淺談醫(yī)院設備采購的全過程審計

賀彩霞

設備采購的全過程審計是指對采購合同實施事前、事中、事后審計，這種方式的審計既從原始的需求計劃、供貨商資質、商務談判、合同簽定、合同履行、入庫驗收發(fā)放及使用以及對設備的配套服務、維保等全過程審計監(jiān)督。對項目起始到終結整體合同管理情況，提出審計意見，這對完善合同管理，堵塞合同管理中存在的漏洞，有著十分重要的意義。

一、醫(yī)療設備采購審計的特點

1.專業(yè)性強。醫(yī)院是一個特殊的單位，醫(yī)療行業(yè)是個獨特行業(yè)，他的服務對象是人而不是物，可變性和不可逆因素很大，故醫(yī)療設備的采購與維保也有其獨特之處。醫(yī)療設備具有性能優(yōu)良、穩(wěn)定；外部條件要求高；故障與非故障界限不明顯，受人為干擾影響大；常需要緊急搶修等特點。醫(yī)院的醫(yī)療設備一般來講品種、類型多、總數(shù)量多，但同一類型機數(shù)量少，只有一臺。根據(jù)其特點，在醫(yī)療設備采購與維保的具體措施上，對于非專業(yè)的審計人員來說具有很大的難度。即使是專業(yè)人員，也只是熟悉某一類型的或某廠家的設備。

2.數(shù)額大。醫(yī)療設備是從事醫(yī)療、科研及訓練的重要物質基礎，現(xiàn)代化的醫(yī)療常需要大型設備和貴重進口設備，這些設備動輒一臺就幾十萬，甚至上百萬。近年來我院用于購買醫(yī)療設備的支出逐年增加，每年用于購置醫(yī)療設備的投入資金就超數(shù)千萬元。如何使購買的醫(yī)療設備既能保證質量，又能盡量降低成本，并能體現(xiàn)采購的公開、公正、合理，接受有效的監(jiān)督，已成為內(nèi)部審計普遍重視的問題之一。

3.專有性強。醫(yī)療設備一般來講總數(shù)量多，但同一類型機數(shù)量很少，很多機型具有專有性，只有一個廠家生產(chǎn)或維保，同時在價格上特別是維保價格上具有壟斷性，這也給審計工作在具體的實施上增加了難度。

二、設備采購全過程審計的重要性

對設備采購事前、事中實施審計，審計人員能及時對合同標底物的需求計劃、即時市場供求關系、供貨周期、庫存情況、商務談判或招、投標等諸多因素及時地提出審計意見，審計意見適時有效地在簽定合同中體現(xiàn)。由于目前的市場競爭異常激烈，供貨商為了拿到合同定單，在投標或商務談判過程中，人為的壓低產(chǎn)品價格，在供貨產(chǎn)品方面打折扣，魚目混珠。如果實施事前、事中審計，而不實施事后審計，那么存在沒有對合同履行結果的審計監(jiān)督，也就是說，缺乏對標底物價格密切相關的合同標底物到貨日期、質量、數(shù)量審計。對設備采購合同實施事前、事中、事后審計，這是全過程對項目審查，既從原始的需求計劃、供貨商資質、商務談判、合同簽定、合同履行、入庫驗收發(fā)放及使用等全過程審計監(jiān)督。對項目起始到終結整體合同管理情況，提出審計意見，這對完善合同管理，堵塞合同管理中存在的漏洞，有著十分重要的意義。但是，僅僅對設備采購合同實施事后審計，其存在的弊端是既成事實，合同的簽定形成以后具有法律效益，當時簽定價格也事過境遷。作為內(nèi)部審計人員只能起到亡羊補牢作用，無法彌補經(jīng)濟損失和實現(xiàn)審計效益。設備采購合同審計的主要出發(fā)點和落腳點就是強化和提高醫(yī)院經(jīng)濟合同內(nèi)部管理，降低采購成本，提高醫(yī)院效益。所以，要提高審計質量，就必須運用恰當?shù)膶徲嫹绞?、方法，卓有成效地進行物資采購合同內(nèi)部管理，降低成本。

三、設備全過程審計的內(nèi)容

1.事前審計。事前審計主要是指設備立項與設備購置計劃的審計。設備立項是指設備使用科室提出設備購置申請后，先由醫(yī)院設備管理小組進行集體討論、評審，然后交由醫(yī)院黨政聯(lián)系會討論決定是否采購。如果立項環(huán)節(jié)管理不好，就有可能導致整個設備采購資金的浪費，因此立項環(huán)節(jié)在整個設備采購中處于非常重要的地位。審計的內(nèi)容主要包括：設備立項的手續(xù)是否符合規(guī)定；材料是否齊全；是否組織專家組進行了可行性評審；專家組的評審是否依據(jù)醫(yī)院的有關規(guī)定和醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃、教學科研、實驗室建設的需要及經(jīng)費情況分輕重緩急進行的；對于大型儀器設備購前是否進行了充分的市場和用戶調(diào)研，對儀器設備的性能、技術參數(shù)、規(guī)格型號、售后服務等是否進行了認真的論證等。設備購置計劃通常由設備申購科室編制并交由設備主管部門匯總編制，經(jīng)財務部門審簽、醫(yī)院領導審批后組織實施。計劃環(huán)節(jié)可以說是具體實施設備采購活動的起點，對設備采購實行計劃管理，有助于在確保醫(yī)院經(jīng)營、科研需要的情況下落實采購資金，保障整個采購活動的有序進行，提高設備采購工作的效率和采購資金的使用效益。如果變更是否嚴格按規(guī)定的程序進行等。

2.事中審計主要是指招、投標和經(jīng)濟合同的審計。目前，大多數(shù)企事業(yè)單位普遍采用招標采購，它是一種在市場經(jīng)濟條件下比較完備、先進的物資采購模式。因此，加強對設備采購招投標環(huán)節(jié)的審計監(jiān)督不僅具有重要的現(xiàn)實意義，而且具有直接的經(jīng)濟效益。審計的內(nèi)容包括：招標文件是否完整、合規(guī)；是否包括對招標項目的技術要求、對投標人的資格審查標準、投標報價要求和評標標準、辦法等所有實質性要求和擬簽訂經(jīng)濟合同的主要條款；技術要求是否正確，是否滿足需要；對投標人的資格要求是否清楚，確定的評標標準和方法是否公平、可行、先進合理；是否含有限制或排斥潛在投標人的內(nèi)容等。開標評標定標階段是完成招投標工作的實質性階段，大多關鍵的招投標工作都在這一階段完成，并且招投標前期工作的質量情況也能在這一階段上體現(xiàn)出來，因此開標評標定標階段也應作為審計重點。審計的內(nèi)容包括：是否具備招標條件；招標方式的選擇是否符合規(guī)定；是否在規(guī)定時間停止接收投標文件；投標人是否具備投標資格；是否當場檢查投標文件的密封情況；是否按程序公開唱標；評標委員會的產(chǎn)生及組成是否符合規(guī)定；評標過程是否公正、保密；評標委員會是否嚴格按招標文件確定的評標標準和方法評標；開標、評標、定標程序是否符合規(guī)定等。

3.事后審計主要是指設備使用效益的跟蹤審計。已購設備的管理情況如何，使用情況如何，是否達到設備立項時的要求等，這些因素直接影響到醫(yī)院資金的使用效益。對于購入設備主要審計的內(nèi)容包括：設備購置是否按計劃進行，有無調(diào)整計劃的情況，造成這種調(diào)整的原因是什么；設備到貨后是否安裝調(diào)試，運行情況怎樣，技術指標能否達到規(guī)定要求；設備是否配套，配套情況怎樣；維保方式的確定；新儀器設備的操作規(guī)程等規(guī)章制度是否完善；使用設備的經(jīng)濟效益怎樣；設備的使用是否達到了預期效果等。另外，對于科研設備調(diào)查應結合其取得的科研成果進行，對于經(jīng)濟實體設備調(diào)查應結合其取得經(jīng)濟效益進行，對于專用設備調(diào)查應結合其專門用途進行。

綜上所述，找到了設備采購過程的關鍵控制點，實際上也就找到了審計監(jiān)督的切入點，但是如何審計，何時介入監(jiān)督過程，還要根據(jù)各醫(yī)院的實際情況具體分析，這就要求審計人員必須不斷學習，拓展思路，以提高審計人員管理工作的水平?？傊?，醫(yī)院內(nèi)部的設備采購審計要以經(jīng)濟效益為中心，實現(xiàn)審計監(jiān)督的重點向事前轉移和實現(xiàn)事前、事中、事后全過程的監(jiān)督，才能更好地發(fā)揮審計職能，防止采購資金的浪費。