扎好內(nèi)控籬笆墻

■文/渠宏偉

企業(yè)內(nèi)控建設(shè)系列之二

扎好內(nèi)控籬笆墻

■文/渠宏偉

國(guó)企建設(shè)具有可操作性的內(nèi)控體系，要做到完善內(nèi)控環(huán)境，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定科學(xué)合理的控制活動(dòng)，加強(qiáng)信息溝通，強(qiáng)化監(jiān)督評(píng)審等。

◎加強(qiáng)信息溝通，搭建信息化平臺(tái)，是企業(yè)建設(shè)內(nèi)控制度的重要途徑。供圖/東方IC

近十年間，我國(guó)國(guó)有企業(yè)發(fā)展迅速，不論在資本市場(chǎng)還是在組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜化乃至信息建設(shè)方面都取得了較大的成果，但也存在較多薄弱環(huán)節(jié)。從中航油事件到中信泰富丑聞，以及一些企業(yè)內(nèi)部舞弊、貪污現(xiàn)象屢有發(fā)生，表明國(guó)企在內(nèi)控制度上存在較大的缺陷。國(guó)有企業(yè)要維護(hù)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、規(guī)避和化解風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)，健康持續(xù)的發(fā)展就離不開(kāi)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)控制制度做保障。

企業(yè)內(nèi)控失效主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：在公司法人治理結(jié)構(gòu)上，董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的職能，監(jiān)督不力。黨委會(huì)下設(shè)的紀(jì)律檢查委員會(huì)也沒(méi)有發(fā)揮監(jiān)督的職能。在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)環(huán)節(jié)，物資采購(gòu)與庫(kù)存管理環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)控制問(wèn)題。管理混亂，經(jīng)營(yíng)開(kāi)支較大。財(cái)務(wù)核算職能薄弱。內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制部門(mén)，形同虛設(shè)。針對(duì)上述問(wèn)題，結(jié)合國(guó)企的實(shí)際情況，運(yùn)用COSO體系的理論框架，筆者建議實(shí)施如下具有可操作性的內(nèi)控體系建設(shè)方案。

完善內(nèi)控環(huán)境

企業(yè)有黨委會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)，應(yīng)該明確三者之間的權(quán)責(zé)，黨委會(huì)下設(shè)紀(jì)律檢查委員會(huì)、工會(huì)、婦聯(lián)、團(tuán)委等組織，應(yīng)該細(xì)化每層職能，精簡(jiǎn)人員。董事會(huì)要行使股東賦予的權(quán)利，對(duì)經(jīng)營(yíng)層履行監(jiān)督職責(zé)，監(jiān)事會(huì)應(yīng)該配備專(zhuān)業(yè)人員，提高實(shí)際地位，加強(qiáng)監(jiān)督職能。企業(yè)根據(jù)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，分層次地確立控制目標(biāo)。根據(jù)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，控制的主體分工基本是：董事會(huì)負(fù)責(zé)制定風(fēng)險(xiǎn)管理戰(zhàn)略目標(biāo)，風(fēng)險(xiǎn)所有權(quán)歸高級(jí)管理層，剩余風(fēng)險(xiǎn)歸執(zhí)行管理層，風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估、減輕和監(jiān)督歸運(yùn)營(yíng)層。

理順總公司與分、子公司間的關(guān)系。針對(duì)企業(yè)在組織結(jié)構(gòu)上存在的問(wèn)題，首先需要理順產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)，健全母子公司管理體制，合理設(shè)置管理層次。企業(yè)結(jié)構(gòu)一般應(yīng)控制在三層以內(nèi)，以加強(qiáng)管理力度和提高工作效率?？偣緫?yīng)通過(guò)外派高管、內(nèi)控審計(jì)、業(yè)績(jī)考核等方式加強(qiáng)對(duì)下屬企業(yè)的管控。

在內(nèi)控體系建設(shè)上，應(yīng)強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化和集中化管理，加強(qiáng)總公司的主導(dǎo)作用，由總公司自上而下建立公司的內(nèi)控政策與程序，形成公司統(tǒng)一的內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)和手冊(cè)，并要求整個(gè)公司內(nèi)的分、子公司都要照章執(zhí)行。同時(shí)要明確總公司及下屬單位在內(nèi)部控制中的職責(zé)定位，建立起上下銜接的內(nèi)部控制體系。

加強(qiáng)現(xiàn)代人力資源管理，建立具有行業(yè)特色的人力資源管理體系。首先依據(jù)公司戰(zhàn)略建立適合該階段發(fā)展的組織結(jié)構(gòu)。其次在崗位分析的基礎(chǔ)上，建立員工的勝任力模型。最后需要制定真正激勵(lì)員工發(fā)展的薪酬和績(jī)效管理制度。加強(qiáng)培訓(xùn)，重視職業(yè)道德的教育。通過(guò)宣傳和案例培訓(xùn)的方式，對(duì)員工進(jìn)行職業(yè)道德教育。

加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估 制定控制活動(dòng)

企業(yè)要設(shè)有專(zhuān)門(mén)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)，通過(guò)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)程度的評(píng)估，確認(rèn)影響工作目標(biāo)的主要風(fēng)險(xiǎn)，以便采取有效的控制措施，保證目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)并及時(shí)將評(píng)估成果通報(bào)給各業(yè)務(wù)部門(mén)，以提高其適應(yīng)環(huán)境變化的能力。

控制活動(dòng)是確保管理階層指令得以實(shí)現(xiàn)的政策和程序，制定控制活動(dòng)關(guān)鍵是抓住重要控制點(diǎn)。其設(shè)計(jì)要基于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，以提高控制活動(dòng)的針對(duì)性。不同企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與外部環(huán)境不盡相同，風(fēng)險(xiǎn)也有很大差別，因此控制活動(dòng)的設(shè)計(jì)應(yīng)充分考慮自身風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)，不能盲目照搬其他企業(yè)的政策與程序。

分析行業(yè)的業(yè)務(wù)循環(huán)流程，尋找關(guān)鍵控制點(diǎn)，以內(nèi)控理論為核心架構(gòu)編制企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理的各項(xiàng)具體制度。如工程建設(shè)行業(yè)業(yè)務(wù)循環(huán)是以項(xiàng)目工程成本為核心，通過(guò)合同結(jié)算換回資金的過(guò)程。企業(yè)的管理目標(biāo)是在此過(guò)程中獲得增值資金，為此控制成本是內(nèi)部管理的核心。在規(guī)范、理順各部門(mén)基礎(chǔ)核算控制職能基礎(chǔ)上，建立項(xiàng)目成本的預(yù)算管理制度，研究項(xiàng)目成本、費(fèi)用預(yù)算的編制程序、執(zhí)行和調(diào)整程序，以及預(yù)算的編制組織管理程序，將建筑產(chǎn)品的全過(guò)程納入到現(xiàn)代企業(yè)全面預(yù)算管理的軌道上來(lái)。建立完善的財(cái)務(wù)報(bào)告制度，首先保證財(cái)務(wù)報(bào)告的質(zhì)量按照企業(yè)相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行。然后重點(diǎn)關(guān)注財(cái)務(wù)三張報(bào)表的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。同時(shí)，建立企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制體系，在每個(gè)關(guān)鍵流程中都規(guī)定具體的責(zé)任部門(mén)，同時(shí)建立風(fēng)險(xiǎn)控制文檔和關(guān)鍵控制文檔，形成科學(xué)合理高效的內(nèi)控體系。

加強(qiáng)信息溝通 強(qiáng)化監(jiān)督評(píng)審

我國(guó)信息化發(fā)展迅速，較多的企業(yè)通過(guò)搭建信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息的高效傳遞與充分溝通。成功引進(jìn)電子信息、管理軟件等技術(shù)，提高了數(shù)據(jù)處理的效率，如同機(jī)器時(shí)代的工業(yè)自動(dòng)生產(chǎn)線對(duì)工廠的影響一樣，可以節(jié)省人力，因而可以很好地解決企業(yè)規(guī)模擴(kuò)展帶來(lái)的管理人員缺乏的矛盾。同時(shí)因軟件程序化管理，易于在公司內(nèi)部形成規(guī)范、統(tǒng)一、及時(shí)的內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)。

企業(yè)可以采用現(xiàn)在流行的“模塊化設(shè)計(jì)”，在建立的網(wǎng)絡(luò)內(nèi)使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺(tái)，把各管理部門(mén)需要進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的工作、控制點(diǎn)設(shè)計(jì)成相對(duì)獨(dú)立的模塊，由信息責(zé)任人負(fù)責(zé)計(jì)算、輸入，并利用計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理，在核算流程的各部門(mén)間進(jìn)行數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)傳送，從而完善建立內(nèi)部信息控制的數(shù)據(jù)流。

內(nèi)部控制的監(jiān)督和再評(píng)審是企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行再監(jiān)督和再評(píng)價(jià)的活動(dòng)，是將相應(yīng)的監(jiān)督活動(dòng)納入各級(jí)人員的工作職責(zé)和業(yè)績(jī)考核之中，形成持續(xù)監(jiān)督的企業(yè)氛圍。同時(shí)，強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)委等監(jiān)督部門(mén)的作用，有助于企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督和管理，提高運(yùn)作效率和經(jīng)濟(jì)效益。內(nèi)部控制的監(jiān)督與再評(píng)審主要由兩方面組成：依靠?jī)?nèi)部監(jiān)督人員通過(guò)對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)的控制，對(duì)內(nèi)部控制體系的運(yùn)作進(jìn)行日常監(jiān)督；根據(jù)需要進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)的檢查、監(jiān)督與評(píng)審。

在公司總部建立預(yù)算管理委員會(huì)，項(xiàng)目業(yè)務(wù)人員除接受項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職能領(lǐng)導(dǎo)外，還要接受公司預(yù)算管理委員會(huì)的業(yè)務(wù)監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)。如何保證公司統(tǒng)一的經(jīng)營(yíng)管理政策得到所有項(xiàng)目的執(zhí)行，需要建立專(zhuān)門(mén)的檢查監(jiān)督機(jī)制。從項(xiàng)目相對(duì)的外部來(lái)督促和指導(dǎo)；下設(shè)不同的部門(mén)專(zhuān)業(yè)小組，小組成員可以由專(zhuān)職、兼職成員混合組成，負(fù)責(zé)對(duì)所有項(xiàng)目各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)的全面檢查監(jiān)督。為此，應(yīng)當(dāng)制定專(zhuān)業(yè)小組的工作規(guī)程，明確如何開(kāi)展這項(xiàng)工作。

強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)和紀(jì)檢監(jiān)督的職能，嚴(yán)格推行問(wèn)責(zé)制。審計(jì)部門(mén)由董事長(zhǎng)直接管理，審計(jì)部門(mén)的負(fù)責(zé)人直接向董事長(zhǎng)匯報(bào)工作。同時(shí)建立專(zhuān)項(xiàng)調(diào)查小組，實(shí)行再審計(jì)，由董事會(huì)委派專(zhuān)人來(lái)?yè)?dān)任小組負(fù)責(zé)人。同時(shí)，加強(qiáng)紀(jì)檢監(jiān)督工作，按期進(jìn)行職務(wù)犯罪案例教育，防范職務(wù)犯罪，及時(shí)進(jìn)行案件的調(diào)查和處理。對(duì)出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)的現(xiàn)象，要實(shí)行問(wèn)責(zé)制，追究責(zé)任到部門(mén)負(fù)責(zé)人以及相關(guān)崗位的員工，并嚴(yán)厲懲處。

除按照上述幾方面建立企業(yè)的內(nèi)部控制體系外，還要重視內(nèi)控體系的測(cè)試和試運(yùn)行。當(dāng)然，并非建立好內(nèi)控體系之后，就可以高枕無(wú)憂了，其實(shí)任何體系關(guān)鍵在于執(zhí)行，比如出現(xiàn)以下的一些情況：控制可能因合謀而失敗，管理層也有可能踐踏內(nèi)部控制制度。此外，內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)還受到人、財(cái)、物等物質(zhì)資源的約束限制?？梢?jiàn)只有條件成熟的情況下，循序漸進(jìn)推進(jìn)企業(yè)內(nèi)控體系的建設(shè)才是解決之道。

作者為北大縱橫管理咨詢公司顧問(wèn)