對高校圖書館期刊管理的思考

楊平欣

（石家莊學(xué)院 圖書館，河北 石家莊 050035）

期刊作為一種連續(xù)出版物，是高校圖書館館藏資源的重要組成部分。因其具有出版周期短、內(nèi)容廣泛新穎、閱讀方便等特點(diǎn)，備受讀者歡迎。在高校圖書館，期刊管理工作與圖書相比其各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系更為緊密。從現(xiàn)刊的采訪、訂購、分編、典藏驗(yàn)收到過刊的下架裝訂、驗(yàn)收、分編、典藏、賬目管理等各個(gè)環(huán)節(jié)不可分割，彼此之間相互影響和制約，適宜統(tǒng)一組織管理。這樣不僅有利于各道工序的協(xié)調(diào)及互補(bǔ)，而且避免了各部門間出現(xiàn)的相互推諉、制約等不良現(xiàn)象，減少誤差和人力的重復(fù)浪費(fèi)。因此，做好期刊現(xiàn)代化管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)是實(shí)現(xiàn)期刊價(jià)值的前提。

期刊的管理工作具體來說，主要有現(xiàn)刊、過刊兩方面的內(nèi)容。

一、現(xiàn)刊

現(xiàn)刊指在訂期內(nèi)的期刊。管理內(nèi)容主要有：期刊的采購和利用期刊的集成管理系統(tǒng)完成期刊的現(xiàn)代化管理（預(yù)訂、分編、典藏、訂單驗(yàn)收、催缺、下架裝訂等）。

1.現(xiàn)刊的采購

這是期刊管理關(guān)鍵的第一步。期刊的采訪訂購工作從表面上看時(shí)間短、時(shí)效性強(qiáng)，其實(shí)很多工作在日常工作中要提前準(zhǔn)備。

通過充分調(diào)研，積累采訪信息。為使館藏期刊最大限度地滿足學(xué)院的教學(xué)科研及學(xué)生自主學(xué)習(xí)的文獻(xiàn)資料需求，首先要了解本館館藏、經(jīng)費(fèi)及完成任務(wù)和目標(biāo)所需的期刊；其次要了解學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃，對新增或停辦的專業(yè)及學(xué)科的變化等情況做到心中有數(shù)，同時(shí)對各學(xué)科專業(yè)的設(shè)置、課程安排、教師的科研情況也要及時(shí)調(diào)研。再次，要通過不同形式收集學(xué)生讀者的期刊利用情況及其對館藏期刊的意見和建議。因?yàn)椋切┙?jīng)常利用館藏期刊的大學(xué)生，對館藏期刊結(jié)構(gòu)能作出自己的評價(jià)，這些基本上反映了在校學(xué)生的需求。另外，對期刊本身的變化情況的掌握也是調(diào)研內(nèi)容的一部分，近年來期刊的變化比較頻繁，不論哪些變化，都會影響其管理及利用。通過了解其變化情況確定是否續(xù)訂。

期刊的訂購：根據(jù)學(xué)校教學(xué)科研的需要，結(jié)合平時(shí)積累的采訪信息和圖書館期刊的購置經(jīng)費(fèi)，從實(shí)際出發(fā)，確定期刊的采集規(guī)模，制定訂購計(jì)劃。我館對期刊的采集，要求全面布局、重點(diǎn)建設(shè)、教研優(yōu)先、專業(yè)為主。另外，為確定合理的采購比例，對期刊載體的多樣化的特點(diǎn)也要認(rèn)真考慮分析，使不同存貯載體的期刊資源得到合理配置，以最大限度地滿足讀者不同層次、不同專業(yè)的用刊需求。

2.現(xiàn)刊的現(xiàn)代化管理

（1）期刊預(yù)訂

這是期刊現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。具體來說就是將訂購的期刊計(jì)劃，通過集成管理系統(tǒng)采用年度續(xù)訂的方式完成。這樣既節(jié)省時(shí)間，又節(jié)省人力。但是，要十分注意那些停訂、增訂及信息有變化的期刊，這些要素的變化，不僅直接影響到期刊數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，而且影響和制約著期刊管理的后續(xù)工作。所以，要及時(shí)完善期刊的預(yù)訂信息，要將相應(yīng)的變化及時(shí)體現(xiàn)在對應(yīng)的數(shù)據(jù)的各字段中。

（2）期刊的分類、著錄

期刊分類，是按其內(nèi)容所屬的學(xué)科門類歸到相應(yīng)類目，這是對期刊進(jìn)行科學(xué)管理以保證查全率，降低漏檢率的必要步驟。每種期刊都由多個(gè)作者的多篇文章組成，對它進(jìn)行分類雖然不能向讀者揭示某刊某篇文章的具體內(nèi)容，但它可以滿足讀者對某學(xué)科的族性檢索的需要。因此期刊分類不是可有可無的問題，而是必須做的。

期刊著錄：期刊著錄不像圖書著錄那樣一次完成，它除了對期刊的實(shí)體形態(tài)進(jìn)行客觀描述外，還需要根據(jù)實(shí)際到館期刊的具體情況，不斷地補(bǔ)充后序變化，即期刊的各著錄項(xiàng)必須跟隨期刊的變化而不斷地進(jìn)行補(bǔ)充和更新，因?yàn)槿魏巫兓囊乇仨氃谙鄳?yīng)的字段上反映出來。如期刊的更名，就需要建立一條新記錄，且要在新舊兩條記錄中相關(guān)字段進(jìn)行連接。它關(guān)系到期刊的上架、排架、下架裝訂處理及讀者使用等環(huán)節(jié)。

（3）期刊排架

期刊排架也是多年來期刊管理工作者探討的焦點(diǎn)問題之一，但由于期刊本身的特性及各館的具體情況不同，至今仍然沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。不同的圖書館面對的讀者對象不同，其規(guī)模結(jié)構(gòu)、閱覽環(huán)境也不盡相同，這些都影響到期刊的布局。所以，使用哪種排架方式，就應(yīng)因地制宜。我館期刊排架按學(xué)科進(jìn)行，將同一學(xué)科的相關(guān)期刊集中管理。先根據(jù)所屬各學(xué)科期刊數(shù)量確定刊架數(shù)量，再依據(jù)讀者的需求結(jié)合實(shí)際閱覽布局，確定其所屬區(qū)域的詳細(xì)架位。我館的這種排架方式不僅能最大限度地滿足讀者使用，而且非常利于館員對所負(fù)責(zé)學(xué)科期刊的全面了解，以提供更深層次的服務(wù)。

（4）現(xiàn)刊驗(yàn)收

現(xiàn)刊驗(yàn)收，既能為采購提供數(shù)據(jù)查詢，又能為讀者了解圖書館年度期刊目錄提供準(zhǔn)確的信息，也是現(xiàn)刊下架裝訂工作不可缺少前期準(zhǔn)備?，F(xiàn)刊驗(yàn)收，不同館要求不同，我館現(xiàn)刊驗(yàn)收有兩個(gè)內(nèi)容：一是驗(yàn)收期刊的加工（加磁條、貼書標(biāo)及加蓋館藏章）情況，這部分工作是由投遞單位來完成的，對有加工質(zhì)量問題的，要及時(shí)反饋；二是驗(yàn)收期刊的到館情況，不僅要如實(shí)記錄期刊的到館情況，對于期刊自身某些信息的變化，及時(shí)修改，以完善書目數(shù)據(jù)庫，便于后續(xù)工作的正常開展。

（5）催缺

期刊短期是普遍存在的問題，這項(xiàng)工作的完成程度能體現(xiàn)出該館或其館員的責(zé)任心和管理水平。期刊訂購后的到館情況不同于圖書。圖書一旦訂購，集中到館，而期刊是隨著時(shí)間的推移及出版情況，陸續(xù)到館。通過期刊的催缺模塊定期地檢索期刊的到館情況，將未按時(shí)到館的期刊及時(shí)反饋，以便盡快地補(bǔ)充缺期的期刊。這道工序不但保證了館內(nèi)財(cái)產(chǎn)不受損失，而且減少了影響讀者利用期刊的因素。

二、過刊

過刊指的是前一年的期刊。過刊管理工作主要內(nèi)容有下架裝訂、裝訂本的驗(yàn)收、分類編目、典藏、數(shù)據(jù)庫維護(hù)等。

1.下架裝訂

期刊的下架裝訂是一項(xiàng)很細(xì)致的工作。因期刊的連續(xù)性，現(xiàn)刊室陳列的期刊一般情況一年后就要下架，為下一年的期刊到館留位。下架裝訂不僅要求期刊實(shí)體下架整理，其相應(yīng)的數(shù)據(jù)也要按實(shí)際逐一完成，要保證裝訂數(shù)據(jù)與實(shí)體裝訂情況一致。此工序不僅能準(zhǔn)確反映期刊的在館狀態(tài)，而且能為下一步的裝訂本的驗(yàn)收工作、財(cái)產(chǎn)登記、合訂本的相關(guān)數(shù)據(jù)管理等打下良好的基礎(chǔ)。

2.裝訂本驗(yàn)收

具體工作有兩方面，一是驗(yàn)收加工質(zhì)量，期刊的裝訂由承包商按裝訂協(xié)議來完成，通過驗(yàn)收，可發(fā)現(xiàn)期刊的裝訂及加工情況是否符合館內(nèi)要求，不符合要求的要嚴(yán)格按裝訂合同條款實(shí)施；二是將裝訂好的合訂本在系統(tǒng)的裝訂本驗(yàn)收模塊處理，若有數(shù)據(jù)與實(shí)際不符的要及時(shí)調(diào)整，以確保合訂本與數(shù)據(jù)一一對應(yīng)。要按實(shí)際入庫的合訂本修改那些不一致的裝訂數(shù)據(jù)。通過此工序，完成期刊在數(shù)據(jù)庫中的狀態(tài)轉(zhuǎn)變，由在裝訂轉(zhuǎn)化成合訂本。

3.過刊分類編目、典藏、排架、財(cái)產(chǎn)登記

由于期刊的連續(xù)性，同一種期刊的分類編目不論是現(xiàn)刊還是過刊，要求應(yīng)該是一致的。雖然現(xiàn)刊已完成了期刊的分類編目，但是在過刊的管理過程中，這道工序是不可缺少的。因?yàn)橥ㄟ^這項(xiàng)工作，不僅要完成過刊的典藏，而且要對該刊進(jìn)行著錄，若要修改數(shù)據(jù)一定要慎重，以保證期刊和相應(yīng)的數(shù)據(jù)一一對應(yīng)。對于過刊典藏，不同館要求更不盡相同。要依據(jù)本館的實(shí)際情況完成。對于過刊排架，大多數(shù)館都采用了分類排架。因?yàn)檫^刊利用率相對來說較低，適合密集排列，所以可以直接將該刊索刊號標(biāo)注在合訂本的刊脊上，按索刊號排列即可。這種過刊排架方式，很方便讀者查找。

4.數(shù)據(jù)庫維護(hù)

期刊數(shù)據(jù)庫是一個(gè)動態(tài)的龐大的數(shù)據(jù)庫。隨著期刊的逐年增加，其相應(yīng)的數(shù)據(jù)也在不斷增加。所以，在日常工作中，期刊數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作是必須做的。只有時(shí)刻保持?jǐn)?shù)據(jù)庫準(zhǔn)確、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，館藏期刊才能被如實(shí)全面反映，讀者才能方便、快捷、準(zhǔn)確地利用檢索系統(tǒng)檢索到所需期刊，期刊的價(jià)值才能得到體現(xiàn)。因此，時(shí)時(shí)維護(hù)期刊數(shù)據(jù)庫是十分必要的。

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［2］孫浩.基于圖書館自動化集成管理系統(tǒng)的排架方法［J］.中小學(xué)圖書情報(bào)世界，2008，（9）：44-46.

［3］劉煉紅.湖南圖書館期刊管理工作之思考［J］.圖書館，2010，（3）：133-134.