jī)房等重點(diǎn)部位、重要設(shè)備進(jìn)行巡查，并做好巡查記錄。密切關(guān)注庫房溫濕度變化，適時(shí)開啟空調(diào)、除濕機(jī)等檔案保護(hù)設(shè)備，確保庫房溫濕度適合各類檔案保管要求。

3.3.4開展檔案清點(diǎn)工作。隨著工程檔案數(shù)量的與日俱增，要及時(shí)開展檔案資料清點(diǎn)工作，對(duì)新增案卷逐卷逐件進(jìn)行翻查，同時(shí)對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)內(nèi)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全面檢查，逐一清點(diǎn)、核對(duì)數(shù)量，對(duì)老舊檔案、利用率低的檔案、重復(fù)檔案、垃圾文件等問題案卷進(jìn)行邊清理邊登記邊整改，做到臺(tái)賬與庫房館藏檔案、系統(tǒng)數(shù)字資料一致。同時(shí)要及時(shí)更換防霉防蟲藥，并做好藥物投放更換記錄，防止蟲霉對(duì)檔案的侵害。

3.3.5嚴(yán)格落實(shí)電子檔案信息安全責(zé)任。加強(qiáng)中心機(jī)房和數(shù)字化加工現(xiàn)場(chǎng)的隱患排查；強(qiáng)化電子檔案移交與接收、數(shù)字化外包服務(wù)管理過程中安全措施；完善檔案異地異質(zhì)備份機(jī)制，確保館藏檔案數(shù)字化成果及新增電子檔案絕對(duì)安全。

結(jié)語

綜上所述，行政審批改革不斷深入，推動(dòng)工程檔案的管理體制進(jìn)一步得到優(yōu)化，這也是滿足社會(huì)對(duì)高效率開發(fā)利用檔案資源、挖掘內(nèi)在價(jià)值、助力工程順利開展需求的主要趨勢(shì)。檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員，要提高對(duì)工程檔案管理事業(yè)的重視程度，提高政治站位，充分認(rèn)識(shí)新時(shí)代檔案工作的重要意義，制定切合實(shí)際的目標(biāo)任務(wù)，準(zhǔn)確判斷當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)，真正把握住歷史脈絡(luò)、找到發(fā)展規(guī)律。同時(shí)，要建設(shè)過硬的檔案隊(duì)伍，明確分工職責(zé)，持續(xù)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，為檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展?fàn)I造良好環(huán)境；制定工程檔案管理新標(biāo)準(zhǔn)，以工程檔案的規(guī)范化適應(yīng)新時(shí)期行政審批制度的改革，全面推進(jìn)審批制度改革和工程檔案管理事業(yè)共同發(fā)展；要建設(shè)電子檔案集約化、一體化協(xié)同管理平臺(tái)，打破各類工程主管單位信息壁壘，暢通行政審批、文件歸檔、高效管理、在線移交、共建共享通道；要堅(jiān)持問題導(dǎo)向，把解決實(shí)際問題作為打開工作局面的突破口，更加精準(zhǔn)地貫徹新發(fā)展理念，在前行中不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，推動(dòng)理論創(chuàng)新，以工程檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展為實(shí)現(xiàn)中國式現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)貢獻(xiàn)力量。

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作者簡(jiǎn)介：廖云艷（1980— ），大學(xué)學(xué)歷，北海市路港建設(shè)投資開發(fā)有限公司工程師，研究方向：檔案管理。