信息化提升項(xiàng)目計(jì)劃管理能力

◎ 易建科技有限公司 劉 平

前言

“計(jì)劃的好壞決定項(xiàng)目的成敗”。對(duì)于這一點(diǎn)，許多施工企業(yè)的項(xiàng)目管理者是深有體會(huì)的。計(jì)劃工作在項(xiàng)目管理中的重要性是不言而喻的，但是如何才能制訂出全面、周密、準(zhǔn)確、滿足實(shí)際需求、便于執(zhí)行的計(jì)劃，卻時(shí)常困擾著他們。

“計(jì)劃流于形式”、“計(jì)劃的可操作性不強(qiáng)”、“計(jì)劃趕不上變化快”等等，項(xiàng)目管理者們經(jīng)常會(huì)發(fā)出諸如此類(lèi)的感慨。的確，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高度發(fā)達(dá)的今天，建筑施工作為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的支柱產(chǎn)業(yè)，面臨的市場(chǎng)環(huán)境正發(fā)生深刻的變化。市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，業(yè)主的需求日趨苛刻，墊資、壓價(jià)的幅度越來(lái)越大，工期越來(lái)越短，質(zhì)量要求越來(lái)越高。面對(duì)如此復(fù)雜多變的環(huán)境，在制訂項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，項(xiàng)目的管理者常常會(huì)覺(jué)得力不從心。

如何制訂出全面、周密、準(zhǔn)確、滿足實(shí)際需求而又切實(shí)可行的計(jì)劃，使“計(jì)劃真正趕得上變化”，是建筑施工企業(yè)面臨的一道難題。本文以此為契機(jī)，重點(diǎn)探討信息技術(shù)在工程項(xiàng)目計(jì)劃管理中的應(yīng)用。通過(guò)工程項(xiàng)目信息化建設(shè)，梳理企業(yè)的項(xiàng)目計(jì)劃管理體系與流程，提升項(xiàng)目計(jì)劃管理的能力，使企業(yè)通過(guò)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各類(lèi)計(jì)劃的編制、執(zhí)行、檢查、協(xié)調(diào)，合理安排企業(yè)各方面的經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)，優(yōu)化配置企業(yè)的各種資源，取得良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

施工企業(yè)項(xiàng)目計(jì)劃管理之痛

計(jì)劃是項(xiàng)目管理的首要職能，在談其它的職能時(shí)，都離不開(kāi)計(jì)劃，它貫穿于項(xiàng)目管理的全過(guò)程。因此，在項(xiàng)目管理過(guò)程中，制訂計(jì)劃是項(xiàng)目管理的首要工作，計(jì)劃的成功意味著項(xiàng)目已經(jīng)成功了一半。但是，在實(shí)際的項(xiàng)目計(jì)劃制訂中，面對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、成本、質(zhì)量安全、物資設(shè)備等眾多目標(biāo)，項(xiàng)目管理者往往會(huì)覺(jué)得無(wú)從下手。盡管許多企業(yè)都非常重視項(xiàng)目計(jì)劃管理，投入了大量的人力、物力、財(cái)力編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、成本計(jì)劃、資金計(jì)劃、物資供應(yīng)計(jì)劃、機(jī)械設(shè)備供應(yīng)計(jì)劃、勞動(dòng)力供應(yīng)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃等，但事實(shí)上，這些計(jì)劃在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的效果卻不太理想，沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施起到應(yīng)有的指導(dǎo)作用。這既有體制上的問(wèn)題、思想意識(shí)上的問(wèn)題，還有計(jì)劃管理手段、工具和方法的問(wèn)題。由于篇幅所限，在此，我們僅就計(jì)劃管理手段、工具和方法的問(wèn)題進(jìn)行分析，并總結(jié)歸納為以下幾個(gè)主要方面：

■ 沒(méi)有形成比較系統(tǒng)的計(jì)劃體系，計(jì)劃之間的關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)

工程項(xiàng)目的計(jì)劃通常包括進(jìn)度計(jì)劃、成本計(jì)劃、勞動(dòng)力供應(yīng)計(jì)劃、物資供應(yīng)計(jì)劃、機(jī)械設(shè)備供應(yīng)計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃、安全計(jì)劃等一系列計(jì)劃，這些計(jì)劃都是服務(wù)于項(xiàng)目進(jìn)度、成本、質(zhì)量、安全等目標(biāo)，彼此之間相對(duì)獨(dú)立，又緊密聯(lián)系，形成一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃體系。目前，施工企業(yè)的項(xiàng)目通常都是按職能劃分來(lái)制訂計(jì)劃的，進(jìn)度計(jì)劃由技術(shù)部制訂，成本計(jì)劃由造價(jià)管理部制訂，質(zhì)量計(jì)劃由質(zhì)量管理部制訂。由于受到內(nèi)外部多種原因的影響，各個(gè)職能部門(mén)在制訂計(jì)劃時(shí)，常常缺乏溝通與協(xié)調(diào)，信息流通渠道不暢，本位主義比較嚴(yán)重，容易造成各計(jì)劃之間相互脫節(jié)、失真，形成不了統(tǒng)一的計(jì)劃體系，進(jìn)而影響到項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的進(jìn)度、成本、質(zhì)量、安全等目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

項(xiàng)目計(jì)劃是在科學(xué)預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)上，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)對(duì)未來(lái)一定時(shí)期內(nèi)的工作做出安排的一系列活動(dòng)的總稱。因此，項(xiàng)目的計(jì)劃是建立在對(duì)以往工程經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)、對(duì)環(huán)境狀況的分析、以及對(duì)未來(lái)合理的預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)上的。而未來(lái)環(huán)境是不確定的，任何因素包括市場(chǎng)變化、氣候變化、資金變化、溝通誤差、質(zhì)量安全事故等情況都會(huì)對(duì)項(xiàng)目正常實(shí)施帶來(lái)影響。這就使得項(xiàng)目計(jì)劃在實(shí)施過(guò)程中必須不斷調(diào)整，使項(xiàng)目的計(jì)劃適合新的情況。但是，任何計(jì)劃編制都需要一定時(shí)間，特別是一些對(duì)項(xiàng)目實(shí)施有重要影響的大計(jì)劃，比如說(shuō)項(xiàng)目總體進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目總體成本計(jì)劃等，需要花費(fèi)大量的時(shí)間收集信息、評(píng)估資源狀況、協(xié)調(diào)各部門(mén)的工作。于是，等到計(jì)劃編制出來(lái)的時(shí)候也是計(jì)劃更改的時(shí)候。因此，計(jì)劃趕不上變化的局面隨處可見(jiàn)。

■ 計(jì)劃脫離實(shí)際、流于形式

編制項(xiàng)目計(jì)劃需要大量的信息，也需要與許多項(xiàng)目的相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通，在這個(gè)過(guò)程會(huì)產(chǎn)生大量的信息與數(shù)據(jù)需要進(jìn)行交換和共享。由于傳統(tǒng)的計(jì)劃管理手段比較落后，再加上項(xiàng)目各參與方的本位主義思想等因素的影響，項(xiàng)目的計(jì)劃往往不全面、不科學(xué)、不周密、不實(shí)際，可操作性差，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的指導(dǎo)作用根本無(wú)法體現(xiàn)。

總的說(shuō)來(lái)，項(xiàng)目計(jì)劃管理中出現(xiàn)這些問(wèn)題，越來(lái)越成為制約企業(yè)提升項(xiàng)目計(jì)劃管理水平，增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的枷鎖。因此，必須盡快找出有效的解決方法，解決困擾企業(yè)計(jì)劃管理工作中的各種問(wèn)題，這已成為廣大工程項(xiàng)目管理企業(yè)的共同訴求。

信息化帶來(lái)了項(xiàng)目計(jì)劃管理的革命

近年來(lái)，隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，信息技術(shù)在我國(guó)工程項(xiàng)目管理中的應(yīng)用已經(jīng)取得了長(zhǎng)足發(fā)展。在工程項(xiàng)目管理中通過(guò)充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)等科學(xué)方法對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量、安全等多種信息進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、加工、處理，并輔助決策，大大地提高項(xiàng)目計(jì)劃管理水平、降低了項(xiàng)目管理成本、提高了項(xiàng)目管理效率。用信息化手段提高項(xiàng)目計(jì)劃管理的能力，已經(jīng)成為大家的共識(shí)。

工程項(xiàng)目是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，目標(biāo)的多樣性是項(xiàng)目的一個(gè)顯著特點(diǎn)。在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，既要滿足項(xiàng)目進(jìn)度目標(biāo)，還要滿足項(xiàng)目的成本目標(biāo)、質(zhì)量目標(biāo)、安全目標(biāo)等，這些目標(biāo)相互獨(dú)立、相互共存，又互相制約。過(guò)于追求項(xiàng)目的進(jìn)度目標(biāo)，可能給成本、質(zhì)量、安全等目標(biāo)帶來(lái)一定的負(fù)面影響，反之亦然。如何使這些各自獨(dú)立的目標(biāo)有機(jī)的融合在一起，為項(xiàng)目的成功實(shí)施創(chuàng)造條件，就需要通過(guò)計(jì)劃管理的手段，來(lái)協(xié)調(diào)進(jìn)度、成本、質(zhì)量、安全、資源等項(xiàng)目管理的各要素之間的關(guān)系。

利用信息技術(shù)來(lái)提升工程項(xiàng)目計(jì)劃管理的能力，是行業(yè)信息化建設(shè)的一個(gè)重要的內(nèi)容，目前國(guó)內(nèi)有不少軟件企業(yè)在做這方面的嘗試，并取得了一定的成效，易建科技有限公司就是其中的佼佼者。

最近，“不小心摔了一跤”的照片在網(wǎng)上火了。原本是個(gè)別人的“炫富摔”，卻引起各行各業(yè)、各色人群競(jìng)相模仿，從考研摔、吃貨摔，到醫(yī)生摔、消防員摔……花式“假摔”令人目不暇接，用摔落一地的物品曬出生活的個(gè)性，曬出職業(yè)的特色。有媒體說(shuō)得好：炫富挑戰(zhàn)關(guān)注多，原是生活有話說(shuō)。

易建科技有限公司作為國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的建設(shè)行業(yè)工程項(xiàng)目信息化與咨詢服務(wù)供應(yīng)商，憑借自身深厚的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)與工程項(xiàng)目管理的實(shí)踐，并結(jié)合先進(jìn)的軟件與信息技術(shù)，推出了易建工程項(xiàng)目管理軟件系列產(chǎn)品。產(chǎn)品從項(xiàng)目計(jì)劃管理的角度出發(fā)，將計(jì)劃管理的職能納入到項(xiàng)目管理系統(tǒng)之中，建立了一個(gè)系統(tǒng)化的項(xiàng)目計(jì)劃體系，將計(jì)劃管理的應(yīng)用融入到項(xiàng)目管理的其它職能管理之中，將項(xiàng)目管理的進(jìn)度、成本、質(zhì)量、安全等職能目標(biāo)有機(jī)地結(jié)合為一個(gè)綜合的總體，并通過(guò)計(jì)劃的PDCA不斷循環(huán)過(guò)程，逐漸實(shí)現(xiàn)和優(yōu)化項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量、安全等多項(xiàng)目標(biāo)。易建工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)的計(jì)劃管理體系與項(xiàng)目職能管理的結(jié)構(gòu)圖如圖所示。

易建項(xiàng)目計(jì)劃管理體系與項(xiàng)目職能管理結(jié)構(gòu)圖

從計(jì)劃管理體系與項(xiàng)目職能管理的結(jié)構(gòu)圖中，我們可以很清楚的了解到，在系統(tǒng)的計(jì)劃體系中，有項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、成本計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃、安全計(jì)劃、資源計(jì)劃等一系列計(jì)劃。系統(tǒng)通過(guò)計(jì)劃的制訂、實(shí)施、檢查與調(diào)整的不斷循環(huán)，去驅(qū)動(dòng)項(xiàng)目的各項(xiàng)職能管理，從而最終達(dá)到項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量、安全等目標(biāo)的綜合優(yōu)化。

從這個(gè)角度上來(lái)說(shuō)，信息技術(shù)在工程項(xiàng)目管理中的應(yīng)用為項(xiàng)目的計(jì)劃管理帶來(lái)了革命性的突破，幫助企業(yè)擺脫了長(zhǎng)期困擾他們的項(xiàng)目計(jì)劃管理之痛，解開(kāi)了捆在施工企業(yè)的枷鎖，對(duì)企業(yè)提高項(xiàng)目管理的綜合能力，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展起著重要的作用。

信息化提升項(xiàng)目計(jì)劃管理的能力

工程項(xiàng)目管理目標(biāo)的多樣性，決定了項(xiàng)目計(jì)劃的復(fù)雜性與多樣性。在工程項(xiàng)目的實(shí)際管理過(guò)程中，項(xiàng)目計(jì)劃主要包含這幾大類(lèi)計(jì)劃：

■ 進(jìn)度計(jì)劃。包括項(xiàng)目總體進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度實(shí)施計(jì)劃、作業(yè)計(jì)劃、工序計(jì)劃等。

■ 成本計(jì)劃。包括項(xiàng)目各層次、單元成本計(jì)劃、組織責(zé)任成本計(jì)劃、資金計(jì)劃等。

■ 資源計(jì)劃。包括人、材、機(jī)等的供應(yīng)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、租賃計(jì)劃等。

■ 質(zhì)量安全計(jì)劃。包括質(zhì)量保證計(jì)劃、安全保障計(jì)劃、環(huán)境保護(hù)計(jì)劃等。

■ 風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃。包括風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)控制計(jì)劃等。

■ 其它計(jì)劃。包括施工組織計(jì)劃、施工工藝計(jì)劃等。

以進(jìn)度計(jì)劃為主線的項(xiàng)目計(jì)劃體系結(jié)構(gòu)圖

如何協(xié)調(diào)各類(lèi)計(jì)劃之間的關(guān)系，是項(xiàng)目計(jì)劃管理要解決的首要問(wèn)題。項(xiàng)目的各類(lèi)計(jì)劃，都服務(wù)于各自的職能目標(biāo)，這其中，進(jìn)度計(jì)劃是工程項(xiàng)目計(jì)劃體系中最重要的組成部分，是其它計(jì)劃的基礎(chǔ)。

易建工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)依據(jù)自身多年工程項(xiàng)目管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從項(xiàng)目管理與控制的過(guò)程出發(fā)，把項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃作為項(xiàng)目管理的主線，運(yùn)用信息化的計(jì)劃管理的手段，將項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各種活動(dòng)納入進(jìn)度計(jì)劃管理之中，并且應(yīng)用科學(xué)的工作分解結(jié)構(gòu)以及工程網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)，編制并優(yōu)化進(jìn)度計(jì)劃。在綜合考慮項(xiàng)目總目標(biāo)與工期要求等各方面因素的基礎(chǔ)上，將項(xiàng)目總目標(biāo)與工期要求分層次、分階段、分專業(yè)逐級(jí)分解，形成從總體到局部、從上至下、由粗到細(xì)互相銜接的一個(gè)項(xiàng)目實(shí)施與控制的進(jìn)度計(jì)劃保證體系。通過(guò)進(jìn)度計(jì)劃這條主線，將項(xiàng)目的成本計(jì)劃、資源計(jì)劃、質(zhì)量安全等計(jì)劃有機(jī)地串聯(lián)起來(lái)，形成了一個(gè)相互聯(lián)系、相互制約的項(xiàng)目管理的計(jì)劃體系，成為項(xiàng)目管理者用于指導(dǎo)、安排、協(xié)調(diào)與控制項(xiàng)目的各類(lèi)活動(dòng)，配置人、財(cái)、物等各類(lèi)資源的指導(dǎo)性文件。

上圖就非常直觀的反映了在易建工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)的計(jì)劃體系之中，進(jìn)度計(jì)劃與其它計(jì)劃之間的相互關(guān)系。

系統(tǒng)在工程項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制訂時(shí)，從建立項(xiàng)目WBS框架 - 定義活動(dòng) - 確定活動(dòng)的工期 - 確定活動(dòng)間的邏輯關(guān)系 - 估計(jì)與明確資源需求 - 制定和優(yōu)化進(jìn)度計(jì)劃等幾個(gè)步驟出發(fā)，遵循了一條項(xiàng)目的準(zhǔn)備籌劃、執(zhí)行反饋、調(diào)整修改、再執(zhí)行及執(zhí)行結(jié)果評(píng)價(jià)的計(jì)劃管理科學(xué)的循環(huán)過(guò)程，這就是著名的“戴明環(huán)”也即PDCA循環(huán)過(guò)程。

同樣，系統(tǒng)在制訂成本計(jì)劃、資源計(jì)劃、質(zhì)量安全計(jì)劃等等計(jì)劃時(shí)，也遵循PDCA這一科學(xué)的循環(huán)程序。例如，在進(jìn)行成本計(jì)劃時(shí)，系統(tǒng)通過(guò)靈活設(shè)置成本階段與成本科目，形成了估算成本、概算成本、預(yù)算成本、目標(biāo)成本、計(jì)劃成本不斷由粗到細(xì)的成本計(jì)劃的科學(xué)制訂過(guò)程。在成本計(jì)劃的執(zhí)行中，通過(guò)對(duì)成本的實(shí)際發(fā)生和成本變更進(jìn)行嚴(yán)格的核算、控制，并將實(shí)際的成本與各階段的成本進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、對(duì)比分析，通過(guò)這一系列的成本計(jì)劃管理過(guò)程，將項(xiàng)目的成本控制在成本目標(biāo)與預(yù)算之內(nèi)。

此外，系統(tǒng)可利用強(qiáng)大的信息收集與檢索功能，充分實(shí)現(xiàn)各種資源歸集、共享，數(shù)據(jù)信息零距離響應(yīng)，大大的提高了項(xiàng)目計(jì)劃過(guò)程中，對(duì)項(xiàng)目的各種變化情況的反應(yīng)速度，使項(xiàng)目計(jì)劃的制訂者能及時(shí)根據(jù)情況變化不斷地修改、調(diào)整和優(yōu)化計(jì)劃，從而保證項(xiàng)目計(jì)劃符合實(shí)際情況，形成全面、科學(xué)、周密、操作性好的項(xiàng)目計(jì)劃體系?！坝?jì)劃趕得上變化”從此不再是一句空話。

小結(jié)

工程項(xiàng)目的管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制貫穿項(xiàng)目管理的全過(guò)程，許多因素相互聯(lián)系又相互制約?！坝?jì)劃是項(xiàng)目管理的龍頭”，項(xiàng)目的計(jì)劃工作的好壞決定了項(xiàng)目的成敗，因此，在實(shí)際工作中，應(yīng)借助現(xiàn)代的信息技術(shù)手段和先進(jìn)的工程計(jì)劃管理方法，真正做好項(xiàng)目計(jì)劃工作。提高項(xiàng)目計(jì)劃管理水平是大勢(shì)所趨，在這個(gè)方面，易建工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)為建設(shè)行業(yè)的信息化建設(shè)樹(shù)立了一個(gè)非常好的典范。