基于系統(tǒng)論的企業(yè)信息獲取與擴(kuò)散工作機(jī)制研究

屈 寶 強

(中國科學(xué)技術(shù)信息研究所 北京 100038)

基于系統(tǒng)論的企業(yè)信息獲取與擴(kuò)散工作機(jī)制研究

屈 寶 強

(中國科學(xué)技術(shù)信息研究所 北京 100038)

在當(dāng)今動態(tài)競爭環(huán)境下，企業(yè)不斷地進(jìn)行信息獲取，并對其吸收、消化直至擴(kuò)散、反饋是相當(dāng)重要的。本文基于系統(tǒng)論的基礎(chǔ)，針對以協(xié)調(diào)為特征的內(nèi)部信息鏈條，提出以用戶需求分析為核心的環(huán)狀信息獲取和擴(kuò)散機(jī)制；針對以競爭為特征的外部信息鏈條，提出以競爭對手分析為核心的信息獲取和擴(kuò)散機(jī)制。

動態(tài)環(huán)境 信息獲取 信息擴(kuò)散

1 引言

競爭環(huán)境是企業(yè)生存與發(fā)展的外部環(huán)境，對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。外部競爭環(huán)境的要素是復(fù)雜和多變的，競爭環(huán)境的變化不斷產(chǎn)生威脅，也不斷產(chǎn)生機(jī)會。對企業(yè)來說，檢測競爭環(huán)境的變化，規(guī)避威脅，并抓住機(jī)會，就成為一個重大問題。要素的復(fù)雜程度增加時，企業(yè)要花更多的時間和精力去搜尋信息，而變化程度加快，決策者分析信息的難度加大，導(dǎo)致不確定性加大。為在市場中獲得持續(xù)的競爭優(yōu)勢，企業(yè)需要不斷地從外部獲取信息，并將自身的信息反饋給外部相關(guān)利益者，這種不斷地信息交互可以加強企業(yè)對外部環(huán)境要素的感知能力和解讀能力，可以幫助企業(yè)制定前瞻、有效的戰(zhàn)略，采取先期行動以積極應(yīng)對變化，成為市場發(fā)展中的領(lǐng)先者[1]。

基于這些考慮，有些學(xué)者則關(guān)注知識流在管理主體間的轉(zhuǎn)移與擴(kuò)散，即知識鏈的相關(guān)研究[2-4]，他們認(rèn)為企業(yè)內(nèi)充滿以滿足用戶需求為目標(biāo)的知識流程，以知識為核心，進(jìn)行知識的識別、獲取、存儲、傳遞、共享和創(chuàng)新；正是這些流程構(gòu)成知識鏈，并且將企業(yè)與外部環(huán)境、企業(yè)部門與部門、企業(yè)員工與員工相互聯(lián)系起來，整個知識鏈關(guān)注的是知識在企業(yè)內(nèi)部的流動，本文則關(guān)注企業(yè)內(nèi)外之間的信息互動。

1 內(nèi)部信息鏈

信息鏈，即信息自信源(信息產(chǎn)生或發(fā)出的地方)經(jīng)信道(信息的傳播媒介)至信宿(信息的接收者)的不斷傳遞過程。信息鏈的主體是信息，而信源、信道和信宿是決定信息鏈暢通的重要因素。企業(yè)作為一個實體，既是信源，又是信宿；信息鏈在企業(yè)內(nèi)部存在，企業(yè)內(nèi)外部又有信息交互。

邁克爾·波特的價值鏈理論[5]認(rèn)為，在企業(yè)內(nèi)部存在著價值創(chuàng)造系統(tǒng)。價值鏈起始于新產(chǎn)品的研發(fā)，通過市場營銷、生產(chǎn)制造、配送、服務(wù)等環(huán)節(jié)，最終實現(xiàn)了企業(yè)的價值；為了保證企業(yè)職能系統(tǒng)的正常運營，企業(yè)還必須建立包括財務(wù)、會計、人力資源等職能部門服務(wù)系統(tǒng)。在基于價值鏈的企業(yè)活動過程中，會產(chǎn)生各種信息資源。例如新產(chǎn)品信息及各種產(chǎn)品專利信息、市場信息、生產(chǎn)制造信息、客戶基本信息、客戶反饋信息，還包括財務(wù)信息、會計信息、技術(shù)信息和人力資源信息。它們是企業(yè)生產(chǎn)活動中最重要、最核心的信息資源，這些相互連接、相互作用的信息鏈構(gòu)成了企業(yè)的內(nèi)部信息鏈，如圖1所示。這些信息需要及時交流、處理，就好比生物的新陳代謝。

圖1 企業(yè)內(nèi)部信息價值鏈

保證企業(yè)內(nèi)部信息鏈的暢通、正確、高效是現(xiàn)代企業(yè)面臨的一項主要任務(wù)，也是企業(yè)生存發(fā)展的關(guān)鍵因素之一，而達(dá)到這一目標(biāo)的最基本要求是基于價值鏈的內(nèi)部信息高度共享[6]。內(nèi)部共享的企業(yè)信息資源主要包括企業(yè)基本情況、財務(wù)狀況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品狀況、營銷狀況、信息人才狀況、企業(yè)競爭地位、信息基礎(chǔ)設(shè)施等。共享的方式包括隨機(jī)交流、定期研討、關(guān)鍵技術(shù)或項目研討、培訓(xùn)等。

基于企業(yè)價值鏈的信息資源共享與擴(kuò)散的要求：從橫向上，擴(kuò)散到企業(yè)銷售、生產(chǎn)制造、財務(wù)、企劃、人力資源等職能部門，要求信息資源同企業(yè)職能部門的無縫融合；縱向上，分級分層次橫跨戰(zhàn)略層、管理層和操作層。在縱向上，注意自上而下與自下而上流動方式的結(jié)合與互補，自下而上流動的信息鏈描述了建立在企業(yè)日常商務(wù)活動基礎(chǔ)之上的企業(yè)內(nèi)部的一般信息，自上而下流動的信息鏈主要是戰(zhàn)略性和指導(dǎo)性的信息，一般是從上一級部門到下一級部門最終擴(kuò)散到整個企業(yè)。

圖2 信息資源同企業(yè)職能部門的無縫融合

需要注意的是，由于這些信息分別位于企業(yè)各個職能部門，相對比較分散，而且其內(nèi)容、格式、載體、表現(xiàn)形式等都大不相同，因此對企業(yè)信息鏈系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)控時首先要處理信息資源的形式問題，注意能處理多樣化信息的平臺建設(shè)以及信息資源標(biāo)準(zhǔn)體系的建立，進(jìn)而再對信息內(nèi)容進(jìn)行調(diào)控。

2 外部信息鏈

在特定的市場競爭過程中，處于主導(dǎo)地位的核心企業(yè)具有信息資源優(yōu)勢，往往掌握大量核心技術(shù)，具有品牌資源和大規(guī)模的制造能力，并且難以替代，其它成員對核心企業(yè)高度依賴，使核心企業(yè)被看作期望的潛在合作者，能夠參與一系列的重要聯(lián)結(jié)，從而在網(wǎng)絡(luò)中所占據(jù)戰(zhàn)略性位置[7]。核心企業(yè)因為擁有較多的聯(lián)結(jié)關(guān)系和社會資本，對于網(wǎng)絡(luò)中的資源流動具有支配權(quán)，能夠更快地獲得各方面的知識和技術(shù)支持。

企業(yè)生產(chǎn)運作必須考慮與其產(chǎn)生作用的各種外部力量。著名戰(zhàn)略管理學(xué)家邁克爾·波特在對企業(yè)外部力量進(jìn)行分析時，指出對企業(yè)盈利具有重要影響的特征包括：產(chǎn)業(yè)內(nèi)企業(yè)競爭的強度；供應(yīng)商和購買者對產(chǎn)業(yè)利潤的制約能力；不包含在產(chǎn)業(yè)內(nèi)而又生產(chǎn)相近產(chǎn)品或服務(wù)的廠商行為；還不在產(chǎn)業(yè)內(nèi)的潛在進(jìn)入者的力量[8]。

企業(yè)要生存，首先要認(rèn)識自己的生存環(huán)境，這需要通過與外部環(huán)境的信息交流來實現(xiàn)，這種對于外部環(huán)境的信息需求主要表現(xiàn)為競爭情報。競爭情報是經(jīng)過篩選、提煉和分析的，可根據(jù)它采取行動的有關(guān)競爭對手和競爭環(huán)境的信息束。競爭對手的信息包括企業(yè)概況、企業(yè)戰(zhàn)略、營銷政策、管理結(jié)構(gòu)、財務(wù)狀況、人力資源、合作伙伴、技術(shù)設(shè)備、用戶信息等，競爭環(huán)境信息包括社會環(huán)境信息(包括國家政策、規(guī)劃、法律、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范)、市場信息(包括市場情況調(diào)查報告、需求趨勢分析、技術(shù)交易會、經(jīng)貿(mào)洽談會等信息、國外技術(shù)應(yīng)用、專利技術(shù)信息、以及國外相關(guān)的機(jī)構(gòu)、出版物、信息系統(tǒng)和專家系統(tǒng)等信息)、還有其它相關(guān)的信息(包括培訓(xùn)、研討會、展覽會等)。另外，供應(yīng)商和客戶的一些信息在某種程度上也決定了企業(yè)產(chǎn)品的發(fā)展趨勢。

因此，企業(yè)外部信息鏈可能會沿著兩個方向拓展：橫向上與企業(yè)所處的產(chǎn)業(yè)信息整合，尤其指上、下游企業(yè)之間(主要是供應(yīng)商、購買者)的信息交互；縱向上與企業(yè)的競爭對手(主要是潛在競爭者和替代品生產(chǎn)者)進(jìn)行信息交互。即在企業(yè)進(jìn)行產(chǎn)業(yè)競爭的過程中形成如圖3所示的兩條關(guān)鍵信息鏈條：

第一：從橫向來看，形成供應(yīng)商——企業(yè)——購買者信息鏈條，這一鏈條上的信息資源以協(xié)調(diào)、互利為特征；

第二：從縱向來看，形成進(jìn)入者——企業(yè)——替代者信息鏈條，這一鏈條上的信息資源以競爭、搶奪為特征。

因此，企業(yè)信息資源管理還必須注意與企業(yè)產(chǎn)生作用的各種力量所產(chǎn)生的信息鏈。

圖3 基于五力模型的企業(yè)外部信息鏈

3 基于系統(tǒng)論的企業(yè)信息獲取與擴(kuò)散模式

系統(tǒng)是普遍存在的，是由若干相互聯(lián)系、相互作用、相互依賴的要素結(jié)合而成，具有一定的結(jié)構(gòu)和功能，并處在一定環(huán)境下的有機(jī)整體。系統(tǒng)的整體具有不同于構(gòu)成要素的新性質(zhì)和功能。企業(yè)是由人、資金、設(shè)備、原材料和信息等要素組成的系統(tǒng)，并與外部環(huán)境發(fā)生互動。系統(tǒng)的各要素之間、要素與整體之間，以及整體與環(huán)境之間，存在著一定的有機(jī)聯(lián)系，從而在系統(tǒng)的內(nèi)部和外部形成一定的結(jié)構(gòu)。在企業(yè)當(dāng)中存在著由各個部門、各類人員以及企業(yè)與外部利益相關(guān)者(政府、媒體、渠道、客戶)等的密切關(guān)聯(lián)，基于系統(tǒng)論的角度，企業(yè)信息的獲取和擴(kuò)散就是通過在各個要素之間，依照一定的結(jié)構(gòu)進(jìn)行流動以達(dá)到滿足企業(yè)生產(chǎn)運作等的要求。

從這點來講，要求企業(yè)信息獲取和擴(kuò)散必須滿足以下要求：注重整體信息功能，將企業(yè)內(nèi)各要素相互間的信息傳播有機(jī)聯(lián)系與統(tǒng)一協(xié)調(diào)；注重關(guān)聯(lián)性，注重各個部門之間的聯(lián)系及循環(huán)，特別是企業(yè)內(nèi)外上下游部門之間的有機(jī)聯(lián)系，形成良性循環(huán)，提供信息或知識的循環(huán)速度有助于公司競爭優(yōu)勢的維持，必須快速有效地在組織中擴(kuò)散知識，并迅速地將其轉(zhuǎn)化為行動，以響應(yīng)外部劇烈的變化；注重綜合性，企業(yè)信息功能建立在全面、完整的企業(yè)信息鏈上。

對企業(yè)信息資源鏈條優(yōu)化時應(yīng)充分考慮內(nèi)外部信息資源工作方式、工作內(nèi)容、工作重點等的不同之處和它們的聯(lián)系，其目標(biāo)是通過增強在靜態(tài)和動態(tài)條件下內(nèi)外部信息需求能力來提高管理的效益。根據(jù)上述對企業(yè)內(nèi)外信息鏈條的分析可以看出，兩條信息鏈上信息工作的方式、內(nèi)容以及重點大不相同，需要區(qū)別對待，形成不同的信息工作機(jī)制，突出各自的服務(wù)中心，才能使企業(yè)信息管理與市場運作更好地結(jié)合：

工作機(jī)制一：針對供應(yīng)商——企業(yè)——購買者(以協(xié)調(diào)為特征)信息鏈條，我們力圖形成以用戶需求分析為核心的環(huán)狀信息獲取和擴(kuò)散機(jī)制。

工作機(jī)制二：針對企業(yè)——競爭對手及潛在競爭對手(以對抗為特征)信息鏈條，我們力圖形成以競爭對手分析為核心的信息獲取和擴(kuò)散機(jī)制。

3.1 以用戶需求為核心的環(huán)狀信息鏈工作模式

這一模式要求企業(yè)必須以用戶的需求為核心進(jìn)行信息的收集、整理、處置和反饋，而這里的用戶是一個用戶群體，既包括最終的客戶，也包括下游的經(jīng)銷商和零售商等，如圖4所示。

圖4 以用戶為核心的環(huán)狀信息獲取和擴(kuò)散模式

形成該信息資源的環(huán)狀信息鏈工作模式，可以使得企業(yè)同供應(yīng)商、經(jīng)銷商、零售商及客戶之間直接、及時、密切地聯(lián)系。具體表現(xiàn)在：

第一，用戶參與。它是一個以用戶需求為核心的信息資源運行網(wǎng)絡(luò)，由用戶來決定企業(yè)的生產(chǎn)運作狀況，從而引發(fā)同供應(yīng)商、經(jīng)銷商、零售商等的交流和協(xié)作。用戶直接參與到企業(yè)生產(chǎn)運作過程當(dāng)中，可以自由地表達(dá)自己對產(chǎn)品各方面的要求。

第二，個性化定制。信息資源在用戶、企業(yè)、供應(yīng)商之間的自由流動，保證了用戶提出的個性化要求所需生產(chǎn)原料能夠盡快得到滿足，而且顧客還可以在企業(yè)的幫助下設(shè)計出個性化產(chǎn)品，企業(yè)按單定做。

第三，系統(tǒng)化協(xié)調(diào)合作。供應(yīng)商、顧客、競爭對手等都處于這樣一個信息環(huán)中，每項活動都能保證由執(zhí)行能力最強的員工或合作者完成，系統(tǒng)協(xié)作的方式能使企業(yè)準(zhǔn)確、及時地交付產(chǎn)品和服務(wù)。

第四，高靈敏度。無論是需求改變、新產(chǎn)品推出還是供應(yīng)商變化等，都可以通過信息鏈靈敏反饋，從而引導(dǎo)物流、資金流的反應(yīng)。

第五，快速流動。環(huán)狀信息鏈?zhǔn)剐畔贤ㄗ兊迷絹碓奖憬?，使企業(yè)的交易成本和交易時間都大大降低，訂貨、設(shè)計、生產(chǎn)等的時間都大大縮減，而且能最大限度的減少庫存。

該環(huán)狀信息鏈工作模式能夠突出信息的價值增值。信息鏈在企業(yè)的整個價值鏈上相互傳遞，企業(yè)的業(yè)務(wù)運作和信息系統(tǒng)結(jié)合在一起。從采購、生產(chǎn)到銷售、服務(wù)等各個經(jīng)營環(huán)節(jié)都能與信息技術(shù)和信息系統(tǒng)提供的功能相吻合，企業(yè)系統(tǒng)提供的工作結(jié)構(gòu)與企業(yè)信息鏈相吻合，系統(tǒng)把不同的業(yè)務(wù)功能連接起來，系統(tǒng)模塊與企業(yè)主要流程相吻合。環(huán)狀信息鏈工作模式中企業(yè)與用戶的關(guān)系：用戶需求不斷變化和發(fā)展，它們對新產(chǎn)品、新業(yè)務(wù)的渴望是企業(yè)發(fā)展巨大的推動力，推動技術(shù)以加速發(fā)展，使產(chǎn)品和服務(wù)不斷翻新。同時企業(yè)利用信息技術(shù)對信息資源的收集、整理、選擇、合成和分配，提供準(zhǔn)確和及時的決策信息以助高層決策，并反饋決策信息為操作信息供業(yè)務(wù)部門操作參考，幫助履行客戶訂單的承諾。

總之，這種環(huán)狀信息鏈工作模式中，企業(yè)、供應(yīng)商、經(jīng)銷商和用戶之間信息資源高度共享、信息工作協(xié)調(diào)一致、信息交流及時充分，切實體現(xiàn)了以用戶需求為中心。

3.2 以競爭對手為核心的信息獲取機(jī)制

這部分信息的獲取與擴(kuò)散以競爭對手為主要對象，各種分析和操作等都主要是基于在市場中獲得競爭優(yōu)勢而言，在與對手競爭互動的過程中不斷完善，進(jìn)行信息的獲取與擴(kuò)散。

針對競爭對手的信息源主要有公司主頁、新聞管理器(News aggregators)、垂直門戶網(wǎng)站、分析報告、新聞組和論壇等。其內(nèi)部的信息包括公司名錄、市場策略、研究與開發(fā)活動、擴(kuò)張計劃、工廠的產(chǎn)量、合作方式、技術(shù)實施、專利申請情況等；與外部關(guān)聯(lián)的信息包括招聘和簡歷廣告、客戶名單、合作合同細(xì)節(jié)、地方新聞報紙雜志網(wǎng)站以及出版物報道等，還包括一些第三方發(fā)布的市場產(chǎn)品信息數(shù)據(jù)庫、行業(yè)信息庫、市場貿(mào)易數(shù)據(jù)庫、宏觀經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)庫、科技成果及技術(shù)項目數(shù)據(jù)庫、專利商標(biāo)及標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)計調(diào)查數(shù)據(jù)庫等。

對于企業(yè)而言，競爭對手信息資源分析與管理需集信息監(jiān)測、管理、分析、服務(wù)等為一體，從功能構(gòu)成上來看，主要分為信息監(jiān)測、信息加工、信息服務(wù)和信息管理等幾大模塊。這幾大模塊按照企業(yè)信息管理的要求，相互融合、相互作用，形成完善的、針對競爭對手分析的信息獲取與擴(kuò)散機(jī)制。如圖5所示：

圖5 針對競爭對手分析的信息獲取與擴(kuò)散機(jī)制

這一工作機(jī)制包括幾個環(huán)節(jié)：首先是確定目標(biāo)，根據(jù)本組織的當(dāng)前狀況和戰(zhàn)略目標(biāo)確定需要監(jiān)測的目標(biāo)、范圍及程度；其次是搜集數(shù)據(jù)，通過正當(dāng)?shù)那栏櫯c監(jiān)測競爭對手，或從其它相關(guān)信息源搜集情報；再次是分析情報，運用相關(guān)軟件對獲得的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)的分析，從而對當(dāng)前自己的競爭地位做出判斷，并指導(dǎo)制定本組織的戰(zhàn)略和行動措施；最后是情報傳遞，將分析結(jié)果傳達(dá)給公司高層管理者和各職能部門。需要特別指出的是，企業(yè)信息鏈條中各個節(jié)點上的信息鏈條都是雙向的，必須發(fā)展反饋機(jī)制，這樣既有利于檢測出對知識吸收轉(zhuǎn)化造成障礙的薄弱環(huán)節(jié)，又同時能防止企業(yè)商業(yè)秘密的泄漏問題，并及時的修正出現(xiàn)的問題，從而提高公司未來的競爭力。

4 結(jié)束語

在企業(yè)信息和知識鏈的形成過程中，不可避免的涉及到內(nèi)部知識共享與轉(zhuǎn)移、外部合作伙伴的選擇、利益分配機(jī)制等問題，且在企業(yè)發(fā)展的不同生命周期，有著針對不同用戶和競爭對手的信息獲取和反饋存在方式，就其獲取和反饋的內(nèi)容而言，處在動態(tài)的發(fā)展變化當(dāng)中，而且在信息擴(kuò)散和反饋中還要考慮各個主體本身的性質(zhì)與知識結(jié)構(gòu)、信息接收和傳輸能力等，這也就要求企業(yè)在發(fā)展的過程中要不斷提升信息素養(yǎng)和信息能力。

[1] 董小英,鄢 凡,劉倩倩,等． 不確定環(huán)境中我國企業(yè)高管信息掃描行為的實證研究[J]．管理世界,2008(6):76-82.

[2] 溫有奎,徐國華. 知識鏈管理研究[J]. 情報學(xué)報,2004 (4):476-479.

[3] Richard Hall,Pierpaolo Andriani. Management Focus Analysing Intangible Resources and Managing Knowledge in a Supply Chain Context[J]. European Management Journal,1998,16 (6):85-97.

[4] 王 平,楊 斌. 基于知識鏈的企業(yè)戰(zhàn)略知識管理框架[J]. 情報雜志,2005(6):83-85.

[5] 邁克爾·波特． 競爭優(yōu)勢[M]． 陳小悅,譯．北京:華夏出版社,1997:37.

[6] 陳道志．從信息鏈的角度探究供應(yīng)鏈管理模式[J]．情報科學(xué),2OO5(8):1262-1265.

[7] 許小虎，項保華. 社會網(wǎng)絡(luò)中的企業(yè)知識吸收能力分析[J]. 經(jīng)濟(jì)問題探索,2005 (10):18-22.

[8] 塞隆納等．戰(zhàn)略管理[M]．王迎軍,汪建新,譯．北京:機(jī)械工業(yè)出版社,2004:75.

AStudyoftheMechanismofEnterprises'InformationAcquisitionandDiffusionBasedontheSystemTheory

Qu Baoqiang

Institute of Scientific & Technical Information of China, Beijing 100038, China

Facing the dynamic competitive environment, the enterprise tries to absorb, digest and proliferate the information it acquires constantly and meanwhile gives out its feedback. Based on the system theory, this paper, taking into consideration the internal information chain characterized by coordination, presents a ringlike mechanism of information acquisition and diffusion with customer need analysis as its core, and, taking into account the external information chain characterized by competition, poses a mechanism of information acquisition and diffusion with competitor analysis as its core.

dynamic environment; information access; information diffusion

G203

屈寶強，男，1980年生，管理學(xué)博士，發(fā)表論文20余篇。