高校系資料室圖書(shū)利用率的探討

郝秋香

（唐山師范學(xué)院 河北 唐山 063000）

高校系資料室是專門為本系教學(xué)和科研服務(wù)的文獻(xiàn)信息資源機(jī)構(gòu)，它收集保管的文獻(xiàn)信息資源與本系、本專業(yè)緊密結(jié)合，具有很強(qiáng)的學(xué)科內(nèi)涵和專業(yè)特性，擔(dān)負(fù)著為本系教學(xué)和科研服務(wù)的重要任務(wù)。高校系資料室圖書(shū)的利用情況是系資料室工作的直接成果和表現(xiàn)形式。但是據(jù)調(diào)查顯示，目前高校系資料室圖書(shū)的利用率普遍較低，系資料室并沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，高校系資料室要及時(shí)調(diào)整方向，準(zhǔn)確把握目前高校系資料室圖書(shū)在利用方面的存在問(wèn)題，找出其產(chǎn)生的原因并采取各種有效措施，提高系資料室圖書(shū)的利用率，發(fā)揮其價(jià)值，以適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)高校系資料室提出的新的要求，這是當(dāng)前高校系資料室工作所面臨和必須解決的重要課題。

一、高校系資料室圖書(shū)利用率低的原因

1.管理制度不合理

目前在大多數(shù)院校系資料室還是高校圖書(shū)館的二級(jí)館，資料室再業(yè)務(wù)上歸圖書(shū)館主管，人事是又歸屬系里，這種情況就造成了資料室“無(wú)人管理”的局面。資料員處在自由散漫的狀態(tài)，沒(méi)有有力的約束機(jī)制加以約束，資料員缺乏服務(wù)意識(shí)。資料員的工作僅限于資料的收藏、分類整理、借借還還等簡(jiǎn)單的服務(wù)工作，或者是只能查單一的工具書(shū)，沒(méi)有其他服務(wù)內(nèi)容。有的系資料室甚至將驗(yàn)收后的書(shū)刊資料不加整理存放于資料室，這樣也不利于文獻(xiàn)的開(kāi)發(fā)利用。

隨著教育體制改革的深入，高校圖書(shū)館已經(jīng)走上了正規(guī)化、現(xiàn)代化的道路，但一直以來(lái)高校對(duì)系資料室的管理仍然不到位，缺少明確的規(guī)章制度加以指導(dǎo)和約束，有的是“無(wú)章可循”，有的是因?yàn)榈K于情面“有章不循”。有些系資料室的新圖書(shū)買回來(lái)后，被個(gè)別老師借走后長(zhǎng)期占有，一直到他調(diào)離或退休才辦理還書(shū)手續(xù)，這樣這些書(shū)就成了他自己的書(shū)了，再加上經(jīng)費(fèi)有限，高校系資料室的圖書(shū)數(shù)量本來(lái)就有限，復(fù)本量很少，很多書(shū)都是孤本，其他人根本看不到，自然這些書(shū)就無(wú)法流通了。就拿我們系的資料室來(lái)說(shuō)，每位教師可以借15本圖書(shū)，但卻沒(méi)有限定歸還期限，這就可想而知，資料室所剩的期刊基本上都是使用價(jià)值不太大的了。這樣一來(lái)，資料室就變成了大家閑暇時(shí)間看看報(bào)紙、雜志的地方了，而失去了它真正價(jià)值。

2.高校系資料室的管理方式落后

目前很多高校系資料室對(duì)圖書(shū)的管理仍然停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，圖書(shū)的管理得不到足夠的重視，認(rèn)為系資料室圖書(shū)管理就是“看門守?cái)?、借借還還”的簡(jiǎn)單勞動(dòng)，隨便找個(gè)人能借閱就行，只重視收藏，不重視利用?，F(xiàn)代化的管理手段沒(méi)有運(yùn)用到高校系資料室中來(lái)，高校系資料室不能為讀者提供完善的深層次的服務(wù)，也不能為讀者快速、準(zhǔn)確地提供他們所需要的資料，不能滿足本系師生學(xué)習(xí)、教學(xué)和科研的需要。這樣就造成了廣大師生不愿意來(lái)資料室查閱圖書(shū)資料。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)的發(fā)展，文獻(xiàn)載體已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，大量的電子出版物及網(wǎng)上信息資源的出現(xiàn)，致使高校系資料室的文獻(xiàn)收藏結(jié)構(gòu)也發(fā)生了變化，從原來(lái)重視紙版文獻(xiàn)建設(shè)轉(zhuǎn)向與電子型文獻(xiàn)建設(shè)并重，從單一印刷型載體的室藏結(jié)構(gòu)體系，向多層次、多類型、多載體并存的結(jié)構(gòu)體系方向發(fā)展，這是新時(shí)期高校系資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)的一大特點(diǎn)，也是館藏信息數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)。由于海量的網(wǎng)絡(luò)資源及資料室本身的電子出版物越來(lái)越多，致使文獻(xiàn)信息的采集、整序、檢索、管理和開(kāi)發(fā)利用日益高技術(shù)化。教學(xué)科研人員和學(xué)生，只要借助網(wǎng)絡(luò)，就能進(jìn)行資源共享。但原有的高校系級(jí)資料室并不具備數(shù)字化功能，對(duì)電子出版物的閱讀形成障礙，因此資料室面臨著一個(gè)向數(shù)字化轉(zhuǎn)變的重大挑戰(zhàn)。如果能夠完成好這個(gè)轉(zhuǎn)變，將會(huì)使文獻(xiàn)信息資源檢索速度大幅提高，不但給廣大讀者帶來(lái)更多的方便，也將使高校系級(jí)資料室的工作邁向新的臺(tái)階。

3.高校系資料室的資料員素質(zhì)偏低

目前很多高校系級(jí)資料員專業(yè)素質(zhì)較低，業(yè)務(wù)能力較差。在高校系級(jí)資料室管理人員中有相當(dāng)部分的人沒(méi)有受過(guò)圖書(shū)情報(bào)專業(yè)教育，有的是其他工作干不了而改行當(dāng)了資料員，有的是為了解決家屬問(wèn)題，有的是由年老體衰等待退休的人員擔(dān)任。再加上大多數(shù)高校資料員的福利待遇低于教師，晉級(jí)評(píng)定職稱又受到很多限制，處于“低人一等”的地位，工作成績(jī)得不到重視等現(xiàn)實(shí)因素，管理制度松散，資料室工作被認(rèn)為是無(wú)足輕重，可有可無(wú)的工作。對(duì)期刊的管理工作缺乏足夠的重視，把期刊管理看成簡(jiǎn)單的“看攤”工作，管理水平匱乏，缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，有些資料室對(duì)期刊不及時(shí)的加以分類上架，有的資料室管理員對(duì)借閱的的種類、冊(cè)數(shù)、損壞賠償?shù)葲](méi)有按規(guī)定執(zhí)行，有些不能外借的期刊也隨便被借走，而且還遲遲不還，等到他用完了這些期刊早已失去時(shí)效性。這些嚴(yán)重影響了高校系資料室的圖書(shū)利用。另外，高校系資料室的資料員大多學(xué)科知識(shí)缺乏，知識(shí)面狹窄，缺乏信息意識(shí)和情報(bào)服務(wù)技能，只能進(jìn)行借借還還等機(jī)械性的低水平服務(wù)，很難勝任參考咨詢等深入揭示圖書(shū)內(nèi)容特征的高層次服務(wù)，在崗位時(shí)只能保持那種坐等式的被動(dòng)服務(wù)，工作中往往是有求才應(yīng)，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，對(duì)讀者的需求表現(xiàn)比較淡漠，即使有主動(dòng)服務(wù)的熱情，也會(huì)力不從心，這樣既影響圖書(shū)館服務(wù)質(zhì)量，更使期刊資源不能很好地被利用，許多有價(jià)值的期刊資源被閑置。[1]

二、如何提高系資料室圖書(shū)的利用率

1.建立科學(xué)的管理制度

高校系資料室要想發(fā)揮其真正的作用，必須建立一套科學(xué)的管理制度，沒(méi)有科學(xué)的管理措施和規(guī)章制度高校系資料室的工作是做不好的，高校系資料室的圖書(shū)利用率也無(wú)從談起。首先我們要規(guī)范借閱制度，長(zhǎng)期以來(lái)，高校系資料室對(duì)讀者的借閱期限一直沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)定，資料員也總是睜一眼，閉一眼，全憑讀者自己。這種借閱制度導(dǎo)致了系資料室圖書(shū)的利用率較低，因此，我們必須嚴(yán)格借閱制度。其次，設(shè)立必要的獎(jiǎng)懲制度來(lái)約束資料員的工作，高校應(yīng)采取一定的激勵(lì)機(jī)制，以鼓勵(lì)系資料室資料員繼續(xù)接受系統(tǒng)學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)，不斷提高資料員整體素質(zhì)和他們的社會(huì)地位。[2]

2.建立科學(xué)完善的檢索系統(tǒng)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其在圖書(shū)館系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，高校系資料室必須改變傳統(tǒng)的檢索方式即書(shū)本式檢索和卡片式檢索，而要建立完善的計(jì)算機(jī)檢索體系，將登錄的所有圖書(shū)刊目加工進(jìn)行分類索引，對(duì)與本部門教學(xué)科研有關(guān)的重點(diǎn)課題作專題綜述。另外對(duì)于那些使用頻率高的、比較權(quán)威的重點(diǎn)文獻(xiàn)要進(jìn)行全文數(shù)字化，以滿足師生的需求對(duì)期刊目錄進(jìn)行數(shù)字化處理。除此之外我們還要建立電子期刊導(dǎo)讀庫(kù)，高校系級(jí)資料室的期刊管理人員應(yīng)收集本專業(yè)電子期刊網(wǎng)址，利用專業(yè)知識(shí)，并根據(jù)教學(xué)和科研的需要，對(duì)網(wǎng)上信息進(jìn)行科學(xué)的篩選和整合，從而組成有效的網(wǎng)絡(luò)信息資源，并通過(guò)各類搜索引擎和互聯(lián)網(wǎng)信息整合系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)，與相關(guān)網(wǎng)頁(yè)建立超級(jí)鏈接，建立學(xué)科導(dǎo)航庫(kù)，使讀者通過(guò)資料室的網(wǎng)站就可以獲得需要的資料信息，并不斷利用先進(jìn)的檢索工具挖掘和開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)信息，準(zhǔn)確、有效的查詢與獲取有用信息，對(duì)網(wǎng)上的信息資源進(jìn)行整合和二次開(kāi)發(fā)。這樣讀者就可以快速定位檢索期刊，瀏覽分布在不同數(shù)據(jù)庫(kù)中的期刊。

高校系資料室還可以根據(jù)本系、本專業(yè)的教學(xué)科研的實(shí)際需要，就某一領(lǐng)域的學(xué)術(shù)論題編制各種專題摘要，為教學(xué)、科研人員提供專題文獻(xiàn)信息服務(wù)。此外，資料員要多了解本系學(xué)科的發(fā)展趨勢(shì)和研究動(dòng)態(tài)，注意瀏覽國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)水平較高的專業(yè)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，經(jīng)常與一些學(xué)科帶頭人進(jìn)行交流，及時(shí)了解他們?cè)诮虒W(xué)、科研、生產(chǎn)活動(dòng)中的信息需求，及時(shí)掌握他們需求的反饋信息。從而對(duì)有關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行整理篩選，調(diào)整文獻(xiàn)資源結(jié)構(gòu)，為科研人員開(kāi)展定題服務(wù)。最后，資料員要搞好成果查新工作，幫助教師按照已選準(zhǔn)的方向查閱資料，提高效率避免重復(fù)研究走彎路，把研究精力調(diào)配到科研中后期，特別是創(chuàng)新思維的環(huán)節(jié)。這樣才能適應(yīng)圖書(shū)數(shù)據(jù)管理發(fā)展的需要，更好地為高校的教學(xué)及科研服務(wù)。

3.提高高校系資料室的服務(wù)質(zhì)量

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，高校系資料室傳統(tǒng)的單一的借借還還的被動(dòng)的一次性服務(wù)，已經(jīng)不能滿足廣大師生的科研需要了，我們必須提高高校系資料室的服務(wù)質(zhì)量。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校系資料室資料員不能把主要精力放在完成日常圖書(shū)資料的分類、上架、借閱登記等傳統(tǒng)的被動(dòng)的服務(wù)方式上，而應(yīng)向以計(jì)算機(jī)檢索為主建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行全文檢索，制作出機(jī)編索引文件，用多種檢索途徑的自動(dòng)檢索系統(tǒng)，同圖書(shū)館的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行聯(lián)機(jī)檢索。對(duì)資料進(jìn)行收集、整理和深入的篩選分析，為師生提供滿意的服務(wù)。[3]把單純的提供資料原文的服務(wù)方式拓展到信息服務(wù)領(lǐng)域，及時(shí)、準(zhǔn)確地為用戶提供所需要的信息資源。首先，資料室要開(kāi)展文獻(xiàn)期刊的導(dǎo)讀工作，宣傳報(bào)道室藏文獻(xiàn)，對(duì)新進(jìn)資料進(jìn)行快速宣傳和推薦。幫助師生鑒別、選擇文獻(xiàn)中有價(jià)值的、新穎的知識(shí)信息。要將新進(jìn)的書(shū)刊及時(shí)通知教學(xué)科研人員，使他們能盡快地獲得最新信息，及時(shí)了解出現(xiàn)的新觀點(diǎn)、新成果，以及新的發(fā)展方向，以便取得新的成果。如開(kāi)展“新書(shū)展覽”、“新刊展覽”等。其次，要及時(shí)公布獲得的最新教學(xué)、科研信息。在高校教學(xué)科研人員從事研究的課題大都是科研的前沿問(wèn)題，他們希望用最快的速度，最短的時(shí)間獲得國(guó)內(nèi)外最新的科研信息。資料室對(duì)學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)、科研成果，要及時(shí)報(bào)道，對(duì)新觀念、新走向盡可能提供導(dǎo)航和咨詢。高校系資料室的資料員要樹(shù)立全心全意為讀者服務(wù)、讀者至上的觀念，要不斷提高自己專業(yè)水平和管理技能。

4.建立一支高素質(zhì)的資料員隊(duì)伍

建立一支高素質(zhì)的資料員隊(duì)伍，全面提高資料員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，是做好高校系資料室工作的根本保證。進(jìn)入21世紀(jì)，高校系資料室在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的潮流下，正從傳統(tǒng)的紙質(zhì)型向數(shù)字型轉(zhuǎn)化，這就對(duì)高校系資料室資料員提出了更高的要求。資料員不僅要具有一定的管理水平和技能，而且還要能夠熟練的使用計(jì)算機(jī)，精通網(wǎng)上編輯工作及資料的編纂分類工作。資料員除了要掌握?qǐng)D書(shū)情報(bào)學(xué)科的基本理論和基本技能外，還要不斷學(xué)習(xí)本系學(xué)科專業(yè)知識(shí)，懂得一些基本的專業(yè)知識(shí)。另外，資料員在思想上還要具備“甘為人梯”的無(wú)私奉獻(xiàn)精神，只有這樣才能使自己的工作更上一層樓，使自己能真正成為與教師和學(xué)生對(duì)話的內(nèi)行，切實(shí)體驗(yàn)讀者角色，了解他們的需求，對(duì)讀者的咨詢充滿耐心，增強(qiáng)服務(wù)工作的責(zé)任心和針對(duì)性，從而提高高校系資料室的服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而提高高校系資料室圖書(shū)的利用率。

總之，高校系資料室只有與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代的步伐，適應(yīng)時(shí)代的要求，建立科學(xué)的管理制度、完善的檢索體系，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，才能提高高校系資料室圖書(shū)的利用率，更好的為高校的教學(xué)、科研服務(wù)。

[1]：孫愛(ài)芳.高校圖書(shū)館期刊利用率低的原因與對(duì)策[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2008（31）：69-70.

[2]：梁維敏.提高高校圖書(shū)館電子期刊利用率的探討[J].情報(bào)探索，2009（6）：74-75

[3]：王丹.淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校院圖書(shū)館的期刊管理工作[J].農(nóng)業(yè)圖書(shū)情報(bào).2008.（11）.150-152.160