努力加強(qiáng)數(shù)字化校園 辦公自動化(OA)系統(tǒng)的建設(shè)

蔡 友

(同濟(jì)大學(xué) 軟件學(xué)院，上海 200092)

21世紀(jì)是信息與知識的時(shí)代。教育信息化是當(dāng)今世界各國教育應(yīng)對知識經(jīng)濟(jì)挑戰(zhàn)、實(shí)現(xiàn)教育現(xiàn)代化的必由之路。高等教育信息化水平是衡量高等教育現(xiàn)代化程度和綜合實(shí)力的重要標(biāo)志，是促進(jìn)高等教育跨越式發(fā)展、推動高等教育普及化、建立學(xué)習(xí)型社會、構(gòu)建終身教育體系的基礎(chǔ)和條件，對促進(jìn)學(xué)校教學(xué)水平的提高具有舉足輕重的地位。今天的校園網(wǎng)(Campus Network)已經(jīng)成為學(xué)校發(fā)展的重要基礎(chǔ)設(shè)施，是提高學(xué)校教學(xué)和科研水平不可缺少的支撐環(huán)境，也是衡量學(xué)校學(xué)術(shù)水平和管理水平的重要標(biāo)志。校園網(wǎng)的概念已經(jīng)得到豐富的延伸，向數(shù)字化校園系統(tǒng)的建設(shè)與開發(fā)邁進(jìn)。

一、關(guān)于校園辦公自動化(OA系統(tǒng))

辦公自動化(OA) 是指辦公人員利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的最新成果,使用先進(jìn)的辦公設(shè)備,實(shí)現(xiàn)辦公活動的科學(xué)化和自動化。實(shí)施辦公自動化可以最大限度地提高辦公效率，改進(jìn)辦公質(zhì)量，改善辦公條件,減少或避免各種差錯(cuò)和弊病，縮短辦公處理周期，用科學(xué)的管理方法，借助于各種先進(jìn)技術(shù)，提高管理和決策水平。

辦公自動化系統(tǒng)除了完成日常的辦公事務(wù)外,更為重要的是要為管理層和決策層提供管理決策信息，幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。辦公自動化系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)間既相互獨(dú)立又緊密聯(lián)系，互相滲透。辦公自動化系統(tǒng)建立在管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)之上, 并具有決策支持系統(tǒng)功能。

校園自動化辦公OA系統(tǒng)管理內(nèi)容包括：公共辦公、公共信息、個(gè)人辦公、綜合管理、輔助決策等。公共辦公包括工作協(xié)同、工作督辦、工作監(jiān)控等功能；公共信息包括電子公告、新聞中心、要事快報(bào)、公共通訊錄等功能；個(gè)人辦公包括個(gè)人安排、個(gè)人工作夾、個(gè)人文檔、個(gè)人設(shè)置、個(gè)人通訊錄等功能；綜合管理包括會議管理、檔案管理、固定資產(chǎn)管理、辦公用品管理等功能；輔助決策包括查詢系統(tǒng)、報(bào)表中心系統(tǒng)管理等功能。

二、數(shù)字校園中OA系統(tǒng)應(yīng)達(dá)到的基本標(biāo)準(zhǔn)與具備的特征

(一)實(shí)用性。適應(yīng)高校不同性質(zhì)、不同組織方式的工作流程。根據(jù)本單位的行文規(guī)范定義公文的流轉(zhuǎn)方式，能適應(yīng)高校組織機(jī)構(gòu)和結(jié)構(gòu)的調(diào)整，支持大型關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

(二)標(biāo)準(zhǔn)性。系統(tǒng)的開發(fā)嚴(yán)格遵循教育部和其他相關(guān)的信息管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，能實(shí)現(xiàn)教育機(jī)構(gòu)之間的文件信息交換，并具有單位內(nèi)部辦公的全部功能。系統(tǒng)可采用XML數(shù)據(jù)交換技術(shù)，保證系統(tǒng)升級和數(shù)據(jù)共享的要求。系統(tǒng)應(yīng)與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫連接、協(xié)同工作。

(三)開放性。系統(tǒng)是開放的，允許用戶根據(jù)高校具體工作特點(diǎn)加以修改，實(shí)施時(shí)可根據(jù)本單位的實(shí)際規(guī)模和管理結(jié)構(gòu)由系統(tǒng)管理員進(jìn)行配置。

(四)良好的復(fù)用性和可擴(kuò)充性。系統(tǒng)可選用當(dāng)前流行的B/S結(jié)構(gòu)體系，采用標(biāo)準(zhǔn)和通用的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及協(xié)議，并以開放式數(shù)據(jù)庫平臺和JAVA技術(shù)確保隨著學(xué)校的發(fā)展，對已有資源進(jìn)行有效性保護(hù)。還可采用三層體系的構(gòu)件化設(shè)計(jì)，使系統(tǒng)各部分的獨(dú)立性以及互連能力更強(qiáng)，保證系統(tǒng)的可擴(kuò)充性和可維護(hù)性。

三、數(shù)字化校園中實(shí)施OA系統(tǒng)應(yīng)達(dá)到的效果

數(shù)字校園中實(shí)施OA系統(tǒng)的目的是在學(xué)校內(nèi)部加強(qiáng)知識管理、信息交流、信息共享，提高辦公效率，提高教學(xué)效率，減少成本與浪費(fèi)。具體來講，學(xué)?？赏ㄟ^以下途徑受益：(1)建立學(xué)校內(nèi)部經(jīng)濟(jì)、方便、快捷的電子郵件通訊平臺；(2)實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部動態(tài)信息的及時(shí)反饋、收集，指導(dǎo)學(xué)校工作的良性循環(huán)；(3)實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部科技圖書、資料、文書以及科技檔案、人事檔案的有效管理；(4)實(shí)現(xiàn)學(xué)校行政管理及督辦查辦管理；(5)建立培訓(xùn)基地，使學(xué)校教職員工能夠不斷學(xué)習(xí)新知識，提高教師素質(zhì)和學(xué)科水平；(6)提供靈活的內(nèi)部日程安排、辦事指南、通訊名錄，方便學(xué)校教職員辦公；(7)改革教學(xué)方式，運(yùn)用現(xiàn)代教育理念，因材施教，全面增強(qiáng)學(xué)生素質(zhì)；(8)改進(jìn)學(xué)生的認(rèn)知過程，利用計(jì)算機(jī)的多媒體功能創(chuàng)造情景，有利于學(xué)生全方位地獲取知識；(9)利用計(jì)算機(jī)輔助教學(xué)，可充分調(diào)動學(xué)生的積極性，增強(qiáng)學(xué)生的注意力，提高學(xué)習(xí)興趣。

四、高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院數(shù)字化校園OA系統(tǒng)建設(shè)構(gòu)想

高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院數(shù)字化校園的建設(shè)目標(biāo)是：建成全省一流的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、數(shù)字化教學(xué)資源、數(shù)字化教學(xué)與學(xué)習(xí)環(huán)境、數(shù)字化管理手段和工作環(huán)境，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化學(xué)習(xí)、數(shù)字化教學(xué)、數(shù)字化科研和數(shù)字化管理，在傳統(tǒng)校園的基礎(chǔ)上構(gòu)建一個(gè)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)空間，以拓展現(xiàn)實(shí)校園的時(shí)間和空間維度，提升傳統(tǒng)校園的效率，最終實(shí)現(xiàn)教育過程的全面信息化，從而達(dá)到提高教育管理水平和效率的目的。

(一)OA系統(tǒng)的整體模塊設(shè)計(jì)。OA系統(tǒng)按訪問數(shù)據(jù)庫的分類及用戶功能的不同，主要分為三個(gè)子系統(tǒng)：學(xué)生信息查詢子系統(tǒng)、教師查詢子系統(tǒng)和管理員子系統(tǒng)。前兩個(gè)子系統(tǒng)面向全校廣大師生用戶，根據(jù)用戶的不同權(quán)限允許執(zhí)行相應(yīng)的操作。OA系統(tǒng)整體設(shè)計(jì)框架圖及流程圖如圖1所示。

圖1 OA系統(tǒng)整體設(shè)計(jì)框架圖及流程圖

(二)OA系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)。OA系統(tǒng)的總體目標(biāo)是設(shè)計(jì)和開發(fā)一套適合普通高等職業(yè)院校網(wǎng)絡(luò)辦公特點(diǎn)的高效、易用、易維護(hù)的OA系統(tǒng)。經(jīng)過詳細(xì)的需求分析,最終確定該OA系統(tǒng)主要由教務(wù)管理系統(tǒng)和個(gè)人辦公系統(tǒng)兩大部分組成。其整個(gè)系統(tǒng)所必需的功能如圖2所示。

圖2 OA系統(tǒng)的功能圖

(三)OA系統(tǒng)的應(yīng)用與管理。OA辦公平臺的推廣應(yīng)用是學(xué)校信息化建設(shè)的重要階段。為加快無紙化、網(wǎng)絡(luò)化辦公步伐，學(xué)院網(wǎng)管中心應(yīng)組織實(shí)施校園辦公平臺應(yīng)用培訓(xùn)，建立了部門信息員制度。各部門信息員及公文辦理員經(jīng)過培訓(xùn)后，應(yīng)了解校園辦公平臺系統(tǒng)的組成，學(xué)會使用網(wǎng)絡(luò)發(fā)布平臺對外發(fā)布信息，使用OA辦公平臺進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)操作，并通過安全平臺保障辦公環(huán)境。學(xué)院網(wǎng)管中心應(yīng)做好系統(tǒng)平臺的技術(shù)保障及培訓(xùn)工作。

要不斷加強(qiáng)OA系統(tǒng)管理。一是建立計(jì)算機(jī)維修服務(wù)機(jī)制。用戶OA系統(tǒng)發(fā)生故障后，首先通過網(wǎng)管中心公布的報(bào)修電話或校園OA系統(tǒng)報(bào)修，網(wǎng)管中心接電人員填寫“報(bào)修單”，轉(zhuǎn)網(wǎng)管中心相關(guān)維修人員，統(tǒng)籌安排現(xiàn)場或遠(yuǎn)程維修。網(wǎng)管中心每月在網(wǎng)上公布維修情況。二是網(wǎng)管中心在OA系統(tǒng)主頁“計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)維護(hù)”版塊發(fā)布：殺毒客戶端軟件、系統(tǒng)補(bǔ)丁、計(jì)算機(jī)應(yīng)用常見問題解答等相關(guān)內(nèi)容和信息。三是網(wǎng)管員每日定時(shí)全網(wǎng)掃描和殺毒，發(fā)現(xiàn)未打系統(tǒng)補(bǔ)丁或不安裝殺毒軟件的計(jì)算機(jī)，負(fù)責(zé)用電話或發(fā)系統(tǒng)消息的方式通知用戶，用戶在規(guī)定時(shí)間內(nèi)應(yīng)采取措施，以免造成網(wǎng)內(nèi)病毒傳播及OA系統(tǒng)癱瘓。

綜上所述，數(shù)字校園的OA系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施是通過對校區(qū)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)、服務(wù)、管理以及它們之間內(nèi)在聯(lián)系的優(yōu)化考慮，在先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、控制技術(shù)的基礎(chǔ)上，采用系統(tǒng)集成方法，建立一個(gè)溝通校園內(nèi)部及外部社會的多媒體綜合信息交互系統(tǒng)，真正把大學(xué)園區(qū)建成一個(gè)智能化的教學(xué)科研中心。