精細(xì)分析提升招標(biāo)收益

◎ 廣聯(lián)達(dá)軟件股份有限公司 劉躍廣

說到招投標(biāo)，大家都不陌生。但是對于招投標(biāo)起到的效果，很多人覺得還不夠理想。有人就提出來，我的招標(biāo)項目投標(biāo)人員數(shù)量不理想，這個問題該怎么解決？要回答這個問題，首先得搞明白一個概念：就是進(jìn)行招投標(biāo)的項目是否適合按照招投標(biāo)的操作方式進(jìn)行。通過研究采購管理思想我們可以得出下面的結(jié)論，對于某個項目來說，按照重要程度和市場供應(yīng)資源獲得的難度兩個維度，可以得出一個矩形圖（如圖1所示）：

通過這個矩形圖我們可以看出，采購項目可以被分為四類，即瓶頸類、戰(zhàn)略類、多樣類、杠桿類。對于瓶頸類項目，由于市場上做類似項目的廠商偏少，而且在整個項目中處于相對次要的位置，所以這類項目關(guān)鍵是建立檢索目錄，做到“用的時候能找得著”。對于戰(zhàn)略類項目，雖然市場上廠商較少但是卻對整個工程起著至關(guān)重要的作用，對于這類項目來說轉(zhuǎn)換的成本和風(fēng)險都比較大，所以應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注戰(zhàn)略關(guān)系的維護(hù)。對于多樣類物資，采購人員關(guān)注的重點(diǎn)則應(yīng)該是加強(qiáng)控制，避免浪費(fèi)。而對于杠桿類物資，因為其市場廠商數(shù)量眾多而且戰(zhàn)略重要性很大，所以其重點(diǎn)應(yīng)該是通過適當(dāng)?shù)牟少彶僮鳙@得良好的性價比。這正是招投標(biāo)這種操作模式的突出優(yōu)勢。

明白了上述的思想，我們就要反思我們的項目是否屬于杠桿類項目。如果市場上能夠承攬這種項目的承包方難以找到，往往就是不適宜使用招投標(biāo)的操作方法了。而此時即使對這樣的項目采取招投標(biāo)的操作方法，往往也是投標(biāo)者寥寥無幾。而判斷一個項目是否適合招投標(biāo)，則要按照上面的理論，主要考慮兩個方面，其一是項目重要性，簡單說就是值不值。其二是潛在投標(biāo)方的數(shù)量。第一方面，一般公司都有相應(yīng)的規(guī)定，比如多少萬元以上的項目必須組織招投標(biāo)，這個比較好控制；但是對于第二方面則需要一些經(jīng)驗，因為這和招標(biāo)項目的具體要求以及招標(biāo)方的相關(guān)策略有關(guān)，比如是否指定品牌、項目規(guī)模等。在考慮項目方案的時候，最好能夠具備一定的市場靈活度，以便能夠允許多家投標(biāo)，形成充分的競爭。比如，在指定品牌時指定一個品牌范圍，規(guī)定在這個品牌范圍內(nèi)的投標(biāo)方均可入選。

一個項目是否需要招投標(biāo)選擇好了，對于招標(biāo)的項目，接下來的關(guān)鍵問題就是在招投標(biāo)過程中如何獲得投標(biāo)方的足夠信息以便評估其實(shí)力。通常我們采取資格審核的方式評估投標(biāo)方的實(shí)力，本來這是一個很簡單的環(huán)節(jié)，但是放到具體的市場環(huán)境中就變得尤為復(fù)雜，主要有兩個關(guān)鍵點(diǎn)：其一是獲得充足的評估信息；其二是要確保這些信息真實(shí)可靠。實(shí)踐證明，要想做到上述兩點(diǎn)并不容易：首先，招標(biāo)方需要投標(biāo)方提供的信息是多種多樣的，投標(biāo)方提供的信息往往不全面；其次，招標(biāo)方在驗證這些信息時往往要實(shí)地考察，這是很費(fèi)精力的一件事情；第三，資質(zhì)審核資料的管理也是非常困難的，往往是“不用的時候一大把，用的時候一抹黑”。

鑒于上面幾點(diǎn)，在進(jìn)行資質(zhì)審核信息管理相關(guān)工作的時候，一定要堅持下面兩點(diǎn)：

第一，要堅持資質(zhì)審核工作和具體的業(yè)務(wù)相結(jié)合的原則，因為只有這樣才能充分利用招標(biāo)方的支配地位，最大程度的獲得投標(biāo)方的信息，便于招標(biāo)中的應(yīng)用；

第二，可以嘗試同業(yè)內(nèi)相應(yīng)的同行建立信息共享機(jī)制，通過信息共享獲得相關(guān)的信息，同時還可以節(jié)省大量重復(fù)的勞動，提升工作效率。

第三、采用必要的信息管理工具以加強(qiáng)對信息的管理，提升信息檢索的工作效率。

需要強(qiáng)調(diào)的是，資質(zhì)信息采集工作看似簡單，但卻對招標(biāo)業(yè)務(wù)至關(guān)重要，所以這個工作是任何第三方無法替代的，至多能夠起到輔助的作用。

以上的兩個環(huán)節(jié)，分別對應(yīng)了招投標(biāo)過程的準(zhǔn)備階段和資格預(yù)審階段。系統(tǒng)的來說，招投標(biāo)過程一般包括四個階段：資格預(yù)審階段、準(zhǔn)備階段、競標(biāo)階段、合同談判階段。

資格預(yù)審階段：資格預(yù)審階段的主要目的是驗證投標(biāo)方的基本實(shí)力，保障進(jìn)入后續(xù)階段的投標(biāo)方是符合基本要求的。

準(zhǔn)備階段：準(zhǔn)備階段的主要工作是通過反復(fù)溝通同各個投標(biāo)方確認(rèn)項目方案。需要特別強(qiáng)調(diào)的是，準(zhǔn)備階段是技術(shù)和經(jīng)濟(jì)相結(jié)合的過程，一方面招標(biāo)方需要招標(biāo)項目能夠盡可能的“完美”，一方面招標(biāo)方還要考慮能不能支付得起這種完美，這個探索和選擇過程需要準(zhǔn)備階段來完成。準(zhǔn)備階段完成后招標(biāo)項目的各種要求就基本確定了。

圖1 項目細(xì)分矩形圖

競標(biāo)階段：競標(biāo)階段的主要目的是盡可能的降低投標(biāo)方的利潤。在競標(biāo)環(huán)節(jié)，往往需要采取適當(dāng)?shù)姆绞揭鹜稑?biāo)方的競爭，這個環(huán)節(jié)是招投標(biāo)的核心環(huán)節(jié)，它往往直接決定招投標(biāo)的效果。一般所指的招投標(biāo)操作就是指這個環(huán)節(jié)。

合同談判階段：合同談判階段的主要目的是將招標(biāo)項目的具體細(xì)節(jié)落實(shí)，為后續(xù)項目合同履行做充分準(zhǔn)備。

實(shí)踐證明，上述四個環(huán)節(jié)都非常關(guān)鍵，但是結(jié)合具體的項目，有些環(huán)節(jié)可以跳過。比如對于招標(biāo)人員非常熟悉或者過于簡單的項目，往往不需要準(zhǔn)備階段；當(dāng)面對長期合作的投標(biāo)人，往往可以不用進(jìn)行資格預(yù)審。

招投標(biāo)的本質(zhì)就是通過投標(biāo)方之間的競爭最終使得招標(biāo)方獲得理想的價位。要想在招投標(biāo)過程中獲得理想的價位，關(guān)鍵是在招投標(biāo)過程中形成有序競爭，通過投標(biāo)方之間的有序競爭，使得報價水平真實(shí)反映市場的水平，所以，衡量招投標(biāo)是否能夠成功的關(guān)鍵因素之一就在于是否形成了競爭。

形成競爭的方式有下面兩種：

第一：采用反拍賣技術(shù)，使投標(biāo)方之間通過多次競價進(jìn)一步降低利潤空間，從而使招標(biāo)方獲得滿意的價位；

第二：建立良好的規(guī)則，通過規(guī)則吸引投標(biāo)方競爭。這種規(guī)則往往反映在評標(biāo)規(guī)則中。評標(biāo)規(guī)則的設(shè)置應(yīng)該讓投標(biāo)方在投標(biāo)的時候考慮綜合因素，而不是簡單的考慮一個因素，比如價格。

需要特別強(qiáng)調(diào)的是，形成競爭的前提條件必須具備，即投標(biāo)方的投標(biāo)結(jié)果可比較。如果這個前提沒有達(dá)到，投標(biāo)方就會反復(fù)強(qiáng)調(diào)項目方案的差異，阻礙競爭的進(jìn)行。

除了價位，技術(shù)也是必須要考慮的因素。招標(biāo)的時候確定合理的技術(shù)要求往往并不容易。實(shí)際上招標(biāo)方在這個環(huán)節(jié)不能只考慮方案的因素，下面的幾個方面也必須一并考慮：

第一、項目的成本是否符合要求，成本要同項目方案緊密結(jié)合；

第二、項目的方案是否有足夠的投標(biāo)方能夠?qū)崿F(xiàn)，這一點(diǎn)很重要，因為如果確定的方案只有某一家投標(biāo)方可以實(shí)現(xiàn)，那么招投標(biāo)的競爭本質(zhì)就會無從談起；

第三、確保招標(biāo)項目的確定方案符合工程項目的要求。

在確定項目技術(shù)方案的時候，應(yīng)該堅持下面的原則：

第一、貼近市場，充分的發(fā)動投標(biāo)方就方案的參數(shù)提出專業(yè)意見。這點(diǎn)非常關(guān)鍵，經(jīng)過資格預(yù)審的投標(biāo)方一般都有自己獨(dú)特的專業(yè)特長，能夠綜合各家的長處，一定會使方案更加完善；

第二、在提供方案的同時還必須提供對應(yīng)方案的概算，以便能夠及時決策。這時候可不用提供過細(xì)的報價，但是一定要摸清具體方案的價格水平。

需要強(qiáng)調(diào)的是，這個環(huán)節(jié)也是多家競爭，只有這樣，投標(biāo)方的積極性才能更好的被調(diào)動起來，才能獲得更好、更全面的技術(shù)方案。

為了做好準(zhǔn)備階段的工作，確定性價比高的方案，招標(biāo)人員要適當(dāng)掌握這個領(lǐng)域的基本技術(shù)，但是沒有必要使自己成為技術(shù)專家，這也就是為什么這個環(huán)節(jié)需要投標(biāo)方的深度參與。

在招投標(biāo)工作中，合同談判是比較關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，如果處理不好這個環(huán)節(jié)甚至有可能導(dǎo)致招標(biāo)失敗。

實(shí)踐證明，競爭性談判是很好的談判方法，即同時確定多個（一般是三個）為入圍單位，并且按照三家入圍單位的優(yōu)劣勢排定談判順序，從條件最優(yōu)的單位談起，依次進(jìn)行，直到談判成功。這樣做的最大好處就是始終給投標(biāo)方以適度的壓力，在談判中，投標(biāo)方始終必須面對一個事實(shí)——如果他在此環(huán)節(jié)要求過高，很有可能被后面的投標(biāo)方取而代之。

在競爭性談判前，需要做好下面的準(zhǔn)備：

第一、把一些合同條款的要求預(yù)先給投標(biāo)方，得到投標(biāo)方的承諾，并根據(jù)各投標(biāo)方承諾的程度排定談判的順序。需要指出的是，這個環(huán)節(jié)應(yīng)該允許投標(biāo)方再次修改自己的報價，以便使得競爭更加充分。

第二、認(rèn)真分析投標(biāo)方的投標(biāo)文件，重點(diǎn)分析其經(jīng)濟(jì)標(biāo)報價，通過總價對比預(yù)估其利潤水平，確定自己的談判心理價位，再通過分析其各項報價明細(xì)得出其報價策略和報價漏洞，以便據(jù)此制定談判策略和談判方案。

在招投標(biāo)中，標(biāo)底的確定也非常重要。一個好的標(biāo)底價應(yīng)該很好的反映市場價格水平，所以標(biāo)底價應(yīng)該來源于市場，招投標(biāo)中的價格是競爭形成的，標(biāo)底價的得來應(yīng)該也是經(jīng)過市場充分競爭后得來的。所以真正的標(biāo)底價應(yīng)該是招投標(biāo)過程中形成并指導(dǎo)招標(biāo)工作的，任何其他方法得來的標(biāo)底價都可能存在缺陷。

通過上面的分析，我們可以得出結(jié)論，投標(biāo)過程中的報價進(jìn)行適當(dāng)?shù)钠骄嬎?，得出價格再做適當(dāng)?shù)男拚且粋€較好的標(biāo)底價形成辦法。通過市場的競爭再加上經(jīng)驗積累分析，得到標(biāo)底價就是比較合理的。

而招標(biāo)過程的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)積累下來，是很好的源數(shù)據(jù)，將這些源數(shù)據(jù)進(jìn)行適當(dāng)?shù)募庸し治鎏幚恚蜁鎸?shí)準(zhǔn)確的反應(yīng)企業(yè)的采購水平，而且還會形成企業(yè)指標(biāo)數(shù)據(jù)庫，為將來的招標(biāo)工作提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和參照依據(jù)。只有這種來源于市場的指標(biāo)數(shù)據(jù)才能很好的反映市場的相關(guān)信息，才能更好的指導(dǎo)具體的招標(biāo)業(yè)務(wù)。

綜上所述，在招投標(biāo)過程中我們可以采取很多策略來提高我們的招標(biāo)效益和效果，不光能為項目選出最合適的中標(biāo)者，還能積累很多重要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，可謂一舉多得。但同時會帶來管理和操作組織的成本增加，而借助信息化手段可以幫助我們很好的平衡招標(biāo)策略與管理和操作成本增加的矛盾。利用架構(gòu)良好的招投標(biāo)管理軟件系統(tǒng)，不但能夠幫助我們自動完成大量費(fèi)時費(fèi)力的操作性工作，如頻繁的確認(rèn)、答疑、質(zhì)詢，大量業(yè)務(wù)文件的接受、整理、發(fā)放，而且可以有效地控制招標(biāo)各階段參與各方的協(xié)作節(jié)奏，使我們的招標(biāo)工作有序開展。因此可以說，只有在信息化系統(tǒng)的的支持下，我們招標(biāo)策略才能的真正落實(shí)和發(fā)揮。