加強(qiáng)地方科學(xué)基金申報(bào)組織與過程管理的質(zhì)量控制

李 朋

(湘潭大學(xué),湖南湘潭 411105)

加強(qiáng)地方科學(xué)基金申報(bào)組織與過程管理的質(zhì)量控制

李 朋

(湘潭大學(xué),湖南湘潭 411105)

結(jié)合工作實(shí)踐,分析地方科學(xué)基金從申報(bào)到結(jié)題各環(huán)節(jié)存在的問題,并從加強(qiáng)地方科學(xué)基金項(xiàng)目過程管理的角度,系統(tǒng)地提出提高地方科學(xué)基金項(xiàng)目研究質(zhì)量的管理方法,旨在進(jìn)一步改善高校的科研條件,提高科研水平和服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會進(jìn)步的能力。

地方科學(xué)基金;過程管理;自然科學(xué)基金;項(xiàng)目申報(bào)

1993年湖南省設(shè)立了省自然科學(xué)基金 (以下簡稱省自科基金),資助自然科學(xué)基礎(chǔ)研究和部分應(yīng)用研究,發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)人才,促進(jìn)科學(xué)技術(shù)進(jìn)步,為湖南省科技、經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展提供技術(shù)、人才儲備。2004年,湖南省自科基金增設(shè)聯(lián)合基金,擴(kuò)大資助率,加快基礎(chǔ)研究的開展,穩(wěn)定基礎(chǔ)研究的人才隊(duì)伍。2009年,湖南省自然科學(xué)基金委員會 (簡稱基金委)為鼓勵駐潭高等院校、科研院所圍繞湘潭經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展的重大關(guān)鍵技術(shù)和共性技術(shù)開展應(yīng)用技術(shù)基礎(chǔ)研究,設(shè)立了湖南省自然科學(xué)基金——湘潭聯(lián)合基金 (簡稱省市聯(lián)合基金)。同年修改自科基金管理辦法和經(jīng)費(fèi)管理辦法。

地方科學(xué)基金承擔(dān)著打基礎(chǔ)、出成果和培養(yǎng)人才的任務(wù),具有承上啟下的重要作用,是我國科學(xué)基金體系的重要組成部分。高校承擔(dān)科學(xué)基金項(xiàng)目的多少,在很大程度上反映了該?；A(chǔ)研究實(shí)力和學(xué)術(shù)水平[1]。所以在長株潭一體化進(jìn)程中,在地方科學(xué)基金項(xiàng)目形式不斷豐富,規(guī)章制度更加完善的良好條件下,如何做好地方科學(xué)基金項(xiàng)目的科研管理工作,發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)人才,促進(jìn)地方科技、經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展是各高校、研究機(jī)構(gòu)都要思考的一個重要問題。本文分析了地方科學(xué)基金從申報(bào)到結(jié)題各環(huán)節(jié)存在的問題,對如何提高地方科學(xué)基金項(xiàng)目研究質(zhì)量作初步探討。

一、前期精心培養(yǎng),提高申報(bào)項(xiàng)目質(zhì)量

(一)項(xiàng)目申請前科研工作者必作的三點(diǎn)準(zhǔn)備

基金申請的功夫在申請書之外,把握方向是關(guān)鍵,追求創(chuàng)新是要點(diǎn),預(yù)研積累是基礎(chǔ)。因此,我們建議科研工作者在項(xiàng)目申請前完成三點(diǎn)準(zhǔn)備,確保申請書的質(zhì)量。

1.要充分讀書

這里有兩個方面的要求,一是要逐字逐句地研讀每年的項(xiàng)目申請指南和一些相關(guān)注意事項(xiàng),了解地方科學(xué)基金的項(xiàng)目類型、資助力度、對申請者資質(zhì)要求以及優(yōu)先資助方向等信息;二是要充分瀏覽主要文獻(xiàn),對自己選定的課題在學(xué)術(shù)方面有總體的把握。如果項(xiàng)目申請者對這兩個方面的理解和思考是清晰的、明確的,那么基金申請就有了良好的開端。

2.要出席會議、走訪專家

在科研工作者不斷地對自己的專業(yè)領(lǐng)域深入研究的同時(shí),我們建議科研人員積極參加相關(guān)學(xué)術(shù)會議,走訪領(lǐng)域?qū)＜?。通過交流討論激發(fā)出創(chuàng)新的火花?？蒲腥藛T在所從事的學(xué)科領(lǐng)域或研究方向上提出有創(chuàng)意的、獨(dú)樹一幟的學(xué)術(shù)思路、學(xué)術(shù)觀點(diǎn)是學(xué)術(shù)準(zhǔn)備的起始點(diǎn)[2]。這不僅要求科研人員事先對專業(yè)前沿動態(tài)、學(xué)術(shù)思想非常熟悉,更要求科研人員積極地與領(lǐng)域?qū)＜矣懻?交流思想,以開闊思路,激發(fā)創(chuàng)新思維。

3.要組織隊(duì)伍,預(yù)先研究

當(dāng)科研人員做好了上面兩點(diǎn)又有了創(chuàng)新性的課題時(shí),就要組建團(tuán)隊(duì),試做初步工作了。在組建隊(duì)伍時(shí)既注重高層人員的組合,又要注重培養(yǎng)研究生,結(jié)合學(xué)科建設(shè)組織科研創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)。隊(duì)伍建好之后,就要開展小組討論,確定預(yù)定方案、技術(shù)路線,開展預(yù)先研究。在研究中修正技術(shù)路線,找到解決問題的最好方法和途徑。

從分析往年申報(bào)項(xiàng)目的落選原因看,項(xiàng)目的預(yù)研程度與申報(bào)質(zhì)量有著十分密切的關(guān)系,“預(yù)研”不充分、研究基礎(chǔ)不完善、缺乏工作積累、研究力量有待加強(qiáng)等是項(xiàng)目落選的重要因素。因此,申報(bào)基金項(xiàng)目必須注重“預(yù)研”工作。只有廣泛查閱了國內(nèi)外相關(guān)學(xué)科的研究資料和文獻(xiàn),進(jìn)行了充分的前期研究工作,具有一定的工作積累,在相關(guān)的學(xué)術(shù)刊物上發(fā)表了一定數(shù)量的研究論文,使本學(xué)科及相關(guān)學(xué)科內(nèi)的同行專家對自己的研究工作有一定的認(rèn)識和了解,才能提高申報(bào)自然科學(xué)基金項(xiàng)目的獲準(zhǔn)率。

(二)前期申報(bào)科技處必做的兩點(diǎn)準(zhǔn)備工作

1.加強(qiáng)宣傳力度,提高認(rèn)識

地方科學(xué)基金的競爭雖不如國家自科基金那樣激烈,但是稀缺的地方基金在促進(jìn)高校學(xué)科建設(shè)發(fā)展,培養(yǎng)青年教師快速成長,促進(jìn)研究團(tuán)隊(duì)的形成,提升高校創(chuàng)新能力和服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì)能力等方面發(fā)揮著重要作用。所以,科技處應(yīng)以對待國家自科基金的態(tài)度對待地方基金的管理工作,以飽滿的熱情宣傳地方基金申報(bào)的相關(guān)政策。同時(shí)根據(jù)省基金辦發(fā)布的基金項(xiàng)目申報(bào)指南和各學(xué)校限額申報(bào)數(shù),結(jié)合本單位的實(shí)際情況,制訂詳細(xì)的申報(bào)計(jì)劃,科學(xué)分配申報(bào)名額。

2.采取行之有效的措施,提高申報(bào)質(zhì)量

首先,支持學(xué)科交叉項(xiàng)目和探索性前沿項(xiàng)目研究。學(xué)科間相互滲透和交叉、碰撞所產(chǎn)生的火花是科學(xué)發(fā)展的驅(qū)動力之一,也是許多創(chuàng)新性科學(xué)論點(diǎn)與方法產(chǎn)生的源泉。此類項(xiàng)目的開展對于學(xué)科建設(shè)、優(yōu)化學(xué)科方向、培養(yǎng)復(fù)合型人才有著重要的意義。

其次,發(fā)揮自身優(yōu)勢,選準(zhǔn)項(xiàng)目申報(bào)。一個學(xué)校里各個學(xué)科的科研力量發(fā)展是不平衡的。在項(xiàng)目申報(bào)時(shí)必須首先保證能夠體現(xiàn)學(xué)科優(yōu)勢、學(xué)科特色的項(xiàng)目組織好,以此為重點(diǎn)形成拳頭項(xiàng)目。作為基金管理人員,要熟悉本單位的研究力量優(yōu)勢所在,有針對性地分配申報(bào)名額,把有較強(qiáng)競爭力的項(xiàng)目申報(bào)出來。在組織項(xiàng)目申報(bào)時(shí),按照“抓重點(diǎn)、保一般,促新的生長點(diǎn)”的原則,盡可能地發(fā)揮地方高校的重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、重點(diǎn)學(xué)科、重點(diǎn)研究機(jī)構(gòu)的優(yōu)勢,始終把它們作為申報(bào)基金項(xiàng)目的主力軍。只有抓住優(yōu)勢,體現(xiàn)特色,才能獲得較多的立項(xiàng)項(xiàng)目。

(三)建立嚴(yán)格的院校兩級預(yù)審制度,嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)

1.學(xué)院預(yù)審

項(xiàng)目申請人撰寫好項(xiàng)目申請書之后將申請書提交到各學(xué)院學(xué)術(shù)委員會,學(xué)院組織預(yù)審。學(xué)院委員會負(fù)責(zé)審查項(xiàng)目的立題、方案的可行性,嚴(yán)格把好大方向,并關(guān)注細(xì)節(jié),防止弄虛作假。學(xué)院科研秘書負(fù)責(zé)對學(xué)院學(xué)術(shù)委員會確定上報(bào)的項(xiàng)目形式審查。

2.科技處審查

項(xiàng)目申請時(shí),申請者經(jīng)常將注意力集中在申請書本身的內(nèi)容上,而忽視了形式上的要求,科研管理部門對申請書的形式審查,可以說是對申報(bào)工作的“最后把關(guān)”。針對申請指南及管理辦法中提到的申請要求,結(jié)合往年在形式檢查中出現(xiàn)的各種問題,制定詳細(xì)的基金項(xiàng)目形式審查要點(diǎn)發(fā)給申請人員,并要求學(xué)院科研秘書進(jìn)行初審。申請書上報(bào)前由科技處集中對全部申請書進(jìn)行逐份形式審查,重點(diǎn)針對填寫規(guī)范、人員信息、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等進(jìn)行核查,保證了申請書的質(zhì)量。最后將科技處形式審查通過的項(xiàng)目申請書提交校學(xué)術(shù)委員會評審,確定最終上報(bào)到省基金辦的項(xiàng)目。通過院校兩層把關(guān),保證了申請書的質(zhì)量,大大提高了立項(xiàng)率。

二、中期管理是保證項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)

科研項(xiàng)目中期管理,是指對項(xiàng)目研究階段進(jìn)行的管理。中期管理處于科技課題的實(shí)施階段,又稱為實(shí)施管理[3]。它在項(xiàng)目管理的生命周期中處于極為重要的地位。通過基金項(xiàng)目的中期管理,對基金項(xiàng)目進(jìn)展作好切實(shí)檢查,確切了解其完成質(zhì)量及進(jìn)展情況,及時(shí)了解影響進(jìn)展的原因,以便在管理方面及時(shí)調(diào)整,促進(jìn)課題保質(zhì)保量完成,真正發(fā)揮高?？萍脊芾聿块T對科研課題的保障、支持與監(jiān)督職能,同時(shí)也保證了課題在執(zhí)行過程中的質(zhì)量控制,提高基金的投入績效。

(一)按照項(xiàng)目合同書嚴(yán)格開展項(xiàng)目年度檢查

省自然科學(xué)基金項(xiàng)目獲得立項(xiàng)后,都要簽訂項(xiàng)目合同書。項(xiàng)目合同書涉及項(xiàng)目的研究內(nèi)容、技術(shù)路線、社會和經(jīng)濟(jì)效益及推廣應(yīng)用前景、研究經(jīng)費(fèi)的使用、時(shí)間及進(jìn)度安排、項(xiàng)目組成員情況等幾個方面。項(xiàng)目合同書的簽訂就落實(shí)了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對基金項(xiàng)目的策劃、資金使用、項(xiàng)目實(shí)施和項(xiàng)目成果管理負(fù)全責(zé)的項(xiàng)目管理制度。科技處憑基金項(xiàng)目合同書開展項(xiàng)目年度檢查就有章可循、有法可依。在實(shí)行項(xiàng)目年度檢查制度時(shí),要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容包括項(xiàng)目進(jìn)度、是否按項(xiàng)目合同書所預(yù)計(jì)的時(shí)間進(jìn)行、經(jīng)費(fèi)使用情況、下一步要做些什么工作、項(xiàng)目進(jìn)行過程中有無困難需要管理部門協(xié)調(diào)解決等。由于近年來學(xué)校承擔(dān)的各級各類科研項(xiàng)目不斷增多,所以在人力、時(shí)間有限的情況下,對項(xiàng)目檢查要實(shí)行項(xiàng)目分類管理。將重點(diǎn)項(xiàng)目與一般項(xiàng)目分開,管理上各有側(cè)重。對重點(diǎn)項(xiàng)目的檢查,要以科技處專門檢查為主,充分利用校內(nèi)專家資源,統(tǒng)一組織中期匯報(bào)及評價(jià)會;對一般項(xiàng)目的檢查,以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自查為主,由各學(xué)院主管科研的副院長組織項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以討論形式,集思廣益后上交進(jìn)展報(bào)告和討論記錄?？萍继帉?xiàng)目檢查結(jié)果進(jìn)行分析,針對項(xiàng)目中存在的問題開展整改。

(二)經(jīng)費(fèi)管理要實(shí)現(xiàn)?？顚Ｓ?提高基金投入績效

經(jīng)費(fèi)管理的好壞,與能否有效地調(diào)動科研人員的積極性,充分發(fā)揮他們的潛能,與能否創(chuàng)造有價(jià)值的成果關(guān)系十分密切。如何有效地利用經(jīng)費(fèi),是項(xiàng)目中期管理的重要環(huán)節(jié)。首先,需要加強(qiáng)各職能部門的協(xié)作?？萍继幰c財(cái)務(wù)處、資產(chǎn)處、審計(jì)處通力合作,共同管理好基金項(xiàng)目經(jīng)費(fèi),提高基金投入績效。財(cái)務(wù)處建立各基金項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的單獨(dú)財(cái)務(wù)賬號,做到?？顚Ｓ?并按照項(xiàng)目合同書對經(jīng)費(fèi)的分配比例進(jìn)行掌握,使各項(xiàng)開支基本符合項(xiàng)目預(yù)算。資產(chǎn)處、審計(jì)處加強(qiáng)對項(xiàng)目負(fù)責(zé)人使用項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)購買實(shí)驗(yàn)設(shè)備的論證和審計(jì)工作。其次,發(fā)揮經(jīng)費(fèi)管理的約束功能,建立嚴(yán)格的報(bào)賬審批制度。從基金項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)中開支須經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字,財(cái)務(wù)處專職會計(jì)審核后方可報(bào)賬。通過對經(jīng)費(fèi)使用的總額與用途進(jìn)行核查,可以了解項(xiàng)目的研究狀況,能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目研究中出現(xiàn)的問題,可以及時(shí)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通,解決項(xiàng)目研究中的問題,防患于未然。

(三)加強(qiáng)科研項(xiàng)目的檔案管理

由于地方高?？蒲腥蝿?wù)的承擔(dān)者主要是一些教學(xué)單位,因此科研項(xiàng)目管理多由學(xué)?？蒲刑幹苯舆M(jìn)行,科研檔案管理也由科研處直接負(fù)責(zé),從科研項(xiàng)目的準(zhǔn)備階段就必須做好檔案的歸檔和管理工作?？蒲许?xiàng)目檔案有其特殊性,即科研項(xiàng)目檔案由于其時(shí)間跨度長,檔案材料多,檔案材料形式多樣,一般采用檔案盒和檔案袋進(jìn)行歸檔保存?？蒲刑帒?yīng)將科研項(xiàng)目的完整檔案移交保密條件更好的學(xué)校綜合檔案室?？紤]到項(xiàng)目完成后的成果推廣和成果報(bào)獎的時(shí)間延續(xù)。建議以五年為一個時(shí)間界限,即在科研項(xiàng)目完成五年后再將科研項(xiàng)目的完整檔案移交學(xué)校綜合檔案室。

三、加強(qiáng)結(jié)題管理及后期成果跟蹤促進(jìn)科研效益提高

結(jié)題及后期管理往往是目前項(xiàng)目管理中普遍存在的薄弱環(huán)節(jié)。結(jié)題管理工作是項(xiàng)目全過程管理的重要組成部分,是推進(jìn)項(xiàng)目績效考核工作的重要保證。項(xiàng)目的申請、實(shí)施、結(jié)題是一個有機(jī)整體,項(xiàng)目結(jié)題和項(xiàng)目申請應(yīng)受到同樣高度的重視[4]。做好項(xiàng)目順利結(jié)題,認(rèn)真開展后期項(xiàng)目成果管理,關(guān)系到項(xiàng)目后繼研究的深入和國家自然科學(xué)基金的成功申請。

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)總結(jié)科研成果,按時(shí)高效完成項(xiàng)目任務(wù)。在中期進(jìn)展順利的基礎(chǔ)上,基金項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要按時(shí)高效地完成項(xiàng)目合同任務(wù)。在項(xiàng)目結(jié)題階段,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人積極整理自己課題組的科研成果,認(rèn)真填寫項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收報(bào)告。填寫結(jié)題報(bào)告時(shí),項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須實(shí)事求是,本著嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅的態(tài)度組織材料,杜絕捏造實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、編造結(jié)果和經(jīng)費(fèi)決算等學(xué)術(shù)不端行為。

科技處要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān),做好項(xiàng)目成果評估制度。學(xué)校科技處是項(xiàng)目管理的重要部門,在項(xiàng)目結(jié)題階段必須對項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交的項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告嚴(yán)格把關(guān),認(rèn)真審查。今年新修訂的湖南省自然科學(xué)基金管理辦法對項(xiàng)目結(jié)題給出了新的管理辦法。項(xiàng)目要按照合同任務(wù)結(jié)題,完成合同任務(wù)就可以結(jié)題。同時(shí),省基金委細(xì)化了項(xiàng)目結(jié)題制度,給出了項(xiàng)目結(jié)題的最低要求?？萍继幰凑栈鹞囊?guī)定做好項(xiàng)目結(jié)題報(bào)告的審查。同時(shí)做好結(jié)題管理中的總結(jié)提煉,對結(jié)題項(xiàng)目研究結(jié)果的科學(xué)意義、實(shí)用價(jià)值、社會經(jīng)濟(jì)效益、論文的發(fā)表或?qū)Ｖ某霭嬉约氨灰们闆r、人才培養(yǎng)情況等進(jìn)行評估,以確定該項(xiàng)目是否值得后續(xù)深入研究,或是否形成一個成果。對結(jié)題手續(xù)辦理時(shí)發(fā)現(xiàn)比原計(jì)劃有重大進(jìn)展或新的苗頭時(shí),采取措施加以支持,組織并推薦申報(bào)國家級項(xiàng)目和報(bào)獎。

四、結(jié)束語

省級自然科學(xué)基金反映了高校開展應(yīng)用基礎(chǔ)研究,服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)的能力,是高校科研經(jīng)費(fèi)不可或缺的組成部分,對高校的發(fā)展也起了積極關(guān)鍵的作用。近年來,科研人員的申報(bào)熱情逐年遞增,競爭越來越激烈。在激烈的競爭中,高等院校應(yīng)加強(qiáng)自身的科研管理建設(shè),提高科研管理水平,創(chuàng)造優(yōu)越的科研條件,重視基金項(xiàng)目的申報(bào)工作,加強(qiáng)深化項(xiàng)目過程管理,從而為本省的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。

[1]鄭詠梅.制度、意識、素質(zhì):地方科學(xué)基金結(jié)題管理的三個維度[J].科學(xué)管理研究,2009,27(1):46-50.

[2]車成衛(wèi).國家自然科學(xué)基金申請書撰寫:準(zhǔn)備工作[J].科技導(dǎo)報(bào).2009,27(1):112.

[3]韓薇,黃浩杰,吳詠梅.淺談高等院校中省級自然科學(xué)基金的管理工作[J].科技信息,2009,(13):21-21.

[4]邵晶晶,魏永祥.加強(qiáng)國際自然科學(xué)基金申報(bào)組織與過程管理的質(zhì)量控制[J].中國科學(xué)基金,2007,(2):113-116.

Enhancement on Quality Control of Application and ProcessManagement of Local Natural Science Foundation

L I Peng
(Xiangtan University,Xiangtan 411105,China)

On the basis ofwork practice,this paper analyzes the problems of the local Science Foundation from beginning to end. The authormakes a discussion on how to improve the quality of the local Science Foundation and on how to strengthen of local Science Fund Project ProcessManagement in order to further improve the research condition,enhance the research level and promote regional economic development and social progress.

local science foundation;processmanagement;natural science foundation;projict application

C939

A

1001-7836(2010)05-0015-03

(責(zé)任編輯:孫大力)

2010-01-09

湖南省科技廳計(jì)劃項(xiàng)目(2008FJ3094)

李朋 (1980-),男,山東臨沂人,科技處科員,碩士,從事科研管理研究。