扎好內(nèi)控籬笆墻

■文/渠宏偉

企業(yè)內(nèi)控建設(shè)系列之二

扎好內(nèi)控籬笆墻

■文/渠宏偉

國企建設(shè)具有可操作性的內(nèi)控體系，要做到完善內(nèi)控環(huán)境，加強風(fēng)險評估，制定科學(xué)合理的控制活動，加強信息溝通，強化監(jiān)督評審等。

◎加強信息溝通，搭建信息化平臺，是企業(yè)建設(shè)內(nèi)控制度的重要途徑。供圖/東方IC

近十年間，我國國有企業(yè)發(fā)展迅速，不論在資本市場還是在組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜化乃至信息建設(shè)方面都取得了較大的成果，但也存在較多薄弱環(huán)節(jié)。從中航油事件到中信泰富丑聞，以及一些企業(yè)內(nèi)部舞弊、貪污現(xiàn)象屢有發(fā)生，表明國企在內(nèi)控制度上存在較大的缺陷。國有企業(yè)要維護正常生產(chǎn)經(jīng)營、規(guī)避和化解風(fēng)險、實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)，健康持續(xù)的發(fā)展就離不開內(nèi)控風(fēng)險控制制度做保障。

企業(yè)內(nèi)控失效主要表現(xiàn)在以下幾個方面：在公司法人治理結(jié)構(gòu)上，董事會、監(jiān)事會沒有發(fā)揮應(yīng)有的職能，監(jiān)督不力。黨委會下設(shè)的紀(jì)律檢查委員會也沒有發(fā)揮監(jiān)督的職能。在經(jīng)營活動環(huán)節(jié)，物資采購與庫存管理環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)控制問題。管理混亂，經(jīng)營開支較大。財務(wù)核算職能薄弱。內(nèi)部風(fēng)險控制部門，形同虛設(shè)。針對上述問題，結(jié)合國企的實際情況，運用COSO體系的理論框架，筆者建議實施如下具有可操作性的內(nèi)控體系建設(shè)方案。

完善內(nèi)控環(huán)境

企業(yè)有黨委會、董事會、監(jiān)事會，應(yīng)該明確三者之間的權(quán)責(zé)，黨委會下設(shè)紀(jì)律檢查委員會、工會、婦聯(lián)、團委等組織，應(yīng)該細(xì)化每層職能，精簡人員。董事會要行使股東賦予的權(quán)利，對經(jīng)營層履行監(jiān)督職責(zé)，監(jiān)事會應(yīng)該配備專業(yè)人員，提高實際地位，加強監(jiān)督職能。企業(yè)根據(jù)經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營目標(biāo)，分層次地確立控制目標(biāo)。根據(jù)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，控制的主體分工基本是：董事會負(fù)責(zé)制定風(fēng)險管理戰(zhàn)略目標(biāo)，風(fēng)險所有權(quán)歸高級管理層，剩余風(fēng)險歸執(zhí)行管理層，風(fēng)險的識別、評估、減輕和監(jiān)督歸運營層。

理順總公司與分、子公司間的關(guān)系。針對企業(yè)在組織結(jié)構(gòu)上存在的問題，首先需要理順產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)，健全母子公司管理體制，合理設(shè)置管理層次。企業(yè)結(jié)構(gòu)一般應(yīng)控制在三層以內(nèi)，以加強管理力度和提高工作效率?？偣緫?yīng)通過外派高管、內(nèi)控審計、業(yè)績考核等方式加強對下屬企業(yè)的管控。

在內(nèi)控體系建設(shè)上，應(yīng)強調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化和集中化管理，加強總公司的主導(dǎo)作用，由總公司自上而下建立公司的內(nèi)控政策與程序，形成公司統(tǒng)一的內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)和手冊，并要求整個公司內(nèi)的分、子公司都要照章執(zhí)行。同時要明確總公司及下屬單位在內(nèi)部控制中的職責(zé)定位，建立起上下銜接的內(nèi)部控制體系。

加強現(xiàn)代人力資源管理，建立具有行業(yè)特色的人力資源管理體系。首先依據(jù)公司戰(zhàn)略建立適合該階段發(fā)展的組織結(jié)構(gòu)。其次在崗位分析的基礎(chǔ)上，建立員工的勝任力模型。最后需要制定真正激勵員工發(fā)展的薪酬和績效管理制度。加強培訓(xùn)，重視職業(yè)道德的教育。通過宣傳和案例培訓(xùn)的方式，對員工進行職業(yè)道德教育。

加強風(fēng)險評估 制定控制活動

企業(yè)要設(shè)有專門的風(fēng)險評估機構(gòu)，通過對風(fēng)險程度的評估，確認(rèn)影響工作目標(biāo)的主要風(fēng)險，以便采取有效的控制措施，保證目標(biāo)的實現(xiàn)并及時將評估成果通報給各業(yè)務(wù)部門，以提高其適應(yīng)環(huán)境變化的能力。

控制活動是確保管理階層指令得以實現(xiàn)的政策和程序，制定控制活動關(guān)鍵是抓住重要控制點。其設(shè)計要基于風(fēng)險評估結(jié)果，以提高控制活動的針對性。不同企業(yè)的經(jīng)營活動與外部環(huán)境不盡相同，風(fēng)險也有很大差別，因此控制活動的設(shè)計應(yīng)充分考慮自身風(fēng)險的特點，不能盲目照搬其他企業(yè)的政策與程序。

分析行業(yè)的業(yè)務(wù)循環(huán)流程，尋找關(guān)鍵控制點，以內(nèi)控理論為核心架構(gòu)編制企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理的各項具體制度。如工程建設(shè)行業(yè)業(yè)務(wù)循環(huán)是以項目工程成本為核心，通過合同結(jié)算換回資金的過程。企業(yè)的管理目標(biāo)是在此過程中獲得增值資金，為此控制成本是內(nèi)部管理的核心。在規(guī)范、理順各部門基礎(chǔ)核算控制職能基礎(chǔ)上，建立項目成本的預(yù)算管理制度，研究項目成本、費用預(yù)算的編制程序、執(zhí)行和調(diào)整程序，以及預(yù)算的編制組織管理程序，將建筑產(chǎn)品的全過程納入到現(xiàn)代企業(yè)全面預(yù)算管理的軌道上來。建立完善的財務(wù)報告制度，首先保證財務(wù)報告的質(zhì)量按照企業(yè)相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。然后重點關(guān)注財務(wù)三張報表的真實性、準(zhǔn)確性和及時性。同時，建立企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險控制體系，在每個關(guān)鍵流程中都規(guī)定具體的責(zé)任部門，同時建立風(fēng)險控制文檔和關(guān)鍵控制文檔，形成科學(xué)合理高效的內(nèi)控體系。

加強信息溝通 強化監(jiān)督評審

我國信息化發(fā)展迅速，較多的企業(yè)通過搭建信息化平臺，實現(xiàn)信息的高效傳遞與充分溝通。成功引進電子信息、管理軟件等技術(shù)，提高了數(shù)據(jù)處理的效率，如同機器時代的工業(yè)自動生產(chǎn)線對工廠的影響一樣，可以節(jié)省人力，因而可以很好地解決企業(yè)規(guī)模擴展帶來的管理人員缺乏的矛盾。同時因軟件程序化管理，易于在公司內(nèi)部形成規(guī)范、統(tǒng)一、及時的內(nèi)控數(shù)據(jù)。

企業(yè)可以采用現(xiàn)在流行的“模塊化設(shè)計”，在建立的網(wǎng)絡(luò)內(nèi)使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，把各管理部門需要進行數(shù)據(jù)處理的工作、控制點設(shè)計成相對獨立的模塊，由信息責(zé)任人負(fù)責(zé)計算、輸入，并利用計算機自動處理，在核算流程的各部門間進行數(shù)據(jù)的實時傳送，從而完善建立內(nèi)部信息控制的數(shù)據(jù)流。

內(nèi)部控制的監(jiān)督和再評審是企業(yè)對內(nèi)部控制進行再監(jiān)督和再評價的活動，是將相應(yīng)的監(jiān)督活動納入各級人員的工作職責(zé)和業(yè)績考核之中，形成持續(xù)監(jiān)督的企業(yè)氛圍。同時，強化內(nèi)部審計、紀(jì)委等監(jiān)督部門的作用，有助于企業(yè)加強內(nèi)部監(jiān)督和管理，提高運作效率和經(jīng)濟效益。內(nèi)部控制的監(jiān)督與再評審主要由兩方面組成：依靠內(nèi)部監(jiān)督人員通過對關(guān)鍵控制點的控制，對內(nèi)部控制體系的運作進行日常監(jiān)督；根據(jù)需要進行專項的檢查、監(jiān)督與評審。

在公司總部建立預(yù)算管理委員會，項目業(yè)務(wù)人員除接受項目負(fù)責(zé)人的職能領(lǐng)導(dǎo)外，還要接受公司預(yù)算管理委員會的業(yè)務(wù)監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)。如何保證公司統(tǒng)一的經(jīng)營管理政策得到所有項目的執(zhí)行，需要建立專門的檢查監(jiān)督機制。從項目相對的外部來督促和指導(dǎo)；下設(shè)不同的部門專業(yè)小組，小組成員可以由專職、兼職成員混合組成，負(fù)責(zé)對所有項目各部門、各專業(yè)的全面檢查監(jiān)督。為此，應(yīng)當(dāng)制定專業(yè)小組的工作規(guī)程，明確如何開展這項工作。

強化內(nèi)部審計和紀(jì)檢監(jiān)督的職能，嚴(yán)格推行問責(zé)制。審計部門由董事長直接管理，審計部門的負(fù)責(zé)人直接向董事長匯報工作。同時建立專項調(diào)查小組，實行再審計，由董事會委派專人來擔(dān)任小組負(fù)責(zé)人。同時，加強紀(jì)檢監(jiān)督工作，按期進行職務(wù)犯罪案例教育，防范職務(wù)犯罪，及時進行案件的調(diào)查和處理。對出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)的現(xiàn)象，要實行問責(zé)制，追究責(zé)任到部門負(fù)責(zé)人以及相關(guān)崗位的員工，并嚴(yán)厲懲處。

除按照上述幾方面建立企業(yè)的內(nèi)部控制體系外，還要重視內(nèi)控體系的測試和試運行。當(dāng)然，并非建立好內(nèi)控體系之后，就可以高枕無憂了，其實任何體系關(guān)鍵在于執(zhí)行，比如出現(xiàn)以下的一些情況：控制可能因合謀而失敗，管理層也有可能踐踏內(nèi)部控制制度。此外，內(nèi)部控制制度的設(shè)計還受到人、財、物等物質(zhì)資源的約束限制?？梢娭挥袟l件成熟的情況下，循序漸進推進企業(yè)內(nèi)控體系的建設(shè)才是解決之道。

作者為北大縱橫管理咨詢公司顧問